MECHSOFT YAZILIM ÇÖZÜMLERİ
M-Files KYS; formlarınızı, prosedürlerinizi, talimatlarınızı vb M-Files KYS; formlarınızı, prosedürlerinizi, talimatlarınızı vb. tüm doküman ve kayıtlarınızı iş akış süreçleri ile beraber standartlara uygun şekilde yönetmenizi sağlayan bir çözümdür. Bu yönetimi sağlarken öncelikli hedeflerimiz arasında kullanım kolaylığı, güvenlik ve standardizasyon bulunmaktadır. Bu sayede, dokümanlar önceden tanımlanmış şablonlardan otomatik olarak oluşturulup, isimlendirilip, numaralandırılıp, gerektiği zamanlarda revizyon takipleri yapılıp, yetkiler dahilinde paylaşılmakta ve saklanmaktadır. Fiziksel ortamda günler alabilecek süreçler, M-Files KYS ile dakikalar içerisinde tamamlanmaktadır.
M-Files’ın yapabildiklerinden bazıları… Düzeltici-Önleyici Faaliyet/İyileştirme Şikayet taleplerinin yönetilmesi, Uygunsuzluk açılması ve takibi, Düzeltici ve önleyici faaliyet yönetimi, Tetkik sonrası faaliyet yönetimi, Toplantı Modülü YGG toplantı planlanması, Toplantı tutanaklarının kaydı, Toplantı sonucu görevlendirmelerin yapılması ve takibi, Cihaz Modülü Kalibrasyon tarihlerini otomatik hatırlatma, Periyodik bakım planlanması ve raporların kaydı, Cihaz Bakım ve Kalibrasyon Maliyetlerinin tutulması ve raporlanması, Doküman Yönetimi Prosedür, form, talimat vb. dokümanların standartlara uygun olarak oluşturulması, Oluşturulan bu dokümanların revizyonlarının takibi, Kayıtların oluşturulması takibi ve otomatik isimlendirilmesi, Personel Bilgileri Personel özlük dosyalarının kayıt altına alınması, ilişkilendirilmesi ve takibi, Eğitim ve sertifika bilgilerinin takibi, İş Akışları Mevcut iş akışlarınızı tanımlayabilme,
Düzeltici-Önleyici Faaliyet / İyileştirme Şikayet veya öneri ile başlayıp düzeltici-önleyici faaliyetin açılması tek bir ekran üzerinden takip edilebilir. DÖF tip ve sonuç tanımı yapılabilir, grup ve alt grubu tanımlayabilirsiniz. DÖF yazma ekranında açılış, kapanış tarihleri belirleyebilir, termin tarihi belirleyerek DÖF sorumlusu olarak tanımladığınız kişi ve bölüm adına faaliyeti başlatabilirsiniz. DÖF yönetimi sırasındaki adımları iş akışları ile yönetilebilir. İş akışları doğrultusunda ilgili kişilere M-Files ile otomatik bilgi mesajı gönderebilirsiniz.
Düzeltici-Önleyici Faaliyet / İyileştirme Belirtilen zamanda DÖF tanımlanamaz ise ek süre istenebilir, yeni DÖF açılabilir veya DÖF’ü başlatan kişi DÖF’ü iptal edebilir. DÖF raporu, açılan faaliyetler, faaliyetlerin başlatıldığı bölümler, faaliyeti başlatan bölümler, faaliyetin konusu vb. bir çok raporlamaya kolaylıkla ulaşabilirsiniz. Kalite Örnek İş Akışı
Cihaz Modülü M-Files’a firmanızda kullandığınız tüm cihazları kaydedebilir ve takibini yapabilirsiniz. Bu sayede; Cihazla ilgili detaylı tanımlamalar yapılabilir, kalibrasyon tarihi öncesine uyarı zamanı belirleyebilirsiniz. Kalibrasyon günü yaklaşan cihazlarla ilgili sistem otomatik olarak uyarı verecek aynı zamanda ilgili kişilere mail yoluyla bilgilendirme yaparak cihazların zamanında kalibre edilmesine yardımcı olacaktır. Kalibrasyon zamanı geçmesine rağmen kalibre edilmeyen cihazlar hakkında sistem ilgili kullanıcılara gerekli hatırlatmaları yapacaktır.
Cihaz Modülü Cihaz kalibrasyon sertifikaları ve doğrulama formları kaydedilebilir, Cihaz masraf yerleri tanımlayabilir, Cihaz durum tanımları yapılabilir ve cihazları kişilere zimmetleyebilirsiniz. Bu görünüm içerisinde kalibrasyon maliyetleri, kalibrasyon günü yaklaşan ve günü geçen cihazlar, cihaz durumları, masraf yerleri ve zimmet raporları gibi onlarca rapora ulaşabilirsiniz.
