ANKARA ÜNİVERSİTESİNDE STRATEJİK PLANLAMA Dr. Volkan Erkan 14 Ocak 2013

Planlama bir amaç değildir, başarının araçlarından sadece biridir. Başlarken… Planlama bir amaç değildir, başarının araçlarından sadece biridir.

Sunuşun Amacı Stratejik planlama konusunda dil ve anlayış birliği oluşturmak Ankara Üniversitesinde stratejik planlama yaklaşımı ve sürecini tartışmak Birimlerin ve birim stratejik planlama ekiplerinin durum analizi yöntemini değerlendirmek

STRATEJİK PLANLAMADA TEMEL KAVRAMLAR

Kamu Yönetiminde Değişim Yeni Kamu Yönetimi Anlayışı: Hedef koyma Orta vadeli harcama anlayışı Kurum düzeyinde planlama Esneklik (yetki devri) Vatandaş/yararlanıcı tercihi Şeffaflık Hesap verme sorumluluğu

Stratejik Planlama Bir kuruluşun disiplinli ve sistemli bir şekilde: kendisini nasıl tanımladığını, neler yaptığını, yaptığı şeyleri niçin yaptığını, ulaşmayı arzu ettiği durumu değerlendirmesi, şekillendirmesi ve bunlara rehberlik eden temel kararları ve eylemleri üretmesidir.

Stratejik Yönetim Döngüsü PLANLAMA UYGULAMA İZLEME VE DEĞERLENDİRME

Stratejik Yönetim Belgeleri PERFORMANS PROGRAMI FAALİYET RAPORU STRATEJİK PLAN YILLIK FAALİYETLER VE GÖSTERGELER UYGULAMA SONUÇLARI ORTA/UZUN VADELİ HEDEFLER 5 yıl 1 yıllık sonuçlar 1 yıl

STRATEJİK PLANIN YAPISI Durum Analizi (GZFT, Paydaş, Mevzuat vb. Analizler) Misyon, Vizyon, İlkeler Amaçlar Hedefler ve Performans Göstergeleri Stratejiler Faaliyet ve Projeler

Stratejik Planlama: Arka Plan-1 Kamu Harcamaları ve Kurumsal Gözden Geçirme Raporu (PEIR) Program Amaçlı Mali ve Kamu Sektörü Yapısal Uyum Kredisi (PFPSAL) Acil Eylem Planı

Stratejik Planlama: Arka Plan-2 Stratejik planlama kılavuzu: 2003 Yüksek Planlama Kurulu Kararları: 2003; 2004 Pilot kuruluşlarda çalışmalar: Ocak 2004 Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Devlet İstatistik Enstitüsü Başkanlığı Hudut ve Sahiller Sağlık Genel Müdürlüğü Karayolları Genel Müdürlüğü Hacettepe Üniversitesi İller Bankası Genel Müdürlüğü Denizli Valiliği (İl Özel İdaresi) Kayseri Büyükşehir Belediyesi 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kanunu

Stratejik Planlama: Arka Plan-4 Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Stratejik Planlama Kılavuzu sürüm2

Stratejik Planlama Süreci Neredeyiz? Nereye ulaşmak istiyoruz? Nasıl ulaşabiliriz? Nasıl ölçer ve değerlendiririz?

Stratejik yönetim süreci Plan ve Programlar Paydaş Analizi GZFT Analizi DURUM ANALİZİ Neredeyiz?

Nereye ulaşmak istiyoruz? Stratejik yönetim süreci Plan ve Programlar Paydaş Analizi GZFT Analizi DURUM ANALİZİ Neredeyiz? Kuruluşun varoluş gerekçesi Temel İlkeler MİSYON VE İLKELER Nereye ulaşmak istiyoruz? Arzu edilen gelecek VİZYON Orta vadede ulaşılacak amaçlar Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler AMAÇLAR VE HEDEFLER

Stratejik yönetim süreci Plan ve Programlar Paydaş Analizi GZFT Analizi DURUM ANALİZİ Neredeyiz? Kuruluşun varoluş gerekçesi Temel İlkeler MİSYON VE İLKELER Nereye ulaşmak istiyoruz? Arzu edilen gelecek VİZYON Orta vadede ulaşılacak amaçlar Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler AMAÇLAR VE HEDEFLER Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri STRATEJİLER Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? Detaylı iş planları Maliyetlendirme Performans programı Bütçeleme FAALİYETLER VE PROJELER

