Yönetim Süreçleri –I (Karar Verme, Planlama ve Örgütleme)

Karar Verme Karar verme, insanın istediği sonuca ulaşmak için alternatifler arasından seçim yapmasıdır. Yönetim işlevi kararla başlar, kararla biter. Örgütün yaşaması alınan kararların doğruluğuna bağlıdır.

KARAR VERME SÜRECİNİ ETKİLEYEN UNSURLAR Karar verecek kişinin geçmiş yaşantıları, Karar verecek kişinin algılama biçimi. Karar verecek kişinin duyguları. Karar verecek kişinin değer yargıları. Karar verecek kişinin kişiliği. Karar verecek kişinin amaç ve beklentileri. Karar verecek kişinin görev yaptığı örgütün formal ve informal yapısı. Örgütün bulunduğu çevrenin kültürel, siyasi, ekonomik ve sosyal özellikleri. Örgüt ile ilgili yasal metinler.

Karar süreci bakımından astların görevi; -Problemleri açıklama, -Yorumlama, -Çözüme hazırlamaktır. Astların karar sürecine katılımının yararları; -Yöneticinin astları onun aldığı kararları daha iyi anlayabilir ve uygulayabilir. -Astların yönetim yeterliği ve deneyimi de artmış olur. -Astların bağlılığı ve morali,örgütün de verimi artar.

EĞİTİM YÖNETİMİNDE KARAR SÜRECİ Karara katılma ilkeleri, özellikle eğitim yönetiminde gereklidir; çünkü eğitim örgütleri daha sosyal ve toplu olup, kararların etki alanı da bu derece geniştir. Okul içi unsurlar:Öğretmen, öğrenci, diğer çalışanlar, fiziksel ve finansal kaynaklar. Okul dışı unsurlar: Ana- babalar, baskı grupları, iş piyasası, genel yönetim yapısı, üst yönetim, bölgenin özellikleri, yerel yönetimler vb.

Eğitim yöneticisinin karar vermede izlemesi gereken ilkeler Grup dinamiğini anlamalı, fakat örgüt amaçları dışında kullanmaya kalkışmamalıdır. Güdüleyen, uzlaştıran ve koordine eden bir eylem göstermelidir. Karar sürecinde, astlarına ve o kararın etkileyeceği kimselere katılma olanağı vermelidir. Grup değer ve davranışlarını dikkate almalıdır. Takdir hakkını kullanırken, kamu yararını gözetmelidir.

PLANLAMA Önceden saptanan amaçlara ulaşmak için izlenecek politikayı saptama sürecidir. Geleceğe yönelik eylem ve etkinliklerin tasarlanmasıdır. Alınan kararların uygulamaya dönüştürülmesini belirleme sürecidir. Örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için gereken girdileri saptama ve kullanma yollarını kararlaştırma sürecidir

Bu süreçte; “Ne” sorusu istenilen bir hedefe ulaşmak için yapılması gereken faaliyetleri, “Nasıl” sorusu etkinliklerin yapılış biçimini ve sırasını, “Kim tarafından” sorusu etkinliklerin yerine getirilmesinde kişilerin yanı sıra, yetki ve sorumluluklarını, “Ne zaman” sorusu etkinliklerin zamanlamasını, “Nerede” sorusu planın uygulanma alanını, “Hangi araçlarla” sorusu ise süreçte kullanılacak araç gereçlerin belirlemesini ifade etmektedir.

PLANIN ÖZELLİKLERİ Plan geleceğe yönelik yapılan bir çalışmadır. Planlama, bir seçme ve krar eylemidir. Planlama birbirine bağlı bir dizi kararları birlikte getirir. Planlama, düşünmeyi öngören zihinsel bir süreçtir. Sistemi araştırma yolu ile yönetmeyi öngörür. Uzmanlık gerektirir.

PLANLAMA İLKELERİ Planın tekliği ilkesi: Bir örgütte belirli bir zaman içinde tek bir plan hazırlanır ve uygulanır. Planın esnekliği ilkesi: Hazırlanacak planlar gelecekte oluşabilecek değişikliklere uygulanabilir, esnek olmalıdır. Planın açıklığı ilkesi: İyi bir plan, uygulayacak insanların kolaylıkla anlayabileceği bir dil ve ifade ile yazılmalıdır.

PLANLAMA AŞAMALARI Bir örgütteki planlar; 5-15 yıllık olan uzun süreli, 1-5 yıllık olan orta süreli, 1 yıl veya daha az zamanı kapsayacak şekilde kısa süreli, planlar olarak hazırlanır.

Plan hazırlanırken sırasıyla şu işlemler uygulanır: Var olan durumu belirleme Hedefleri saptama Kayakları belirleme Uygulama seçeneklerini arama Kararlaştırma, modelleştirme Planı tasarlama İlgililerin görüşünü alma Kontrol etme, geliştirme.

PLANLAMANIN SINIRLILIKLARI Aşağıda belirtilen durumlarda planlamadan beklenen yarar sağlanamayabilir: Açık ve kapalı hedeflerde sapmalar, Alan ve planlama uzmanlarından yararlanamama, Örgüt yapısının özmsenmesinde ve yönetim süreçlerinin uygulanmasında yönetimin yetersizliği.

