İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI

İnsan Kaynakları Planlaması İnsan kaynakları planlaması, kurumun amaçlarını verimli biçimde gerçekleştirmesi için, uygun yer ve zamanda, uygun sayı ve nitelikte iş görenin istihdam edilmesine yönelik bilinçli bir faaliyettir. TYFN

Kadrolama Süreci Kadrolama süreci, örgütün her kademesindeki pozisyonlara insan kaynaklarının akışıyla sonuçlanan bir olaylar bütünüdür. TYFN

Kadrolama Süreci Bu süreç, bazı alt süreçleri içermektedir. Bunlar; insan kaynakları planlaması, kadrolama yetkisi, tedarik kaynaklarını geliştirme, başvuruların değerlenmesi, istihdam kararları ve önerileri, işe alma ve yönlendirme, Terfi,nakil, işe son verme eylemleridir. TYFN

İKP'nin, örgütün stratejik plan ve hedefleri doğrultusunda gerçekleştirilmesi zorunludur. SİKY açısından değerlendirdiğimizde de, bu bağlamda İKP'nin uzun vadeli olması gerekir. Çünkü İKP, kısa-dönem ihtiyaçlarından ziyade uzun-vadeli insan kaynakları ihtiyaçları göz önünde bulundurularak yapılmalıdır TYFN

Örgütsel strateji ve İKP TYFN

İKP TANIMI VE AMAÇLARI İnsan kaynakları planlaması, işletmede çalışacak işgücünü, nitelik ve nicelik yönünden belirli bir düzen içinde sağlamaktır. Aynı zamanda İKP, ne kadar sayıda ve hangi nitelikte personele gerek duyulacağını, bu talebin hangi dereceye kadar karşılanmasının olası olduğunu öngörümleme yönündeki bir girişim olarak tanımlanabilir. TYFN

İnsan Kaynakları Planlaması Kadrolaştırma işlevinin ilk aşamasını oluşturan İKP, bir bütün olarak firmanın amaçlarını, stratejik planlarını ve bunlar doğrultusunda oluşturulmuş plan ve programlarını gerçekleştirmek için gelecekte ne kadar sayıda ve hangi nitelikte işgörene gerek duyulacağını tahmin etmeye ve bu talebin muhtemelen hangi dereceye kadar karşılanabileceğine yönelik bir girişim olarak tanımlanabilir. TYFN

İnsan Kaynakları Planlaması İKP: (1) örgütteki beceri düzeylerinin belirlenmesini, (2) emeklilik, işten uzaklaştırma, nakil, terfi, hastalık gibi ayrılmalarla, devamsızlık ya da diğer nedenlere ilişkin şimdiki ve beklenen boşalmalar, şimdi, veya gelecekte beklenen genişletme ya da daraltmalarla ilgili bir öngörüyü içermektedir TYFN

İKP’NİN ÖRGÜTE SAĞLAYACAĞI TEMEL YARARLAR 1.Yetenekli insan gücünü kalite ve miktar yönünden sağlamak, personeli örgütte tutabilmek 2.Örgütte görevli personelden en verimli şekilde yararlanmak 3.Zamanla oluşan insan gücü fazlalığının vereceği zararı tahmin ederek gerekli önlemleri önceden alabilmek 4.Yapılan yatırımın karlılığı göz önünde tutularak, personel maliyetlerinin normal düzeyini aşmamasını sağlamak, 5.Personel ile ilgili problemlerin tanı ve çözümünü kolaylaştırmak 6.Etkili insan kaynakları planlaması ile yönetimin denetime ilişkin iş yükünü azaltmak TYFN

İKP YAPMAYA YÖNELTEN ETMENLER 1.Gelecekteki personel gereksinimleri 2.Değişimi gerçekleştirmek 3.Yüksek bilgi ve beceriye sahip personelin sağlanması 4.Satratejik planlama 5.İKP’nın temel oluşu TYFN

İKP- Genel tanım Genel bir tanımla insan kaynakları planlaması, belirli bir dönemde örgütte beklenen iş açıklarıyla içsel ve dışsal işgücü arzını sistematik bir şekilde uyumlaştırma sürecidir. Stratejik insan kaynakları planlama sürecinin başlama noktası ise örgütün uzun dönemdeki vizyonu ve gelecekteki işletme amaçlarıdır. TYFN

