Personel Yönetim Sistemi PERMANSYS SecLaB Bilişim

İK Departmanı ve Personel Arasındaki Köprü Personel’in kesinlikle İK Departmanına gelmesine gerek yoktur İK ile Personel arasındaki iletişim, tamamı ile PerManSys sistemi üzerinden yapılabilmektedir İK Departmanı, Personel’den isteyebileceği herhangi bir evrak veya bilgiyi PerManSys üzerinden isteyebilir Personelde kendisinden istenen bilgiden, sistem üzerinden haberdar olup, yine sistem üzerinden (Eğer fiziksel bir matbu evrak değil ise) İK Departmanına bu bilgiyi iletebilir PerManSys Kiosk Cihazı, İK Departmanının Personel ile olan yüz yüze iletişimindeki zaman kaybını önler ve İK Departmanında %50 verim artışı sağlar

Personel Tarafından Yapılan Öneri; İK Departmanının değerlendirmesi için Beklemeye alınır ve İK Mail ile bilgilendirilir. Öneri Aşaması İK Red edebilir veya Öneriyi, Öneri Kuruluna iletir. Kurul Öneriyi uygun bulursa, İzlemeye alır. (Gün sayısı ile) Birinci Aşama Kurul tarafından İzlemeye alınan Öneri, belirlenen gün sonunda faydalı bulunursa Öneri ilgili müdüre gider. İkinci Aşama Personelin Müdürü, Öneriyi İzleme sonucunda Red edebilir veya Ödüllendirilmek üzere Onaylayabilir. Üçüncü Aşama Yapılan tüm Öneri ve Şikayetler sonuçları ile beraber Kurul tarafından Yönetime düzenli bir şekilde raporlanır. Son Aşama

Personelin İK’ya Ulaşmasının En Kolay Yolu Personel herhangi bir konu hakkındaki Önerisini, Şikayetini vb. yandaki ekranda bulunan bilgileri ve ardından Mesajını yazarak İK Departmanına iletebilir. Bir çok şirkette yapılan araştırmalar göstermiştir ki; Personel yüz yüze yapamadığı bir çok düşüncesini, yazarak çok daha iyi iletebilmektedir.

İK’ya Ulaşan Önerinin Yönetilmesi - 1 İK Departmanı kendisine mail ile de bilgisi gelen Öneri vb. konuyu PerManSys üzerinden Admin Panelinden de yönetebilir. İK yetkili personeli, PerManSys üzerinden gelen öneri vb. konuyu sistem üzerinden Beklemede olan Durumunu değiştirerek, Kurulu ve ilgili departman müdürünü bilgilendirir.

İK’ya Ulaşan Önerinin Yönetilmesi - 2 Kurul ve İlgili Departman Müdürü Öneri vb. konuyu değerlendirerek, Red Edebilirler veya gün sayısı vererek İzlemeye alabilirler. Bu kısımda verilen gün sayısının bitimine 10 gün kala, Kurul üyeleri ve Müdür, 3 gün kala ise Firmanın Genel Müdürü mail yolu ile bilgilendirilir.

İK’ya Ulaşan Önerinin Yönetilmesi - 3 İzleme Aşaması bitiminde Kurul ve İlgili Müdür, Ödüllendirme vb. durumlar için Durumu Onay Aşamasında diye değiştirirler. Konu yönetim tarafından da uygun görülür ise, Personelin verdiği öneri Ödüllendirilir. Sadece Ödüllendirme durumunda, Sonuç bilgisi SMS ile Personele bildirilir.

Verilen Önerinin, Sonuç Takibi Personel yaptığı önerinin durumunu yandaki ekranda bulunan Sicil Numarası kısmına doğru bilgiyi girerek takip edebilir. Önerisinin Beklemede, İzleme Aşamasında, Onay Aşamasında, Ödüllendirildi veya bunların dışındaki Red Edildi seçeneğinden hangisinde olduğunu görebilir.

Firma İçi Yapılan Duyurular - 1 İK Departmanı herhangi bir konuda Personelini (Beyaz veya Mavi Yaka) bilgilendirmek istediğinde bunu PerManSys üzerinden yanda bulunan ekran üzerinden yapar. Duyuruyu İK isterse belirli bir guruba veya tüm personele (Beyaz yaka veya Mavi yaka vb.) SMS yolu ile de iletebilir.

Firma İçi Yapılan Duyurular - 2 İK Departmanı herhangi bir konuda Persoenlini (Beyaz veya Mavi Yaka) bilgilendirmek istediğinde bunu PerManSys üzerinden yapar ve Personel de yandaki ekranda bulunan sayfaya girerek, bu yapılan Duyurudan haberdar olabilir. Ayrıca, bu yapılan Duyuruların son birkaç adeti, Ana ekranda mevcuttur.

Aylık Yemek Listesi İK Departmanı herhangi bir zamanda bir sonraki ayın yemek listesini PerManSys üzerinden sisteme yükleyebilir. Bu yüklenen yemek listesi, Öneri Kiosk Sistemi üzerinde Ana Sayfada o günün tarihi neyse, önceden girilen o güne ait yemek listesi ekranda listelenmektedir.

