SEKRETERİN GÖREVLERİ Öğretim Görevlisi Meral GÜNEŞ ERGİN

1. Randevuların Saptanması Alınacak veya verilecek bütün randevular, randevu defterine veya bu konuda hazırlanmış föylere ve bilgisayara kaydedilmelidir). Randevuların olabildiğince, günün belli saatlerine alınması uygundur. İş akışına göre sabah 10:00-12:00 ya da öğleden sonra 14:00-16:00 saatleri arasında alınıp verilebilir. Kimi zaman haftanın belli günleri ya da bir günü randevular için ayrılabilir. Bütün amaç, randevu isteğinin iş akışını aksatmamasıdır.

Yöneticinin seyahate çıkacağı veya seyahatten döneceği günlere randevu verilmemesi ve alınmaması gerekmektedir. Çünkü bu günler yönetici ve sekreterler açısından çok yoğun günler olabilmektedir. Telefonla, mektupla ya da ziyaret ederek randevu isteyenlerin adları, görevleri, adresleri, telefon numaraları, niçin görüşmek istedikleri randevu defterine not alınmalıdır. Randevu saptanırken sekreter, kimin, niçin, ne zaman ve görüşme büro haricinde ise görüşmenin nerede yapılacağı konularını iyice anlamalı ve defterine kaydetmelidir .

2. Ziyaretçi Kabulleri İşletme yapısı ne olursa olsun sekreterin iki yükümlülüğü vardır: Birincisi, ziyaretçilerin kabul edilip edilmemesi konusunda yöneticisinin tercihlerine bağlı kalmak, ikincisi ise tüm ziyaretçilere karşı kibar olmaktır. Ziyaretçi kabulünde genel kural, ziyaretçiyi güler yüzle karşılamaktır. Sekreter, ziyaretçilerin yapacakları görüşmenin rahat ve tatmin edici olmasını sağlamak için üzerine düşeni yapmalıdır

Ziyaretçi Kabulünde Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar Ziyaretçileri Tanımak Ziyaretçileri Karşılama Ziyaretçileri Tanıtma Ziyaretçilerin İsimlerinin Kaydedilmesi Ziyaretçilerin Kabul Edilip Edilmemesi Bir Görüşmenin Bölünmesi

3. Yönetici Seyahatlerinin Organizasyonu Bir sekreter, iş seyahatlerinin ayarlanması, planlanması ve organize edilmesinde aktif rol oynar. Aslında bu rol seyahatin başarılı ya da başarısız olmasını belirleyen önemli bir faktördür. Seyahat Öncesi Hazırlıklar Seyahat Programının Yapılması Rezervasyon Yapma Yurtdışı Seyahatlerine İlişkin İşlemler Seyahatte Gerekli Olacak Belge ve Dosyaların Hazırlanması Seyahat Avans ve Yolluk İşlemleri Planlanan Bir Seyahatin İptali

Seyahat Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler Pasaport, vize, sağlık belgesi Seyahat için hazırlanmış çek, kredi kartı veya kredi mektupları Seyahat programı ve randevu formu Biletler, rezervasyon için gerekli evraklar İşletme ile ilgili bilgi, belge ve broşürler Seyahat için gidilen yerin haritası İlişki kurulacak kişilerin telefon numarası, adresi ve isimleri

Konuşma metni ve dağıtım için yeterli kopya Toplantının yerini gösteren plan Gezilecek yerlerin ad ve adresleri Sosyal aktivite biletleri Konaklama Yerine en yakın restaurant, sağlık kuruluşu, eczane vb.

4. Toplantı Organizasyonu Birden çok kişinin, bir sorun, olay veya olgu üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmelerine “toplantı” denir. Toplantılar gündemli ya da gündemsiz olabileceği gibi iş dışı özel amaçlı da düzenlenebilir. İş hayatının verimli, düzenli, sistemli olması ve birlikte çalışmanın temini için toplantılar yapılır. Birden fazla kişinin belirli amaçlarını gerçekleştirmek, çalışmaların başlamasında, kararların alınmasında, tanışmalarda ve her türlü görüşmelerin düzenlenmesinde insanları bir araya getiren toplantılardır. Toplantıların amacına göre organizasyonunun yapılmasında, her türlü düzenleme de organizatörlere ve sekreterlere büyük görevler düşmektedir

Toplantı Türleri Sohbet: Sadece birkaç kişi arasında informal olarak yapılan toplantılardır. Konferans: Uzmanlık isteyen bir konuda bilgi vermek, yeni bir görüşü savunmak gibi nedenlerle, pek çok kimsenin bir araya gelmesiyle fikir alışverişinde bulunmasıdır. Konferanslar, genellikle bir dinleyici topluluğu önünde tek bir kişi tarafından yapılır. Dinleyiciler konferans bitiminde soru sorabilirler.

Kongre: Genellikle, sektörler düzeyinde ve kısmen de uluslararası düzeyde, pek çok sayıda kişinin katılımı ile yapılan ve birkaç gün sürebilen toplantılardır. Toplantı başkanı, saptanan gündeme göre bildiri sunacak kişilere sırasıyla söz verir. Daha sonra sunulan bilgiler, bir kitap halinde toplanır. Açık Oturum: Toplumu ilgilendiren güncel bir konunun o konuda bilgili kişilerce dinleyici önünde tartışıldığı toplantılardır. Panel: Açık oturumun benzeri toplantıdır. Ancak açık oturumdan farklı olarak panelde konu güncel olmayabilir ve tartışmaya açılmaz. Sadece çeşitli yönleriyle tartışılır.

