İŞ MEKTUPLARI ali.iz@zirve.edu.tr

Mektup Türleri Mektuplar, konularına ve yazanla yazılan arasındaki ilgiye göre üçe ayrılır. 1. Özel mektuplar 2. Resmi mektuplar 3. İş mektupları

Özel Mektuplar Birbirine yakın, tanışık insanlar ve eş dost arasında yazılan mektuplardır. Tebrikler Bayramlarda, yılbaşlarında veya mutlu bir olay dolayısıyla karşı tarafa iyilik ve mutluluk dileklerinde bulunmak amacıyla yazılan kısa,öz ve içten mektuplardır. Bunlarda kağıt yerine daha çok basılı kartlar kullanılmaktadır.

Telgraf Mektubun gecikebileceği ivedi durumlarda bildirilmesi gereken istek, olay ve haberleri, kısa ve öz olarak anlatan bir mektup türüdür. Telgrafta az ve öz ifade önemlidir. - Alacak olanın adı,soyadı ve açık adresi yazılır. - Telgraf çekmemize sebep olan konu kısa ve öz olarak ifade belirtilir. - Sağ alt köşeye gönderenin adı ve soyadı yazılır. - Telgraf metninin altına bir çizgi çekilir. Bu çizginin altına gönderenin adresi yazılır. Bu bilgi,alıcının bulunmaması durumunda telgrafın iadesi için gereklidir. Ücrete tabi değildir. Telgraf,bugün kullanım alanı yok denecek kadar az kalmış bir yazışma türüdür.

Resmi Mektuplar Devlet dairelerinin kendi aralarında veya kişilerle devler daireleri arasında yazılan mektuplardır. Bu tür mektuplarda, konunun uzunluğuna göre tam veya yarım sayfa boyutunda çizgisiz beyaz kağıtlar kullanılır. Anlatım ciddi ve ağırbaşlı olmalıdır. Konu dışında ayrıntılara ve özel isteklere yer verilmez. Konu en açık ve yalın biçimde ele alınır. Üst makam yetkilisi alt makamdakine yazdığı yazıyı “rica ederim”, alt makamdaki üst makamdakine “bilgilerinize saygıyla sunarım” veya “arz ederim” şeklinde bitirmelidir.

Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilecek Noktalar : · Kağıdın üst yanından iki santim aşağıda ve ortada olmak üzere yazının çıktığı dairenin adresi bulunur. · Sağ üst köşeye tarih konur. · Yazıya başlamadan,hangi tarih ve sayılı yazıya cevap olarak yazıldığı belirtilir. Yazının ilk paragrafında sorun veya konu ortaya konur.

. Gelişme paragraflarında,bizim konu hakkındaki görüşümüz belirtilir,bizden istenilen bilgiler verilir. · Sonuç bölümünde,yazının gönderildiği makamın durumuna göre ( alt makam,üst makam ) yazı,rica yada sunu biçimlerinden biriyle bitirilir. · Resmi yazıyı tamamlayan evraklar,metnin sol alt kısmına,sıra numarası verilerek belirtilir. · Kağıdın sol en alt köşesine yazıyı daktilo edenle,konuyla ilgili bölüm şefinin ad ve soyadlarının ilk harfleri yazılır.

İş Mektupları Ticaret ve endüstri kurumlarının birbirlerine ve kişilere, kişilerin bu kurumlara gönderdikleri mektuplara iş mektubu denir. İşyerleri bu mektuplarda, firma ismini taşıyan başlıklı ( antetli ) beyaz kağıtlar kullanırlar. Yazıda daktilo ( veya bilgisayar ) kullanmak yerleşmiş bir kuraldır. İş mektuplarında da konu kısa,öz olarak açık ve yalın bir anlatımla ele alınmalıdır. Resmi mektupların özellik ve yazılışlarını kavramış olmak bu tür mektup yazmada da büyük kolaylık sağlar.

İş Mektuplarının Yazılışında Uyulacak Kurallar : · Ciddi bir anlatım kullanılmalı, kısa ve özlü bir anlatım yolu seçilmelidir. · Her iş için ayrı bir mektup yazılmalıdır. · Daktilo veya mavi mürekkepli dolma kalem kullanılmalıdır. · Ele alınan konu hakkında amaca uygun açıklamalar yapılmalı, gerekli yerlerde teknik terimler kullanılmalıdır. · İstekler yapmacıklığa kaçmadan ciddi bir hava içinde belirtilmeli, saygı bildiren kelimeler ölçülü şekilde kullanılmalıdır.

Eğer yazılan iş mektubu, bir başka mektuba cevap niteliği taşıyorsa,bu, metnin başında “ilgi” bölümünde belirtilmelidir. Bunun için o mektubun tarihi ve numarasının yazılması yeterlidir. Ticaretle uğraşan işletmelerin kendi aralarında ya da vatandaşlara, vatandaşların da bu işletmelere gönderdikleri iş, hizmet ve ticaret içerikli mektuplara iş mektubu adı verilir. İsminden de anlaşılabileceği üzre bu çeşit mektupların temelinde şahısların ve iş yerlerinin ekonomiye ilişkin eylemleri vardır

