ve Kurumlarda Uygulanması Gereken çalışmalar “stratejik Planlama” ve Kurumlarda Uygulanması Gereken çalışmalar Yrd.Doç.Dr. İsmail YILDIZ Biyoistatistik ve Tıbbi Bilişim ABD Öğretim üyesi DÜADEKK Danışmanı/D.Ü.Bologna Uzmanı Uz.Gülay BAYSAL DÜADEKK Uzmanı SP Kurulu Üyesi

Yeni Kamu Yönetimi Anlayışı Vizyon sahibi, yetkiyi paylaşan, risk almada arzulu, yenilik ve değişikliğe açık bir yönetici tipi ve başarıyı ödüllendiren, ekip çalışmasına yönelmiş, müşteri ve kalite odaklı bir sistemdir.

Kamu Kuruluşları için Stratejik Planlama Klavuzu, Haziran 2006, DPT Stratejik Planlamanın kamu yönetiminde uygulanması Türkiye’de artık kanuni bir zorunluluktur. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 5227 sayılı Kamu Yönetiminin Temel İlkeleri ve Yeniden Yapılandırılması Hakkında Kanun Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi, 2005 Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 26 Mayıs 2006, DPT Müsteşarlığı, ANKARA Kamu Kuruluşları için Stratejik Planlama Klavuzu, Haziran 2006, DPT

Stratejik Yönetimde Temel Kavramlar

Stratejik Yönetim: Tüm paydaşların katılımı ile gerçekleştirilen sistematik bir yaklaşımdır.

Strateji Nedir? Ulaşmaya değer bir gelecek için bugünden çalışmaktır. Bugüne, geleceğin kavram ve kurumları açısından bakabilmektir.

Strateji Nedir? Amaçlanan geleceğe ulaşabilmek için Fırsatları ve Tehditleri, Güçleri ve Zaafları bir kaldıraç olarak kullanabilmektir.

Strateji Nedir? Yönetim bilimi açısından ; Zaman içinde belirlenmiş amaçlara ulaşabilmek için, organizasyonun kıt kaynaklarını ayırmaya yönelik plan ya da eylemlerin yöntemidir. Yönetimin önceden belirlenen misyon, amaç ve hedeflere nasıl ulaşılacağının planlanmasıdır.

Politika ve Strateji: İstenen hedeflere nasıl veya hangi yoldan ulaşılacağı Pazar geliştirme Ürün-hizmet geliştirme Bilgi ve teknoloji geliştirme Yönetimi geliştirme İnsan kaynaklarını geliştirme

“Nereye gittiğinizi bilmiyorsanız, ne yaptığınızın bir önemi yoktur.” Lewis Caroll

Politika-Strateji-Hedef Politika : Ne yapmak istiyoruz ? Strateji : Nasıl yapıyoruz ? Hedef : Ne ile ölçüyoruz ?

Stratejik planlama = geleceğin haritalanması

Uzun vadeli bakış açısı:Stratejik Yönetim Olmak istediğimiz yere nasıl gideceğiz? Strateji oluşturma VİZYON Hedefe doğru ilerlediğimizi nasıl bileceğiz? Performans Yönetimi Nerede olmak İstiyoruz? Şu anda neredeyiz? Niçin Varız? MİSYON

Stratejik Planlama Stratejik planlama; bu günü analiz edip, yarını tasarlamaya ve gerçekleştirmeye yardım eden bir bakış açısı, bir düşünme yöntemidir. bir organizasyonun gelecekte varmak istediği hedefleri ve bu hedefe nasıl ulaşılacağını gösteren süreci analiz eder analitik düşünme ve kaynakları eyleme dönüştürme kararlılığıdır

Stratejik Planlama Nedir? Özetle; bir kuruluşun aşağıdaki dört temel soruyu cevaplandırmasına yardımcı olur: Neredeyiz? Nereye gitmek istiyoruz? Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz?

Stratejik Planlama Süreci Plan ve Programlar GZFT Analizi Piyasa Analizi Hedef Kitle/İlgili Tarafların Belirlenmesi DURUM ANALİZİ NEREDEYİZ? Kuruluşun varoluş gerekçesi Temel İlkeler MİSYON VE İLKELER NEREYE ULAŞMAK İSTİYORUZ? Arzu edilen gelecek VİZYON Orta vadede ulaşılacak amaçlar Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler STRATEJİK AMAÇLAR VE HEDEFLER Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri Detaylı iş planları Maliyetlendirme FAALİYETLER VE PROJELER GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ? Raporlama Karşılaştırma İZLEME BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER VE DEĞERLENDİRİ-RİZ? Geri besleme Ölçme yöntemlerinin belirlenmesi Performans göstergeleri Performans Yönetimi DEĞERLENDİRME VE PERFORMANS ÖLÇÜMÜ

Stratejik Plan Unsurlarının Organizasyonu Misyon, Amaç, Hedef, Faaliyet

Stratejik Amaç – Örnek Üst Düzeyde Eğitim ve Araştırma Üniversitesi Kimliğini Yakalamak ve Sürdürmek

