Medin 3.0’ e Giriş

Programı açmak için bilgisayarınızı başlattıktan sonra masaüstünde bulunan Medin 3.0 adlı simgeye Veya Başlat/Programlar/4T Bilişim altında bulunan medin 3.0 satırına (Mouse) fare‘ nin sol tuşuyla tıklamalısınız

Program açılmadan önce ana bilgisayar ile sizin kullandığınız bilgisayarda yüklü olan Medin 3.0 dosyalarının sürüm bilgilerini kontrol etmeye başlayacak, eğer ana bilgisayarda sizin kullandığınızdan daha yeni bir sürüm var ise aşağıdaki pencereyi ekrana getirecek

ve sizden yeni versiyonun yüklenmesi için onay vermeniz istenecektir ve sizden yeni versiyonun yüklenmesi için onay vermeniz istenecektir. Burada “Install” butonuna basarak yeni sürümünün yüklenmesi sağlanır. Yüklenme işlemi bilgisayarın ve içinde bulunduğunuz network sisteminin hızına bağlı olarak birkaç saniye içinde gerçekleşir. Buraya kadar anlatılan adımlar sadece Medin 3.0 programının bilgisayarınıza ilk kurulumunda veya ana bilgisayarda sürüm değişikliği yapıldıktan sonra ortaya çıkar. Bu olasılıklar dışında Medin 3.0 yazılımı kısa yollarına tıklandığında doğrudan kullanıcı giriş penceresi ekrana gelmelidir.

Medin – Giriş Ekranı; Her kullanıcı için önceden Bilgi İşlem tarafından tanımlanmış ve adınıza açılmış olan kullanıcı adı ve şifreniz ile Medin 3.0’ e girebilirsiniz. Programa girerken kullandığınız kullanıcı adı büyük/küçük harf duyarlı olmamakla birlikte şifreler büyük/küçük harfe duyarlıdır.

Giriş penceresinde bulunan “Ayarlar” butonu Medin 3 Giriş penceresinde bulunan “Ayarlar” butonu Medin 3.0 programının bağlanacağı ana bilgisayar adresi, veritabanı adı gibi ayarların yapıldığı bölümü açar. Bu ayarlarla ilgili bilgisi olmayan kullanıcıların burada yapacağı işlemler Medin 3.0 bağlantısıyla ilgili sorunlara yol açabilir.

Kullanıcı adınızı ve şifrenizi doğru girdiyseniz giriş tuşuna veya klavye üzerinden enter tuşuna bastıktan sonra alttaki resimde görüldüğü gibi “Medin 3 Başlatılıyor” penceresi kısa bir süre görüntülenir. ve ardından Medin 3.0 yazılımı ana penceresi ekrana gelir.

İlk açılan ekranda en üstte kullanılan modüllerle ilgili menülere yazılı olarak ulaşılabilirken onun altında ise aynı modüllerin görsel olarak hazırlanmış simgelerini de kullanabilirsiniz her kullanıcının ilgili olduğu birime bağlı olarak yetkilendirmesi yapıldığı için bu modüller her kullanıcı sadece kendisiyle ilgili olan modülleri görebilir. Üstteki şekilde olduğu gibi bütün modüller sadece yönetici yetkilerine sahip kullanıcılar tarafından görülür açılan ekranın sol altında giriş yapan kullanıcının adı yanında kullanılan veritabanı ve onun yanında ise kullanıcının aktif olan kaynağı görüntülenir.

Bir kullanıcıya bağlı birden fazla kaynak var ise kullanıcının işlem yaparken aktif kaynağın hangisi olduğuna dikkat etmesi gerekmektedir. Ekranın sağ alt köşesinde ise Medin 3.0 yazılımının sürüm numarası ve tarih saat bilgileri görüntülenir.

Ekranın sol tarafında iki bölüm olarak görünen menüden; Alttaki kısım, en üstte seçilmiş olan modülün alt grupları, bu grupların üzerinde bulunan menü ise alttaki grupta seçili olan satırın alt menüsüdür. Şekilde alttaki gruplar içinden “Ayaktan Hasta Kayıt” grubu seçilmiş ve üstte ise bu gruba ait menü satırları listelenmiş durumdadır.

Medin Gezgini Gezgin menüsünde işaretli yere tıklayarak menüyü gizleyebilir ve işlem yapılan ekranı daha rahat kullanabilirsiniz.

Medin Gezgini “Mouse” ile sürükle – bırak metodu ile ekranın istenen tarafına yerleştirilebilir.

Konu: Hasta Kabul ve Vezne Süreci Amaç: Hastanede hizmet görecek hastaların kayıtlarını eksiksiz, doğru ve hızlı bir şekilde Medin’ e kaydedilmesi

Roller: 1. Poliklinik ve Acil Servis Banko Personelleri 2. Banko Sorumluları 3. Kat Sekreterleri 4. Yatış ve Taburcu Departmanı Personeli 5. Yoğun Bakım - Ameliyathane Sekreterleri 6. Kardiyoloji ve KDC Sekreterliği

Ayaktan hasta kayıt işlemleri: Medin programına kullanıcı adınızı ve şifrenizi girdikten sonra açılan ekran aşağıdaki gibidir. Bu ekranda kullanıcının yetkisine göre ulaşabileceği modüller ekranın üstünde görüntülenir.

Hasta ile ilgili ilk işlemler “Ön Büro” butonuna tıklanarak açılan menüler üzerinden takip edilir. Hasta hastaneye ilk kez gelmişse öncelikle yapılması gereken işlem yeni hasta kimlik kartı kayıt işlemidir. Bunun için “Hasta Kayıt” butonuna tıklanır. Hasta daha önce hastaneye gelmiş ve adına kimlik kartı oluşturulmuşsa bu hastayla ilgili kimlik bilgilerine ulaşmak için ise “Hasta Arama” butonuna basılır. Aynı hasta ile ilgili açılmış hasta dosyalarına doğrudan ulaşmak isteniyorsa “Protokol Arama” butonuna tıklanmalıdır

Aranan hastanın TC Kimlik No, Adı, Soyadı, Baba Adı, Hasta No bilgilerinden herhangi birini veya birkaçını girdikten sonra “Listele” butonuna basılırsa alttaki bölümde girilmiş bilgilerle örtüşen hasta kayıtları listelenecektir. Arama için girilen bilgi ne kadar çok olursa doğru hastaya ulaşma oranı da o derece aratacaktır. Başka bir hasta kaydı aranmak istendiğinde ekranı kapatmadan “Temizle” butonuna basılarak önceki arama bilgileri silinerek yeni arama için bilgi girişi pencereleri boşaltılır.

HASTA KAYIT: Açılan pencerede adı, soyadı, baba adı ve TC kimlik numaraları girilerek “Kaydet” butonuna basıldığında eğer aynı bilgilere sahip bir kayıt zaten varsa alt bölümde listelenir. Listelenen kayıtlardan kaydedilmek istenen hastaya ait olan varsa o zaman ilgili satıra tıklanarak doğrudan kayıtlı kimlik kartı açılır. Ayrıca eğer hasta hastaneye gelmeden önce randevu aldıysa o zaman hasta bilgileri randevu kaydından da buraya aktarılabilir. Bunu yapmak için aynı ekranda “Randevu Ara” butonuna tıklanır.

Bir önceki sayfadaki örnekte olduğu gibi herhangi bir ad soyadı bilgisi girilmiş ve bu hasta için daha önce herhangi bir randevu kaydı alınmışsa altta hasta bilgileri listelenecektir. Listelenen kaydın üzerine çift tıklanarak ilgili kaydın hasta kaydı ekranına aktarılması sağlanmış olur. Herhangi bir kayıt yoksa sistem otomatik olarak kayıt için yeni bir hasta kimlik kartı ekranı açar.

Kimlik kartı ekranından hasta ile ilgili gerekli kimlik ve sosyal güvence bilgileri girilerek “Kaydet” Butonuna basılır. Böylece hasta kimlik bilgileri Medin içerisine kaydedilmiş olur.

Muayene/Tetkik/Müdahale istekleri için “Hasta Kabul” butonuna basılarak yeni bir poliklinik dosyası oluşturulur.

Hasta eğer SGK (Sosyal Güvenlik Kurumu) kurumlarından birine bağlıysa bu pencerede Bulunan “Provizyon” butonuna basılarak ilgili hastaya ait müstahaklık bilgilerinin sorgulanarak hastanın bu dosyası için takip numarası alınması sağlanır. Provizyon alındıktan sonra “Tamam” butonuna basılarak hastanın yaptırmak istediği tedavi işleminin seçileceği pencereye gelinir. Eğer yapılacak işlemler durdurulursa o zaman “İptal” Butonuna basılarak hasta kimlik kartı ekranına geri dönülebilir.