ÖNGÖRÜMLEME Yönetsel yargıya dayanan öngörümleme; yöneticiler ve İKY uzmanları gibi bilgili bireylerin tahminlerde bulunması ifade eder. Bu yöntem, yönetici ve uzman durumunda bulunan kişilerin örgüt planlarına, geçiş deneyimlerine ve sezilerine dayanarak işgücü arz ve talebi konusunda tahminde bulunmayı öngörür. TYFN

Tabandan Tavana Öngörümleme Yöneticiler, mevcut durum, ile geleceğe ilişkin olarak tahmin edilen işgücü düzeyini karşılaştırarak ve ÎK birimine içsel ve dışsal kaynakları incelemesi için yeterli zaman vererek, insan kaynakları ihtiyaçlarını dönemsel olarak tasarlarlarsa, etkili bir insan kaynaklan öngörümlemesi elde edilmiş olur. Yaklaşıma göre, örgütte birbirini izleyen her bir kademenin (en alt kademeden başlayarak) ihtiyaçları tahmin edilir, sonuçta ihtiyaç duyulan işgücünün tam bir öngörümlemesi yapılmış olur. TYFN

Delphi Yöntemi Örneğin, işgücü talebi konusunda bu kişilere ayrı ayrı sorular sorulur. Söz konusu yönetici veya uzmanlar, birbirinden ayrı ve bağımsız bir biçimde yazılı olarak soruları yanıtlarlar. Daha sonra bir kişi, cevapları toplar ve özetler. Eğer görüşler arasında çok önemli farklılıklar varsa, bu özet görüşler farklı bireylere geri gönderilir. Bu süreç, uzmanlar arasında ortak bir yaklaşım elde edilinceye kadar sürdürülür. Yönetsel görüşlerin bir araya getirilmesi için kullanılan özel bir süreçtir. Uzun dönemli planlamada etkili olarak kullanılan bu yönteme göre; bir grup yönetici veya uzmanların görüşlerine başvurulur. TYFN

İstatistiksel Yöntemler Öngörümlemede kullanılan tüm istatistiksel yaklaşımlar, geçmişe ait bilgilerin geleceğe yansıtılmasıdır. Bu, öngörünün geçerliliğinin, geçmişin ve geleceğin temsilcisi olma derecesine bağlı olduğu sonucuna götürür. İstatistiksel yöntemler kullanıldığı zaman, istatistiksel bir öngörü geliştirmek amacıyla bir uzman veya uzmanlar grubu çağrılır. TYFN

İK PLANLAMA SÜRECİ İnsan kaynakları planlaması süreci, dinamik bir çevrede ve işletmenin planlama süreciyle yakın ilişkili olarak gerçekleşir. İnsan kaynakları planlama çalışmalarına şirketin vizyonu, misyonu ve stratejik amaçları ile ÎKY felsefesi doğrultusunda başlanır. Kuşkusuz bu aşamada İKP'ye ilişkin özel amaçların da belirlenmesi gerekir. Buna uygun olarak, insan kaynakları planlama süreci, hem uzun dönem, hem de kısa dönem çerçevesinde düşünülebilir. Bu süreç sonunda ortaya çıkan planlarda zaman zaman değişiklikler yapılabilir. TYFN

TYFN

Aşama 1: Bilgi Toplama ve Analiz insan kaynakları planlama sürecine başlarken ilk aşamada gerekli verileri geliştirmek zorunludur. Çünkü bu veriler kullanılarak öngörümlemede bulunulur. Bu bağlamda veriler, İKY amaçlarının ve politikalarının belirlenmesinde olduğu gibi şirket stratejileri, amaçları, politikaları ve planlarını belirlemek için de kullanılmaktadır. TYFN

Aşama 1: Bilgi Toplama ve Analiz İnsan kaynaklan analizine ilk olarak örgütteki mevcut işgücü ile mevcut islerin envanteriyle başlanır. Bu konuda bilgisayarlardan yararlanılabilir. Bu sayede daha etkin bir envanter çalışması ve gerekli analizler yapılır. Analiz çalışmaları çerçevesinde ilk yapılacak işlerden birisi de, örgütün iç insan kaynaklar acısından güçlü ve zayıf yönlerinin çıkartması amacıyla başlangıç noktası olarak kabul edilen hâla hazırda ifa edilen işlerin analizinin yapılmasıdır. TYFN