Stratejik Hedefler – Örnek Öğretimde verimlilik ve etkinliği her yıl %10 artırmak Lisans programlarımızın kamuoyunda tanınırlığını ve ulusal ölçekte tercih edilme düzeyini her yıl %5 arttırmak Lisansüstü programlarımızın kamuoyunda tanınırlığını ve ulusal ölçekte tercih edilme düzeyini her yıl %5 arttırmak Her yıl araştırma sayısını %4, yayınların sayısını %6 arttırmak Nitelikli akademik eleman sayısını her yıl %5 arttırmak Her yıl öğretim elemanlarının uluslararası deneyimini %5, yurt dışında öğrenim görme fırsatlarını en az %1 artırmak

Faaliyetler – Örnek Etkili ve verimli öğretimin, üniversitenin önceliği olduğu vurgusunu üniversite bünyesinde öne çıkarmak, Öğretimde kaliteyi onaylayan ödül ve belgelerin sayısını arttırmak, Sınıfların teknolojik imkanlarını arttırmak, Lisans öğrencilerinin performans başarılarını izlemek ve kayıt altına almak, Öğrenci katılımlı araştırma fırsatları geliştirmek, Başarılı akademisyenlerin fiziki ve teknik ihtiyaçlarını öncelikli çözmek, Ders materyallerinin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için üniversite içerisinde vurgular yapmak Akademik personeli bu konuda eğitmek ve teknoloji kullanımını yaygınlaştırmak, Socrates ve Erasmus programlarının özellikle lisansüstü öğrenciler tarafından kullanımını arttırmak için teşvikler ve destekler sağlamak,

Uygulama Stratejilerinin Bütçe İle İlişkileri Her bir hedefin faaliyetlerle ifade edilmesi sonrasında faaliyetlerin bütçe ile ilişkisinin kurulması gerekmektedir (Amaç, bütçe hazırlanması sürecinde kaynak ve maliyet yapılarının ortaya konulması ve harcamaların önceliklendirilmesidir).

Takip Eden İkinci Yıl (t+3) Kurum kaynak yapısıyla uyumlu olarak stratejik amaçları ve hedefleri altında faaliyet ve projelerinin maliyet yapılarını ortaya koymalıdır. Stratejik Amaç 1 Hedef 1.1 Faaliyetler Cari Yıl (t) Bütçe Yılı (t+1) Takip Eden İlk Yıl (t+2) Takip Eden İkinci Yıl (t+3) Faaliyet 1.1.1 Faaliyet 1.1.2 Faaliyet 1.1.3 Faaliyet 1.1.4 ……

Performans Ölçümü Örnek: Elimizdeki haritaya bakarak gideceğimiz kente gitmek istiyoruz. Harita bize sadece yolun durumunu ve izleyeceğimiz rotayı gösteriyor. Bu seyahatin performanslı geçmesini istediğimizde buna; …….. saatte gitmek Gidilmek istenilen kente ……… yakıt tüketimi ile gitmek, Yolculuğu trafik cezası almadan tamamlamak, Araçta bulunan insanlara kaza hissi gibi durumları dahi yaşatmadan seyahati tamamlamak, Yolcuların genel memnuniyetinin ……… oranında gerçekleştiği bir seyahat yapmak, ………… gibi kriterler ekleyebilir, gerek yolculuk esnasında ve gerekse de yolcululuk sonrasında, bu kriterlerden hareketle başarı oranımızı ölçebiliriz. Hatta kriterler ve harita yardımıyla yanlış yaptığımız noktaları göz önüne koyar ve bir sonraki yolculuklarda bu durumlarla karşılaşmamak için tedbir alarak kurumsal öğrenmeyi sağlayabiliriz.

Performans Kriterleri Kriterler şunlar olmalıdır: Kalite Verimlilik Karlılık Maliyet, Yenilik Öğrenci memnuniyeti Çalışanların memnuniyeti(akademik-İdari) Toplumun Memnuniyeti

Performans ölçümü ve değerlendirmesi; Yönetimin etkinliğini sağlar. Ölçülebilen hedefler daha kolay gerçekleştirilebilir. Hizmetlerin kalitesini artırır. Bütçenin geliştirilmesine ve gözden geçirilmesine yardımcı olur. Kamu kaynaklarının neden söz konusu faaliyetlere harcandığı sorusunun cevaplandırılmasına yardımcı olur. Hesap verme sorumluluğuna ve performans denetimine temel oluşturur. Performans ölçümü, performans göstergelerinin oluşturulması ve verilerin toplanması ile mümkündür.

Performans Göstergeleri stratejik planın başarısının ve uygulama sonuçlarının ölçülmesini sağlayan araçlardır. Kurumların stratejik amaç ve hedeflerinin yerine getirilmesinde ulaşılan sonuçları ölçmek ve değerlendirmek için kullanılırlar ve performans denetimine baz oluştururlar. Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilir.