“Tamam” butonuna basılır, Bu pencerede gidilmek istenen muayene ya da röntgen/laboratuvar gibi aktivitelerden biri sol taraftan seçilir. Ancak seçilen aktivite muayene ise ve ilgili muayene altında birden fazla doktor adı sağ tarafta listeleniyorsa, o zaman hasta hangi doktora yönlendirilecekse o doktorun adı üzerine Mouse sol tuşuyla çift tıklama yapılır. Doktor adı değil de muayene adı üzerine yapılan çift tıklama işlemi sonucunda sistemde varsayılan olarak kayıtlı doktor otomatik olarak bu muayene için atanır. Çift tıklama sonucunda istenen aktivite ve doktor adı alt bölüme aktarılır. Burada doktorun doğru olduğundan emin olunduktan sonra “Tamam” butonuna basılarak yeni dosya açma işlemi gerçekleştirilmiş olur. Aynı anda birden fazla doktor ya da aktivite seçilemez.

İşlenen hizmetler penceresinden hasta ile ilgili yapılacak tüm hizmet ve malzemeler işlenir. Burada dikkat edilmesi gereken, hizmet ya da malzeme işleyebilmek için iş emirleri sütununda açılmış olan muayene aktivitesinin seçili olmalıdır. Aksi halde “Hizmet Ekle” ve ”Malzeme Ekle” butonları pasif halde olacağı için hiçbir hizmet ya da malzeme işlenmesi söz konusu olamayacaktır.

İlgili iş emri seçildikten sonra “Hizmet Ekle” butonuna basıldığında aşağıda ki hizmet listesinin bulunduğu hizmet ekleme penceresi ekranda görüntülenir

Tıklanan her hizmet grubuyla birlikte sağ taraftaki sütunda ilgili hizmet grubunun altında bulunan hizmetler listelenir. Hasta dosyasına işlenmek istenen hizmetler buradan bulunduktan sonra hizmetlerin solundaki kutucuğa tıklanarak hale getirilip “Ekle” butonuna basılırsa veya hizmet satırının üzerine çift tıklama yapılırsa ilgili hizmetler aynı sütunun alt tarafındaki bölgeye aktarılır. Bundan sonra henüz hasta dosyasına kaydedilmemiş ancak kaydedilmek üzere seçilmiş hizmetlerin hasta dosyasına işlenmesi için “Kaydet” butonuna basılarak hizmet ekleme işlemi tamamlanmış olur. Daha sonra eğer hasta dosyasına işlenmesi gereken ilaç, enjektör, sargı bezi vb. malzemeler varsa bunlar da “Malzeme Ekle” butonuna tıklanarak açılan pencereden seçilerek işlenir. Malzeme ekleme sırasında dikkat edilmesi gereken nokta stok sayılarıdır. Çünkü her malzeme hastaneye sayıyla alınıp sayıyla çıkışı yapılır ve bu şekilde stok sayımı yapılır. Ayrıca malzeme ekleme penceresinde, hizmet ekleme penceresindeki gibi gruplar yerine ambar bilgileri yer almaktadır.

Hem hizmet ekleme hem de malzeme ekleme ekranlarında işlenmek istenen hizmet/malzemelere her çift tıklama işlemi o hizmet/malzemenin yeniden eklenmesi anlamına gelecektir. Bu nedenle işlenen hizmet/malzeme sayılarının “Kaydet” butonuna basılmadan önce kontrol edilmesiyle, bu konuda yapılması olası hataların büyük ölçüde önüne geçilebilir. Malzeme ekleme sırasında eğer işlenmek istenen malzemenin stok sayısı kritik sayının altına İnerse bir uyarı penceresi açılarak ilgili malzemenin işlenemeyeceğini bildirir.

Stok kritik sayıları ile ilgili herhangi bir uyarı gelmediyse seçilmiş olan malzemeler olduğu gibi hasta dosyasına işlenir. Hasta dosyasına bakıldığında “İşlenen Hizmetler” tabı altında hizmet ve malzemelerin işlendiği liste halinde görüntülenir. Bu listede her bir hizmet/malzemenin yanında işlenen satırların hizmet mi yoksa malzeme mi olduğunu yanlarında bulunan simgelerinden anlayabiliriz. İşlem tarihinin hemen sağında sıralanan simgelerden simgesi hizmetler için, simgesi ise malzemeler için kullanılmaktadır.

Doktor, tanı koyabilmek amacıyla bazı laboratuar ya da radyoloji testleri isteyebilir. Bunlar eğer doktor tarafından istendiyse hasta dosyası ekranına otomatik olarak eklenecek ve hasta borcu buna göre değişecektir. Ancak bazı durumlarda doktorun bu testleri kendi bilgisayarından giremediği durumlar olabilir. Bu durumda doktorun yazılı olarak laboratuar/radyoloji formuna işaretlediği testler vezne personeli tarafından hasta dosyasına işlenmesi gerekmektedir. Bunu yapabilmek için “İşlemler” butonuna basılarak açılan menüden

Yeni aktivite yazan satır seçilir Yeni aktivite yazan satır seçilir. Açılan pencere daha önce poliklinik dosyasını ilk kez açarken kullandığımız yeni iş emri penceresidir.

Bu kez iş emri olarak laboratuar yazan satır seçilerek işleme devam edilir.

Doktor tarafından istenen testler bulunarak her birinin yanındaki kutucuk işaretlenir. Doktor bu testlerle ilgili ön tanı yazdıysa bu da pencerenin altında bulunan ön tanı bölümüne yazılarak “Tamam” butonuna basılır. Laboratuar veya radyoloji pencerelerinde görülen testler hastanede yapılan tüm testleri değil sadece sık kullanılanlardan oluşmaktadır. Bu nedenle bazı testler bu ekranda bulunamayabilir. Bulunamayan testler için “Ekle” butonuna basılarak tüm testlere ulaşılır. Hatırlatma: Laboratuvar birimlerinin istenen testleri görüp çalışabilmesi için vezne personelinin bu testlerle ilgili gerekli tahsilâtı veya acil polikliniğinde ise onaylama işlemini yapmış olması gerekmektedir.

Eğer hasta, herhangi bir doktora muayeneye olmadan sadece laboratuvar ya da radyoloji birimleri ile ilgili bir test yaptırmak için geldiyse, hasta için ilk başta yapılan “Hasta Kabul” işlemi sırasında iş emri olarak laboratuar ya da radyoloji seçilerek muayene işlemi atlanmış olur. Ancak bu şekilde açılan dosyalar için hastanın sosyal güvenlik kurumuyla ilgili durumu incelenmelidir. Çünkü bazı sosyal güvenlik kurumları içerisinde muayene olmayan testleri karşılamadığı için yapılan test ücretlerinin hasta tarafından karşılanması gerekebilir. Hasta eğer herhangi bir kuruma (SGK, özel sigorta, anlaşmalı kurum) bağlı ise ekranın sağ alt bölümünde hastanın borç toplamlarıyla birlikte bağlı olduğu kurum/kurumların borç toplamları da listelenir.

Hasta ile ilgili yapılacak işlemler girildikten sonra girilmiş hizmetlere ilişkin hasta payına düşen ücret tutarlarının tahsil edilmesi gerekmektedir. Bunun için “Vezne İşlemleri” tabına tıklanarak ilgili hizmetlerin tahsilâtı yapılır.

Bu bölümde pencerenin altında bulunan butonlardan da anlaşılacağı üzere sadece tahsilât değil, indirim ve geri ödeme işlemleri de yapılmaktadır. Hasta için herhangi bir indirim yapılması söz konusu değilse doğrudan “Tahsilat/Avans” butonuna basılarak işlemlere devam edilir. “Tahsilat/Avans” butonuna basıldığında eğer hastanın herhangi bir borcu yoksa bir uyarı çıkar. Bu şekilde devam edildiğinde hastadan alınan tutarlar karşılığı kadar hasta alacaklı olur.

Ancak hasta dosyasına işlenmiş hizmetler var ve bunların karşılığında hasta hesabına borç kaydı oluşmuşsa o zaman aşağıdaki gibi bir pencere gelecektir. Bu pencere üç bölümden oluşmaktadır. En üst bölümde işlem tarihi, makbuz numarası ve açıklama bölümü bulunur. Orta bölümde tahsilâtın yapılacağı ödemenin türü ve ödemenin tutarının girildiği satırlar, en alt bölümde ise yapılan tahsilâtın hangi hizmetlere karşılık alındığının belirlendiği satırlar listelenmektedir.

