KALİTE İYİLEŞTİRMEDE EKİP ÇALIŞMASI

GRUP Ortak norm ve davranış ilkelerini paylaşan, aralarında çeşitli rol farklılaşması gerçekleştiren, ortak bir amacı paylaşan ve bu amaç doğrultusunda birbirleri ile iletişim içinde olan, karşılıklı olarak birbirlerini etkileyen iki veya daha fazla kişinin bir araya gelmesi ile ortaya çıkan sosyal bir olgudur.

En az iki kişinin varlığı. Üyelerarası iletişim, bilinçli topluluk. Her üyenin amaçların gerçekleştirilmesine katkısı. Amaçlara ulaşım konusunda anlaşma. Eylem biçimi üzerinde birleşme. Üyeler arasından grubu yöneltmek üzere seçilen kişi (lider) konusunda anlaşma.

Grup Tipleri Formal gruplar, organizasyonun ihtiyaçlarına göre planlı, bilinçli ve önceden tarifli yani formal olarak belirli fonksiyonları görmek üzere oluşturulur. İnformal gruplar, bilinçli ve planlı bir kararla değil, fakat organizasyonlarda kendiliğinden, doğal olarak ortaya çıkan gruplardır.

Grup Tipleri Birincil gruplar, grup üyelerinin birbirleri ile doğrudan ve yüz yüze iletişim kurduğu, belirli değer yargılarının ve dünya görüşünün paylaşıldığı, kader birliği ve duygusal bağlılığın ağırlık taşıdığı, ilişkilerin uzun süreli olduğu küçük grupları ifade etmektedir. İkincil gruplar, daha çok belli bir amaca dönük işlerin yapılması nedeniyle karşı karşıya gelen kişilerin oluşturduğu, geçici olma niteliği ağır basan, duygusallık ve değer paylaşma yönü fazla olmayan grupları ifade etmektedir. Referans grupları ise kişinin üyesi olmadığı halde, kendisi ile ilgili özellikleri karşılaştırmak ve değerlendirmek üzere kullandığı başka grupları ifade etmektedir.

EKİP Ortak bir amaca ve ortak performans hedeflerine kilitlenmiş ve kendilerine sorumlu oldukları şey konusunda ortak bir yaklaşım belirleyen, birbirlerini tamamlayan özelliklere sahip bireylerin oluşturduğu küçük gruptur.

İki veya daha çok kişinin varlığı. Genel bir ekip amacının olması. Zaman, materyal ve çalışma alanı ayrılması. Amaca ulaşmak ve ulaşılan noktanın kalıcılığını sağlamak için para kaynağının sağlanması.

Ekipler ve Gruplar Arasındaki Temel Farklılıklar

Ekip Oluşumunun ve Gelşiminin Aşamaları Kuruluş Aşaması Üyelerin istek ve beklentileri yüksektir. Üyeler ekibin geleceği konusunda endişelidir. Bir an önce durumu kontrol altına almak isterler. Otorite ve hiyerarşiye önem verirler. Kendilerine ekipte bir yer edinmek isterler. Oluşum-Kuruluş aşaması, sorun alanlarının meydana çıkarılması aşamasıdır.

2. Fırtına Aşaması Beklentiler ve gerçekleşenler farklıdır. Otoriteye karşı güvensizlik söz konusudur. Yapılması gereken görevlere karşı isteksizlik ve kırgınlık hissedilir. Üyeler kendilerini yetersiz ve şaşkın hissederler. Üyeler birbirlerine ve lidere karşı tepkilidirler. Birbirleri ile sürekli rekabet halindedirler. Üyeler arasında sürekli kutuplaşma vardır.

3. Biçimlenme Aşaması Tatminsizlik giderek azalır. Fikir ayrılıkları giderilmeye başlanır. Kutuplaşmalar yok olmaya başlar. Üyeler arasında uyum, destek ve saygı oluşur. Güven ortamı oluşur. Fikirler daha açık bir şekilde ifade edilebilir. Sorumluluk paylaşımı artar. Ekip ruhu oluşur.

4. Başarma Aşaması Üyeler ekipte bulunmanın heyecanını hissetmeye başlarlar. Dayanışma artar. Ekip olarak kendilerini güçlü hissetmeye başlarlar. Ortak amaç ve görev bilinci oluşur. Liderlik paylaşılır. Görev ve başarı konularında olumludurlar. Performans ve verim en üst düzeye ulaşır.

