Erasmus Öğrenim Görme Öğrencilerinin Sorumlulukları Dış İlişkiler Ofisi

GİTMEDEN ÖNCE YAPILACAKLAR 2

1. Yerleştiğiniz üniversitenin son başvuru tarihini web sayfasını inceleyerek öğrenin ve başvuru için gereken evrakları hazırlayıp gönderin. 3

Ofisten gideceğiniz üniversiteye bir «Nomination» gönderilecektir. Yani sizin adınız ve gerekli bilgileriniz karşı üniversiteye resmi olarak bildirilecektir. Bu yüzden Güz ve Bahar dönemi tercih değişikliğinizi 12 Nisan Cuma gününe kadar ofise bildirmeniz gerekmektedir. Aynı şekilde Erasmus hareketliliğinden vazgeçmeyi düşünüyorsanız, bunu da aynı tarihe kadar bildirin ki yedekteki öğrenciler de başvuru tarihlerini kaçırmadan işlemlerine başlayabilsinler. 4

2. Yerleştiğiniz Üniversitenin akademik takvimini inceleyin. Güz ve Bahar dönemlerinin başlangıç ve bitiş tarihlerini öğrenin. 5

3. Gideceğiniz ülkenin elçiliğini arayın veya internet sitesini araştırın ve öğrendiğiniz tarihlere göre şunu sorun: Ben ……. ayında (güz ve bahar dönemine göre öğreniminiz hangi ayda başlıyorsa) ülkenize Erasmus öğrencisi olarak geleceğim. Vize başvurumu ne kadar süre önce yapmalıyım? 6

4. Pasaportunuz yoksa vize başvuru tarihinizden 1-1,5 ay önce Dış İlişkiler Ofisine gelin ve bizden «Pasaport yazısı» isteyin. Bu yazıyla birlikte önce Ulustaki Defterdarlığa (Vergi Dairesine) gidip yazıyı onaylatın. Sonra Ankara Emniyet Müdürlüğünde Pasaport başvurunuzu gerekli evrakları öğrenerek yapın. 7

5. Bu sırada başvurduğunuz üniversiteden size bir kabul mektubu gelmiş olmalıdır. Bu kabul mektubunun orijinali vize işlemlerinde kullanmak üzere sizde kalmalıdır. Ofise bu belgenin bir kopyasını bırakarak «Vize yazısı» (Elçilik yazısı) isteyin. Vize yazınız birkaç gün sonra hazır olacaktır. 8

6. Pasaportunuz çıkar çıkmaz, hatta daha da önce vize için gereken evrakları hazırlamaya başlayın. Bu evrak listesinin güncel olup olmadığını mutlaka elçilikten öğrenin. 9

7. Öğrenim anlaşması (Learning Agreement) üzerine karşı kurumdan alacağınız derslerin adlarını, kodlarını ve kredilerini yazacağınız en önemli belgenizdir. Bu belgeyi 3 nüsha olarak bölüm koordinatörünüzle birlikte hazırlayın. 3 nüshanın üzerinde de sizin, bölüm koordinatörünüzün ve Erasmus kurum koordinatörünün imzası olmalıdır. Belgeyi web sayfamızdan bulabilirsiniz veya karşı üniversitenin Learning Agreement’ını da kullanabilirsiniz. İkisini birden doldurmanıza gerek yoktur. 10

8. İmzalanan öğrenim anlaşmanızı öncelikle faksla veya tarayarak e-posta ile, sonra da orijinallerini acele postayla karşı üniversiteye gönderin. Sizin tarayarak gönderdiğiniz belgeyi, karşı üniversite imzalatarak size yine öncelikle e-posta ile gönderir. Bu kopya belgeyi orijinallerini beklemeden Ofise teslim edin. %80 hibeniz bu belgede iki taraflı imzalar olmadan hesabınıza yatamaz. Karşı üniversite belgenin bir nüshasını tutar, ikisini size geri gönderir. Biri sizde, biri ofiste kalır. Bölüm koordinatörünüze bir kopyasını bırakmalısınız. 11