Dağıtım türü; Oransal: hastadan alınan tutar girilmiş hizmetlerin tutarlarına göre orantısal olarak paylaştırılır. Böylece eğer söz konusu hizmetlerin toplam tutarından daha az bir miktar tahsilat yapılıyorsa o zaman her hizmetin parasal tutarlarına göre sistem alınan tahsilat miktarını eşit olarak paylaştırır. Sırayla: alınan tahsilât hizmetlerin giriş sırasına göre hesaplanarak karşılanır. Böylece öncelikle ilk girilmiş hizmetlerin tahsilatı yapılmış olur. Elle giriş: tahsilât özellikle bazı hizmetlerin karşılığı olarak alınmışsa o zaman bu seçenek seçilerek ilgili hizmetlerin yanındaki kutucukların işaretleri değiştirilerek işaretli hizmetlerin karşılığında tahsilat yapılmış olur.

Tahsilat işlemleri sırasında tahsilat türü de dört farklı ödeme şekline göre seçilebilir. Bunlar nakit, kredi kartı, çek ve senettir. Bu türleri görebilmek için ekranda nakit yazan satırın sağındaki simge tıklanır Açılan pencereden istenen tahsilât türü seçilerek işleme devam edilir. Eğer tahsilât hastanenin hesabı bulunan bankalardan birine havale yapılarak gerçekleştirilmiş ise o zaman tahsilat türü nakit olarak seçilmeli ve tutarın yanında bulunan havale sütununda ki kutucuk işaretli olmalıdır.

Ayrıca eğer hasta hem kredi kartı hem nakit gibi birden fazla tahsilat türüyle birden ödeme yapmak istiyorsa o zaman “Yeni” butonuna tıklanarak tahsilat satırlarına yeni satırlar eklenebilir ve her biri için ayrı tahsilat türleri ve farklı tutarlar girilebilir. Bu durumda toplam tahsilat tutarı her bir satırda girilmiş olan tutarların toplamına eşit olur. Not: tahsilat ekranı ilk açıldığında ön değer olarak tüm hizmetler seçili ve seçili hizmetlerin toplam tutarı da nakit tahsilat tutarı olarak yazılmış şekilde gelir. İstenirse bunlar yukarıda anlatılan bilgiler doğrultusunda değiştirilir Veya doğrudan “Kaydet” butonuna basılarak tahsilat işlemi tüm hasta borcunun tahsil edilmesiyle tamamlanabilir. Hastanın işlenmiş hizmetleriyle ilgili bir indirim söz konusuysa o zaman yine vezne işlemleri bölümünden “İndirim” butonuna basılarak açılan pencerede ilgili indirim işlemleri gerçekleştirilir.

Sol bölüm indirim yapılabilecek hizmetlerin veya hizmet gruplarının listelendiği sağ taraf ise borç tutarı ve indirim yapılabilecek toplam tutarın bulunduğu bölüm ile indirim tutarlarının girildiği bölümden oluşmaktadır. İndirim yapabilmek için öncelikle sol tarafta indirim yapılmak istenen hizmet ya da hizmet grupları seçilir. Daha sonra sol tarafta indirim başlıklı bölümde yapılmak istenen indirim tutarı ya da isteğe bağlı olarak indirim yüzde (%) oranı girilir Hatırlatma: İndirim tutarı veya yüzde oranı girilmeden önce indirim yapılmak istenen hizmetler önceden seçilmiş olmalıdır. Aksi halde sistem girilen tutarın hangi hizmetlerden indirileceğini bilemeyeceğinden indirim işlemi yapılamaz.

İndirim tutarı bölümüne yapılmak istenen indirim miktarı girildikten sonra bir alt satıra (indirimli son tutar) tıklandığında sistem otomatik olarak indirim miktarını toplam tutardan düşerek indirimli son tutar bölümüne yazar. İndirimli son tutar, soldaki hizmet listesinde seçili olan hizmetlerin toplam tutarından girilmiş indirim miktarının çıkarılmasıyla oluşan tutardır. Hatırlatma: İndirim sadece hizmet fiyatlarına uygulanabilir. Malzeme fiyatlarına indirim uygulanamaz.

Hasta ile ilgili hizmet girişleri , bunların tahsilatları ve varsa ilgili hizmetlerle ilgili indirimler yapıldıktan sonra hasta faturası sistem üzerinden kesilir. Bunun için “Fatura İşlemleri” sekmesine tıklanır. Tıklama sonrası vezne işlemleri penceresi aşağıdaki şekilde değişecektir. Muhasebe sistemine ve mali prosedüre göre bir hizmet ya da malzemenin faturasının kesilebilmesi için daha önce tahsilâtının yapılmış olması şartı aranmaz. Ancak çalıştığınız hastanede fatura kesilmeden önce tahsilât mecburiyeti olup olmadığının muhasebe biriminden öğrenmeniz gerekmektedir.

Fatura bölümü iki alt bölümden oluşmaktadır Fatura bölümü iki alt bölümden oluşmaktadır. Üst bölümde ilgili hasta için daha önce kesilmiş fatura varsa onların listelenir, alt bölümde ise üstte seçili bulunan faturaların içinde kayıtlı hizmet ve/veya malzemelerin listesi gelmektedir. Daha önce hiç fatura kesilmediyse bu iki bölümde boş olarak görüntülenecektir. Faturası henüz kesilmemiş hizmet veya malzemelerin faturasını kesebilmek için “Yeni Fatura” butonuna tıklanır “Faturala” butonuna basıldıktan sonra ilgili fatura sisteme kaydedilmiş olur ve ilgili hizmet ve malzemeler için yeniden fatura kaydı yapılamaz ancak bu faturaya ait matbu fatura yazıcı çıktısı istendiği zaman basılabilir.

Hastaya işlenmiş ancak henüz faturalandırılmamış tüm hizmet ve malzemeler listelenir. Burada isteğe bağlı olarak “Tümünü Seç” butonuna tıklanarak tüm hizmetlerin veya sadece istenen bazı hizmet/malzemelerin yanındaki kutucuğu işaretlenerek faturalanmak istenen hizmet/malzemeler seçilmiş olur. Daha sonra “Faturala” butonuna tıklanarak fatura üzerinde maliye tarafından verilmiş ve matbu olarak bastırılmış fatura resmi numarasının ve eğer fatura hasta dışında başka bir gerçek ya da tüzel kişi (hastanın çalıştığı şirket) adına kesilecekse o kişinin unvan bilgilerinin girilebileceği bir pencere açılacaktır. fatura numarası bölümü doldurulduktan sonra fatura kimin adına kesilecekse o kişinin ya da kurumun bilgilerini girebilmek için fatura sahibi satırında bulunan simgesine tıklanır.

Açılan pencerede, İlgili bilgiler doldurularak “Kaydet” butonuna tıklanır. Böylece fatura sahibi değiştirilmiş olur. Fatura sahibi hasta ise herhangi bir değişiklik yapmadan doğrudan “Yazdır” butonuna basılarak yazıcı çıktısı için gerekli ön yapılandırma penceresine geçilir. Ancak eğer fatura numarası satırına ilgili matbu numara girilmeden boş olarak geçildiyse;

Bu ekranda simgesine tıklanarak bilgisayarda varsayılan olarak seçilmiş yazıcıdan fatura çıktısı alınabilir. Ancak eğer bilgisayara fatura yazıcısı dışında başka türde yazıcılar da bağlı ise (fotokopi, barkot yazıcılar, vb.) ve bunlardan biri varsayılan olarak kayıtlıysa o zaman fatura çıktısının fatura yazıcısına gönderilebilmesi için simgesine tıklanır.

Sayfa Yapısı Altında görülen “Yazıcı…” butonuna tıklanarak gelen ikinci pencerede yazıcı adının olduğu satırın sağındaki simgeye tıklayarak yazıcı listesine ulaşılır ve buradan faturanın yazılmak istendiği yazıcı seçilerek “Tamam” butonuna basılır. Daha sonra sayfa yapısı penceresinde de tekrar “Tamam” butonuna basılarak istenen yazıcı seçilmiş olur. Sistem fatura sayfa yapısını yeni yazıcıya göre tekrar yapılandırarak ekrana getirdikten sonra simgesine basarak yazıcıya gönderme işlemi tamamlanmış olur.