EĞİTİM PLANLAMASI Rasyonel ve düzenli çözümleme tekniğinin eğitim sürecine, eğitimi öğrencilerin ve toplumun gereksinimlerini karşılamada ve amaçlarını gerçekleştirmede daha etkili ve verimli kılmak amacıyla uygulanmasıdır

Eğitim planlaması şu özelliklere sahip olmalıdır: Uzun bir dönemi kapsamalıdır. Toplumsal ve ekonomik kalkınma planları ile bütünleşmelidir. Eğitim sistemini bir bütün olarak ele almalı ve kapsamalıdır. Eğitimsel gelişmenin hem nicel, hem de nitel yönleriyle ilgilenmelidir. Eğitim yönetiminin ayrılmaz bir parçası olmalıdır.

ÖRGÜTLEMENİN TANIMI Örgütleme, örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için çevresine, yönetimin işlevlerine ve sürecine elverişli bir yapı kurma sürecidir Örgütleme, yapının kurulması, her düzeydeki yetki ve sorumlulukların saptanması, buna göre personelin atanması ve aralarındaki ilişkilerin belirtilmesidir

ÖRGÜTLEMEYİ ETKİLEYEN DEĞİŞKENLER 1. Yönetim Biçimi Örgütü yönetenlerin yönetim anlayışı örgütün yapısını kurmada en önemli değişkendir. Yetkeci yönetim biçimine inanan ve bunu uygulayan yöneticilerin kurdukları yönetim yapısı her yöneticiye dar alanda yetki verildiğinden çok basamaklı olur. Destekçi ve birlikçi yönetim anlayışına sahip yöneticilerin kurduğu yapı ise daha az basamaklı ve yetki devrine dayanan bir sistem olur.

2. İşgörenlerin Niteliği   İşgörenlerin yeterlik ve uzmanlık düzeyi arttıkça örgütün daha demokratik bir yönetim biçimine kavuşması beklenir. Çünkü yüksek nitelikli işgörenler özdenetimlerini gerçekleştirirler ve daha özgür bir ortamda çalışmak isterler. Bunun tersi durumda ise işgörenlerin takip edilmesi, işlerin denetlenmesi gerekir.

3. Ürün: Örgütün yapısı ile üreteceği ürün arasında büyük bir ilişki vardır. Özellikle eğitim örgütleri gibi hammaddesi ve çıktısı insan olan örgütlerde yapılanma da insancıl olmalıdır. 4. Teknoloji: Örgütün üretim için kullandığı teknolojiler de yapıyı etkiler. İleri teknoloji kullanan örgütlerde işgörenlerin yaratıcılığına daha çok ihtiyaç duyulduğundan yapı da buna izin vermelidir.

5. Örgütün Kültürü ve Çevresi Örgütün ve üyelerinin kültürü ve çevresi de örgütün yapısını etkiler. Ataerkil bir toplumda kurallar daha katı hiyerarşi daha belirginken demokratik toplumlarda üyelerin yönetime katılması söz konusudur.

Örgütleme Süreci 1.Yapıyı Kararlaştırma Örgütün amaçları, örgütün büyüklüğü, ürünün nitelik ve niceliği, yöneticinin yönetim anlayışı, çalışanların beklentileri gibi faktörlere göre örgüt uygun bir veya birkaç modelin birleşimiyle oluşturulabilir 

Bölümleme - Birimleme – Basamaklandırma   Örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için seçilen örgütleme türüne göre görevlerin gruplandırılmasına bölümleme denir. Bir örgütün bölümlerinin ayrı yönetimler altında kümelenmesine birimleme denir.   Basamaklandırma ise bölümler ve birimler arasındaki hiyerarşinin belirlenmesidir.

2.KADROLAMA Örgütleme ile belirlenen işleri yapmak ve gerekli nitelik ve sayıda insan gücü temini için yapılan işlerin tümüdür. Her iş için istenen personelin nitelikleri belirlenir İş için ne kadar personel gerekli olduğu kararlaştırılır Niteliklerin tespiti için işin iyi tanımlanması ve özünün incelenmesi gerekmektedir.

3.DONATIM Genel olarak bir donanımda aranacak temel özellikler ; Örgüt için gerekli araç-gereç ve materyallerle örgütü üretime hazır hale getirmektir.   Genel olarak bir donanımda aranacak temel özellikler ; Gereklilik Güvenlik Uygunluk Sağlamlık Kullanışlılık Çok amaçlılıktır.

4.ANLAYIŞ GÖSTERME Anlayış gösterme boyutu kişiler arası ilişkileri içine alır İnsanlar problemlerini anlatabileceği ve beraber çözüm üretebileceği insanlarla bir arada olmak isterler. Eğer formal örgütün informal boyutunda bu ilişkiler gelişmişse örgütün verimi ve başarısı da bunun sonucu olarak kendiliğinden artacaktır.