MODÜL 6.3 arabuluculuk sürecine davet mektubu hazırlamak Prof. Dr. Yasemin Işıktaç

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Tarafların Birlikte ve Doğrudan Arabulucuyu Seçmesi Taraflar, önceden ayrıca bir sözleşme yaparak veya esas sözleşmeye bir “arabuluculuk” maddesi (şartı) ekleyerek arabuluculuk yöntemini kararlaştırabilir. Bu sözleşmede veya şartta, kimin arabulucu olarak görev alacağı önceden kararlaştırılabileceği gibi arabulucunun uyuşmazlık hâlinde taraflarca seçileceği veya seçimin başka kişi veya kuruma bırakılacağı kararlaştırılabilir. Her durumda arabulucu, seçilmesiyle birlikte gerekli hazırlıkları önceden yapmalı, her iki tarafı da detaylı olarak dinlemeli ve tarafların talebini birlikte değerlendirilmelidir. Bu kapsamda, taraflardan biri de diğer tarafı doğrudan arabuluculuğa davet edebilir, bu sürecin denenmesini isteyebilir. Bu konuda karşılıklı ve doğrudan iletişim kurulamıyorsa, söz konusu davet yazılı olarak yapılabilir. Buna ilişkin örnek EK-1’de yer almaktadır.

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Arabuluculuk Teklifini Avukatların Yapması Arabulucuya başvurma teklifi, taraf avukatından da gelebilir. Zira uyuşmazlığın müvekkil açısından kolay, hızlı ve ucuz şekilde çözülmesi için en uygun yolun belirlenmesi avukatın özen yükümlülüğüne dâhil kabul edilmektedir. Uygun hâllerde müvekkil, bu konuda teşvik edilebilir (Bk. Av. K. madde 2).

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Müvekkilin ve karşı tarafın kabulüyle sürecin başlatılması hâlinde avukat, yargılamada olduğu gibi tarafın yanında veya taraf olmadan görüşmelere katılabilecektir (HUAK madde 8).

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Avukatın aynı zamanda sicile kayıtlı bir arabulucu olması hâlinde, arabulucu sıfatıyla uyuşmazlıkta görev alması da mümkündür

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Ancak tarafsızlık ilkesinin hassasiyeti nedeniyle tercih edilen, aynı zamanda arabulucu olan taraf avukatının, uyuşmazlığı bir başka arabulucuya yönlendirmesidir. Zira arabuluculuk sürecinde pek çok sır ifşa edilebilir, avukat kimliğinin baskın çıkması hâlinde arabulucu kimliği zedelenebilir, tarafsızlık ve bağımsızlık ilkelerine ters düşülerek süreç tehlikeye girebilir, güç dengesi bozulabilir.

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Arabulucunun daha en başında bu konuda taraflara çok ayrıntılı bilgilendirme yapması, güven telkin etmesi ve hepsinden önemlisi arabuluculuk görevini tamamen tarafsızca yerine getirebileceğine inanması gerekmektedir. Eğer her iki taraf da, taraflardan birinin (aynı zamanda arabulucu olan) avukatının veya arabulucular siciline kayıtlı başka bir avukatın bu uyuşmazlıkta arabulucu olarak yer almasını istiyor ise; söz konusu avukat, aynı uyuşmazlıkla ilgili daha sonra açılacak bir davada avukat sıfatıyla görev alamayacaktır (HUAK madde 9/4).

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Kontrol Listesi Hazırlamak Arabuluculuk zor bir süreçtir. Plan ve hazırlık yapılması çok önemlidir. Arabulucu ve tarafların hazırlanmaya harcadığı zaman, sürecin daha düzgün işlemesini sağlar ve süreci hızlandırır. Yeterli bir hazırlık süreci, bir yandan, arabulucunun rahatlamasını ve sürece uyum, enerji ve bağlılık getirmesini sağlarken; diğer yandan, tarafların da oluşan bu iklimi hissetmesine yardımcı olacaktır. Ancak aşırı hazırlanma, arabulucunun sürece odaklanmasını ve yaşananlara dikkatini tam olarak vermesini, değişen durumlara uyum sağlamasını zorlaştırabilir.

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Arabulucu, seçildikten sonra, taraflar ile ilk görüşmesini yaparak onları bilgilendirir. Bu süreç, sadece arabulucunun değil, aynı zamanda tarafların da hazırlanmasını gerektirir.

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Taraf avukatı görüşmelere katılacak mı? Gerekli durumlarda (örneğin, tüzel kişilerde) tarafı kim temsil edecek ve bu kişiye yetkilendirme yapılmış mı? Katılımcılar makul bir sayıda ve küçük bir ekip mi? Tarafların ve tüm katılımcıların bilgileri, rol ve görevleri neler? Uyuşmazlık hangi aşamada? Daha önce dava veya tahkim gibi yollara başvuruldu mu? Şimdiye kadar bu uyuşmazlığın çözümüne ilişkin yapılan çabalar ne zamandan beri devam ediyor ve bunların maliyeti ne oldu? Uyuşmazlığın çözümü önündeki olası engeller neydi? Arabuluculuk sürecinin açıklanması Gizlilik ilkesinin açıklanması Arabulucunun rolünün taraflarca kabul edildiğine dair arabuluculuk sözleşmesi konusunda bilgilendirme yapılması Tarafların arabuluculuk konusunda teşvik edilmesi

MODÜL 6.3: ARABULUCULUK SÜRECİNE DAVET MEKTUBU HAZIRLAMAK Toplantı yeri Toplantının zamanı Toplantının ne kadar süreceği Toplantı düzeninin hazırlanması (ortak veya özel toplantılar) Tarafların ihtiyaçları (diyabet, engellilik, sağlık durumu, diğer özel ihtiyaçları vb.) Arabuluculuk sözleşmesinin hazırlanması Sekretarya / asistan desteği Arabuluculuk sözleşme taslağının hazırlanması Uyuşmazlığa ilişkin arabulucunun aldığı, tarafların gönderdiği notlar Diğer belgeler