Prof. Dr. RANA ÖZEN KUTANİS İLETİŞİM Prof. Dr. RANA ÖZEN KUTANİS

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis İletişim Nedir? Duygu, düşünce veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılmasıdır. Anlam olarak karşılıklı paylaşmayı, beraberliği, ve toplumsallaşmayı içermektedir. İletişim, “bilgi aktarımıdır”. İnsanları birbirine bağlayan ve onların sosyal bir grup halinde denge ve ahenk içerisinde anlaşmalarını sağlayan bir etkileşim olayıdır. Etkileşim kuran kişilerin aynı bilişsel süzgeçleri kullanması, kolayca yakınlaşmasına olanak verir, karşılıklı bir güven ortamı oluşmasını sağlar. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

İLETİŞİM SÜRECİ VE İLETİŞİM SÜRECİNİN TEMEL UNSURLARI Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Tek Yönlü (Asimetrik) İletişim: Tek yönlü iletişimde; bir verici-bir alıcı olabildiği gibi bir verici-birçok da alıcı olabilmektedir. Bu tip iletişimde göndericinin, alıcının üzerinde bir üstünlüğü ve egemenliği vardır. Ör: Subay-Er ilişkisi Tek Yönlü İletişim Araçları ▪ El kitapları, broşür ▪ Arşiv ve duyuru panoları ▪ Dilek kutuları ▪ Örgütteki sürekli yayınlar, mektuplar ▪ Konferans, seminer, eğitim faaliyetleri ▪ Radyo, tv, telefon v.b Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Çift Yönlü (Simetrik) İletişim: Durum ve şartlara göre değişmekle birlikte; iletişim sürecinde her iki taraf da bir mesaj alış verişinde karşılıklı olarak aktif bireyler olma şansına sahiptirler. Çift Yönlü İletişim Araçları ▪ Danışman ve irtibat büroları ▪ Üst düzey yönetici bölüm ziyaretleri ▪ İş gören ailelerine yönelik iletişim ▪ Görüşme yöntemi ▪ Toplantılar, iş gören seçimi görüşmesi ▪ Telefon görüşmesi v.b Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

İLETİŞİMİN FONKSİYONLARI Bilgi Sağlama Fonksiyonu: İletişimin temel fonksiyonudur. İletişim bu amaca hizmet etmektedir. İkna Etme ve Etkileme Fonksiyonu: İkna etme kişinin iletişim sonucunda, başka bir bireyin davranışını değiştirmesidir. Etkileme ise; bir kişinin diğerlerinin davranışlarını değiştirme gücüdür. Emredici ve Öğretici Fonksiyonu: İletişim statüleri farklı birey ve bölümler arasında üst kademeden alt kademeye doğru işleyen bir süreçtir. Bu yöneticilerin emir-komuta işlevinin sonucudur. Birleştirme Fonksiyonu: Bu fonksiyon birey veya birimler arasındaki koordinasyonu ve işbirliğini sağlar. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis İLETİŞİM MODELLERİ Aristo Modeli Hovland Modeli A-B-X Kişiler Arası İletişimin Modeli Bilim Teorisi Modeli Grup İletişimi Modeli Örgütsel İletişim Modeli Bireysel İletişim Modeli Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis A. Aristo Modeli İletişim konusunda ilk yazılı kaynak Aristo’nun “Hitabet” adlı yapıtıdır. Aristo’nun iletişim modeli “ikna edici iletişimi” ele almıştır. Yani, insanları etkilemek ve ikna etmek için iletişimi bir araç olarak kullanmıştır. İkna etmek; karşımızdakilerin düşünce, davranış ve tutumlarını bizim istediğimiz şekilde ve karşı tarafın o anda istemediği yönde etkilemek ve değiştirme sürecidir. Etkilemek ise; karşı tarafın davranış, düşünce ve tutumlarını onların isteği doğrultusunda uzun vadede değiştirme girişimidir. Aristoya göre; iletişimin üç temel öğesi: Konuşmacı, Mesaj, Dinleyici. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis B. Hovland Modeli Bu modelde iletişim sürecinin iki temel öğesi “gönderici” ve “mesaj” gözlenebilir iletişim uyaranı olarak kabul edilmiştir. Bu modele göre iletişim koşulları dörde ayrılır. Mesajın içerik özellikleri Göndericinin özellikleri Araç özellikleri Ortam özellikleri Bu model Aristo’nun modelinin tersine alıcı yönelimlidir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