Stratejik yönetim süreci Plan ve Programlar Paydaş Analizi GZFT Analizi DURUM ANALİZİ Neredeyiz? Kuruluşun varoluş gerekçesi Temel İlkeler MİSYON VE İLKELER Nereye ulaşmak istiyoruz? Arzu edilen gelecek VİZYON Orta vadede ulaşılacak amaçlar Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler AMAÇLAR VE HEDEFLER Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri STRATEJİLER Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? Detaylı iş planları Maliyetlendirme Performans programı Bütçeleme FAALİYETLER VE PROJELER Raporlama Karşılaştırma İZLEME Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz? Geri besleme Ölçme yöntemlerinin belirlenmesi Performans göstergeleri Uygulamaya yönelik ilerleme ve sonuçların değerlendirilmesi PERFORMANS ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

Mantık Zinciri Etki Toplum yaşamında uzun vadeli ve geniş etkili gelişmeler – Makro Planlar Sonuçlar Sonuç Çıktıların yararlanıcılar açısından sonuçları – Stratejik Plan Çıktı Üretilen hizmet ve ürünler – Stratejik Plan/Performans Programı Süreç/faaliyet Girdilerden çıktı üretmek için yapılanlar – Performans Programı Uygulama Girdi Kullanılan kaynaklar – Performans Programı

Neden Stratejik Planlama? Geleceğe/ileriye yönelik düşünme Stratejik yönetim ve düşünce Politika oluşturma kapasitesinin güçlendirilmesi Orta vadeli ve somut hedeflere dayalı planlama anlayışının geliştirilmesi Sonuçlara ve performansa odaklanma Süreçlere entegre denetim, izleme ve değerlendirme Katılımcılık, şeffaflık ve hesap verme sorumluluğu Etkinlik ve etkililik

Stratejik planlama ne değildir? Her sorunun çözümü değildir Günü kurtarmaya yönelik değildir Amaç değildir Bir şablon değildir Sadece bütçeye dönük değildir

ANKARA ÜNİVERSİTESİNDE STRATEJİK PLANLAMA MODELİ

Üniversitelerde Planlamaya Bakış Yaklaşım 1: Stratejik kararlar üniversite düzeyinde alınmaktadır. Kaynak dağılımı bütünü ile üniversite düzeyinde yapılması gerekir. Üniversite düzeyinde stratejik plan Üniversite düzeyinde uygulama planları (performans programı) Akademik birim düzeyinde uygulama Yukarıdan aşağıya 5018 sayılı Kanun

Üniversitelerde Planlamaya Bakış Yaklaşım 2: Akademik sonuçlara birimler ulaşmaktadır. Bu nedenle asıl stratejik planlar akademik birim planları olmalıdır. Akademik birim planları Üniversite düzeyinde toplulaştırılmış plan Akademik birim düzeyinde uygulama planları (performans programı) Aşağıdan yukarıya

Üniversitelerde Planlamaya Bakış Yaklaşım 3: gerek üniversite düzeyinde gerek akademik birim düzeyinde alınması gereken stratejik kararlar vardır. Akademik birimler üniversitenin genel kararları doğrultusunda kendi kararlarını almalıdır. Üniversite düzeyinde stratejik plan Akademik birim planları Birimlerden gelerek oluşan uygulama planları (performans programı) Paralel-yukarıdan aşağıya

Genel Perspektif Üniversite Stratejik Planı Birim Stratejik Planı İzleme ve Değerlendirme Sistemi Üniversite Performans Programı Birim Performans Programı Üniversite Faaliyet Raporu Birim Faaliyet Raporu

Stratejik Plan Çalışma Modülleri I. Hazırlık Süreci II. Durum Analizi III. Planın Oluşturulması IV. İzleme ve Değerlendirme Sistemi; Performans Programının Oluşturulması

Stratejik Planlama Organizasyonu Üniversite Stratejik Planlama Ekibi Üniversite düzeyinde analizleri yapmak Paydaşların görüşlerini almak Üniversite yönetimini bilgilendirmek ve karar alma süreçlerini kolaylaştırmak Planın içeriğini katılımlı bir biçimde oluşturmak Akademik ve İdari Birimler Stratejik Planlama Ekipleri Birim düzeyinde katılımlı bir şekilde; üniversite planına katkı verecek analizleri yapmak üniversite planına yönelik amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri önermek oluşan planı birim gözüyle incelemek planlama sürecinde birim ile üniversite arasında «köprü» oluşturmak birim plan çalışmalarının çekirdeğini oluşturmak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Süreçleri koordine etmek Altyapıyı oluşturmak (web, yazışma sistemi vb.) Ekiplerin desteklemek