9. Tanınma Belgesi (Recognition Sheet) 3 nüsha halinde hazırlanır. 3 nüshanın üzerinde de sizin, bölüm koordinatörünüzün ve Erasmus kurum koordinatörünün imzası olmalıdır. Bu belgenin üst kısmında Learning Agreement’a yazdığınız dersler, alt kısmında da o derslerin karşılığında bölümünüzde tanınacak dersler bulunur. Bu belge derslerinizin döndükten sonra tanınacağını garanti eden önemli bir belgedir. Karşı üniversiteye imzalanmak üzere gönderilmez. Bir nüsha sizde, biri Ofiste, biri bölüm koordinatörünüzde kalır. 12

* Karşı üniversitede öğreniminize başlamadan önce öğrenim anlaşmanızdaki dersler değişecekse bu değişim işlemini öğrenim anlaşmasının «değişiklikler sayfası» üzerinde yapmalısınız. En baştan yeni bir anlaşma hazırlamamalısınız. Bölüm koordinatörünüzle yazışarak uygun dersleri belirlemelisiniz ve bunları yine 3 nüsha olarak «Changes» sayfasında belirtip, aynı şekilde aldığınız derslerin son halini «Tanınma Belgenize» yazmalısınız (3 nüsha). 13

* Ders değişikliği işlemi öğrenci gitmeden önce de yapılabilir. Değişiklik olacağı siz gittikten sonra ortaya çıkarsa, bu işlem 1 ay içinde yapılmalı ve güncel «changes sayfası» (öğrenci ve karşı taraftan imzalı) ve tanınma belgesi (üzerinde öğrenci imzası bulunarak) Dış İlişkiler Ofisine faksla veya taranıp e-posta ile gönderilmelidir. Güz dönemi öğrencileri için değişiklikler Kasım sonuna kadar, Bahar dönemi öğrencileri içinse Nisan sonuna kadar Ofise gönderilmelidir. 14

10. Learning Agreement’ınızın imzalı kopyası size e-postayla geldikten sonra Halkbank’tan euro hesabı açtırın. Iban numaranızla birlikte Ofise gelin ve kabul mektubunuzdaki öğrenim tarihi aralığına göre «hibe sözleşmesi» yapmak istediğinizi söyleyin. Hibe sözleşmesi yapıldıktan sonra %80 hibenizin hesabınızda aktarılma işlemi başlayacaktır. 15

11. Hibe sözleşmesi yaptıktan sonra Ofisten Erasmus Öğrenci Beyannamenizi alın. Artık gitmeden önceki işlemleriniz bitmiştir ve gitmeye hazırsınız. 16

* Özellikle Güz dönemi öğrencilerinin işlemlerinin büyük bir kısmını yaz tatili başlamadan önce bitirmeleri, yalnızca pasaport ve vize işlemlerini elçiliklerden doğrulayarak yaza bırakmaları gerekmektedir. Yaz tatilinden önce öğrenim anlaşmanız ve tanınma belgeniz hazır olmalıdır. 17

DÖNMEDEN ÖNCE ve DÖNDÜKTEN SONRA YAPILACAKLAR 18

1. Karşı üniversitede öğreniminize başlamadan önce öğrenim anlaşmanızdaki dersler değişecekse bu değişim işlemini öğrenim anlaşmasının «değişiklikler sayfası» üzerinde yapmalısınız. En baştan yeni bir anlaşma hazırlamamalısınız. Bölüm koordinatörünüzle yazışarak uygun dersleri belirlemelisiniz ve bunları yine 3 nüsha olarak «Changes» sayfasında belirtip, aynı şekilde aldığınız derslerin son halini «Tanınma Belgenize» yazmalısınız (3 nüsha). 19