C. A-B-X Kişiler Arası İletişimin Modeli Thedore H.Newcomb tarafından geliştirilmiştir. En yalın iletişim modellerinden biridir. Yakın ilişki kuran kişilerin kendileri dışındaki kişi ve olayları aynı biçimde algılama isteğidir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis D. Bilim Teorisi Modeli Bu model Norbert Wiener, Claude E.Shannon ve Warren Weaver gibi araştırmacılara aittir. Bu modele göre önemli olan iletişimin beşeri yönü değil “teknik ” yönüdür. İletişim sürecinin öğeleri; Bilgi kaynağı, İletici, Alıcı, Hedef ve Gürültü kaynağıdır. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

E. Grup İletişimi Modeli Collins ve Guetzkow’un grup iletişimi modeli karar verme gruplarındaki iletişimle ilgilidir. Bu gruplar çeşitli sorunların çözümü ve kararların verilmesi amacıyla oluşturulmuştur. İletişim burada çoğunlukla yüz yüze karşılıklı etkileşimler şeklinde meydana gelmektedir. Bu model; sorunun kaynağı, grup davranışı, çıktılar ve ödüller biçiminde bir işleyişe sahiptir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

F. Örgütsel İletişim Modeli Lee Thayer tarafından ileri sürülmüştür. Bu modele göre, örgütler bilgi ile beslenen açık karar verme sistemleridir. İnsanların iletişim davranışlarının fizyolojik, psikolojik, sosyolojik, ve teknik yönleri vardır. İletişim en azından dört düzeyde gerçekleşir: Kişi içi, Kişiler Arası, Örgütsel ve Teknolojik. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

G. Bireysel İletişim Modeli Bu modelde birey hem alıcı, hem de gönderici konumundadır. Model O.W Baskın ve C.Aronoff tarafından yapılandırılmıştır. Bu modele göre birey, iletişim sürecinde bir yandan aldığı mesajlara anlam yükler, diğer taraftan ise sahip olduğu anlamları mesajlar haline dönüştürüp diğer bireylere yollar. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis İLETİŞİM ÇEŞİTLERİ Kişi-Kişi (İnsan - İnsana) İletişim Kişilerarası İletişim Kişi – Grup ve Gruplar Arası İletişim Örgüt İçi ve Örgütler Arası İletişim Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

A. Kişi-Kişi (İnsan - İnsana) İletişim İnsan-insana olan iletişimde, doğa-insan arasındaki iletişime kıyasla daha üst düzeyde ve karmaşık sembolleştirmeler vardır. İnsanla olan iletişimde benzer anlamlar ve yöresel kültüre ait özellikler daha ayrıntılı olarak farklı biçimlerde ifade edilir. İletişimde kültürel farklılıklar da önemli yer tutar. Ör:bir Türk taksi şoförünün müşteri ile kurduğu ilişki ile Japon taksi şoförünün kurduğu ilişki farklılık gösterir. Büyük çoğunlukla, Türk taksi şoförünün atak, konuşkan ve samimi; Japon taksi şoförünün ise çekingen, suskun ve mesafeli olduğu görülür. Kültürler, farklı olsa da insanlar benzer biçimde araba, futbol oynar, uyur ve merdiven çıkar. Aynı zamanda biyolojik ihtiyaçlarını da benzer beden dilleri ile ifade ederler. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

B. Kişilerarası İletişim Kişiler arası iletişimin temel özelliği, kaynak ile alıcının aynı zaman ve aynı mekanı paylaşarak, sözlü-sözsüz, yazılı çok sayıda kanaldan yararlanarak, karşılıklı gözlem ve etkileşim içinde iletişim kurmalarıdır. Kişiler arası iletişim sürecinin gerçekleşmesi ve başarılı olabilmesi; gönderici ile alıcının ortak deneyim, ortak yaşam alanı v.b ortak paydalar altında toplanabilmesi ile ilintilidir. Sözsüz İletişim Sözlü İletişim Yazılı İletişim Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