Yazdırma seçenekleri; Fatura ekranında görüldüğü gibi birden fazla yazdırma tercihi bulunmaktadır. Bunlar, : Faturada sadece hizmet gruplarının listelendiği normal yazdırma : Tüm hizmetlerin faturaya basıldığı ayrıntılı yazdırma : Faturanın yabancı dilde ve yabancı döviz cinsinden hizmetlerin gruplanmış şekliyle bastırılabildiği dövizli fatura : Dövizli faturanın tüm hizmetler listelenecek şekilde bastırıldığı dövizli ayrıntılı yazdırma

Hasta ile ilgili tüm işlemler yapıldıktan sonra eğer hasta için laboratuar ya da radyoloji tetkiki yapılmışsa, hasta bu tetkiklerin sonuçlarını gösteren raporları vezneden isteyebilir. Bu durumda vezne personeli hasta dosyası içinden “Sonuçlar & Diğer” tabına tıklanarak açılan pencereden ilgili raporlara ulaşılabilir.

İsteğin üzerine çift tıklandığında açılan pencere aşağıdaki gibi olacaktır. Burada hasta bilgilerinin yer aldığı satıra sağ tuşla basılırsa açılan menüden yazdır komutu seçilerek ilgili laboratuar testlerinin yazıcı çıktısı alınır.

Konu: Randevu Süreci Amaç: Kaynakları verimli kullanarak hasta memnuniyetini ve hastane karlılığını arttırmak

Roller: 1. Randevu Birimi 2. Call Center Çalışanları

Bir çok hastane hastalarına önceden randevu vererek bazı zamanlarda olası yığılmaları engellemeyi amaçlamaktadır. Medin3 yazılımı içerisinde de verilen randevuların uygun bir şekilde organize edilebilmesi için randevu modülü bulunmaktadır. Randevu modülüne ulaşabilmek için, programa giriş yaptıktan sonra açılan pencerede Randevu bölümüne tıklanır. Sağ tarafta görüntülenen butonlar içinden “Poliklinik Randevuları” butonuna tıklanırsa ana ekran görüntüsü aşağıdaki gibi değişecektir

Sağ tarafta kullanıcının yetkisi dâhilinde olan tüm poliklinikler ve bu polikliniklere bağlı doktorlar listelenecektir Üst tarafta poliklinikler alt tarafta ise hangi poliklinik o anda seçili ise o poliklinikte bulunan doktorlar listelenir. Burada her bir doktorun yanında bir kutucuk görülmektedir. Bu kutucuklardan şekildeki gibi işaretli olan doktorların randevu tablosu sol tarafta ekrana gelecektir. Birden fazla doktor işaretli ise hepsi de aynı ekran içinde farklı sütunlar olarak görüntülenir. Her bir sütunun başlığında o sütunun hangi doktorun randevularını göstermek için doktor adı bulunmaktadır.

Şekilde görüldüğü gibi her doktorun adının altında bir de tarih bilgisi görüntülenir. Bu o doktorla ilgili hangi tarihteki randevu bilgilerine bakmakta olduğunuzu belirtmek için konmuştur. İstenirse herhangi bir ya da daha fazla doktorun aynı anda birden fazla günü içeren randevu bilgileri görüntülenebilir. Bunun için yine sağ tarafta doktor listesinden istenen doktorun adı yanındaki kutucuk işaretlenir.

Bu bölümün hemen altında bulunan takvimden Hangi gündeki randevular incelenmek isteniyorsa onlar seçilir. Mouse un sol tuşuna basılı tutarak birden fazla gün seçilirse, seçilmiş olan bütün günler ekranda görüntülenecektir. Örnek olarak şekilde görüldüğü gibi tek bir doktorun pazartesi-Salı-Çarşamba günlerini kapsayacak şekilde bir görüntüleme yapılabilir.

Bu şekilde seçtiğimiz doktor ve günler şekildeki gibi ekrana gelecektir. Burada her bir sütun bir günü göstermektedir

Konu: Muayene Süreci Amaç: Hekimlerin hastanın medikal bilgilerini kolayca hasta kartına işlemesi

Roller: 1. Hekim

Muayene Süreci Medin 3 programı içerisinde doktorların hasta bilgilerini girmek ve hasta ile ilgili girilmiş bilgileri takip edebilmeleri için özel ekranlar tasarlanmıştır. Doktorların kendileri ile ilgili hasta takibi muayene işlemlerini ve laboratuar radyoloji testlerini istemek, bu testlerin sonuçlarını takip edebilmek için kendi kullanıcı adları ile giriş yapmaları gerekmektedir. Her doktor sadece kendisi adına muayene hizmeti girilmiş hastaları görebilir ve bunlarla ilgili eski bilgileri takip edebilir. Bunun için herhangi bir ana modül üzerinden ekranın sol altında bulunan süreç yönetimi simgesine tıklanarak açılan ekranda, sol tarafta sütun olarak süreç yönetimi için kullanılabilecek kaynaklar ; ve sağ tarafta ise şekildeki gibi butonlar belirecektir.

Solda görülen süreç yönetimi bölümünde kullanıcı adınıza kayıtlı olan kaynakların satırına veya sağ tarafta bulunan butonuna tıklanarak işe başlanır. Burada görüldüğü gibi ilgili doktor kullanıcısı adına iki tane kaynak tanımlanmıştır. Bunlardan biri poliklinik işlemleri diğeri ise klinik/servis işlemleri için kullanılmak amacıyla oluşturulmuştur. Poliklinik işlemlerini görmek için ilgili kaynağın satırına tıklarsak ekranın sağ tarafında o gün size muayene olmak amacıyla gelmiş hastaların listesi sıralanır.

Bu bölümde listeleme varsayılan olarak sadece o gün gelen hastalara göre ayarlanmıştır. Ancak listeleme kriterlerini isteğe göre değiştirip herhangi bir hastayı ya da herhangi bir güne ait hasta listesini de listelemek mümkündür. Bunun için pencerenin üst bölümüne adı yada soyadı bilinen bir hasta aranıyorsa ad soyadı bilgilerini bölümüne yazarak “Listele” butonuna basılır.

Ancak bu aramayı yaparken Tarih aralıklarının doğru girilmesi önem taşımaktadır. Çünkü arama işlemi bu bölümde yazılı olan iki tarih arasında gelen hastaların listesi dikkate alınarak gerçekleşir. Örnek olarak 5 Temmuzda gelmiş bir hastanın kaydına ulaşmak istersek ilk ve son tarihin 5 Temmuzu kapsayacak şekilde girilmiş olduğuna dikkat etmemiz gerekir. Aynı şekilde tarihlerin altında bulunan saat bilgileri de ilgili tarihin belirlenmiş saatine göre çalışacağından şekilde görülen 17.08.2007 tarihi ve 15:29:52 saatinden sonra gelmiş herhangi bir hasta, listemize dâhil olmayacaktır. Listelenen her hastanın hastane muayene süreci sırasında farklı durumlarda söz konusudur. Bu nedenle hastaların doktor muayenesi ile ilgili hangi aşamalara geldiği hasta listesi üzerinde bulunan durum sütunundan anlaşılabilir. Durum bilgilerinden hangisi seçili ise sistem o anda seçili olan durumdaki hastaları listeler.

Sistem pencereyi ilk açtığınızda varsayılan olarak yukarıdaki gibi görünecektir. Pencerenin sağında bulunan butonuna basarsanız aşağıdaki şekilde liste açılır, Burada seçeceğiniz duruma göre o durumda hangi hastalar varsa bunlar listelenecektir. Vezne tarafından muayene için gerekli muayene hizmeti girilmiş ve tahsilatı Veya onaylama işlemi yapılmış, doktor tarafından muayene edilebilmesi için sistem yönünden herhangi bir engeli olmayan hasta durumu.