Yapılan Çalışmalar Model seçimi Üniversite stratejik planlama ekibinin oluşturulması 17 kişi Birim ve kampüs temsili Önceki planla ilişkinin kurulması Eğitim-dil birliği oluşturma Durum analizine giriş Stratejik konular Problem analizi Paydaş görüşlerinin alınması-anket hazırlığı

BİRİMLERDE DURUM ANALİZİ ÇALIŞMALARI

Birimlerde durum analizi - Amaçlar Birim perspektifinden üniversite düzeyinde analiz yapmak Problemler Fırsatlar Öncelikler Ürün/hizmetler Birim düzeyinde planlamaya altyapı oluşturmak

Kim Katılmalı? birim büyüklüğüne göre 10-20 kişi Diğerleri: Bilgilendirme Görüş alma

Yöntem Dört temel çalışma Birimin stratejik nitelikli problemlerini tespit etmek Birimin gelecek dönemde karşılaşacağı fırsatları belirlemek Birimin stratejik alanlara ilişkin spesifik önceliklerini tespit etmek Birimin ürün/hizmetlerini ve bunların yararlanıcılarını belirlemek

Yöntem-Sorun Analizi Birimin sorunlarının belirlenmesi Sorunların önceliklendirilmesi Açıklamalar: Neden üniversiteyi/birimi etkileyen/etkileyebilecek orta/uzun vadeli bir sorundur? Sorunlar Önceliği Açıklama Sorun Alanı 1 Sorun 1.1 Sorun 1.2 …. Sorun Alanı 2 Sorun 2.1 Sorun 2.2 …..

Örnek – Tıp Fakültesi Sorun Analizi Sorunlar Önceliği Çözüm Önerisi Açıklama Sorun Alanı 1- Eğitim   Sorun 1.1- Eğitimde ders saati fazlalığı 1 Ders programları gözden geçirilerek tekrarlanan derslerin önlenmesi, çekirdek eğitim programının gözden geçirilmesi, staj gruplarında standart ders içeriklerinin belirlenmesi, akreditasyon çalışmalarına başlanması Çekirdek eğitim programlarının beş yılda bir güncellenmesi gerekmektedir Sorun 1.2-Tıp Fakültesi öğrenci kontenjanının mevcut sınıf, laboratuvar vb. gibi fiziksel kaynakların kapasitesinin üzerinde olması 6 Sınıfların bölünmesi, sınıf laboratuvar gibi ortamların fiziksel durumlarının iyileştirilmesi, laboratuvarlarda kullanılan eskiyen araç ve gereçlerin yenilenmesi ve sayılarının artan öğrenci sayısına uygun hale getirilmesi Sorun 1.3- Öğrenci eğitiminin klasik yöntemlerden kurtulamaması 2 PDÖ eğitimi için gerekli mekan ve fiziki ortamın sağlanması, kanıta dayalı tıp uygulamalarının yaygınlaştırılması, eğitim becerileri kursu alan öğretim üyesi sayısının arttırılması Sorun 1.4- Tıp Eğitimi ana bilim dalının olmaması Tıp Eğitimi ana bilim dalının aktif olarak faaliyete geçirilmesi, bu anabilim dalında görev almak isteyen öğretim üyelerinin belirlenerek eğitimden geçirilmesi …

Yöntem-Fırsatlar Birimin çalışma alanına yönelik politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, demografik, kültürel, çevresel ve rekabete yönelik fırsatlar Fırsatlar Açıklama …. …...

Örnek – Tıp Fakültesi Fırsatlar Fırsatlar Açıklama 1. Gelişen teknolojiyi hastane bilgi sistemlerinde uygulayarak veriyi daha sağlıklı daha kısa süreli daha kolay ulaşımı sağlamak   2-  Civar illerden hastaneye ulaşım kolaylığı ve öğrenci merkezli bir şehir olmamız. 3-  Sağlık alanında multi-disipliner bilimsel çalışmalara açık olmamız 4-  Genetik anabilim dalında bir gen bankasının oluşturulması 5-  Mühendislik fakültesi ve tıp fakültesinin olması biyomedikal mühendisliği bölümü açılmasını kolaylaştırıyor. …

