SAĞLIK HİZMETLERİNDE YALIN YÖNETİM Prof. Dr. Nevzat Kahveci Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesi

Mega İşletme 300–750 yataklı bir hastane Yıllık 60 – 200 milyon TL ciro 1000 – 2000 personel Yıllık 1 – 2 milyon hastaya hizmet 16.000 – 30.000 çeşit taşınır mal En az 30 değişik iş kolu 70 ve daha üstü hizmet birimi Eğitim seviyesi değişken personel yapısı

Hizmet alan ne istiyor? Probleminin tam olarak çözülmesini Probleminin uygun maliyet, zaman ve en az çaba ile çözülmesini Problemin çözümü için gerekli her şeyin tam istediği gibi, tam gereken özelliklerde olmasını Problemin ihtiyaç duyulan yerde çözülmesini Problemin ihtiyaç duyulan zamanda çözülmesini

Hizmet veren olarak sorunumuz var mı ? Profesyonel idare Kayıpsız ve israfsız taşınır mal Gecikmesiz ve “şaibesiz” satın alma Mutlu eden insan kaynakları Kesinti olmadan faturalama Sıfır kayıt dışı hizmet

Hizmet veren olarak sorunumuz var mı? Mükemmel güvenlik, yemek ve temizlik Hastaların hiçbir şikayeti yok Hiç enfeksiyonumuz olmuyor Herkes bu kurumda çalışmak istiyor 1’e 2 ile 1’e 3 oranında karlılık

Doktor, hemşire, personel Zaman Motivasyon Hastaneler Azlar Kaynak Doktor, hemşire, personel Zaman Motivasyon Süreç yaklaşımlı çalışma kültürü Çoklar Hastalar İnaktif personel Krallıklar Depresyon İsraf ve risk 6

Süreç yaklaşımlı çalışma kültürü Hizmetin sunumunda ve işletme standartlarında kalite (ISO-9001-2000) Hasta ve çalışanların tıbbi hatalardan korunduğu bir sağlık hizmeti (Akreditasyon, Sağlık Bakanlığı HKS)

Yalın Nedir ? Yalın tüm hizmet adımlarında değer katmayan tüm israfları ortadan kaldırmayı amaçlar. Beklemeler Gereksiz çalışan hareketi Taşımalar İnsan potansiyeli İhtiyaçtan fazla üretim Gereğinden fazla işlem Hatalar Fazla stok Yalın çoğu azla yapmaktır. Daha az iş gücü ile Daha az zamanda Daha küçük mekanda Daha az ekipmanla Daha çoğunu yapmak 8

Sağlıkta Yalın Uygulamaları 350 yataklı, 445 hekimli, Virginia Mason Tıp Merkezi, Seattle 1998 ve 1999  finansal kriz 2000 yılında Dr. Gary Kaplan (Dahiliye Uzmanı)  CEO Toyota Üretim Sistemi ile tanışma Toyota Üretim Sistemi  Virginia Mason’da 2008  28 Milyon $ kazanç, %3.6 işletme karı 2009  47 Milyon $ kazanç, %5.9 işletme karı Tüm kurumların çalışan azalttığı 2009 yılında, tüm çalışanlara dağıtılan 500$ bonus 30 yıldır zarar eden Dahiliye’nin 2008’de ilk kez kar edişi Mekanın etkin kullanımına bağlı, yatırımlara gerek kalmaması (11 milyon $) 9

Tarihçe Ustalık Dönemi (Müşteri ve Ürün Odaklı) 1800 1900 Henry Ford Toyota Üretim Sistemi Taiichi Ohno Savaş Sonrası Ekonomik zorluklar 1950 Otomotiv Sektöründe Uygulamalar 1990 Dünyayı Değiştiren Makina Japonya Dışı Örnekler 1996 Üretim Sektörüne Yayılım Hizmet Sektöründe Uygulamalar 2000

Farklı İsimler-Aynı İçerik Toyota Üretim Sistemi Çekme Sistemi Just-In-Time World Class Manufacturing Yalın Üretim JIT/TQC/EI/TPM Kısa Döngülü Üretim Tek Parça Akış Hücre Tipi İmalat Stoksuz Üretim Odaklanmış Akış Tipi İmalat Değer Yönetimi Grup Teknoloji Zaman Tabanlı Üretim Senkronize Akış Tipi Üretim Sürekli Akış Tipi Üretimi