Doktorun en az bir kez hasta kartını açtıktan sonra simgesi belirir Doktorun en az bir kez hasta kartını açtıktan sonra simgesi belirir. Doktor, hasta dosyasına herhangi bir bilgi girişi yapmış olmasa da hasta dosyasını ilk açtığı andan itibaren hasta durumu bu şekilde değişir. Doktor eğer ilgili hasta üzerinde artık herhangi bir işlem yapmayacaksa hasta listesi üzerine gelerek sağ tuşla bu durumu seçer veya hasta dosyası içine girdikten sonra ekranın sağ üstünde bulunan butonuna basarak hasta işlemlerinin gösteren duruma getirmiş olur. Veznede hasta için muayene hizmeti işlendiği andan itibaren doktorun gelen işlerinde ilgili hasta ile ilgili iş emrini gösteren hasta satırı oluşur. Ancak vezne muayene hizmetiyle ilgili tahsilâtı ya da onaylama işlemini henüz yapmadıysa hasta durumu simgesiyle görünecektir. Bu durumdaki hasta dosyası doktor tarafından açılamaz. Açılması için öncelikle veznenin tahsilâtını ya da hizmet onayını gerçekleştirmiş olması gerekir

bu hastayla ilgili herhangi bir işlem yapılmayacaksa ya da yanlışlıkla açılmış bir kayıt söz konusuysa o zaman vezne bu işe emrini iptal ettikten sonra doktor ekranında ilgili hasta satırı durumunda görünecektir. Doktor gerekirse bazı hastaları aynı poliklinikte çalışan başka bir doktora/meslektaşına gönderebilir ya da normalde başka bir doktorun hastası olmasına rağmen yanlışlıkla o doktora gönderilmiş olan hastayı, hasta satırı üzerine sağ tuşla tıklayarak açılan menüden komutunu seçtikten sonra açılan menüden gönderilmek istenen doktor adı seçilir. Tek başına her hangi bir durumu göstermez. Seçili olduğu zaman bütün hastaların listelenmesini sağlar.

Gelen işler ekranında iken sistem, yeni hasta kaydı varsa, bunları da listeleyebilmek için zaman zaman ekran görüntüsünde yenileme işlemi gerçekleştirip en son kaydedilen hastaların görüntülenmesini sağlayacaktır İstenirse bu yenileme zaman aralığı değiştirilebilir. Kullanıcıya bağlı seçilebilecek zaman aralıkları aşağıdaki şekildedir;

Hasta kartına giriş: Doktora muayene için gelmiş hastanın adının bulunduğu satıra çift tıklandığında aşağıdaki gibi bir pencere açılarak hasta ile ilgili bilgiler görüntülenir. Burada ekrana gelen görüntü varsayılan olarak “Muayene” tabı içinde bulunan bilgilerden oluşmaktadır.

Bu pencerede en üstte hasta kimlik ve kurum bilgileri, butonların altında ise hastanın rahatsızlıkları ve tedavilerine ilişkin bilgilerin girildiği, takip edildiği bölümler bulunur. Muayene tabının yanında bulunan “Kişisel Bilgiler” butonuna tıklanırsa aşağıda görüldüğü gibi hastanın kimlik bilgileri görüntülenir. Bu bölümde doktor herhangi bir bilgi girişi yada girilmiş bilgilerde değişiklik yapamaz.

Hastaya açılmış diğer dosyalar “Geçmiş İşlemler” sekmesinde listelenir “İşlenen Hizmetler” sekmesine tıklanırsa hasta için işlenmiş hizmetler listelenir

Butonların hemen altında bulunan tablar içinden “Muayene” sekmesi seçilerek muayene işlemlerine başlanır. Bu tab içinde şikayeti, hikayesi, özgeçmiş ve soy geçmişi, bulgular, ön tanı ve son tanı, tedavi bölümleri hastadan alınan bilgiler doğrultusunda doktor tarafından doldurulur. Bunlardan hikayesi, özgeçmişi, soy geçmişi ve tedavi bölümleri doğrudan metin girişi olarak diğerleri (şikayeti, bulgular, ön/son tanı) ise üzerlerinde iken sağ tuşla tıklanarak ekrana gelen “Ekle” simgesi seçildiğinde açılan pencerelerden seçmeli olarak bilgi girişi yapılır. Şikayet ve bulgular bölümlerinde her polikliniğe özel sık karşılaşılan şikayetler ön tanımlı olarak hazırlandıysa bunlar liste halinde ekrana gelir.

Açılan şikayet ve bulgu penceresinin üst bölümünde ilgili branş için önceden tanımlanmış kısa yollar, altında ise önceden tanımlı olmayan şikayet ve bulguların girilebilmesi için metin girişine izin veren diğer bölüm bulunmaktadır. Üstteki bölümde kayıtlı şikayet/bulguların yanında bulunan kutucuk işaretlenerek seçilir. Listede olmayan şikayetler alta bulunan diğer bölümüne klavye ile yazıldıktan sonra “Tamam” butonuna basılarak şikayet veya bulgular hasta kartına işlenmiş olur. Bu işlemlerden yapıldıktan hasta kartına işlenmiş olan şikayet bulgular eğer silinmek istenirse aynı işlem sırası takip edilerek bu kez işaretli olan kutucukların işaretleri kaldırılır ya da klavye ile diğer bölümüne yazılmış şikayetler klavye üzerinden “Del” tuşuna basılarak silinir ve ardından “Tamam” butonuna tıklanarak yapılan değişikliklerin hasta dosyasına kayıt işlemi tamamlanmış olur. Ön tanı ve son tanı bölümlerinde bundan farklı olarak ICD10 hastalık kodları listesi üzerinden seçim yapılarak tanılar hasta dosyasına işlenir. Not: ICD-10 : Dünya Sağlık Örgütü (WHO – World Health Organization) tarafından Dünya’da bilinen tüm hastalıklar için oluşturulmuş bir çeşit kodlama sistemidir. Adı İngilizce (International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems-Uluslarası hastalık ve sağlık problemleriyle ilgili istatistiksel sınıflandırma) kelimelerinden oluşturulmuştur. Sağlık Bakanlığına bağlı sağlık kurumlarında 1 Temmuz 2005 tarihi itibarıyla ICD-10’un kullanımı zorunlu hale getirilmiştir.

Hasta dosyasına hastanın rahatsızlığıyla ilgili ICD kodunu girmek için, ön tanı ve/veya son tanı bölümleri üzerinde sağ tuşla basıldığında çıkan “Ekle” simgesine tıklanır. Açılan pencerede

Sol taraftaki sütun ICD kodları için ana grupları, sağ üsteki bölüm ise solda seçili olan grubun altındaki kodları listelemektedir. Hasta ile ilgili olan hastalık kodunu seçmek için üzerine gelinip çift tıklama yapılır veya hastalık kodu seçildikten sonra bölümün hemen altında bulunan butonuna tıklanır. Seçilen kod alttaki bölümde belirecektir. Yanlış kod seçilmesi durumunda butonuna basılarak seçili kod iptal edilebilir. İstenen kodlar seçildikten sonra “Kaydet” butonuna basılarak hasta dosyasına kayıt işlemi tamamlanmış olur. Her tıp branşında yoğun olarak kullanılan bazı kodlar istenirse kısayol listesi haline getirilebilir. Bunun için pencerenin sol alt köşesinde bulunan “Özel Liste” butonuna tıklanır. Açılan pencerede sık kullanılan kodlar sağdaki bölümden seçilerek altta ki gruba aktarılır.

ICD kodları listesinde aranan ama kodu bilinmeyen hastalıkların kodlarını bulabilmek için ise yine ICD kodları penceresinden “Arama” sekmesine tıklanır. Bu pencerenin sol tarafında isteğe bağlı olarak kod ya da ada göre arama yapılabilir. Girilen bilgilere uygun olan ICD kodları sağ tarafta listelenir. İstenen kod buradan seçilerek alt bölüme aktarıldıktan sonra “Kaydet” butonuna basılarak hasta dosyasına ekleme işlemi tamamlanmış olur.

Doktor muayene sırasında hastadan aldığı bilgiler doğrultusunda ilgili yerleri doldurduktan sonra doğru tanıyı verebilmek amacıyla isterse laboratuvar ya da radyoloji tetkikine ihtiyaç duyabilir. Bunun için hasta muayene dosyasında bulunan laboratuar için “Laboratuvar” butonuna, röntgen, MR, USG, tetkikleri için “Radyoloji” butonuna basarak bu tetiklerle ilgili istek yapabilir. Herhangi bir laboratuvar tetkik isteği için “Laboratuvar” butonuna bastığında aşağıdaki gibi bir pencere açılır.