Yöntem-Öncelikli Alanlar Stratejik Alanlar: Eğitim Hizmetlerinin Sürdürülmesi ve İyileştirilmesi (Akademik binaların iyileştirilmesi, dersliklerin sayısının artırılması ve iyileştirilmesi, eğitim laboratuar ve kliniklerin sayısının artırılması ve iyileştirilmesi, öğretim elemanlarının sayısı ve niteliği, eğitim donanımlarının iyileştirilmesi gibi) Bilimsel Araştırmaların Sürdürülmesi ve Geliştirilmesi (Araştırma laboratuvar ve kliniklerin sayısının artırılması ve geliştirilmesi, araştırma personelinin niteliği ve sayısı, (akademisyen, uzman), araştırma donanımlarının artırılması ve geliştirilmesi) Topluma hizmet alanında Kültürel, Sosyal ve Ekonomik Yapının Gelişimine Katkı Sağlanması Öğrenciye yönelik hizmetlerin geliştirilmesi (Sosyal, kültürel, beslenme, barınma, eğitim-öğretim desteği gibi) Kurumsal kapasite (Personel, yönetim bilgi sistemi, bütçe ve mali yapı, idari hizmetler vb.) Diğer (Engelliler ve eğitime erişim, yerel ekonomi ile ilişkiler, sağlık, spor vb.)

Yöntem-Öncelikli Alanlar Sorunlar ve fırsatlar ışığında Orta/uzun vadeli öncelikler Stratejik alanlar çerçevesinde Öncelikli Alanlar Birinci Öncelikli İkinci Öncelikli Üçüncü Öncelikli Gerekçe 1. X 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Stratejik Alan: Eğitim Örnek – Tıp Fakültesi Öncelikler Stratejik Alan: Eğitim   Öncelikli Alanlar Birinci Öncelikli İkinci Öncelikli Üçüncü Öncelikli 1. Sınıfların bölünmesi X 2. Sınıf laboratuvar gibi ortamların fiziksel durumlarının iyileştirilmesi, laboratuvarlarda kullanılan eskiyen araç ve gereçlerin yenilenmesi ve sayılarının artan öğrenci sayısına uygun hale getirilmesi 3. Sağlık Bilimleri Enstitüsü bünyesinde araştırma görevlisi kadro sayısının arttırılması için gerekli girişimlerin yapılması 4. PDÖ eğitimi için gerekli mekan ve fiziki ortamın sağlanması, kanıta dayalı tıp uygulamalarının yaygınlaştırılması 5. BAP'a önerilen tıp fakültesi kaynaklı proje sayısının arttırılması ve bu önerilen projelerin kabul edilmesi için gerekli çalışmaların yapılması, kabul edilen projelerde alım işlemlerinin hızlandırılması 6. Çekirdek eğitim programının gözden geçirilmesi, uygulanmakta olan dikey ve yatay etegrasyonların daha uygun hala getirilmesi 7. Tıp Eğitimi ana bilim dalının aktif olarak faaliyete geçirilmesi, bu anabilim dalında görev almak isteyen öğretim üyelerinin belirlenerek eğitimden geçirilmesi 8. Eğitim becerileri kursu alan öğretim üyesi sayısının arttırılması 9. Öğretim üyelerinin çok merkezli çalışmalar yapması için teşvik edilmesi

Yöntem-Ürün/Hizmetler Çalışmanın bu bölümü ile birimlerin sunduğu ürün/hizmetlerin tespit edilmesi amaçlanmaktadır. Ürün/hizmetlere ilişkin yararlanıcıların (müşterilerin) belirlenmesi, daha sonra yürütülecek paydaş analizi çalışmalarını kolaylaştıracaktır. ürün7hizmetFırsatlar Yararlanıcı(lar) …. …...

Örnek – Tıp Fakültesi Ürün/Hizmetler Ürün/Hizmetler Yararlanıcı(lar) 1. Acil servis hizmetleri  Şehir halkı 2. Yataklı servis hizmetleri  Bölge halkı 3. İleri düzey laboratuvar hizmetleri  Bölge hastaneleri, Bölge halkı 4. …  

Sonuçların Raporlanması ve Paylaşımı 15 Şubat’a kadar Hazır olursa intranet üzerinden Üniversite Stratejik planlama ekibine Önemli gördüğünüz veri ve bilgileri ekleyin

Bundan sonra … Elde edilen veriler üniversite düzeyinde yapılacak analizlere entegre edilecek. Diğer aşamalarda da birimlerin çalışma yapması istenecek. Üniversite düzeyinde yapılan çalışmaların sonuçları birim ekiplerine açık olacak.

Sp.gov.tr volkan@dpt.gov.tr Teşekkürler ... Sp.gov.tr volkan@dpt.gov.tr