Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

SÜREÇ YÖNETİMİ VE İYİLEŞTİRİLMESİ Okul, genç beyinlere insanlığa saygıyı, millet ve ülkeye sevgiyi, bağımsızlık onurunu öğretir. Mustafa Kemal ATATÜRK.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "SÜREÇ YÖNETİMİ VE İYİLEŞTİRİLMESİ Okul, genç beyinlere insanlığa saygıyı, millet ve ülkeye sevgiyi, bağımsızlık onurunu öğretir. Mustafa Kemal ATATÜRK."— Sunum transkripti:

1 SÜREÇ YÖNETİMİ VE İYİLEŞTİRİLMESİ Okul, genç beyinlere insanlığa saygıyı, millet ve ülkeye sevgiyi, bağımsızlık onurunu öğretir. Mustafa Kemal ATATÜRK

2 KAPSAM Kavramlar Süreçlerin Belirlenmesi Süreçlerin Tanımlanması Süreç Performans Göstergeleri, Ölçümü, İzlenmesi Süreç İyileştirme

3 AMACIMIZ “Adı Florance Chadwick olan yüzücü, Manş Denizi’ni her iki yönde geçen ilk kadındı. Bu denemeyi ilk gerçekleştirdiği sabah, su, vücudu uyuşturacak kadar soğuktu ve sis o kadar yoğundu beraberindeki tekneleri güçlükle seçebiliyordu. Milyonlarca insan televizyonlarından onu izliyordu, köpekbalıkları ve dondurucu soğuğun etkisini hiçe sayarak 15 saat yüzdü. Yakındaki bir teknede bulunan annesi ve antrenörü karaya çok yaklaştığını ve devam etmesini söyledilerse de o,kendisini sudan çıkarmalarını istedi. Azimli yüzücü Kaliforniya kıyılarına yarım mil kala sudan çıkışının nedenini şöyle açıkladı: “Karayı görebilseydim, başarabilirdim!” Vazgeçmesinin nedeni ne yorgunluk ne de soğuktu… Tek neden sis yüzünden karayı görememekti.”

4 Fonksiyonel Yönetim “Süreçlerle Yönetim” Dikey, Fonksiyonel Yönetim Org. Süreçlerle çakışan Fonks. Yön. Org. Fonks.larla çakışan Süreçlerle Yön. Org. Yatay, Süreçlerle Yönetim Org. “Her firma ne zaman ve ne kadar değişmesi gerektiğine kendi karar vermelidir.” ZAMAN

5 Fonksiyonel Yönetim Fonksiyonel Yönetimin temel kavramları hiyerarşi ve iş bölümüdür. İş, belli bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen, birbirini takip eden işlemlerden oluşur. Yatayda ilerler. Hiyerarşik düzeylere göre dikeyde gerçekleşmez.

6 Fonksiyonel Yönetimin Darboğazları n Fonksiyonel ve organizasyonel kesişim noktalarında hata ve sürtüşme ihtimali fazladır. n Fonksiyon sorumluları, fonksiyonlarını iyileştirirken, nihai müşteri memnuniyetini hedef alamayabilirler. n Çalışanlar genellikle tüm iş akışı içindeki rol ve etkinliklerinin bilincinde değildirler. n İş akışının etkinliği bütünü yansıtmayacak şekilde ölçülür.

7 Süreçler ‘Müşteri’ için bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan, Tekrarlanabilen Ölçülebilen Bir sahibi ve sorumluları olan Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen Fonksiyonlar (birimler) arası Eylemler ve işlemler dizisidir.

8 Süreçler bir veya birden fazla dönüşüm sonucu girdileri değer katılmış çıktılara çeviren işlemler dizisidir.  Fiziksel Dönüşüm  Konumsal Dönüşüm  Değersel Dönüşüm  Bilgisel Dönüşüm Süreç Nedir?

9 Amaçlanan bir çıktı’yı elde edebilmek için, kullanılan çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetler olarak tanımlanabilir. SÜREÇ AKIŞI Performans Göstergeleri GİRDİ ÇIKTI KAYNAK BİLGİ BECERİ DAVRANIŞ TUTUM DEĞER

10 Süreçler Girdi: Talep, beklenti ve şartları karşılamak üzere süreçte kullanılan, süreci harekete geçiren ve dönüşüme/değişime uğrayan hammadde, yarı mamul, mamul, hizmet, bilgi, veri, tanımlamalar v.b. özelliklerdir. Girdiler kuruluş içinden veya dışından temin edilir. Çıktı: Sürecin bir sonucudur. Girdilerin talep, beklenti ve şartları karşılamak üzere dönüşüme/değişime uğramış ürün, hizmet, v.b biçimidir. Çıktılar, kuruluşun içinden veya dışından olan kullanıcılara sunulur. Kaynak: Girdilerin çıktılara dönüşümü/değişimi için kullanılan ve herhangi bir dönüşüme/değişime uğramayan genellikle insan, bilgi, makina, teçhizat, zaman, doküman, enerji v.b. unsurlardır.