Aşama 1: Bilgi Toplama ve Analiz Mevcut tüm işlerin ayrıntılı bir analizi, iç değerlendirmeyi yapma konusunda temel oluşturur. Bir planlamacı, böyle bir çalışma sonucunda; Şu anda hangi işler mevcuttur? Her bir işin diğer işlerle ilişkisi ne şekildedir? Her bir işi kaç işgören ifa etmektedir? Her bir iş ne kadar önemlidir? sorularına cevap arar. TYFN

Aşama 1: Bilgi Toplama ve Analiz Sonuç olarak; bu çalışmalardan elde edilen verilerle mevcut işgücünün bir profili ortaya çıkarılır. Bu profil, özellikle hâlihazırdaki işgücünün güçlü ve zayıf yönlerini ifade eder. TYFN

Aşama 2: İşgücü Talebini Öngörümleme Örgüt, insan kaynaklan planlamasını gerçekleştirirken, işgücü talebi ile içsel ve dışsal işgücü arzını göz önünde bulundurmalıdır. İşgücü talebini öngörümlemenin ana amacı, örgütün stratejisi ve genel iş ve ekonomik çevre göz önünde bulundurulmak suretiyle gelecekte (bir veya daha fazla yıl için) firmanın ne kadar sayıda ve nitelikte elemana ihtiyaç duyduğunu belirlemektir. TYFN

Aşama 2: İşgücü Talebini Öngörümleme İnsan kaynaklan talebini belirlemek için iki temel yaklaşım kullanılmaktadır: (1) Örgüt çapında personel talebini hesaplamak, (2) Bir bütün olarak örgütten çok örgütteki her bir birimin ihtiyaçlarını ayrı ayrı belirlemek. Her birimin ayrı ayrı nicelik ve nitelik yönünden insan kaynağı ihtiyacını saptamak daha uygun olacaktır TYFN

Aşama 2: İşgücü Talebini Öngörümleme Özellikle örgütün genel hedef ve planları çerçevesinde örgüt yapısında ve işlerdeki değişiklikler işgücü talebini doğrudan etkiler. İnsan kaynaklan planlamacıları, öncelikle gelecekte firmanın üretim miktarında meydana gelecek değişiklikleri, üretilecek yeni ürünleri, üretimden kaldırılacak ürünleri, satış miktarı, örgütsel yapıda yapılacak değişiklikleri, kullanılacak teknolojik yenilikleri ve finansal durumu dikkatle incelemek durumundadırlar TYFN

Aşama 2: İşgücü Talebini Öngörümleme İnsan kaynağı ihtiyacını öngörümlemeyi açıklamaya geçmeden önce su sorulara cevap bulunmalıdır: Gelecekte gerçekleştirilecek üretim miktarı ne olacaktır, bir başka deyişle ne kadar işin yapılması tasarlanmıştır? Bir insan ne kadar iş yapabilir? TYFN

Aşama 3: İşgücü Arzını Öngörümleme Planı yapılan dönemde örgütün insan kaynakları ihtiyacını karşılayacak insan kaynakları arzını da belirlemek gerekir. Yönetim, içsel ve dışsal faktörlerin analizi esasına dayanarak işgücü arzını öngörümleyebilir. Planlamacıların, hem içsel, hem de dışsal arz kaynaklarını esas almaları ve toplam işgören sayısı ile onların özel niteliklerini belirlemeleri zorunludur. TYFN

Aşama 3: İşgücü Arzını Öngörümleme Yeniden yerleştirme şemaları; reaktif bir planlamadır ve belirli bir ihtiyacı karşılamaya yöneliktir. Kısa vadeli olan bu planlama, çok kere, insanları mevcut işleri yapmaya hazırlama şeklini alır. Yeniden yerleştirme planlaması, firmadaki pozisyonlarda hali hazırda yer alan ve gelecekte yer alması düşünülen personel belirten şemalara uygun olarak geliştirilir. Potansiyel terfiler ve gelişimle ilgili ihtiyaçlar, çalışanların performans düzeylerine göre ortaya konur. TYFN