SP İÇİN YAPILACAKLAR Stratejik Planlama Ekibinin Oluşturulması 02.04.2017 SP İÇİN YAPILACAKLAR Stratejik Planlama Ekibinin Oluşturulması (SP_resmi yazi_ornek_1.doc)   SPE için stratejik planlama üyelerinin belirlenmesi Üyelerin Çalışma planı hakkında bilgilendirilmesi SPE’de yer alan her üyenin bağlı olduğu Bölüm/Anabilim Dalında asgari 3 kişiden oluşan çalışma gruplarının oluşturulması Birimlere SP çalışması hakkında bilgi verilmesi, SP çalışmalarında kendi Bölüm/Anabilim Dalları ile ilgili istenilen bilgilerin planlanan zamanlarda ve eksiksiz olarak sağlamaları hakkında yönlendirilmelerinin sağlanması Dokümantasyon hazırlama ekibinin belirlenmesi ve atanması

SP İÇİN YAPILACAKLAR Stratejik Planlama Eğitiminin Verilmesi 02.04.2017 SP İÇİN YAPILACAKLAR Stratejik Planlama Eğitiminin Verilmesi   Bölüm/Anabilim Dalı Temsilcilerine SP Eğitiminin Verilmesi Durum Analizi Çalışması Çevre Analizlerinin Yapılması Yakın Çevre Analizlerinin Yapılması Uzak Çevre Analizinin Yapılması Görev ve Sorumlulukların Tespiti   Paydaş Analizinin Yapılması SWOT Analizinin Tamamlanması Önerilerin Belirlenmesi

SP İÇİN YAPILACAKLAR 02.04.2017 Misyon, Vizyon ve Temel Değerlerin (İlkelerin) Oluşturulması   Birim'e Ait Stratejik Konuların/Alanların Tespiti SWOT analizi sonuçlarını göz önünde bulundurarak Birim SPE ile birlikte stratejik konuların belirlenmesi Stratejik Konuların Birim SPE ile birlikte Gruplandırılması Stratejik Konulara ait stratejik planlama çalışma Gruplarının ve masalarının Oluşturulması Stratejik Planın Oluşturulması Belirlenen Çalışma Grupları İle Birlikte Gruplandırılan stratejik konulara ait stratejik amaçların belirlenmesi Her bir Stratejik Amaca Yönelik Stratejik Hedeflerin Belirlenmesi Her stratejik amaç için Projelerin/faaliyetlerin belirlenmesi Her bir stratejik amaç, hedef ve projeye/faaliyete ilişkin stratejilerin oluşturulması Stratejik Planların Bütçe İlişkilerinin Oluşturulması Stratejik Planların DÜADEK Koordinatörlüğüne Ulaştırılması Birimce hazırlanan Stratejik Planların DÜADEK Koordinatörlüğüne gönderilmesi (DU_Birim_SP_hazırlama_formatı_iyildiz.doc)

İhtiyaç halinde Stratejik Planlama Eğitiminin Verilmesi Birimde takip edilecek Stratejik Planlama Süreci Stratejik Planlama İle İlgili Birimlerden Alınacak Bilgiler İçin Planlamanın Yapılması İhtiyaç halinde Stratejik Planlama Eğitiminin Verilmesi Birim Temsilcilerine Birimlerin Stratejik Planlamalarının Yapılması İçin İlgili Yöntem ve Teknik Dokümanların Verilmesi Her Birimin Kendi Stratejik Planlarını Hazırlamaları (Bütçe Kısmı İle Birlikte)

Birimlerin Hazırladıkları Planların Birim SP Kuruluna Aktarılması Her Birimin Kendi Stratejik Planlarında Önceliklendirmelerinin Yapılması (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehlikeler, Paydaşlar, İyileştirme Önerileri, vb) Birim SP Kurulunun Toplanması Birim SP Kurulu tarafından Önceliklendirilen ve Birimin (Fak./MYO/YO) 2009-2013 yılına özgü son yatırım planlarının genel bütçelerinin oluşturulması Birim SP kurulu tarafından her birimin planlamalarının ortak havuzda toplanması ve önceliklerde Birim (Fak./MYO/YO) entegrasyonunun (hangi yatırım ne zaman yapılmalı, hangisi önemli, kurumsal hizmet çakışmalarının önlenmesi, vb) sağlanması için yeniden önceliklendirilmesi

Varsa revizyonların yapılması Genel Durum ve Çevre Analizi Bilgilerinin Stratejik Planla Birleştirilmesi Birim (Fak./MYO/YO) Stratejik Planlama Kurulunun toplanması Performans Kriterlerinin Stratejik Plana İlave Edilmesi Stratejik Plan Dokümanına Son Halinin Verilmesi Hazırlanan Stratejik Planların Birim (Fak./MYO/YO) Stratejik Planlama Kurulunda Değerlendirilmesi Varsa revizyonların yapılması

DÜADEKK’e Gönderilmesi Son şekli verilen Birim Stratejik Planının Üniversite SP Kuruluna Sunulması Varsa Revizyonların Yapılması Üniversite Senatosuna Gönderilmesi Genel Sekreterliğe Gönderilmesi (İdari Bir.)

Teşekkürler !