5. Dağılma Aşaması Üyelerin moralleri yüksektir. Üyeler, aralarında oluşan güçlü bağların kopacağından korkmamaktadırlar. Hedefe ulaştıkları için sevinç, ayrılacakları için üzüntü duymaktadırlar.

Ekiplerin Temel Özellikleri Ortak Amaç ve Vizyona Sahip Olmak Sağlıklı İletişimin Oluşturulması Sağlıklı Bir Çalışma Alanı ve Yaratıcılık Ekipsel Yetkilendirme Ekibe Bağlılık ve Bir Ekibe Ait Olma Duygusu Ortak Sorumluluğun Paylaşılması Bireysel Gelişimin Desteklenmesi Yönetimin Katılımı

Ekip Çalışmasının Amaçları Dış çevrede yaşanan hızlı gelişmelerin ışığında ortaya çıkan yeni bilgi alanlarının ekip bilgi ve becerisini gerektirmesi. Ekip sinerjisinin ekibi tek tek bireylerden daha güçlü yapması. Örgütsel verimliliğin arttırılması. Üretim ve kalite artışının sağlanması. İş mükemmelliği anlayışına ulaşılması. Çalışanların motivasyonlarının arttırılması. Çalışanlara birlikte ve özerk çalışma anlayışının kazandırılması.

Ekip Çalışmasının Amaçları Örgüt gerçeğine uygun etkili fikirlerin üretilmesi. Bireylerin bağlılık duygularının gelişimine katkıda bulunması. İş tatmininin ve örgütsel bağlılık duygularının gelişmesinin sağlanması. Esnek ve yalın örgüt yapısının oluşturulması. Çalışanların liderlik ve yaratıcılık yeteneklerinin ortaya çıkması konusunda teşvik edilmeleri. Kararların kalitesinin arttırılması ve problem çözümlemenin kolaylaştırılması. Örgütsel amaç ve hedeflere olan bağlılığın artırılması.

Ekip Üyelerinin Motive Edilmesi Gereken Konular Hedeflerinin ve yapacağı işlerin açıkça belirlenmiş olması, Belirlenmiş olan işleri yapması için gerekli araç ve gerece sahip olması, Belirlenmiş olan işleri başarmak için kendisine yeterince güvenmesi, Elde edeceği sonuçların göstereceği çabaya değer olduğunu düşünmesi, Üstüne düşen görevleri çaba göstermesi halinde başaracağından emin olması, Göstereceği çabanın karşılığında ödüllendirileceğini bilmesi.

Ekip Başarıları İş kalitesinin artışı. Artık maddelerin azalması. Devamsızlık oranlarının düşmesi. Çalışanların süreçlere katılımında gelişme. Yöneticiler dâhil tüm çalışanların sürdürdükleri işlerin en önemlilerine öncelik tanınması. Yöneticiler dâhil tüm çalışanların, birbirlerine işle ilgili sorunlarda yardım etmeye hazır olmaları.

Ekip Çalışmasının Yararları Ekip ilişkilerinin yaratılması, fonksiyonel yaklaşımın sakıncalarını ortadan kaldırmaktadır. Ekip çalışması, örgütte çapraz bölümler arasındaki engelleri yıkmakta, iletişimin artması ve sorunların doğru çözüme kavuşturulması olanağı ortaya çıkmaktadır. Ekip üyeleri, kendi aralarındaki karşılıklı etkileşim ile hem ekibin hem de örgütün problemlerinin neler olduğunu doğru kavrayabilmektedir. Ekip çalışması, işletmenin çevre değişimine ve müşteri isteklerine daha duyarlı hale gelmesinde etkili olmaktadır. Ekip çalışması, çalışanların moralini artırmakta, işi zenginleştirmektedir. Ekip çalışması, kararların üst yönetim tarafından alınmasının azaltılmasını sağlamaktadır.

Ekiplerin meydana getirilmesi, hiyerarşik yapının alt düzeylerini yetkili ve sorumlu olmaya sevk ederek, kontrol için yöneticilerin daha az zaman harcamasını sağlamaktadır. Ekip çalışması, kontrol maliyetlerinin en aza inmesini, çalışanların iş sürecindeki problemleri çözmesinde yüksek performans yaratılmasını sağlamaktadır. Ekip çalışmasında, çalışanlar iş sürecine hâkim olurken, işleri hakkında stratejik düşünebilen çapraz fonksiyonel esnekliğe sahip uzmanlar haline gelmektedirler. Ekip çalışması, işgücü devir hızının düşmesine ve böylece istihdamın farkında olunmayan maliyetlerinin en aza inmesine yol açmaktadır. Ekip çalışması ile çalışanların motivasyona ilişkin maliyetlerinde sürekli azalma eğilimi ortaya çıkmaktadır. Ekip çalışması, örgütteki verimliliği artıran faaliyetleri artırır. Süreç, teknoloji ile çalışanların performansını uyumlu hale getirerek verimliliğe katkı sağlamaktadır.