Personel Bilgileri Personel tanımlarını yapabilir, özlük bilgilerini sisteme kaydedebilir, ilişkilendirebilir ve takibini yapabilirsiniz. Çalışanlarınızın eğitim talep ve takiplerini yapabilir, planlı veya plan dışı gerçekleşen eğitimler için eğitim planlarını ve takvimlerini oluşturabilirsiniz ve takibini yapabilirsiniz.
Personel Bilgileri Eğitim planlamasını ve takibini personele göre veya eğitime göre gerçekleştirebilir. Verilen eğitimler için çalışanların eğitim pasaportlarını ve eğitim listeleri dökebilir ve alınan eğitimler için sertifika bile basabilirsiniz. Hazırlanmış eğitim notlarına sistem üzerinden ulaşılmasını sağlayabilirsiniz. Yıllık eğitimlerin, planlanan ve gerçekleşen adetlerini, eğitim planını, test adetleri vb. bilgileri raporlarla takip edebilirsiniz.
Toplantı Modülü Tutanakların okuma hakları sistemdeki gruplara veya toplantı katılımcılarına göre belirlenebilmektedir. Hazırlanan tutanaklar toplantı katılımcılarına veya seçenekli olarak istenilen kişilere otomatik olarak iletilebilir. Kullanıcıların toplantıları takip edebilmesi için kişiye özel istenilen tarih aralıklarında veya günlük , haftalık, aylık, yıllık planların raporları oluşturulabilmektedir. Hazırlanan planlar doğrultusunda toplantı odalarının yönetimi de kolaylaştırılmaktadır. Değişik şekildeki raporlamalar sayesinde odaların kullanım zamanları takip edilebilmektedir.
Doküman Yönetimi M-Files ile yetki dahilinde dokümanlara ve ilgili kayıt girdilerine ulaşmak oldukça kolaydır. Arama satırına yazacağınız tanımı, M-Files; dosyanın adında, içeriğinde ve aynı zamanda metadata kartı üzerinde arayacak ve kolayca bulmanızı sağlayacaktır. Mechsoft.docx
Doküman Yönetimi M-Files aradığınız kelimeyi içeren yüzlerce bulguyu saniyeler içerisinde karşınızda getirir. Bulunan yüzlerce sonuç içerisinde çeşitli arama kriterleri girilerek nokta atışı aramalar gerçekleştirilebilir.
Doküman Yönetimi M-Files Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki dokümanların revizyonları, sistem tarafından otomatik tutulur. Dokümanlarınızın üzerinde değişiklik yaptığınızda, eski versiyon M-Files içerisinde otomatik olarak saklanır. Böylelikle değişiklik yaptığınız dokümanı Farklı Kaydet diyerek yeni bir isim ile tekrar kaydetmek zorunda kalmazsınız.
Doküman Yönetimi Oluşturulan form ve dokümanları kayıt türüne göre ayırabilirsiniz. Aynı zamanda dokümanların en güncel hallerini tek bir sistem üzerinden takip edebilirsiniz.
İş Akış Süreci Oluşturma ve Takibi M-Files’da dokümanlarımıza bazı iş akışları tanımlayabiliriz. Böylece M-Files sayesinde bir dokümanı kurum içinde elden ele dolaşmasının ve reddedilen dokümanlara harcanan gereksiz kaynakların önüne geçmiş olunur.
İş Akış Süreci Oluşturma ve Takibi İş Akışları tanımlayarak kullanıcıya görevler oluşturabilir ve bu görevlerin takibini yapabilirsiniz. Mesela; Gelen bir müşteri şikayeti ile ilgili şikayet girişi yapabilir, yöneticinizin onayına sunabilir, sonrasında da yönetici olarak bu şikayetle ilgili uygunsuzluk ya da düzeltici faaliyet açıp sürecin diğer adımlara taşınmasını sağlayabilirsiniz.
İş Akış Süreci Oluşturma ve Takibi Görev alanında bulunan ilgili durum geçişlerini seçerek iş akışı durumunu değiştirebilirsiniz.
Web ve Mobil Erişim M-Files ile aradığınız dokümanlara kişilere ve lokasyonlara bağlı kalmadan ulaşabilirsiniz. Kullanıcı ara yüzünün dışında, web tarayıcınız ya da mobil cihazınızla da kalite kütüphaneniz içerisinde bulunan doküman veya nesneleri takip edebilirsiniz. Düzenle
Görünümler M-Files ile farklı görünümler oluşturabilirsiniz. Bunun için tek yapmanız gereken filtre tanımlamaktır. Düzenle
M-Files ile, Kalite Dokümanlarınız Kontrol Altında
MechSoft Yazılım Çözümleri TEŞEKKÜRLER M-Files Türkiye MechSoft Yazılım Çözümleri dys@mechsoft.com.tr http://dys.mechsoft.com.tr