Aşama 3: İşgücü Arzını Öngörümleme Yöneticiler veya yönetici adayları, belirtilen şemada iş unvanı altında doğrudan sıralanırlar. Daha sonra potansiyel boşalmaları doldurması olası olan bireyler de mevcut performans durumları ile ilerleme potansiyel düzeyleri belirtilerek ismen sıralanırlar. Kısaca bu planlamaya göre; bir pozisyon boşaldığında listede bulunanlardan en uygun olan terfi ettirilerek pozisyon doldurulur. Ayrıca şemada yer alan işgörenler, belirli bir pozisyon için seçildikten sonra bu pozisyonun gereklerine göre hazırlanırlar (Şekil) TYFN

TYFN

Aşama 3: İşgücü Arzını Öngörümleme Örgütsel yedekleme: Örgütsel yedekleme üst yönetim pozisyonları için adayları belirlemeye hazırlama çalışmasıdır. Başka bir deyişle örgütsel yedekleme, önemli profesyonel veya yönetsel pozisyonları doldurmak için yüksek potansiyele, sahip işgörenleri hazırlamaya odaklanan sistematik uzun donem kariyer geliştirme faaliyetidir. Böylece örgüt stratejik amaçlarını başarabilir". TYFN

Aşama 3: İşgücü Arzını Öngörümleme Bu yerleştirme uzun dönemli bir yerleştirmeye yöneliktir. Örgütsel yedekleme örgütün ileride büyümesine bağlı olarak ihtiyaç duyulacak lider pozisyonları için aday havuzu oluşturmakla ilgilidir. TYFN

TYFN

Aşama 3: İşgücü Arzını Öngörümleme Dışsal çevre işgücü arzını öngörümlerken; aşağıda faktörlerin durumunu incelenerek, firmanın işgücü talebinin karşılanıp karşılanmayacağı belirlenir. Nüfus trendleri, İşletmenin ilişkide bulunduğu emek piyasasına doğru işçi göçü ve bu piyasadan dışarıya doğru işçi göçü, İşgücüne katılan veya ayrılan bireyler, İşgücü yapısındaki değişiklikler, Gelecek birkaç yıl için ekonomik tahminler, Teknolojik gelişmeler ve değişiklikler, Rakip işverenlerin eylemleri, TYFN

Aşama 3: İşgücü Arzını Öngörümleme Yasal düzenlemeler ve baskılar, Öğrenim, emeklilik v.s. konularındaki hükümet politikaları, Çalışma koşullarıyla ilgili ulusal ve uluslararası sözleşmeler, Şimdi istihdam edilmeyen kesimlerin istihdam edilme olasılığı, Verimlilikte veya çalısına uygulamalarındaki değişiklikler, Yerel konut ve ulaşım durumu, Öğretim kurumlarından mezun olacak bireylerin sayısı. TYFN

Aşama 4: Öngörümlenen Arz ve Talebi Dengeleme Aşama 5: Bütçeye Uyarlama Aşama 6: Üst Yönetimin Onayı, Nihai İK Planı ve Uygulama TYFN

Aşama 7: Kontrol ve Değerlendirme Planlamayı değerlendirmenin ölçüm kriterleri şunlar olabilir: Oluşturulmuş kadro ihtiyacı ile fiili durum, Oluşturulmuş amaçlara karşı verimlilik düzeyi, Arzu edilen oranlara karşı fiili personel akışı, Beklenen çıktılara (iyileştirilmiş başvuru akışı, azaltılmış personel devir oranları, iyileştirilmiş tedarik ve yerleştirme rasyoları) karşı program sonuçları Bütçelere karşı işgücü ve program maliyetleri. TYFN

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASINA İLİŞKİN SORUNLAR İnsan kaynakları planlamasının örgütün genel planları ve diğer faaliyetlerle ilgili planlarla bütünleştirilmesindeki zorluktur. Planlama konusunda sorun oluşturan hususlardan birisi de üst yönetimin desteğinin eksikliğidir. Planda ifade edilmiş değişikliklere direnç. TYFN