1. Sözsüz İletişim (Beden Dili) Belirli bir kelime söylemeden ve yazmadan yalnızca bir takım beden karakterleri ve çevre özellikleri aracılığıyla gerçekleştirilen iletişim tipidir. Çıkarttığımız sesleri de dahil edersek, iletişimin %90’ını içeren jestler, mimikler, oturuşlar, duruşlar ve çıkarttığımız seslerden oluşan ve genel tanımıyla “beden dili” olarak adlandırılan iletişim türü, aslında hepimizin çok iyi bildiği ama bildiğimizin farkında olmadığımız için anlamlandıramadığımız bir iletişim şeklidir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Sözsüz İletişim Araçları Vücut Hareketleri Kişisel, Fiziksel Özellikler Dil Ötesi Özellikler Mekan Kullanımı Fiziki Çevre Zaman Kullanımı Beden dili Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis 2. Sözlü İletişim Biçimi En etkili iletişim biçimi sözlü veya yüz yüze olanıdır. Nedeni: alıcının yalnızca duymakla kalmayıp, göndericinin duygu, düşünce ve niyetini açıklayan el ve yüz hareketlerini de görebilme imkanına sahiptir. Ayrıca anlaşılmayanı tekrar sormak ile kısa sürede geri bildirim sağlanır. Dezavantajı: yüz yüze iletişimde gerçekte iletilmek istenende değişiklik yapmak zorunda kalınabilir. (yüzün tutmaması ). Sözlü iletişim; akıl ve mantığı, sözsüz iletişim duygu ve ilişkileri en etkili ifade etme aracıdır. Bu varsayımın oluşmasına zemin hazırlayan Watzwick, Beavin ve Jackson’a göre, bir şey söylemek ya da hareket etmek kadar, susmak ya da hareket etmemek de iletişim oluşturan bir eylemdir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Sözlü İletişim Araçları Konferanslar Toplantılar Seminerler Mülakatlar Telefon görüşmeleri Radyo, tv Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis 3. Yazılı İletişim Duygu düşünce ve isteklerin, sözcük ve sembollerle ifade edilmesidir. Yazılı kanıt niteliği taşımaktadır. Kişinin sözlü iletişim sırasındaki unutma ihtimaline karşı güven arz eder. Ayrıca yazı ile tüm ilgililere aynı şey duyurulabilir. Sakıncaları: mesajı alan herkesin yaptığı yorumun aynı olmayışı, mesajın anlaşılmasında güçlüklerin yaşanması; alıcıların anladıklarını belirten geribildirimden yoksun oluşu v.b. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Yazılı İletişim Araçları Mektuplar İşletme gazeteleri Broşürler Bültenler El kitapları Yazılı raporlar E-mail v.b (Özkalp, 1999) Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

C. Kişi – Grup ve Gruplar Arası İletişim Grup; birbiriyle etkileşim içinde olan, psikolojik olarak birbirinin farkında olan, kendilerini grubun üyesi olarak algılayan, ortak bir amaç doğrultusunda çalışan iki veya daha fazla kişidir. Ortak karar alma durumlarında grupsal özellikler ve grup iletişimi çok önemlidir. İletişimin başarılı ve verimli olması gruptaki kişilerin sorumluluğudur. Grubu oluşturan bireyler arasında mükemmel iletişim olması beklenemez ve mümkün değildir. Uyuşmazlıklar, çatışmalar ve çekişmeler sadece iletişim kopukluğunun işaretleri değildir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Gruplardaki İletişim Şebekeleri (Ağları) Merkezi İletişim Şebekeleri: Burada ilişkiler odak noktası konumundaki bir kişi üzerinde yoğunlaşır. Çoğunlukla, otoriter ve disiplini esas alan sosyal gruplarda görülür. Tekerlek tipi iletişim şebekesi: Örneğin; “komuta grupları” dır. Merkezleşme derecesi en yüksek grup türüdür. Y tipi iletişim şebekesi: Ör, Genel Müdür A, Genel Müdür Yardımcısı B, Üretim Müdürü C ile iki üretim şefinden (D ve E) oluşan bir iletişim şebekesi v.b. Zincir tipi iletişim şebekesi: Ör; hiyerarşik kademeler boyunca dikey olarak gerçekleşen iletişim ilişkileri v.b Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Merkezkaç İletişim Şebekeleri Üyelerin birbirleriyle iletişim kurma olanağı daha fazladır. Herkesin tatmin ve katılım derecesi yüksektir. Dairesel tip iletişim şebekesi: Her üye doğrudan ikişer kişi ile iletişim kurabilmektedir. Ör; “görev grupları” veya “komiteler”. Tüm kanal (serbest) tipi iletişim şebekesi: Grubun her üyesi doğrudan doğruya teke tek haberleşebilmektedir. Biçimsel olmayan gruplarda bu şebeke geçerlidir. Ör; demokratik ve katılımcı bir sosyal grubun iletişim ağı büyük olasılıkla bu model olacaktır. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis B C A E D Daire Y Biçimli Zincir Şebeke (TümKanallar) Tekerlek Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