11 Süreç Yönetimi Süreçlerle Yönetim Süreç Yönetimi: süreçleri yönetmek Süreçlerle Yönetim: Yönetim işini süreçlere odaklanarak yapmak demektir. Bir yönetim anlayışıdır. Süreç yönetimi süreçlerle yönetimin bir aşamasıdır.

12 Süreçlerle Yönetimin Avantajları n Şirket önceliklerine sistematik bir yaklaşım getirmek n Fonksiyonlar arası ilişkileri geliştirmek n Müşteri odaklı yönetimi teşvik etmek n Kaynakların daha etkin kullanımını sağlamak n Hızlı karar alma avantajı sağlamak n Sorumlulukları net olarak tanımlamak

13 Süreç Sınıflama Müşterileri Anlama Eğitim Öğretim Araştırma Geliştirme Tanıtım Sınıf Yönetimi Servis Yönetimi Ölçme Değerlendirme İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi ve Yönetimi Bilgi Kaynaklarının Yönetimi Finansal ve Fiziksel Kaynakların Yönetimi Çevre Programı Yönetimi Dış İlişkiler Yönetimi İyileştirme ve Değişim Yönetimi Yönetsel ve Destek Süreçleri Operasyonel (Kilit) Süreçler

14 SİSTEM ?

15 Sistemlerin Ortak Noktaları Sistemler elemanlardan oluşmuştur Elemanlar arasında ilişkiler vardır Sistem belli bir amaca yönelik çalışır

16 Süreçler Hiyerarşisi TEMEL SÜREÇLER ALT SÜREÇLER DETAY SÜREÇLER

17 Süreçlerin Belirlenmesi n Vizyon / Misyon / Temel yetenekler adreslenmeli n Müşteriden - Müşteriye tanımlanmalı n Çıktıları iş performansının ölçümünde kullanılmalı n Müşteriye değer katan ürün/servisle sonuçlanmalı

18 Grup Çalışması - 1 Temel Süreç Belirleme Belirlenen Temel Süreçlerin Sınıflandırılması Alt ve Detay Süreç Oluşturma ( 30 dakika )

19 Yönetim Modeli Amacı belirlenmiş Sahipleri belirli Akış diyagramı var Sınırları /İlişkileri belirli Alt/Detay süreçleri belirli Performans göstergeleri Ölçme Sistemi Tanımlanmış KONTROL ALTINDA ? REKABET EDEBİLİR ? SÜREKLİ İYİLEŞTİRME - YARATICILIK - YENİLİKÇİLİK DEĞİŞİKLİK YÖNETİMİ KIYASLAMA

20 Süreç Sahibi SORUMLULUKLARI : s Süreç standartlarının oluşturulması s Sürecin etkinliğinin gözden geçirilmesi s İyileştirme fırsatlarının belirlenmesi s İyileştirmelerin hayata geçirilmesi SORUMLULUKLARI : s Süreç standartlarının oluşturulması s Sürecin etkinliğinin gözden geçirilmesi s İyileştirme fırsatlarının belirlenmesi s İyileştirmelerin hayata geçirilmesi ÖZELLİKLERİ : o Süreci tanıyan o İyileştirme çalışmalarına yatkın o İyileştirmeye açık konuları tespit edebilen o İyileştirme ekiplerini yönlendirebilen o Fonksiyonel önyargılara sahip olmayan ÖZELLİKLERİ : o Süreci tanıyan o İyileştirme çalışmalarına yatkın o İyileştirmeye açık konuları tespit edebilen o İyileştirme ekiplerini yönlendirebilen o Fonksiyonel önyargılara sahip olmayan

21 Akış Diyagramı

22 Akış Diyagramlarında kullanılan semboller Semboller En Basit OlanlarDaha Karmaşık Olanlar Aktivite Karar Baş / Son Aktivite Akış Yönü Depolama Dosyalama Bekleme Taşıma Kağıt Dokümanlar Bağlantı Kontrol Denetim Tanımlı süreç Veri girişi