Burada doktor tarafından istenen testler bulunarak yanında kutucuk işaretlenir. Doktor bu testlerle ilgili ön tanı yazdıysa bu da pencerenin altında bulunan ön tanı bölümüne yazılarak “Tamam” butonuna basılır. Laboratuar veya radyoloji pencerelerinde görülen testler hastanede yapılan tüm testleri değil sadece sık kullanılanlardan oluşmaktadır. Bu nedenle bazı testler bu ekranda bulunamayabilir.Bulunamayan testler için “Ekle” butonuna basılarak tüm testlere ulaşılır.

seçtiğimiz testleri ön tanı bölümünün hemen üstünde görebiliriz. Sol tarafta ilgili laboratuar test grubu ve sağ tarafta da o test grubu altındaki testlerden istenenler işaretlendikten sonra “Ekle” butonuna ve ardından “Tamam” butonuna basılarak ilk giriş yapılan laboratuar ekranına dönülür. Bu ekranda daha sonradan seçtiğimiz testleri ön tanı bölümünün hemen üstünde görebiliriz. Bu işlemlerden sonra istenen testlerin hasta dosyasına kaydı için “Tamam” butonuna basılarak işlem tamamlanmış olur. Hatırlatma: Laboratuvar birimlerinin istenen testleri görüp çalışabilmesi için vezne personelinin bu testlerle ilgili gerekli tahsilâtı veya acil polikliniğinde ise onaylama işlemini yapmış olması gerekmektedir.

Radyoloji istek ekranı, , istek yapılan tetkiklerin farklı olması dışında teknik olarak laboratuvar isteği ile tamamen aynı şekilde çalışmaktadır. Doktor tarafından girilen laboratuvar ve radyoloji istekleri ilgili birimler tarafından çalışıldıktan ve sonuçlar hasta dosyasına aynı birimlerde çalışan yetkili tıbbi personel tarafından kaydedildikten sonra tetkik sonuçları doktor tarafından “Muayene” tabı seçili iken ekranın sol tarafında beliren Lab. Tetkikleri veya Rad. Tetkileri butonlarına basılarak açılan pencereden takip edilebilir. Butonlarından birine basıldığında ekran aşağıdaki gibi değişecek ve daha önce istek yapılmış tetkiler listelenecektir

Bu bölümde hasta için eğer birden fazla laboratuvar isteği (bir istek içinde birden fazla test olabilir) yapılmışsa sol tarafta bulunan sütunda bunlar sırayla listelenecektir. Herhangi birinin üzerine çift tıklandığında o istek içinde bulunan testler ve eğer laboratuvar tarafından çalışması bitmiş ise sonuçlarını görmek mümkün olacaktır. İstenirse bu pencerede “Yazdır” butonuna basılarak sonuçların bir rapor olarak yazıcı çıktısı alınabilir.

Hasta ile ilgili bütün işlemler tamamlandıktan sonra doktor isterse hastanın hastanede yatarak tedavisinin devamına karar verebilir. Bunun için doktorun yatış isteği yaparak hastane yatış biriminin hastanın yatışıyla ilgili işlemlerin başlatılması yönündeki işe emrini iletmesi gerekmektedir. Yatış isteği yapmak için muayene kartı içerisinde bulunan “Yatış” butonuna tıklanır. Açılan pencerede Bilgiler doldurulur. Bu pencere içinde bulunan isteyen doktor ve klinik bilgileri bölümü; Doldurulması mecburi alanlardır. Onun dışındaki alanlar istenirse boş bırakılabilir. Gerekli bilgiler girildikten sonra “Tamam” butonuna tıklanarak yatış isteği yapılmış olur. Hatırlatma: Hasta için ameliyat kararı verildiyse o zaman yatış isteği yapılmasına gerek olmayıp doğrudan ameliyat isteği yapılabilir.

Doktor hastanın tedavisi için cerrahi müdahaleye ihtiyaç olduğuna karar verirse ameliyat isteğini de yatış isteğinde olduğu gibi ilgili birime iş emri olarak bildirmelidir. Ameliyat isteği yapmak için “Ameliyat” butonuna tıklanır.

Açılan ameliyat planlama isteği penceresinde istenen bilgiler girildikten sonra pencerenin altında bulunan ameliyat bölümünde boş bir alana Mouse un sağ tuşu ile tıklandığında şekildeki gibi bir menü açılır Buradan “Ekle” komutu seçilerek ameliyat seçimi için bir satır oluşturulur.

Bu satır üzerinde ameliyatlar sütununda bulunan açılır kutu tıklanırsa sistemde kayıtlı tüm ameliyat paketleri listelenecektir. Listeden istenen ameliyat seçilerek Gerekli bilgiler doldurulmuş olur. Bundan sonra “Gönder” butonuna tıklanarak ameliyat planlama isteği iş emri olarak ameliyathane birimine gönderilmiş olur. Eğer ameliyat için randevu gün saat ayarlaması yapılmayacaksa o zaman ameliyat planlama isteği penceresinin sağ üst tarafında bulunan randevu alınması ile ilgili kutucukta bulunan işaret kaldırılmalıdır.

Doktorlar için zaman planlama: Süreç yönetimine girildiğinde gelen ve giden işlerin yanında bir de ajanda bulunmaktadır. Ajanda bölümünde doktora gelecek hastalar için verilmiş randevu kayıtları takip edilebilir. Buna göre doktor hangi günün hangi saatlerinde hangi hastaların geleceğini, hangi gün ya da saatlerin boş olduğunu görebilir. Bunu yapmak için süreç yönetimi butonuna basıldıktan sonra açılan ekrandan ajanda butonuna tıklanır.

Bu ekran iki bölümden oluşmaktadır Bu ekran iki bölümden oluşmaktadır. Alınmış randevuların göründüğü soldaki bölüm ve takvimin bulunduğu sağdaki bölüm. Sol tarafta bulunan bölüm içinde kaydedilmiş herhangi bir hasta randevusuna tıklandığında bu randevuyla ilgili bilgilerin görüntülendiği bir pencere açılır. Sağ tarafta bulunan takvimden istenen tarih seçilerek o tarihteki randevu kayıtları incelenebilir. İstenirse aynı ekranda birden fazla gün görüntülenebilir. Bunu yapabilmek içine takvim üzerine Mouse ile gelip istenen günler Mouse a basılı tutularak seçilirse

Sol taraftaki bölümde seçili tarihlerdeki tüm randevu bilgileri bir arada görüntülenecektir.

Konu: Laboratuvar Süreci Amaç: Tetkik sonuçlarının en hızlı ve doğru şekilde hekimlere ulaştırılması ve hasta memnuniyeti odaklı kalite standardizasyonun sağlanması.

Roller: 1. Hekim 2. Vezne 3. Numune Kabul Birimi 4. Portör 5. Laboratuvar Teknisyeni 6. Laboratuvar Sorumlusu 7. Laboratuvar Hekimi

Laboratuvar Süreç Adımları: Numune Alma Süreci Test Çalışma Süreci

Numune Alma Süreci 1. Doktor genel muayene kartında “Laboratuvar Sonuçları” sekmesinden veya “Laboratuvar” butonuna basarak istediği tetkikleri işaretler.

Numune Alma Süreci 2. Hastanın ödemesi gereken pay Vezne kullanıcısı tarafından tahsil edilir.

Numune Alma Süreci 3. Numune alma birimi “Medikal” modülünde Laboratuvar giriş sayfasında, “Numune İstekleri” ekranından hastayı seçer

Numune Alma Süreci 4. Numune alındığında ekranda “Numune” butonuna basılır.

Numune Alma Süreci 5. Tüpün üzerine yapıştırılmak üzere “Barkod Yazdır” butonuna basılarak barkod çıktısı alınır.

Test Çalışma Süreci 1. Laboratuvar teknisyeni tarafından “Numune Kabul” ekranından “Numune Kabul” butonuna basılarak numune laboratuvara kabul edilir veya “Tekrar Numune Al” butonuna basılarak kayıt bir önceki sürece geri gönderilir.

Test Çalışma Süreci 2. Laboratuvar cihazları ile entegre çalışan Medin, sonuçları otomatik olarak testlerin karşısına doldurur. Kontrol edildikten sonra “Onay” butonuna basılır.

Test Çalışma Süreci 3. Laboratuvar cihazları ile entegre çalışan Medin, sonuçları otomatik olarak testlerin karşısına doldurur. Kontrol edildikten sonra “Onay” butonuna basılır.

Test Çalışma Süreci 4. Laboratuvar sorumlusu tarafından onay bekleyen testler listelenir ve tek tek onaylanır.

Test Çalışma Süreci 5. “Onaylanmış Testler” ekranından tetkikler kolayca bulunarak incelenebilir ve hastaya verilmek üzere çıktısı alınabilir. Aynı ekranda durumu alanı filtrelenerek ilgili tetkikin hangi adımda olduğu bulunabilir.

Konu: Medikal Muhasebe Süreci Amaç: Hastalara verilen hizmetlerin zamanında, doğru ve eksiksiz olarak faturalandırılmasının sağlanması ve kurumlardan zamanında ve kesintisiz tahsilatının yapılabilmesi için hastane içi kayıt ve evrak akış sürecinin yürütülmesi.