D. Örgüt İçi ve Örgütler Arası İletişim İletişim; organizasyonun oluşması, ayakta kalması ve başarılı olabilmesi için vazgeçilmez bir faktördür. Örgütsel iletişimin temel amacı; faaliyetleri yönlendirmek, bireylerin istenilen yönde davranmasını sağlamaktır. Örgütteki iletişimin bir diğer önemli rolü de koordine edilen faaliyetlerin başarılmasıdır. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis İLETİŞİM KANALLARI BİÇİMSEL İLETİŞİM KANALLARI BİÇİMSEL OLMAYAN İLETİŞİM KANALLAR Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

1. Biçimsel İletişim Kanalları Biçimsel İletişim dört şekilde gerçekleşir: Aşağıya doğru Yukarıya doğru Yatay Çapraz Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis Aşağı doğru iletişim: Üst kademedeki kişiden alt kademedeki kişiye doğru bilgi aktarımıdır. Bu tek yönlü bir iletişimdir. Bu tür iletişimde sözlü ve yazılı iletişim araçları birlikte kullanılır. Bu sayede planlama, organize etme, yürütme ve kontrol etme fonksiyonları yerine getirilebilir. Bu iletişimde kullanılan mesajlar; ▪ Politikalar, usuller, kurallar, ve iş çizelgelerini içeren emirler. ▪ Bilgi talepleri. ▪ Belli bir konuda grup birliği ve uyumu sağlayacak bilgilerdir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Yukarı doğru iletişim: Burada ise bilginin yönü aşağıdan yukarıya doğrudur. Yani bir tür geriye bilgi akışıdır.” Şikayet kutuları, öneri sistemleri ve raporlar kullanılan bazı iletişim araçlarıdır”. Aşağıdan yukarıya doğru iletişimin gerçekleşememesinin bazı nedenleri: ▪ Fiziksel uzaklık ya da erişmezlik ▪ Her kademede bilgilerin değişikliğe uğraması ▪ Amirin davranışı ▪ Astın aşağı saygınlığı (statüsü) ▪ Gelenekler Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis Yatay İletişim: Çağdaş organizasyon yaklaşımlarında kabul görmüş olan bir iletişim şeklidir. Aynı düzeyde yer alan yöneticiler veya çalışanlar arasında koordinasyon sağlanması ve ortak amaçlara yönelmesi için yapılan iletişimdir. Aşırı işbölümünün artması ve uzmanlaşma beraberinde yatay iletişimi zorunlu hale getirmiştir. Çapraz İletişim: Bir bölümde beraber çalışanlarla diğer bölümdeki ast ve üstler arasındaki ilişkiler söz konusudur. Bu iletişim türünün en önemli yararı zaman kaybını önlemesidir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

2. Biçimsel Olmayan İletişim Kanalları Bu iletişim kanallarına genelde “asma” denir. Organizasyonlarda biçimsel olmayan yapı, kendiliğinden biçimsel olmayan kanalların çıkmasına neden olur. Biçimsel olmayan iletişim dört farklı yolla gerçekleşir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis C B A G Tek Hatlı Zincir Dedikodu Zinciri Olasılık Küme Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

V. ETKİN İLETİŞİM VE ETKİN İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER Etkin iletişim bireysel doyum ve başarı için önemlidir. İletişim ile örgüt üyeleri zihinlerindeki kavram ve fikirleri açıklığa kavuşturur, başkalarını anlar, çalışabilir ve etkilerler. İletişim sürecinin etkili ve başarılı olması bazı koşulların var olmasına bağlıdır. Bunlar kısaca: ▪ Dilin anlaşılır biçimde kullanılması ▪ Simgelerin benzer biçimde tanımlanması ▪ Çoklu kanal kullanılması ▪ Geribildirim sisteminin sağlanması Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis A. Teknik Engeller Zamanlama Engeli Aşırı Bilgi Yükleme Gürültü Kültürel Farklılıklar: Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis B. Dil Güçlükleri Farklı nedenlerle ortaya çıkabilmektedir. Seçilen Sözcük: Konuştuğumuz kişilere uygun sözcükleri seçmek zorundayız. Ör; belirli konudaki çok teknik bir yazıyı, bu konu ilişkisi olmayan bir kimse hiç anlayamayacaktır Genel yöneticilerin bunu anlaması zor olabilir. Semantik (Sözcüklerin anlamları bilimi): Göndericinin kullandığı sözcüğü farklı anlıyorsak ortada semantik bir sorun var demektir. “Sözcüklerin birçok anlamları vardır. Kullanılan anlamıyla algılanan anlamı farklı olursa iletişim kesilir”. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

