Tabloda yer alan mavi alanlar doldurulması zorunlu alanlardır ve doldurulmaması halinde liste sisteme aktarılamamaktadır. Listeye herhangi bir not eklenmemeli, açıklama, ekleme veya çıkarma yapılmamalıdır. Zorunlu olan hanelere özelliğine göre sayısal veya metin içerikli bilgiler girilmeli boş bırakılmamalıdır. Veri yapıştırma işlemi yapılırken sadece değerlerin yapıştırılması gerekmektedir.

“İşyeri İŞKUR No” yazılı hücrenin yanındaki hücreye İŞKUR numarası, “İşyeri SSK No” yazılı olan hücrenin yanındaki hücreye de işyerinin 23 haneli SSK Numarası girilmeli, rakamlar arasına kesinlikle nokta, virgül, taksim işaretleri konulmamalıdır. KÇÖ Nedeni ise hücrenin yanında yer alan sekmenin tıklanmasıyla açılan listeden seçilmeli, kesinlikle elle yazılmamalıdır.

TC Kimlik Numarası hatalı girilmemeli, hatalı girilmesi halinde Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS) ile uyum sağlanamadığı için sisteme ekleme yapılamamaktadır. TC Kimlik Numarası ve karşılığı veriler kaydırılmamalıdır. TC Kimlik Numarası ve Ad - Soyad bölümüne KÇÖ uygulamasından yararlanacak olan işçilerin bilgileri girilmelidir.

Kısa çalışma başlatma ve bitiş tarihleri, işyerinde uygulanacak olan KÇÖ uygulamasının başlayacağı ve sona ereceği tarihi ifade etmektedir. İş müfettişi tarafından uygun görülen tarihler esas alınarak ödeme yapılacaktır.

Haftalık Çalıştırılmayacak Saat başlığı altındaki sütuna, normal şartlar altında uygulanacak olan haftalık çalışma saati ile KÇÖ uygulaması boyunca gerçekleştirilecek olan haftalık çalışma saati arasındaki fark yazılmalıdır. Kaydın sadece rakam olarak yapılması gerektiğinden saat, dakika vb. ifadelerin kullanılmaması gerekmektedir. Haftalık Çalışma Saati (Normal Çalışma Saati), normal şartlar altında uygulanacak olan haftalık çalışma saatidir.

Son 3 Yıl Prim Ödeme Gün Sayısı, KÇÖ başlama tarihinden itibaren geriye dönük son 3 yıl içerisinde sigortalı işçi adına yatırılan primlerin toplamını ifade etmektedir. Primlerin aynı işveren tarafından yatırılması gibi koşullar aranmamaktadır. Son üç yıl prim gün sayısı hanesine işyerinde geçen prim gün sayısının yazılması yeterlidir. SSK veri tabanından söz konusu veriler otomatik olarak alınmaktadır.

Son 120 Gün Çalışmış Mı? başlığı altında yer alan sütuna, sigortalı işçinin adına KÇÖ başlama tarihinden önceki son 120 gün çalışıp çalışmadığı bilgisi girilecektir. Kaydın, hücrenin yanında yer alan kulakçığın tıklanması suretiyle açılan listeden seçilmesi, kesinlikle elle yazılmaması gerekmektedir. KÇÖ başlama tarihinden önceki son 120 gün içinde, hizmet akdi devam etmekle birlikte, hastalık, ücretsiz izin, disiplin cezası, gözaltına alınma, hükümlülükle sonuçlanmayan tutukluluk hali, kısmi istihdam ile grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, ekonomik kriz, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulması veya işe ara verilmesi halinde, prim yatırılmayan süreler için Sosyal Sigortalar Kurumu (SSK) kayıtları esas alınmakta ve 120 günün hesabında prim yatırılmayan bu süreler kesinti sayılmamaktadır. Bu nedenle son 120 günde yukarıda belirtilen haller mevcutsa “Evet” seçeneği seçilmelidir. Son 120 gün içinde “devamsızlık” veya “işe giriş-çıkış” nedeniyle bir prim yatırmama söz konusu ise “Hayır” seçeneği seçilmelidir.

Son 120 Gün Prim Bilgileri başlığının altında yer alan hücreler, 1 Son 120 Gün Prim Bilgileri başlığının altında yer alan hücreler, 1. Dönem ve 2. Dönem olmak üzere ikiye ayrılmıştır. Sadece iki aylık veri girilmesi yeterlidir, diğer aylar SSK kayıtlarından alınmaktadır. 1. Dönem KÇÖ uygulamasına başlanacak olan ayı, 2. dönem ise KÇÖ uygulamasının başlayacağı aydan bir önceki ayı ifade etmektedir. Verilerin rakam olarak girilmesi, kesinlikle harfle yazılmaması, varsa eksik gün nedeninin ise hücre yanında bulunan sekmeden seçilmesi gerekmektedir.

Excel listesi, Dosya Menüsü içerisindeki “Farklı Kaydet” seçeneği aracılığıyla kaydedilmelidir. Aksi halde formatta değişiklik meydana gelmekte ve teknik problemlere neden olmaktadır.