Forum: Çok sayıda kişinin katılımı ile düzenlenen ve katılanların ayrı ayrı görüş bildirdikleri toplantılardır. Forumda amaç, belli bir konuda o konuyla ilgili olanların görüşlerini almak, ayrıca değişik görüşlerin tartışılması yoluyla o konuya açıklık getirmektir. Seminer: Teknik ya da yönetsel konularda, sınırlı eğitim yapmak amacıyla yapılan toplantılardır. Resmi Toplantılar: Bir esas sözleşme veya yasa gereği olarak gündemi, davetlileri, amaçları, zamanı ve gerçekleştirme usulleri önceden belirlenmiş toplantı türüdür.

Toplantı Düzenlemede Sekreterin Görevleri Amaca uygun bir yeri toplantı için hazırlamak, Toplantıya katılacaklara toplantının yerini, saatini ve tarihini bildirmek, Yöneticinin toplantı sırasında ihtiyacı olabilecek bütün belge ve bilgileri bir dosya halinde düzenlemek, Gündemi bastırmak ve dağıtmak, Oturacak yerleri planlamak ve isim kartlarıyla belirtmek,

Eğer şehir dışından toplantıya gelecekler varsa, bunlarla ilgili otel ve seyahat rezervasyonları yapmak, Basına duyurulacak bilgilerle ilgili hazırlıkları yapmak, Toplantı tutanaklarının yazılması için gereken hazırlıkları yapmak, Toplantı ile ilgili malzemelerin toplanması, gerekli ödemelerin yapılması, tutanakların çevrilmesini, teşekkür mektuplarının yazılmasını sağlamak.

Toplantıya Davet Toplantıya davet eden kurumun veya ünitenin ismi, Eğer birkaç toplantı yapılacaksa davetiyenin kaçıncı toplantıyla ilgili olduğu, Toplanacak grubun veya komisyonun ismi, Toplantının yeri ve saati, Başkanın ismi,

Toplantı Yerlerinin Hazırlanması Tutanaklar Toplantının Değerlendirilmesi

Toplantı sonrasında Eğer toplantının sonuçları hakkında kamuoyuna bilgi verilecekse, toplantı yöneticisinin veya halkla ilişkiler sorumlusunun gereken bilgiyi kamuoyuna çeşitli araçlarla yansıtması, Toplantıda varılan sonuçlara bakarak, sonraki toplantı ve faaliyetlerle ilgili kararların alınması, Toplantıda varılması istenen amaca ulaşıp ulaşılmadığı ve ilgili sonuçların açıklanması,

Toplantı sonuçlarının kamuoyunda uyandırdığı yankıların ve ilgililerin tepkilerinin gözlenmesi, Eğer toplantıda alınan kararlar kurumda çalışanların faaliyetlerinde, durumlarında bir değişikliğe neden oluyorsa, bu bilgilerin uygun bir üslupla ilgililere bildirilmesi, Eğer toplantılar meslek içi eğitim faaliyetinde ise katılanlara, seminere katılma belgelerinin verilmesi, gerekli görülüyorsa başarılarının ödüllendirilmesi gözden uzak tutulmamalıdır. Çünkü bu, çalışanları motive edecektir.

5. Telefon Görüşmeleri Telefon kullanımında zaman seçimi Telefona cevap verme Telefon mesajı aramak Telefonla aramak Telefon konuşmalarında dikkat edilecek hususlar

Telefonla Konuşmanın A,B,C si Telefonla konuşma öncesinde… Telefonunuzu yalnız bırakmamak, Hızlı cevap vermek, Not almak, Telefonda gülümsemek, Sesi iyi kullanmak, Duygusal yansıtmayı önlemek, Kendinizi tanımak Yönetici ve kurumunuzun imajını korumak

Sabır ve nezaket göstermek Anladığınızdan emin olmak Arayanı istediği yere ulaştırmak Arayanı dinlemek Bekletmeniz gerekiyorsa kendisine açıklayıp beklemeye almak, Bekletirken rahatlatmak Bekleyene söz hakkı tanımak Telefonu kapatırken…

6. Dosyalama Bürolarda yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılmış, basılmış, kayıt edilmiş, banda veya filme alınmış bilgilerin raflarda, çekmecelerde, ciltlerde, kütüphanelerde veya bilgisayar ortamında belli bir amaca hizmet etmesi için sistemli ve planlı bir şekilde saklanmasıdır.

İyi bir dosyalama sisteminin özellikleri, Basitlik Akla Uygunluk Tutarlılık Kullanışlılık Transfer Kolaylığı Ekonomiklik

Dosyalama Türleri Alfabetik Dosyalama Kronolojik Dosyalama Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Numara Esasına Göre Dosyalama Konu Esasına Göre Dosyalama Karma Dosyalama

7. İşinizle İlgili Dikkat Çekmek Haftalık raporlar tutmak, Çalışmanızla ilgili yöneticinizin fikrini almak, Yöneticinizi bilgilendirmek, İşe ek zaman ayırmak, Daha fazla sorumluluk istemek, İşi zamanında yapmak (o işini herkesten önce bitirir) İlişkilerinizde olumlu izlenim bırakmaya özen göstermek, Sosyal olmak, Entelektüel gelişim…