Yalın Düşüncenin Ana Prensipleri Değer: Hizmet üzerine doğrudan katkı yapan, müşterinin bedelini ödemeye hazır olduğu hizmete özellik ve nitelik katan faaliyetlerdir. Değer akışı: Yalın üretim, sisteme bir bütün olarak bakar. Hizmet (satın) alan açısından bakıldığında, verilen hizmet veya üretilen ürünlere değer katmayan her türlü aktivitenin (israf) ortadan kaldırılması esastır. Sürekli akış: Bir üründen/hizmetten fazla/az üretmek yerine; talep edildiği kadar ve talep edilen zamanda üretmek. Çekme: Üretim müşteri talep etmeden başlamaz, ürün talep edildiği zaman üretilir. Mükemmellik: Sistem, stok yapmadığından her defasında üretilen ürünlerde sürekli iyileştirme yapılabilir. Böylece ürün yığılmadan hatalar düzeltilip iyileştirmeye gidildiğinden israf önlenir.

Yalın Üretimin Temel Kavramları TAM ZAMANINDA ÜRETİM Hizmet alanın istediği, ihtiyaç duyulan hizmeti, en az miktarda malzeme, ekipman, işgücü ve alan kullanarak, ihtiyaç duyulan zamanda, ihtiyaç duyulan miktar kadar üretmek tekniğidir. Akış şeklinde üretim yapılması, takt zamanı (mevcut dönem hizmet hızı/hizmet alan talep hızı) uygulamasının yerleştirilmesi, üretim temposunun talep hızına eşitlenmesi, çeken üretim sisteminin kurulması gibi prensipler üzerine kuruludur. Aksaklıklara kesinlikle izin vermeyen bu sistem, israfı ve ona neden olan etmenleri en aza indirir, tüm üretim süreçlerinde akış süresini azaltır.

Yalın Üretimin Temel Kavramları STOKSUZ ÜRETİM Ürün veya parça stoklarının sıfır düzeyinde gerçekleştirilmesi, yalın üretimin en önemli unsurlarındandır. Geleneksel kitle üretim sisteminde ise stok bir yandan üretim aksamalarını önleyici bir gereklilik, öte yandan da istenilse de kaçınılmayacak bir gerçeklikdir. Yalın üretim 1950’lerden itibaren stoksuz çalışmayı hedeflemiş ve içinde barındırdığı teknikler yoluyla stoksuz çalışmanın mümkün olduğunu tüm dünyaya kanıtlamıştır. “Stok üretimdeki tüm kötülüklerin kaynağıdır.” Japon araştırmacı Shigeo Shingo, 1988

Yalın Üretimin Temel Kavramları İSRAFLAR (3M KAVRAMI) Yalın, hizmet (satın) alan açısından bakıldığında, verilen hizmet veya üretilen ürünlere değer katmayan her türlü aktiviteleri yani israfları ortadan kaldırmayı hedefler. Yalın üretimde, israflar 3M (Muda, Muri ve Mura) terimiyle tanımlanır. Muda: Kayıp anlamına gelir. Yapılması halinde ek bir fayda sağlamayan işlemlerdir. Gereğinden fazla üretim, taşıma, bekleme, gereksiz işlem, stoklama, hareket ve tamir…… Muri: Aşırı yük anlamına gelir. Çalışma alanında bulunana ekipman ve insanların normal kapasitelerinin üzerinde çalıştırılarak zorlanmaları olayıdır. Mura: Düzensizlik anlamına gelir. Çalışma alanındaki işi engelleyen veya zorlaştıran her türlü düzensizliklerdir.

Yalın Üretimin Temel Kavramları İSRAFLAR Beklemeler Gereksiz çalışan hareketi Taşıma İnsan potansiyeli İhtiyaçtan fazla üretim Gereğinden fazla işlem Hatalar Fazla stok İsraflar “Hayalet Hastaneden” sorumludur. 16