Roller: Poliklinik ve Acil Servis Banko Personelleri Banko Sorumluları Yatış ve Taburcu Departmanı Yoğun Bakım – Ameliyathane Sekreterleri Kat Sekreterleri Medikal Muhasebe Personeli Eczane

İç Süreçler: Ayaktan Hasta Süreci Yatan Hasta Süreci Medula Süreci

Ayaktan Hasta Süreci İşlemleri: Hastanın Medin’ e kaydedilmesi Provizyon alınması Verilen hizmetlerin hasta dosyasına işlenmesi Hasta payının tahsilatı ve faturasının kesilmesi Evrakların banko sorumluları tarafından kontrol edilerek ön kontrole aktarılması Medikal Muhasebe departmanı tarafından evrakların kontrol edilerek Medula’ ya hazır hale getirilmesi (Son Kontrol)

Ayaktan Hasta Süreci 1. Hasta Kaydının Medin üzerinde oluşturulması, Poliklinik ve Acil Servis Banko Personelleri tarafından; 1. Hasta Kaydının Medin üzerinde oluşturulması, Ön büro modülünde “Hasta Kayıt” ekranından girilmesi gerekli bilgiler doldurularak, “Yeni” butonuna basılır.

Ayaktan Hasta Süreci İşletme tarafından hastadan alınması istenen bilgiler Medin üzerinde zorunlu alan haline getirilebilir. Bu bilgiler doldurularak “Hasta Kabul” butonuna basılır ve hasta ilgili bölüme yönlendirilir.

Ayaktan Hasta Süreci Hastanın kurumu ve provizyon türü 2. Medula’ dan provizyon takip numarasının alınması, Hastanın kurumu ve provizyon türü (Normal, İş Kazası, Adli Vaka…) seçilerek “Provizyon” butonuna basılır.

Ayaktan Hasta Süreci Hastanın takip numarası T.C. Kimlik Numarası veya Karne/Sicil Numarasına göre alınabilir.

Ayaktan Hasta Süreci 3. Hizmetlerin hasta dosyasına işlenmesi, Protokol dosyasında “Hizmet Ekle” butonuna basarak hizmet işle ekranına ulaşılır. Hizmet grupları arasından ilgili hizmet seçilerek “Kaydet” butonuna basılır.

Ayaktan Hasta Süreci 4. Hasta payının tahsilatı ve hasta faturası, “Tahsilat/Avans” butonu ile açılan tahsilat ekranında ödeme türü ve tutarları, Ödeme türüne göre gerekiyorsa banka ve taksit bilgileri doldurularak “Kaydet” butonuna basılır.

Ayaktan Hasta Süreci Bir sonraki adımda fatura düzenleme ekranı çıkar ve onay verilirse fatura otomatik olarak oluşturulur. “Yazdır” butonu ile fatura çıktısı alınır.

Ayaktan Hasta Süreci 5. Evrakların kontrol edilerek ön kontrole gönderilmesi, Protokol dosyasının evrakları “Evrak Zimmet” adımlarını takip ederek muhasebeye fiilen teslim edilirken protokol kapatılır.

Ayaktan Hasta Süreci 6. Evrakların ve girilen hizmetlerin kontrolü, Medikal Muhasebe Personeli tarafından; 6. Evrakların ve girilen hizmetlerin kontrolü, Evrakların ve girilen hizmetlerin doğruluğu ön kontrol ve son kontrol ekranlarında kontrol edilir. “Onayla” butonuna basılarak bir sonraki adıma geçilir.

Yatan Hasta Süreci Hastanın yatış bilgilerinin Medin’ e kaydedilmesi Hastanede muayene olan hastalar için “Kurum İçi Sevk Kabul” ile Medula Sisteminden “Sevk Kabul Numarası” nın alınması Dışarıdan gelmiş hastalar için “Sevkli Hasta Kabulu” fonksiyonu ile Medula Sisteminden “Sevk Kabul Numarası” nın alınması Hasta hizmetlerinin yatış protokol dosyasına işlenmesi Hasta payının tahsilatı ve faturasının kesilmesi 6. Evrakların kat sekreterleri tarafından kontrol edilerek ön kontrole aktarılması 7. Medikal Muhasebe departmanı tarafından evrakların kontrol edilerek Medula’ ya hazır hale getirilmesi (Son Kontrol)

Yatan Hasta Süreci Yoğun Bakım, Ameliyathane ve Kat Sekreterleri tarafından; 1. Hastanın yatış bilgilerinin Medin’ e kaydedilmesi,

Yatan Hasta Süreci Yatış protokol dosyasında “Takip/Sevk” 2. Hastanede muayene olan hastalar için “Kurum İçi Sevk Kabul” ile Medula Sisteminden “Sevk Kabul Numarası” nın alınması, Yatış protokol dosyasında “Takip/Sevk” butonuna basılır. Açılan ekranda kurum içi sevk bilgileri doldurularak “Sevk Et” butonuna basılır.

Yatan Hasta Süreci “Sevk Sil” butonu ile yapılmış olan sevk iptal edilir.

Yatan Hasta Süreci Protokol detayında, “Sonuçlar ve Diğer” sekmesinde yapılan işlemler takip edilebilir.

Yatan Hasta Süreci “Sistem Dışı Sevk Kabul” 3. Dışarıdan gelmiş hastalar için “Sevkli Hasta Kabulu” fonksiyonu ile Medula Sisteminden “Sevk Kabul Numarası” nın alınması, “Sistem Dışı Sevk Kabul” butonuna basılır.

Yatan Hasta Süreci “Sevk Eden Tesis” kodu ve diğer sevk bilgileri girildikten sonra “Provizyon Al” butonuna basılarak takip numarası alınır.

Yatan Hasta Süreci Eczane ve Servis Hemşireleri tarafından; 4.Hasta hizmetlerinin yatış protokol dosyasına işlenmesi, “Hizmet Ekle” butonu ile hastaya verilen hizmetler ile kullanılan ilaç ve malzemeler dosyaya işlenir.

Medula Süreci : 1. Medula hizmet gönderim işlemleri 2. Ödeme sorgulama 3. SGK - Medula sisteminde fatura kaydı oluşturulması 4. Dönem sonlandırma (Web uygulaması ile)

Medula Süreci “Son Kontrol” ekranında alt taraftaki listede hizmetlerin detayları görüntülenerek, Medula gönderimine uygun hale getirmeye yönelik değişiklikler kolayca yapılabilir.

Medula Süreci 1. Medula Hizmet Gönderim İşlemleri, Son kontrol ekranında ilgili dosya seçilerek sağ tıklanır. Açılan pop-up menüde “SGK İşlemleri” tıklanır.

Medula Süreci Eğer takip numarası alınmamış ise “Takip No Al” butonuna basılır.

Medula Süreci “Provizyon İşlemleri” ekranında “Hizmet Gönder” butonuna basılır.

Medula Süreci 2. Ödeme sorgulama, Gönderilen hizmetlerin ödeme sorgu sonuçları yine aynı ekranda “Ödeme Kontrol” sekmesinde takip edilebilir.

Medula Süreci 3. SGK - Medula sisteminde fatura kaydı oluşturulması, Faturalama ekranında “SGK Fatura” butonu tıklanarak istenen kayıtlar topluca veya tek tek SGK – Medula sistemine gönderilir.

Medula Süreci “Provizyon İşlemleri” ekranında, “Faturalama” sekmesinde SGK da kayıtlı fatura bilgileri görüntülenir.

Konu: Servis Süreci Amaç: Hastanede yatılı tedavi gören hastalara verilen hizmet ve kullanılan ilaç/malzemeleri dosyalarına hızlı ve eksiksiz olarak girerek medikal ve finansal kayıtların doğruluğunu sağlamak.

Roller: 1. Kat Sekreterleri 2. Yatış ve Taburcu Departmanı Personeli 3. Yoğun Bakım - Ameliyathane Sekreterleri 4. Kardiyoloji ve KDC Sekreterliği 5. Eczane

Servislerde tedavi edilecek hastaların yatış Servislerde tedavi edilecek hastaların yatış işlemleri iki farklı şekilde yapılabilir. 1. Ön büro modülünden yatış işlemlerini takip edecek personelin doğrudan yatış isteği yaparak süreci başlatması, 2. Poliklinik doktorlarının kendi muayene ekranlarından serviste yatılı tedaviye karar verdiği hastaların yatış isteği yapılarak.