Ekip Çalışmasında Karşılaşılan Sorunlar Kişisel Çatışmalar Yöneticilerin Yeni Duruma Uyum Sağlamasında Yaşanan Sorunlar Yıkıcı İletişim Kalıpları Geçmişe Özlem Çelişen Stratejik Hedefler Kimlik Krizleri Karşılıklı Bağımlılığın Yürütülmesi Sahte Görüş Birliği Çözülmeyen Kişisel Sorunlar

Kalite İyileştirmede En Çok Kullanılan Ekip Türleri Yönlendirici Komiteler Problem Çözme Ekipleri Kalite Çemberleri Kendi Kendini Yöneten Ekipler Çapraz Fonksiyonlu Ekipler Sanal Ekipler

Kalite Çemberleri Çalışanların yaptıkları iş ile ilgili çeşitli sorunların kaynaklarını ve nedenlerini, birlikte çalışarak ve periyodik toplantılar yaparak araştıran, bulan, çözen ve üst kademe yönetimine rapor eden gönüllü kişilerden oluşan bir gruptur.

Kalite Çemberlerinin Temel İlkeleri Gönüllülük: Kalite çemberlerinde yer alan çalışanların gönüllü kişilerden olması esastır. Üst yönetimin bu konudaki kararlılığını, isteğini ve desteğini çalışanlara göstermesi gereklidir. Üyeler, kendilerinden istendiği için değil, kendi iradeleri ile katılımda bulunmalıdırlar. Süreklilik: Süreklilik kalite çemberleri için son derece önemli bir ilkedir. Örneğin Japonya’da 1971’den bugüne kadar süregelen kalite çemberleri büyük ödülünün en önemli kriteri ödüle aday olan çemberlerin sürekliliğidir.

Tam katılım: Kalite çember çalışmaları sadece personelin bir kısmı için değil, tüm çalışanlar için düşünülmüştür. TKY felsefesi içinde çalışanların tam katılımı, çalışanların hedefleri belirlemede, karar alma ve problem çözmede gönüllü olarak yer aldıkları bir süreç anlamını taşımaktadır. Eğitim: Kalite çemberleri, çalışanların fikirlerini ifade edebilme yeteneğini, iş birliği ruhunu, sorun çözme ve inisiyatif kullanma becerilerini geliştirmektedir. Çalışanların duygularını, değerlerini ve yaratıcılıklarını işlerine taşıyabilmelerine olanak sağlamakta ve diğer insanlarla iletişim içinde olmasını sağlayarak onun toplumsal gereksinimlerini karşılamaktadır.

Üst yönetimin desteği: TKY’nin uygulama sürecinde olduğu gibi, kalite çemberlerinin kurulması ve işleyişinin de amaca uygun gerçekleştirilmesi için, üst yönetimin liderliği, desteği ve kararlılığı vazgeçilmez bir unsurdur. Ödüllendirme: TKY’de çember üyeleri şahsi başarılarından çok organizasyona ve çember çalışmalarına katkıları nedeniyle ödüllendirilmelidir. Çember üyelerinin sorun çözme, öneri geliştirme ve çembere süreklilik kazandırma gibi alanlarda sağladıkları katkının takdir edilmesi, ödüllendirilmesi; dinlendiğinin ve dikkate alındığının gösterilmesi gerekmektedir.

Kalite Çemberlerinin Amaçları Kalitenin iyileştirilmesi ve hataların azaltılmasını sağlamak. Çalışanların motivasyonu ve katılımını artırmak. Daha uyumlu yönetici-çalışan ilişkisinin gelişmesine ortam hazırlamak. Çalışanların konularında eğitimlerini sağlamak. Problemleri daha doğmadan engelleme alışkanlığı kazandırmak. Kişilerin liderlik ve yaratıcılık yeteneklerinin gelişmesine katkıda bulunmak. Maliyetleri düşürmek. İş güvenliği konularında ilgiyi artırmak.

Kalite Çemberlerinin Örgütlenmesi Çember lideri Çember üyeleri Rehber Yürütme komitesi

Kalite Çemberlerinin İşleyişi