Paylaşım Semineri İş Akışı

... konulu sunumlar: "Paylaşım Semineri İş Akışı"— Sunum transkripti:

1 Paylaşım Semineri İş Akışı
Duyuru Afiş Hazırlama Logolar: Üniversite ve ÇABAÇAM, Sabancı Vakfı Fark Yaratanlar Programı Başlık Fotoğraf: Misafir konuşmacıdan istenir. Misafir Konuşmacının Adı-Soyadı , Ünvanı, Kurum Adı Etkinliğin Tarih ve Saati Detaylı Bilgi ve Kayıt için: (şifre:comucabacam) Sosyal Medya Hesapları Ön Kayıtların Alınması Katılımcı bilgilerinin Word dosyasına işlenmesi Adı-Soyadı, Cep Telefonu, Mail Adresi, Çalıştığı Kurum, Branş Bilgisi. Kayıt Formu Ödeme-Bağış Hesabına Dair Bilgilerin İletilmesi Ödeme zaman aralığı belirtilir. Ödemeden sonra kesin kayıt alınır. Hesap Adı: ÇOMÜ EĞİTİM FAKÜLTESİ ÇABA ÇOK AMAÇLI ERKEN ÇOCUKLUK EĞİTİMİ IBAN: TR ÇAM Ödeme dekontu mail atıldı mı? Bağış makbuzu isteniyor mu? Evet ise ilgili bilgilerin alınması ve ödeme gerçekleştikten sonra ilgili bilgilerin Lale Seçmeer’e iletilmesi Adı -soyadı, TC kimlik numarası, adresi Elden yapılacak olan ödemeler tercih edilmiyor. Ancak elden ödeme yapmak istiyorsa; Bağış makbuzu kesemediğimizi belirtmemiz, Etkinlikten önce ÇABAÇAM’a gelerek ödeme yapılması gerekiyor. Planlama Etkinlikten 1 Hafta Önce Misafir Konuşmacıdan kısa özgeçmişinin ve eğitim için talep ettiği materyallerin listesinin maille istenmesi Misafir Konuşmacının Teşekkür Belgesinin, Katılımcıların Katılım Belgelerinin ve yaka kartlarının hazırlanması (ÇABAÇAM Görevli Eğitmenler dahil) Katılımcılara Program ve bilgilendirme mailinin atılması (gerekli durumlarda) Rahat kıyafet ile gelmeleri Yanlarında temiz ayakkabı getirmeleri ÇABAÇAM ulaşım bilgisi Etkinlikten 1 Gün Önce ÇABAÇAM’da kullanılacak mekan/mekanların hazırlanması Görevli Eğitmenler arasında iş bölümünün yapılması A3 boyutunda 3 adet hasthag afişlerinin çıkarılması ve mekanda aktif kullanılan yerlere asılması Kayıt masasının hazırlanması (Katılımcı devam/devamsızlık çizelgesi, yaka kartları vb.) Gerekli beslenme ihtiyaçlarının temin edilmesi Kahvaltı, Ara Öğün, Öğlen Yemeği İçecekler: Sıcak-Soğuk İlgili materyal ve malzemelerin tedarik edilmesi Kalorifer açma-kapama işleminin teyid edilmesi (kış mevsimi ise) Misafir konuşmacıya (ve mekana) çiçek ve hediye planlaması/temini Uygulama Kış bahçesinde karşılama müziğinin açılması Sabah Kayıt masasının açılması (Katılımcı devam/devamsızlık çizelgesinin doldurulması, yaka kartları ve program dağıtımı), bağış makbuzlarının teslim edilmesi Yürütücü Ekip tarafından davetlilerin ÇABAÇAM’a ulaşımlarının sağlanması Etkinlik süresince/bitiminde misafir konuşmacının izninin alınarak sosyal medya paylaşımı yapılması İkramların hazırlanması Çay, kahve, meyve suyu, soda, ayran ve minik atıştırmalıklar ÇABAÇAM Anı Defteri’nin Misafir Konuşmacıya (isteğe bağlı) ve Katılımcılara doldurtulması ÇABAÇAM Store’un tanıtımı ve satış Etkinliğin bitiminden önce Katılımcıların Seminer Değerlendirme Formunu doldurmaları (son arada yapılabilir) Katılım Belgelerinin dağıtılması Misafir konuşmacıya Teşekkür Belgesi, çiçek (duruma bağlı) ve hediyesinin takdim edilmesi Toplu fotoğraf çekimi Yürütücü Ekip tarafından davetlilerin ÇABAÇAM’dan gidecekleri yere ulaşımlarının sağlanması ÇABAÇAM’ın mekanlarının düzenlenerek eğitime hazır olarak temiz ve düzenli bırakılması Değerlendirme Görevli Eğitmenler tarafından ortak bir değerlendirme raporunun hazırlanması Proje Yürütücüsü Prof. Dr. Ebru Aktan Acar’a, Etkinlikte çekilen 5 adet fotoğrafın, basın yazısı ve değerlendirme raporunun mail atılması Web Sayfası sorumlusuna Etkinlikte çekilen 5 adet fotoğrafın ve basın yazısının mail atılması Gelir gider tablosunun doldurulması ve fatura-fişlerin bir araya getirilmesi. Ardından Proje Yürütücüsü Prof. Dr. Ebru Aktan Acar ile paylaşılması ve hesabın kapanması Basında yer verilen haberlerin takip edilmesi Yönetim Odasında yer alan Paylaşım Seminerleri Klasörü’ne aşağıdaki belgelerin eklenmesi. Afiş Katılımcı Devam/Devamsızlık Listesi Misafir Konuşmacının paylaşım için verdiği bilgi/belgelerden birer kopya Değerlendirme Raporu Gelir-Gider Tablosu ve fatura-fişler Etkinlikte çekilen fotoğrafların cdsi Basında çıkan haberler Tüm bu süreç tamamlandığında Proje Yürütücüsü Prof. Dr. Ebru Aktan Acar ‘ın maille bilgilendirilmesi