Ön büro personeli eğer hasta dışardan bir doktor adına hastanede yatarak tedavi olacaksa öncelikle hasta kimlik kaydını medin içerisinde kaydederek butonuna basar. Açılan pencereden gerekli yerler doldurulur, Protokol tipi listesinden yatış satırı seçilerek devam edilir. Bundan sonra açılan pencerede bulunan listede yatış isteği iş emri seçilir.

Açılan pencere yatış isteğiyle ilgili doktor ve servis bilgileri ve yatışın yapılacağı tarih ve tanıların girileceği penceredir.bu işlemler girildikten sonra hasta için yatış isteği yapılmış olur. Bu istek yine ön büro modülü içinde “Yatış Bekleyen Hastalar” ”butonuna tıklanarak listelenir. Yatış işlemlerini gerçekleştiren personel yatışı yapılması gereken hastayı listeden bulduktan sonra üzerine tıklayarak açtığında aşağıdaki gibi bir pencere görüntülenir.

Bu pencerede yatış yapılacak servis bilgileri ile oda yatak bilgileri girilerek onay butonuna tıklanır. işlem sonrası hasta dosyası medikal modülünde bulunan servis bekleyenler listesine düşer. Bu bölümde yetkiye bağlı olarak istenirse servis bilgileri değiştirilebilir. İlgili değişiklikler yapıldıktan sonra sonlandır butonuna basıldıgında hastanın yatış işlemi yapılmış olur. bundan sonra hasta dosyası medikal modülü altında bulunan yatan hastalar bölümünden takip edilir. Hasta dosyası üzerine tıklandığında açılan pencerede yapılacak işlemler genel olarak doktor muayene kartında yapılanlarla aynıdır.

BİLGİ İŞLEM SÜRECİ Bilgi işlem elemanlarının Medin 3.0 ile alakalı yapmaları gereken işlemleri içerir.

Kurulum Yeni Versiyon Yayınlama Prosedürü: Kurulum işlemi FS isimli makine aracılığı ile yapılmalıdır. ClickOnce teknolojisi ile hazırlanan güncel versiyonlar istemci makinelere \\fs\kur paylaşımı aracılığı ile kurulur. İstemci makinelerin \\fs\kur paylaşımını okuma dışında özel bir yetkiye ihtiyacı yoktur. Yeni Versiyon Yayınlama Prosedürü: 1. Veritabanının yedeğini alın ve YEDEK katalogu olarak restore edin. 2. Versiyonun içinden çıkan scriptleri numara sırasına göre sıra ile YEDEK kataloğunda çalıştırın bu esnada hata verirse hata mesajını iletin. 3. Versiyon exesini lokalinize kurarak YEDEK kataloguna bağlanın ve temel fonksiyonları test edin. 4. 2. Adımı hastanenin kullandığı katalog için tekrarlayın. 5. Son versiyonu \\fs\kur paylaşımına kopyalayın.

Yedekleme Yedekleme Prosedürü Veritabanı belirli aralıklarla yedeklenmeli ve bu yedekleri geri yükleyerek doğru yedek alındığından emin olmalısınız. Yedekleme Prosedürü 1. SQL Server Management Studio’ yu açın:

2. sa şifresi ile login olun

3. Databases altında veritabanı katalogunu bulun ve sağ tuş ile Tasks>Back Up’ a tıklayın

4. Backup alınacak klasorü seçin. Ön değer olarak bir önce alınan klasör ismi gelir. Aynı klasörde aynı isimli dosya varsa yedek bu dosyanın üzerine eklenir. Destination bölümündeki Remove tuşu ile daha önceki backup klasörünü ve dosya ismini temizleyin. Add ile yeni bir yol ve dosya adı seçin

Options sekmesinde eğer aynı isimli yedek dosyası varsa nasıl bir işlem yapacağı seçilebilir:

Geri Yükleme (Restore) Prosedürü 1. Geri yükleme yapabilmek için o kataloğun kullanılmıyor olması gerekir. Management > Activity Monitor ile bağlı kullanıcıları Database adına göre bulup Kill Process ile bağlantılarını kapatmalısınız.

2. Kataloğu bulup şağ tuş ile Tasks > Restore > Database ‘e tıklayın.

3. From Device seçeneğini tıklayarak Add ile yedek dosyasını ekleyin. 4. Yedek dosyasının içindeki yedeklemeler listelenecektir. Uygun olanı seçip veritabanı geri yükleyebilirsiniz.

Kurumsal Kaynak Planlama Branş Tanımlama Dış Gönderen Listesi Programa girmek için bir kullanıcı adı ve bu kullanıcının yetkilerini belirleyen kaynakların tanımlanmış olması gerekir. Kullanıcı adı ile ekran yetkileri kaynak ile de fonksiyon yetkileri alakalıdır. Kaynak Planlama Kurumsal>Kaynak Yönetimi>Kaynak Planlama ekranında hastanenin genel organizasyon şeması bulunmaktadır. Birimler, Odalar, Yataklar,Cihazlar, Doktorlar, Hemşireler, Ambarlar ve İdari Personel gibi tanımlar buradan yapılır ve daha sonra kullanıcı adı ile bağlanır. Branş Tanımlama Tıbbi Birim ve Doktor tanımlanırken Branş bilgisi girilmelidir. Yeni branş Kurumsal > Kaynak Yönetimi > Medikal Hiyerarşi ekranından yapılabilir. Dış Gönderen Listesi Eğer hasta kurum içinde çalışmayan bir doktor aracılığı ile hastaneye yönlendirildi ise bunu takibi için dış gönderen listesi tanımlanır. Bu liste Protokol açılırken kullanılır.

Sistem Güvenlik Kullanıcı ve Gruplar Yeni kullanıcı, Kullanıcı Grubu ve çalışma grubunun tanımlandığı ekrandır. Kullanıcı tanımlar iken Sağ tuş Yeni Kullanıcı (Sihirbaz) seçildiğinde aynı ekrandan yetkiler ve kullanıcının personele atanması gibi işlemlerde yapılabilir. Kullanıcı grubuna verilen yetkiler o gruba dahil olan kullanıcıya da ait olmaktadır. Çalışma grubu kolay arama yapılabilmesi için kullanıcıları klasörlere ayırır.

Yetkilendirme Ekran yetkileri kullanıcıya ve Fonksiyon yetkileri kaynaklara atanır. Erişim Hakları ve Modül Yetkileri ekranları kullanıcıya veya kullanıcı grubuna görebileceği ekranların yatkilerini vermek icin kullanılır. Erişim Hakları penceresinden kullanıcının görme yetkisi olan ekranlar tanımlanır. Yetki verilirken bir ekranı kullanma yetkisi verilmiş ise ona bağlı modülleri de kullanma yetkisi verilmelidir. Modul Ağacında bağlantılı modul/ekranlar yeşil renkli olmalıdır.

Modül Yetkileri ekranı da Erişim Yetkileri ekranı ile aynı fonksiyonu görür yalnızca bu ekranda modüle yetkisi olan kullanıcılar listelenir. Hangi modüle kimlerin yetkisi var bu ekrandan görülüp değiştirilebilir.

Fonksiyon yetkileri ekranı ile kaynaklara Aktivite, Fonksiyon, Ambar, ICD Kodları, Hizmet ve Stok, Dinamik Rapor Yetkileri verilir.

Sistem Tanımları Parametre Yönetimi Bu ekranda parametrik yazılmış fonksiyonlar yönetilir. Bu ayarların değiştirilmesi iş akışını değiştirecektir dolayısı ile YEDEK katalogunda testi yapılması ve kullanıcılara gerekli eğitim verilmesi gereklidir.

Süreç Tanımları İş emri ve Aktivite tanımlama iş akışının tanımlanması için önemlidir. Önce İş Emri Tanımlanır sonra bu iş emri tanımlanan aktivite ile esleştirilir. Yeni İş emri tanımlarken Cevap Formu ve Sonuç Formu o İş emrinin Gelen Kutusundan açılırken yönleneceği formun adı seçilir. İş emri Tanımlarken Varsayılan Kaynak tanımlayın. Y,ne bu ekrandan Muayene Ekranında kullanılmak üzere Muayene tanımları vardır.

Yeni Aktivite Eklerken de Yol Kısmına o aktiviteyi isterken açılacak form seçilir. Ayrıca aktivitenin tipi Poliklinik, yatış, acil, rutin veya tetkik olarak seçilir. Daha sonra aktivite bir iş emri ile de ilişkilendirilir