İsraflar İSRAF TÜRÜ TANIMI ÖRNEK 1 BEKLEMELER Hastaların, çalışanların ve tıbbi cihazların faaliyetsiz durması Hastanın doktoru, odayı ve yatağı beklemesi Hastanın imza, onay ve bilgi beklemesi Çalışanların iş arkadaşını beklemesi Ameliyathanede cerrahın veya anestezistin beklenmesi Cerrahın ameliyat için oda, hasta veya malzeme beklemesi 2 GEREĞİNDEN FAZLA İŞLEM Gereksiz işlem Hizmet formlarda gereğinden fazla bilgi isteme Toplanan kullanılmayan veriler Hasta kimlik bilgileri, tanı gibi aynı verinin birden fazla yere kaydedilmesi 3 TAŞIMA Hastaların ve tıbbi cihazların gereksiz taşınması, malzemelerin gereksiz sıralanması veya tasnifi Hastanın yataktan sedyeye aktarılması Hastanın ameliyata ve radyolojiye götürülme süreci Numune tüplerinin laboratuvara taşınması İlaçların servis dolabına anlamsız bir şekilde dizilmesi

İsraflar İSRAF TÜRÜ TANIMI ÖRNEK 4 GEREKSİZ ÇALIŞAN HAREKETİ Çalışanların yerleşim yeri nedeniyle gereksiz yürüme ve hareketleri İlaç ve malzeme almaya gitmek Hasta odaları arasında mekik dokumak Çıkış işlemleri için doktor/hemşire/bilgi işlem arasında dolaşmak Doktoru aramak veya soru sormaya gitmek 5 HATALAR İlk seferde doğru olarak yapılmayan her türlü iş, düzeltme, kontrol ve onaylar Eksik malzeme içeren cerrahi set Laboratuvar çıktılarında beklenmeyen sonuçlar Aynı testin tekrar yapılması Hatalı dosya ve faturalar Yanlış ilaç ve malzeme kullanımı Hatalı doz uygulanması Hastaya yanlış diyet verilmesi 6 İNSAN POTANSİYELİ Çalışanların yeteneklerinden yararlanmamak Uygun işe uygun eleman çaıltırmamak Önerilerini dikkate almamak İşin iyileştirilmesine katkılarını istememek

İsraflar İSRAF TÜRÜ TANIMI ÖRNEK 7 İHTİYAÇTAN FAZLA ÜRETİM İhtiyaçtan önce ve gereğinden fazla yapılan iş Fazla malzeme, numune tüpleri ve ilaç talep edilmesi Fazladan evrak doldurulması ve kopyalanması Gerekmeyen radyolojik tetkikler ve testler İşlemin çalışan veya ekipman yüküne göre planlanan zamandan erken yapılması 8 FAZLA STOK İşlem görmeyi bekleyen veya gerekenden fazla miktarda olan nesneler Kullanım fazlası alınan malzemeler Alındıktan sonra tercih edilmeyen ve tarihi geçmiş malzemeler Test edilmeyi bekleyen numuneler Hazırlanmayı bekleyen reçeteler Çıkış işlemleri için bekleyen dosyalar 9 KAFA KARIŞIKLIĞI Bilgi eksikliği veya anlama eksikliği Bu talep ne anlama geliyor? Burada ne yazıyor? Peki ben şimdi ne yapmalıyım? ……ler neredeydi?

Zorunlu İsraflar Değer yaratmayan ancak hizmetin gerçekleşmesi için zorunlu olan işler Ameliyat odasının temizliği Ameliyathanenin hazırlanması Cihazların hazırlanması Cerrahi setin hazırlanması Bilgilerin kayıt altına alınması ……..

Yalın Üretim Teknikleri Tempo Zamanı Hat Dengeleme Hücre Tipi Değer Akış Analizi Yerinde Depolama Yerleşim Planı 5S KAIZEN Otomasyon TPM Tek Parça Akış Takım Çalışması Görsel Yönetim Güvenlik SPC RFT Hazırlık Zamanı Azaltılması Hata Önleme Standart İş Çekme Sistemi

Yalın Üretim Maliyetlerin Azaltılması Hizmet Süresinin Kısaltılması Kalitenin İyileştirilmesi Hizmet Süresi Kalite Üretim Maliyetleri Hizmet Bedeli Kar “Daha düşük maliyet” “Daha Hızlı” “Daha Kaliteli”

Yalın Üretimin Terimleri Kanban: İhtiyaca göre parçaların sistemde hareket etmesini ve üretilmesini sağlayan, kartlar yardımıyla idare edilen sistem Çekme sistemi: Talebe göre ihtiyaç duyulan parçaların çekilmesi. Heijunka: Üretim hacmi ve çeşitliliğindeki dalgalanma etkinsizlik getirir. Düzgün akış için bir “ortalama” yapılmalıdır. Kaizen: Sistemde devamlı iyileştirmeler. Jidoka: Kaynakta kalitenin sağlanması. Her işçinin yaptığının kalitesinden sorumlu olması ve bozuk ürünü bir sonraki aşamaya geçirmemesi Takım kavramı: Süreç iyileştirmeleri için küçük takımların kullanılması.