23 Grup Çalışması - 2 Bir önceki grup çalışmasında belirlediğiniz Alt / Detay süreçlerden birinin Akış Diyagramını çiziniz Bu süreci tanımlayınız Amacını Tedarikçileri / Girdileri Müşterileri / Çıktıları Süreç Sınırlarını Diğer süreçlerle etkileşimlerini Sahibini / Uygulayıcı Sorumluları ( 45 dakika )

24 Performans Göstergeleri İşlev (Etkililik) Süre (Esneklik + Kapasite) Maliyet (Verimlilik + Çevrim Süresi) s Süreçlerin etkinliğini ve iş üzerindeki etkisini ölçmek amacıyla belirlenen parametrelerdir. s Bunlar için hedefler belirlenir ve düzenli ölçümlerle gerçek durum tespit edilir. s Göstergeler, gidilen yönü ve zaman içinde kaydedilen iyileşmeleri gösterir.

25 Performans Göstergeleri PERFORMANS GÖSTERGELERİ ÖNCÜ Göstergeler SONUÇ Göstergeleri (Süreç Göstergeleri) (İş Sonuçları) Günden güne performans izleme ve yönetme Finansal Sonuçlar ve Finansal olmayan Sonuçlar

26 Performans Göstergeleri TÜRKÇE 1. ölç m e 2. ölç m e 3. ölç m e 4. ölç m e cümle sonunda nokta10993 virgül Satır başı5532 sayfa düzeni6554 noktadan sonra büyük harf3432 harf hatası TOPLAM Hata yapan çocuk sayısı

27 Performans Göstergeleri BÖLME1. ölçme2. ölçme3. ölçme4. ölçme TOPLAM Çarpım Tablosu Bilmeme 0 İşlem Hatası 0 Basamak Takibi 0 Kural Hatası 0 Ara basamakta 0 Kullanımı 0 tahmini sonucu bilememe 0 TOPLAM HATA HATA YAPAN ÖĞRENCİ SAYISI

28 Performans Göstergeleri

29 G ö sterge Ö l ç me Y ö ntemi Ö l ç me Sıklığı Veli Toplantı EtkinliğiToplantıya Katılan Veli Sayısı OranıHer Toplantı Sonu Alınan Kararların UygulanmasıUygulanan Karar Oranı Her D ö nem Sonu Veli Anketi İletişim SorusuMemnuniyet OranıYılda Bir K ö y Ziyaretleri Etkinliği Ulaşılan Veli OranıYılda Bir Veli Memnuniyeti/ Ö ğrenci Memnuniyeti/ Toplum Memnuniyeti Veli- Ö ğrenci-Toplum Memnuniyeti Y ü zdesi Yılda Bir Veli\ Ö ğrenci\Toplum Memnuniyet Anketi Etkinliği Ankete Katılım OranıYılda Bir Duy Beni K ö şesi EtkinliğiGelen G ö r ü ş Sayısı Yılda İki Kere Okul Gazetesi EtkinliğiUlaştırılan Hedef Nokta Sayısıİki Ayda Bir Pano Etkinliği G ü ncellenmeyen Belge Sayısı Ayda Bir Rehberlik Planı EtkinliğiYıllık Plandaki Etkinliklerin Ger ç ekleşme Oranı Ayda Bir Ü st Ö ğrenim Kurumlarına Kayıt Olmuş Ö ğrencilerden Kurumun Memnuniyeti Anketİlk Yarı Yıl Sonu Performans Göstergeleri

30 Süreç Olgunluğu.. n Etkili Süreç : Sürecin müşteri isteklerine uygun çıktı sağlama yeteneği (Doğru iş yapmak) –(Örn: Müşteri isteklerini karşılamak) n Verimli Süreç : Süreç için gerekli olan kaynakların doğru kullanımı (İşi doğru yapmak) –(Örn: Zamanında ve uygun maliyetle üretim yapmak) Verimli - Etkili değil Verimsiz - Etkili Verimsiz - Etkili değil Verimli - Etkili

31 Süreç Olgunluğu Etkililik Verimlilik Süreç hatasız, birim maliyet çok düşük, çevrim süresi kısa, fire yok, kalitesizlik maliyeti düşük Süreç verimli, maliyetler düşük, fire düşük, çevrim süresi kısalmakta Süreç oldukça verimli işletiliyor, ancak çevrim süresi ve birim maliyetler iyileştirilmeli Süreç verimsiz ve iyileştirilmeye ihtiyacı duyuluyor Sürecin kalite hataları, firesi, uzun çevrim süresi ve yüksek maliyetleri var Sürecin çıktıları, çoğunlukla müşteri beklentilerinin üzerine çıkıyor Sürecin çıktıları, zaman zaman müşteri beklentilerinin üzerine çıkıyor Sürecin çıktıları, müşteri beklentilerini karşılıyor Sürecin çıktıları, müşteri beklentilerinin bazılarını karşılıyor Sürecin çıktıları, müşteri beklentilerini karşılamıyor