* Ders değişikliği işlemi öğrenci gitmeden önce de yapılabilir. Değişiklik olacağı siz gittikten sonra ortaya çıkarsa, bu işlem 1 ay içinde yapılmalı ve güncel «changes sayfası» (öğrenci ve karşı taraftan imzalı) ve tanınma belgesi (üzerinde öğrenci imzası bulunarak) Dış İlişkiler Ofisine faksla veya taranıp e-posta ile gönderilmelidir. Güz dönemi öğrencileri için değişiklikler Kasım sonuna kadar, Bahar dönemi öğrencileri içinse Nisan sonuna kadar Ofise gönderilmelidir. 20

3. Karşı üniversitede öğreniminizi tamamlamadan önce oradan alacağınız ders notlarınızı belirten «Transcript of Records» adlı belgeyi dönmeden önce almaya çalışmalısınız. Siz döndükten sonra gönderilecek Transkript hibe işlemlerinizi yavaşlatır. Mümkünse Transkriptinizle birlikte dönmelisiniz. 21

4. Dönmeden önce karşı kurumdan öğrenim tarih aralığınızı belirten bir «katılım sertifikası» almalısınız. Bu belge imzalı ve mühürlü olmalıdır. Bir örneği web sitemizde vardır, eğer karşı üniversitenin matbu bir sertifikası yoksa bunu da doldurtabilirsiniz. 22

5. Döndükten sonra Ofiste Pasaportunuzun giriş-çıkış mühürlerinin olduğu sayfaların fotokopisini çekeceğiz. Havaalanlarında bu mühürleri bastırmayı unutmayınız. Eğer mühür bastıramazsanız, uçuş kartlarınızın fotokopisini de alabiliriz. Bu yüzden gidiş-dönüş uçuş kartlarınızı kaybetmeyiniz. 23

6. Döndükten sonra web sitemizde bulunan dönen öğrenci raporunu doldurup ofise bırakmanız gerekmektedir. 24

* Evraklarınızı tamamladıktan sonra katılım sertifikanız ve pasaport giriş-çıkış tarihlerine göre %20 hibeniz hesaplanır ve hesabınıza yatar. 25

Hibeler Erasmus hibenizin %80 i gitmeden önce kabul mektubunuzda belirtilen tarihlere göre hesaplanır. %20 si ise döndükten sonra katılım sertifikası ve pasaporttaki tarihlere göre hesaplanır ülkelere göre aylık hibe miktarları henüz Ulusal Ajans tarafından belirlenmemiştir. Gidilen ülkeye göre euro arasında değişiklik göstermektedir. 26

Hibeler Karşı kurumdan aldığınız, öğrenim anlaşmanızda belirttiğiniz derslerin üçte ikisinden başarılı olmanız durumunda Erasmus hibenizde kesinti olmaz. Ancak daha az dersten geçerseniz %20 hibeniz kesilebilir. Bütün derslerden başarısız olmanız durumunda tüm hibenizin iadesi istenebilir. 27

Gitmeden Önce Ofise Teslim Edilecek Belgeler -Kabul Belgesi -Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) -Tanınma Belgesi (Recognition Sheet) Gitmeden Önce Ofisten Alınacak Belgeler -Pasaport Yazısı (Pasaportunuz yoksa) -Vize (elçilik) yazısı -Erasmus Öğrenci Beyannamesi 28

Döndükten Sonra Ofise Teslim Edilecek Belgeler -Öğrenim Anlaşmasının Değişiklik Sayfası (3 nüsha) -Güncellenen Tanınma Belgesi (3 nüsha) -Katılım Sertifikası -Transcript of Records -Pasaport giriş-çıkış sayfaları -Rapor 29

GEREKLİ BİLGİLER Gazi Üniversitesi’nin Erasmus ID kodu: TR ANKARA 02 Erasmus Kurum Koordinatörü: Doç. Dr. Ufuk KOCA ÇALIŞKAN Eczacılık Fakültesi Öğretim Üyesi 30

DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ İLETİŞİM Tel: e-posta: Erasmus Giden Öğrenciler Sorumlusu: Uzman Erdoğan ÇATAK Tel: e-posta: 31