KAIZEN NEDİR ? 24

Kaizen nedir? KAI = DEĞİŞİM ZEN = İYİ SÜREKLİ İYİLEŞME 25

Kaizen amacı nedir? Küçük, fakat sürekli adımlarla mevcut durumun iyileştirilmesini hedefler Değer Verim Performans ……. Zaman 26

Kaizenin hedefi MUDA’ları sıfırlamak veya en aza indirmektir. Kaizen hedefi nedir? MUDA Kaizenin hedefi MUDA’ları sıfırlamak veya en aza indirmektir. 27

(Innovation = KAIKAKU) YENİLİK NEDİR ? (Innovation = KAIKAKU) YENİLİK uzun aralıklar ve ani sıçramalar ile yapılan iyileştirmeleridir 28

Yenilik Tek Başına Yeterli Olmayabilir! Yeni standart Mevcut standart 29

Yenilik Kaizen İle Desteklenmelidir Kaikaku + Kaizen 30

12 ADIM KAIZEN 31

Kazen uygulanmasında PUKÖ döngüsünden yararlanılır. ÖNLEM AL UYGULA PLANLA KONTROL ET P U K Ö Kazen uygulanmasında PUKÖ döngüsünden yararlanılır.

1 4 2 3 İsraf Yok Etme Döngüsü Kayıpları Tanımla KAIZEN uygula Kayıpları Ölç KAIZEN Planla 1 2 3 4 KAIZEN uygula 33

12 Adım Kaizen Yöntemi 12 Adım Kaizen Yöntemi “PUKÖ” ve “İsraf Yok Etme” döngülerini birleştiren ve on iki adımlık bir süreç ile, saptanan israfın sıfırlanmasını sağlayan bir iyileştirme yöntemidir. 34

12 Adım Kaizen Yönetimi KAYIPLAR 35 1.İsraf yapısının analzi 12. Gelecek aktiviteler 2. Konu ve hedefin belirlenmesi 11. Standardizasyon 3. Ekibin atanması KAYIPLAR 10. Sonuçları kontrol etme 4. Çalışma planının hazırlanması 5. Problemin tanımlanması 9. Karşı tedbirleri uygulama 8. Karşı tedbir geliştirme 6. Mevcut durum analizi 7. Kök neden analizi 35

Kök-Neden Analizi 36 NOTES to INSTRUCTOR: This module takes 2.5 hours. Try not to go over this time. If the instructor has not already done so – they should 1st introduce them self to the class Training Scope: This is the ACE Associate Level RRCA&MP class (DIVE 101). There are DIVE 201 and DIVE 301 class offerings. 36

Kök-Neden Analizi 5 kez “Neden?” sorusu sorarak Kök-Neden Analizi Yapmak: Pompa su kaçırıyor ! 1.Neden pompa su kaçırıyor ? O-Ringden Sızdırma var. 2.Neden O-Ring sızdırıyor? O-Ring hasar görmüş. 3.Neden O-Ring malzemesi hasar görmüş? O-Ring’in malzemesi ufak darbelere dayanıklı değil ! 4.Neden O-Ring malzemesi darbere karşı dayanıklı değil ? 20 Sene Önceki Teknolojide üretilen O-Ringi kullanıyoruz. 5.Neden eski teknoloji o-Ring kullanıyoruz? O-Ring Üreticisi hem ucuz hemde yıllardır aynı kişiden alıyoruz. 37

Kök-Neden Analizi 5 kez “Neden?” sorusu sorarak Kök Neden Analizi yapmak: Operatör atölyede yere talaş tozu serpiyor! 1.Neden yere talaş tozu serpiyorsun? Çünkü zemin yüzeyi kaygan ve emniyetsiz. 2.Neden zemin yüzeyi kaygan ve emniyetsiz? Çünkü oraya yağ dökülmüş. 3.Neden o bölgeye yağ dökülmüş? Makina yağ damlatıyor ! 4.Neden makina yağ damlatıyor? Yağ contanın olduğu yerden kaçıyor. 5.Neden makina contanın olduğu yerden yağ kaçırıyor? Çünkü conta yıpramış ve eskimiş. 38