32 Grup Çalışması - 3 Bir önceki çalışmada Tanımladığınız sürecin Performans Göstergelerini ve Ölçüm Sistemini Belirleyiniz (30 dak)

33 Kritik Başarı Faktörleri.. Kritik Süreçler.. Kurumu müşterileri gözünde rakiplerinden farklı kılacak Rakibe göre üstün olmasına imkan sağlayacak Güçlendirmesi ve odaklanması gereken yönleridir. n Kritik Başarı Faktörleri üzerinde etkisi büyük n Müşteri beklentilerine doğrudan cevap veren n İyileştirmede öncelikli süreçlerdir. ÖRNEK : A. Müşterilerin Memnuniyeti B. Çalışan Tatmini C. Akademik Başarı D. Disiplin E. Fiziki Ortamın İyileştirilmesi 1. ETKİ MATRİSİ 2. GELİŞME İHTİYACI MATRİSİ 3. KARAR MATRİSİ 1. ETKİ MATRİSİ 2. GELİŞME İHTİYACI MATRİSİ 3. KARAR MATRİSİ

34 Performans İzleme Sürecin Değerlendirilmesi İyileştirmenin Uygulanması Süreç Analizi Ekip oluşumu ve İşbölümü Sürecin mevcut performansı ve sorunları Müşteri ve Uygulayıcı beklentileri Sürecin durumu Kıyaslama/karşılaştırma Sorunun kökeninin irdelenmesi Çözüm seçenekleri Uygulama planı İyileştirme planının uygulanması Ölçümleme Müşterinin geribildirimi Baştan! I. AŞAMA II. AŞAMA III. AŞAMA Süreçlerin Sürekli İyileştirme Döngüsü

35 Sürecin Değerlendirilmesi İyileştirmenin Uygulanması Süreç Analizi 1.adım Hazırlık 3.adım Süreç Katılımcılarıyla görüşmeler 2.adım Müşterilerle görüşmeler İş bölümü Çalışma planı Süreç haritası Önem/performans matrisi Süreç haritası Katılımcılarla görüşmeler İyileştirilecek Süreç/ alanlar I. AŞAMA : Sürecin Değerlendirilmesi Performans İzleme

36 è Değişimi etkileyebilecek è Beceri ve motivasyon düzeyi yüksek è Bu işe vakit ayırabilecek è Sürecin içinden veya süreci iyi tanıyan è Yeni fikirlere açık è Takım çalışmasına yatkın è Etkin iletişim kurabilecek Süreç İyileştirmeleri için takım çalışması şarttır. Takım, İyileştirme Takımının Kurulması özelliklere sahip kişilerden oluşmalıdır.

37 Sürecin Durumu Sürecin Durumu Müşterilerle ve süreç katılımcılarıyla görüşmeler yapılıp, sonuçlar derlendikten sonra Sürecin Durumu belirlenir. Bunun için bir tablo kullanılır. Tablodaki X ekseni:Sürecin Etkililiğini (effectiveness) gösterir: yani müşteri beklentisini sağlamadaki durumu Y ekseni:Sürecin Verimliliği (efficiency) süreç içi performans AMAÇ : “ÖRNEK SÜRECE” ULAŞMAKTIR.

38 Adım 2 : Müşterilerle Görüşmeler Sürecin müşterileri kimler? Hangi süreç çıktılarını alıyorlar? Bu çıktılarla ilgili beklentileri nelerdir? (görünüm, doğruluk, zamanında olması, işlevsellik, vb) Bu beklentileri sağlıyor muyuz? 10 üzerinden kaç puan verirler? Bu beklentiler hangi gösterge ile ölçülebilir?