C. Psikolojik Güçlükler İletilecek şeyin açıklığa kavuşturulması Güven ve açıklık Bizi onaylayan, anlayan ve güvenen kişilerle daha fazla zaman geçirmek, daha fazla işbirliği yapmak bizi mutlu eder. Kıskançlık Dinlememe Duymak istediğini duyma Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

İletişimi engelleyen bazı farklı engeller Stilistik engeller: Diyalekt, şive farklılıkları. Didaktik-Mekanik Engeller: İletişim becerileri; yöntem, teknik ve yaklaşım uyuşmazlıkları. Statü ve Roller: Kaynak ve alıcının sosyal ve resmi statüleri ve rolleri; akademik ve mesleki gelişme farklılıkları. Alan: İletişim merkeziyle birimler arasındaki uzaklık. Sınırlama: Mesajların çeşitli nedenlerden ötürü gizli tutulması ya da miktarının sınırlanması. Geribildirim Yetersizlikleri: Alınan iletilere karşılık ya da tek yanlı olarak gerekli tepkinin yeterince gösterilememesi; doğrulanmaması ya da reddedilmesi gibi eksiklikler. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

İletişimdeki anlaşmazlıkları giderme yolları ▪ Anlaşılır bir dil kullanın ▪ Alıcının özelliklerini bilerek davranın ▪ Yeterince bilgi verin ▪ Dinleyicinin katılımını sağlamaya çalışın ▪ Çift yönlü iletişimi kullanın ▪ Tekrar edin ya da ettirin ▪ İletişime uzun vadeli bakın ▪ Farklı iletişim kanalları bulun ▪ Empati (olaylara başkası açısından bakabilmek) yapın ▪ Aktif (etkin), iyi bir dinleyici olmaya çalışın. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis VII. KİŞİLER ARASI İLİŞKİLERİ ANALİZ ETMEDE KULLANILAN “JOHARİ” PENCERESİ Johari Penceresi; kişiler arası iletişimin olduğu her yerdeki olay, tavır ve hareketleri inceleyerek yorumlayabilmek için kullanılan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşım dört farklı kombinasyondan söz eder. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis ARENA: Etkili iletişime en uygun alandır. İletişimin bu alanda meydana gelebilmesi için tarafların benzer duygu, veri, varsayım ve yetenekleri paylaşıyor olması gerekmektedir. Bu alan ne kadar genişlerse iletişimin etkinliği o derece artar. KÖR NOKTA: Eğer iletişim için gerekli bilgiye başkaları sahip ve kişi sahip değilse kör noktadan söz edebiliriz. Bu durum iletişim için bir handikap oluşturabilir, çünkü birey karşı tarafın davranış ve duygularını anlamakta zorluk yaşayabilir. SAHTE YÜZ: Burada birey kendisi hakkında bilgi sahibidir, ancak bu bildiklerini karşı tarafa vermeyeceği yani kendisini saklayacağı için ilişkilerinin boyutu sahte ve yüzeysel olacaktır. BİLİNMEYEN ALAN: Kişi ve çevresindekiler, konu hakkında bilgi sahibi değildirler. Bu durumda ise, etkisiz iletişim kaçınılmaz olacaktır. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis Geribildirim: Birey kendi Kör Noktasını ancak geribildirim ile daraltabilir. Bu sırada başkalarından gelebilecek geribildirimlere de açık olmalıdır. Kişi Sahte Yüz’e sahip olan kalkanlarını indirerek, açık iletişime izin vermelidir. Bu durum kişi tarafından risk de taşıyabilir. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis

Prof. Dr. Rana Özen Kutanis TEŞEKKÜRLER.. Prof. Dr. Rana Özen Kutanis