Firma İçi Eğitim Organizasyonu - 1 İK Departmanı herhangi bir zamanda Personelinin katılımını sağlayarak Eğitim düzenleyebilir. Bu Eğitimi sistem üzerinden girdikten sonra eğer isterse belirli bir gruba bu Eğitimi SMS yolu ile de ulaştırabilir. Bunun dışında Eğitim Dökümanları ekleyebilir ve Personelden gelen Eğitim isteklerinide Eğitim Menüsü içerisinden yönetebilir.

Firma İçi Eğitim Organizasyonu - 2 Personel İK Departmanının yayınlamış olduğu bu eğitimleri PerManSys üzerinden Eğitim Takvimi üzerinden takip edebilir. Ayrıca Personel, yaptığı iş ile ilgili firma dışından herhangi bir kurumdan bir eğitim talebinde bulunmak isterse yine Eğitim Menüsü içerisinden Eğitim İhtiyaç Talebinde bulunabilir.

Firma İçi Aylık Bülten Yayınlama - 1 Tüm kurumsal şirketler, Şirket İçi iletişimi sağlamlaştırmak adına her ay veya çeyrekler halinde Bülten hazırlayıp basılı veya dijital ortamda personelleri ile paylaşmaktadır. Yayınlanan Bülten (Pdf, Word vb) bilgisinide sistemde kayıtlı bulunan personellerinin mail adreslerine bilgi göndermek sureti ile yapabilmektedirler.

Firma İçi Aylık Bülten Yayınlama - 2 İK Departmanının yayınlamış olduğu Bülteni, Personel yine PerManSys üzerinden güncel olanı veya geçmişte yayınlanmış herhangi bir sayıyı inceleyebilir. Kiosk üzerinden incelemek zor oluyor ise, incelediği Bülteni Gönder diyerek ekrana mail adresini girerek kendisine gönderebilir.

Özlük Bilgileri Rehber ve Bilgilendirme Mailleri - 1 Tüm firmalardaki en büyük sorun, personelin Özlük dosyasında tamamlanması gereken eksik evraktır. Bu durumda personel ile köşe kapmaca oynanır. PerManSys üzerinden girilecek bir kayıt sayesinde ilgili personelin sistemde kayıtlı mailine ve cep telefonuna giden SMS ile bilgilendirilir.

Özlük Bilgileri Rehber ve Bilgilendirme Mailleri - 2 İK Departmanının Eksik Evrak girişinden sonra bu bilgiyi alan Personel PerManSys üzerinden yandaki ekrandan Sicil Numarasını yazarak hangi evrağının eksik olduğu bilgisine ulaşır. Yine ulaştığı bilgi içerisinde, bu evrağı getireceği son tarih bilgiside bulunmaktadır.

Özlük Bilgileri Rehber ve Bilgilendirme Mailleri - 3 İK Departmanına gelen en zor ve zaman alan taleplerden biriside Kalan İzin Günlerimi öğrenmek istiyorum talebidir. PerManSys üzerinden Personel Sicil Numarasını yazarak bu bilgiye çok hızlı bir şekilde ulaşabilmektedir.

Özlük Bilgileri Rehber ve Bilgilendirme Mailleri - 4 Özlük menüsünün içinde bulunan Rehber kısmında firmanızda çalışan personelin doğun günü, mail ve cep telefonu bilgilerini girebilirsiniz. Yada PerManSys Ticari yazılımınızda bulunan Personel Programından da bu bilgileri alabilir. Mail Ayarları kısmından da doğum günü vb. hazır mesaj hazırlayabilir ve Rehberden veya Ticari yazılımınızda bulunan Personel kartında günü gelen kişiye hazırladığınız mesaj mail veya SMS olarak gidebilir.

Firma İçi Anket Düzenleme İK Departmanı dilediği herhangi bir zamanda belirli bir grup çalışanı veya tüm personeli için istediği bir konuda, sorularını kendisinin hazırlayabileceği bir Anket Düzenleyebilir. Düzenlediği bu Anket sonuçlarınıda PerManSys üzerinden grafiksel vb. raporlayabilir. Bu tür Anket vb. bilgileride gerek mail, gerekse SMS yolu ile personeline bildirebilir.

Galeri Menüsü İK Departmanı firma için düzenlenen herhangi bir yemek organizasyonunun veya faaliyetin resimlerini PerManSys üzerinden sisteme girerek Personeli ile paylaşabilir. Bu sayede tüm faaliyetlerin resimleri çok kolay bir şekilde sistem üzerinden incelenebilmektedir.

Raporlar Admin olarak sisteme giriş yapan yetkili kullanıcı ve/veya kullanıcılar, Yapılan Öneriler, Yapılan Anketler ve Düzenlenen Eğitimler bazında grafiksel ve Data olarak istedikleri her türlü rapora ulaşabilmektedirler.

1593/1 Sk.No:63 K:4/32 Hasdemirler İş Merkezi Bayraklı - İZMİR –TÜRKİYE T E Ş E K K Ü R L E R Seclab Bilişim