39 Süreç Adı: Ölçme Değerlendirme Müşteri: ….. Müşterinin verdiği önem ve performans puanları Önem/performans Matrisine işlenir ÇıktıNitelikÖlçütÖnemPuan Ölçme sonuçları 1-ZamanındaTamamlanma zamanı95 2-KarşılaştırılabilirDiğer sınıflarla zorluk ve içerik uyumu 88 3-AnlaşılabilirSebepler hakkında bilgi veren 63 4-DoğruPuanlama kriterleri net42 Ortalama

40 Önem / Performans Matrisi Çok İyi 10 1 Zayıf PERFORMANSPERFORMANS Düşük 10 Yüksek ÖNEM anlaşılır 4. Doğru 1. zamanında 2. Karşılaştırılabilir

41 Adım 3 : Süreç Katılımcılarıyla Görüşme Süreç haritasını ayrıntılı ve son haline getirmek için Şu andaki süreç performansını saptamak için Süreçte yaşanan sorunları belirlemek için Yakında sürece gelecek stratejik değişiklikler varsa bunları öğrenmek için Süreç katılımcılarıyla görüşmeler yapılmalı

42 Katma Değer Müşteri ihtiyaçlarına katkısı olan faaliyetler “Gerçek”; Kuruluş ihtiyaçlarına katkısı olanlar “İç” Katma Değer olarak değerlendirilir. Bu iki sınıf faaliyetler, Birleştirilebilir; Basitleştirilebilir, Otomasyona geçirilebilir. Bunların dışındaki tüm faaliyetler sürece değer katmadığından kaldırılmaları gerekir. Katma Değeri Olmayan –Taşıma –Tekrar –Kontrol ve Onaylar

43 Süreç Analizi İyileştirmenin Uygulanması Süreçin Değerlendirilmesi 4.adım Karşılaştırma/ Kıyaslama 6.adım Benimsetme 5.adım Çözümlerin geliştirilmesi Hedef koyma Sorunların kökenleri Çözüm seçenekleri İyileştirme Planı taslağı Süreçte yer alanlara değişikliklerin benimsetilmesi 7.adım İyileştirmenin Uygulama Planı Yeni akış diyagramı Göstergeler İyileştirme Planı II. AŞAMA : SÜREÇ ANALİZİ Performans İzleme

44 Sorunun Kaynağının İrdelenmesi 1. SORUNUN TANIMLANMASI - kim etkileniyor? - sorunun sürece etkisi - sorunu çok dar ya da çok geniş tanımlama - sorunun olası nedenleri veya çözüme yönelik fikir yürütme 2. SORUNUN KAYNAĞININ BELİRLENMESİ - soruna katkısı olabilecek durum, yönetmelik, sistem, kişi /beceri, birimleri belirle (beyin fırtınası, balık kılçığı, akış şeması) - yukarda belirlenenlerden hangileri sorunu oluşturmada en çok rol oynuyor? soruna neden oluyorlar (Pareto chart) - sorunun kaynağını - mümkünse - dağılım şemasıyla teyit et.

45 Çözüm Seçenekleri 1. Süreç adımlarında veya bir adım içindeki işlemlerde değişiklikler yapılması 2. Sürecin baştan tasarlanması 3. Kıyaslama yoluyla bulunmuş bir sürecin uygulanması

46 Çözüm Seçeneklerinin Değerlendirilmesi Performans kriterleri Uygulama kriterleri * müşteri memnuniyetine etkisi * süreç performansına etkisi - çevrim zamanı - hata oranları - maliyet, aynı işin tekrar tekrar yapılması, vb. * çalışanlara etkisi * uygulama zorluğu * uygulama zamanı * diğer süreç ve bölümlere etkisi * sistem gereksinimi * süreçte çalışanların kabulü

47 Çözüm Seçeneklerini Değerlendirmek İçin Bir Yöntem Karar Şeması Kriterin Ağırlığı Seçenek B Seçenek A Seçenek C Beklentileri Uygulama Toplam karşılama Maliyet zorluğu %50 % 20 %30 % = Kriteri karşılamıyor 5 = Kriteri çok etkili olarak karşılıyor

48 İyileştirmenin Uygulanması Süreç Analizi Süreçin Değerlendirilmesi 8.adım Pilot uygulama Pilot uygulamanın performansı 9.adım İyileştiremenin yaygınlaştırılması Dokümantasyonu tamamla Uygulamayı ilgili birimlere yaygınlaştır III. AŞAMA : İYİLEŞTİRMENİN UYGULANMASI Performans İzleme

49 Süreç Yönetimi ve İyileştirme...bir döngü Süreç sürekli izlenmeli ve iyileştirme fırsatları aranmalıdır. Çünkü: - müşteri istekleri değişir - rakipleriniz daha iyi yapmaya başlar - yeni teknolojik olanaklar çıkar - her şey her zaman daha da iyi yapılabilir

50


"SÜREÇ YÖNETİMİ VE İYİLEŞTİRİLMESİ Okul, genç beyinlere insanlığa saygıyı, millet ve ülkeye sevgiyi, bağımsızlık onurunu öğretir. Mustafa Kemal ATATÜRK." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları