İnsan Kaynakları Planlaması

İnsan kaynakları planlaması, kurumun amaçlarını verimli biçimde gerçekleştirmesi için, uygun yer ve zamanda, uygun sayı ve nitelikte çalışanın istihdam edilmesine yönelik bilinçli bir faaliyettir.

İK Planlama Amaçları Kurumun düzenli işleyişini sağlamak, Personel eksikliği ve fazlalığı sorununu önlemek, Personel maliyetlerini kontrol etmek, düşürmek, Mevcut personelin kapasitesinden optimum düzeyde yararlanmak, Personel istihdamında iktisadiliği sağlamak.

İK Planlaması Stratejik Planlama -Karşılıklı, birbirini bütünleyen faaliyetler

İK Planlama Süreci Stratejik planlama Mevcut personel durumunun incelenmesi Personel ihtiyacının tahmin edilmesi Personel kaynaklarının saptanması Değerlendirme

Mevcut durumun belirlenmesi Mevcut personelin sayısı Mevcut personelin nitelikleri Mevcut personelin uygunluğu Mevcut personelin dağılımı Emeklilik planları Personel devir hızı

Mevcut durumu değerlendirme araçları İş tanımları ve iş gerekleri Performans değerlendirme raporları Beceri envanterleri (personel dosyaları) Yerleştirme ve yükseltme planları

Personel İhtiyacının Tahmin Edilmesi Sayısal yöntemler – Eğilim (Trend) analizi – Oran analizi – Regresyon analizi – Zaman standartları Sayısal olmayan yöntemler (Yargısal Yöntemler) – Yönetici Tahmini – Nominal grup tekniği – Delphi tekniği – Senaryo Analizleri – Kıyaslama Ayrıntılı Yöntemler (İşyükü ve işgücü analizleri)

Eğilim (trend) analizi Geçmiş dönemlerdeki personel sayısının incelenerek, geleceğe yönelik tahminde bulunma.

YILLAR PERSONEL SAYISI t Ps

Oran analizi Oran analizi, personel başına düşen iş miktarı (örneğin satış hacmi vb.) gibi ölçütler kullanarak, personel sayısının tahmin edilmesidir. Bu yaklaşımda, yapılacak iş miktarı tahmin edildikten sonra oranlar kullanılarak personel ihtiyacı saptanmaktadır.

Regresyon analizi Regresyon analizi, üretim miktarı ile personel sayısı arasındaki ilişkiyi saptayıp, bu ilişkiyi temsil eden eşitlik aracılığı ile personel ihtiyacının tahmin edilmesidir.

Zaman standartları Her işin yapılması için gerekli zamanın belirlenerek, gerekli işgücü saatinin hesaplanmasında kullanılan tekniktir. Zaman standartları iş ölçümü teknikleri kullanılarak yapılmaktadır.

İş ölçümü teknikleri Zaman etüdü İş örneklemesi

Zaman etüdü Her işin tamamlanma süresinin kronometre kullanılarak hesaplandığı teknik çalışmadır.

İş örneklemesi Personelin rasgele zamanlarda gözlemlenerek zamanını ne tür işler için kullandığını belirlemek için kullanılan pratik bir yöntemdir.

Nominal grup tekniği  Uzmanlar yüzyüze konu hakkında tartışırlar,  Grup tartışmaları, fikir alışverişini kolaylaştırır,  Ortak fikir oluşana kadar tartışmalara devam edilir

Delphi Tekniği  Uzmanlar ayrı ayrı çalışırlar,  Farklı görüşler özetlenerek tekrar uzmanlara tartışmak üzere gönderilir  Bu işlem ortak grup kararı oluşana kadar sürer.

İşyükü ve İşgücü Analizleri İşyükü belirli bir dönemde, birey, birim veya örgüt düzeyinde yapılması gereken iş ve işlemler toplamını veya iş miktarını ifade eder. İşyükü analizlerinde planlanan «toplam işyükü» (toplam çıktı, ürün, gerekli toplam çalışma süresi) ve planlanan dönemde belirli nitelikte bir çalışanın gerçekleştirebileceği bireysel işyükü belirlenir ve toplam işyükü bireysel işyüküne oranlanarak gerekli çalışan sayısı bulunur. Gerekli çalışan sayısı= Toplam İşyükü/Bireysel İşyükü

İşyükü Analizi Örnek: Dolmakalem üreten bir işletmede bir kalemin standart montaj süresi 4 dakikadır. Önümüzdeki 6 aylık dönemde adet kalemin üretilmesi planlanmıştır. Bu dönem içinde bir işçi günde 8 saatten 130 gün çalışacaktır. Toplam kaç işçiye ihtiyaç bulunmaktadır?

Toplam İşyükü= 4dak x = dak Kişi başı işyükü (çalışma süresi)= 130 gün x 8 saat x 60 = dak Gerçek Çalışan İhtiyacı= toplam işyükü/bireysel işyükü = dak/ dak= 96,15 kişi

İşyükü Analizi Devamsızlık Oranı: %5 Son dönemin başında 85 kişi var, dönem içinde 10 kişi işe alınmış, 5 kişi de işten ayrılmış.

İşgücü Analizleri Devamsızlık Oranı= Devam Edilmeyen Süre (Saat)/Devam Edilmesi Planlanan Toplam Süre Yedek Çalışan İhtiyacı= Gerçek Çalışan İhtiyacı x Devamsızlık Oranı YÇİ= 96kişi x 0,05 = 4,8 (5 kişi)

İşgücü Devir Oranı= Dönem içi çıkış yapan çalışan sayısı/Ortalama çalışan sayısı Ortalama çalışan sayısı= (Dönembaşı çalışan sayısı + Dönemsonu çalışan sayısı)/2 Ek çalışan ihtiyacı= Gerçek çalışan ihtiyacı x işgücü devir oranı

Dönem sonu çalışan sayısı= (85+10)-5=90 kişi Ortalama çalışan sayısı= (85+90)/2=87,5 kişi İşgücü devir oranı=5/87,5=0,057 (%6) Ek çalışan ihtiyacı= 96x0,06=5,76 (6 kişi) Olması gereken çalışan sayısı= =107 kişi

Yer Planlaması Yer planlaması yöntemi, örgüt yapısının içerdiği yerlerin (kadro, pozisyon veya mevkilerin) sayısından hareketle çalışan ihtiyacının belirlenmesini içerir. Bu yöntem özellikle çalışan talebinin ürün talebi ve üretim düzeyinden «bağımsız» olduğu veya üretim ya da iş miktarına göre çalışan sayısının pek değişmediği, üretim miktarı üzerinde çalışan kontrolünün sınırlı olduğu durumlar için uygundur.

Yer Planlaması Bu yöntemde de işyükü analizlerinde olduğu gibi dönemlik toplam işyükü ile kişi başı işyükü’nün oranlanmasıyla gerekli çalışan sayısı bulunur. Burada doldurulması gereken «iş yerleri» (iş istasyonları veya kadro) sayılarına dayalı olarak hesaplama yapılır. Gerekli çalışan sayısı= (çalışılacak gün sayısı x yer sayısı x vardiya sayısı) / Kişi başına çalışılacak işgünü sayısı

Yer Planlaması Örnek: Bir sınır koruma birliğinin görev alanı içinde yılın 365 günü 20 yerde 24 saat boyunca birer askerin nöbet tutması gerekmektedir. Bu asker günde 6 saat nöbet tutacaktır (günde 4 vardiya olur) ve yılda da 300 gün görev yapması planlanmıştır. Bu kapsamda gerekli personel sayısını hesaplayınız.

Yer Planlaması Gerekli çalışsan sayısı= (365 gün x 20 yer x 4 vardiya) / 300 gün = 29200/300 gün = 97,33 kişi Planlanan çalışma sürelerinde hiç sapma veya işgücü kaybı olmadığında 97 kişi gerekecektir. Öngörülemeyen devamsızlıklar vb. nedeniyle 2,66 kişi daha gerekeceği varsayılırsa 100 kişi gerekli denebilir.

Yer Planlaması Yer planlaması yöntemine göre çalışan talebi, işyükü düzeyinin düzensiz olduğu alanlarda en az (minimum), ortalama veya en çok (maksimum) işyükü düzeyine (veya kapasite kullanım oranına) göre de hesaplanabilir. Alternatif yaklaşım ise yer planlamasıyla en düşük işyüküne göre, istihdam edilmesi gereken asgari çalışan sayısını daha uzun dönem için belirlemek, bunun üzerindeki kısa vadeli değişken çalışan talebini ise işyükü analizi vb. yöntemlerle belirlemek şeklinde olabilir.

Mevcut durum analizi: araçlar Beceri envanteri Yönetim envanterleri Yerleştirme şemaları

Beceri envanteri Beceri envanteri, her personelin eğitimi deneyimi ilgileri becerileri hakkında bilgi içeren formlardır.

Yönetim envanteri Yönetim envanteri, kurumdaki yöneticilerin Eğitim ve deneyimleri nitelikleri ilgileri becerileri Yönetsel sorumlulukları Daha önceki makam ve sorumlulukları Yönetsel eğitim özelliklerinin bulunduğu formlardır.

Yerleştirme şemaları Her personelin, kurum içinde hangi makamlara ilerleyebileceğini ortaya koyan şemalardır.

Müdür Yaş 64 - Lise Performans:Çok İyi Terfi Edebilirlik: - 2 Yıl İçinde Emekli Gn Müdür Yrd Yaş 34 - Fakülte Performans: İyi Terfi Edebilirlik: Tartışmalı Yönetim Deneyimine İhtiyacı Var. Gn Müdür Yrd Yaş 53 - Lise Performans: Düşük Terfi Edebilirlik: Olası Rütbe İndirimi Uyarıldı. Daha Alt Düzey Bir İşe Transfer Edilebilir Gn Müdür Yrd. Yaş 41 - Yüksek Okul Performans: Mükemmel Terfi Edebilirlik: Genel Müdürlük Genel Müdür Emekli Olduğunda Yerine Kaydır Daire BŞK Yaş 37 - Lise Performans: Yeterli Terfi Edebilirlik: Koordinatör Çalışanların Nasıl İdare Edildiğini Öğrenmeye İhtiyacı Var Daire Bşk Yaş 24 - MBA Performans: Mükemmel Terfi Edebilirlik: Üst Yönetim Fabrika müdürlüğüne atanabilir

Personel ihtiyacını karşılayıcı önlemler Fazla mesai Vardiyalı çalışma Verimliliği arttırma çalışmaları (eğitim, motivasyon vb.) Geçici personel istihdamı İşlerin dışarıya ihale edilmesi Dış kaynaklardan personel alma Transfer Terfi Yeni teknolojiler kullanma

Personel fazlalığını giderici önlemler İşe alımları kısıtlamak, durdurmak Çalışma sürelerini kısaltmak İzin ve tatilleri uzatmak İşletme içi çalışan hareketliliği Erken emeklilik Esnek çalışma uygulamaları Geçici işten çıkarma Sürekli işten çıkarma