İŞ MEKTUBU ÖRNEĞİ: 17.09.2012 Saygın Holding İnsan Kaynakları Müdürlüğüne Ankara 16.09.2012 tarihli Milliyet gazetesine verdiğiniz ilanla Kazakistan’da devam eden inşaatlarınızda görevlendirilmek üzere iyi derecede İngilizce bilen, en az beş yıl deneyimli inşaat mühendisleri aradığınızı öğrenmiş bulunmaktayım. Söz konusu ilanda belirttiğiniz niteliklere sahibim. Holdinginiz bünyesinde devam eden inşaatlarda inşaat mühendisi olarak görev almak istiyorum. Saygılarımla. İmza Mustafa KARA Adres : Osmangazi Mah. Atış Cad. No.: 14/8 Çankaya/Ankara Telefon: 0312 e-posta: @.com EKLER EK 1: Noter tasdikli diploma fotokopisi EK 2: Öz geçmiş EK 3: 3 adet referans mektubu

RESMİ YAZI Devlet kurumlarının kendi aralarında ya da özel, tüzel kişi ve kuruluşlar ile yaptıkları yazışmalara resmi mektup denir. Devlet kurumlarının mektuplarında kurum başlığı, konu, sayı bulunur. .ünkü resmi mektuplara, resmi dairede kayıt numarası verilir. Resmi mektuplarda da mektup plânı uygulanır; anlatımı ciddi olmak zorundadır. Konu dışındaki ayrıntılara girilmez.

Başlık: Resmi kurumlarda ya da tüzel kuruluşlarda yazılan mektuplar başlıklı kâğıtlara yazılır. Başlık, kâğıdın üstünden iki santim aşağıda ve satırın tam ortasında bulunur. Mektup, kişiden resmi ya da tüzel kuruma yazılıyorsa düz, temiz beyaz bir kâğıda yazılır. • Konu: Başlıktan iki satır aşağıda, sol tarafta yer alır. Mektubun niçin yazıldığı konudan belli olur. Kişiden resmi ya da tüzel kuruma yazılanlarda bu b.lüm bulunmaz. Ancak kişi daha önceki bir resmi yazıyı cevaplıyorsa ilgi açılabilir. İlgide kurumdan gelen mektuptaki konu ve sayı belirtilir. "İlgi: ....... konu ve ........ sayılı yazınıza." diye yazılır.

Sayı: Mektuba resmi dairede verilen kayıt numarasıdır Sayı: Mektuba resmi dairede verilen kayıt numarasıdır. Tek birimli kurumlarda sayı iki bölümden oluşur; birinci bölümdeki rakamlar desimal dosya (yazıların saklandığı dosya) numarasıdır, ikinci bölümdeki rakamlar o yılki kayıt numarasıdır. Bu numara kurumun gelen-giden evrak defterine kaydedilen sıra numarasıdır. Bu numara her takvim yılının başında birden başlar. Birden fazla birimli kurumlarda desimal dosya numarasının önünde harfli kod numarası vardır

RAPOR Her hangi bir konu ya da olayla ilgili inceleme sonucunu tespit ederek bildiren yazılara rapor denir.

Rapor konuları, şöyle sıralanabilir: 1) Eğitim ve öğretimle ilgili özel ve genel faaliyetleri değerlendirmek. 2) Bir siyasî olayın, hareketin ya da olgunun genel yapısını değerlendirmek. 3) Toplumun eğitim, kültür, sağlık vb. alanlarındaki değişik sorunları üzerinde yapılan incelemeleri bir rapor hâline getirmek. 4) Ekonomik alanlardaki olumlu ya da olumsuz durumlar üzerinde yapılan değerlendirmeleri bir rapor hâline getirmek. 5) Bilimsel çalışmaları değerlendirirken olumlu ve olumsuz gelişmeleri bir rapor hâlinde tespit etmek. 6) Sanat eserlerini (edebiyat, resim, müzik vb. yarışmalarda) değerlendirirken başarılı ve başarısız yönlerini bir rapor hâlinde tespit etmek.

Bir raporun hazırlanmasında göz önünde tutulması gereken nitelikleri de şöyle sıralayabiliriz: * Konunun uzmanı olmak. * Raporun konusunu iyi kavramış olmak. * Konuyla ilgili kaynakları taramak. * Kaynaklardan elde edilen malzemeyi etkili, çarpıcı, inandırıcı ve doyurucu nitelikte hazırlamak.

* Objektif davranmak. * Bilimsel çalışmaları değerlendirirken raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak. * Raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde açıklamak. * Raporları belli bir plân dahilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek. * Gereksiz ayrıntılara girmeden özlü bir biçimde sınırlandırmak. * Açık ve net bir ifade kullanmak. Yanlış anlaşılmaya meydan vermemek.

ÖZET ÇIKARMA

A. Her şeyden önce bazı temel kurallara uymak gerekir: • Özet, asıl metnin temel düzenine doğru ve sadık bir şekilde uymalıdır, özette genel olarak metnin düzeni takip edilmelidir. Ancak bu kural, özeti kendi planınız içinde yapma hakkınızı elinizden almaz. Özet yapmak, bir bakıma metni tekrar yazmaktır. Metni tekrar yazarken hem metnin düzenine bağlı kalabilir, hem de konunun gerektirdiği düzenlemeleri yapabilirsiniz. • Özetinize metinde bulunmayan fikirleri sokmayınız, metinde söylenen şeylerle ilgili de hiçbir yargıda bulunmayınız. Yani tarafsız, nesnel olunuz. Özetinizde metinden alınmış cümlelere yer vermeyiniz. Kendi kelimelerinizi ve cümlelerinizi kullanınız.

B. Sonra şu kuralları da göz önünde bulundurunuz : • Metnin esasına saygı gösteriniz: - Özetlenen metnin mantığını kavrayınız ve yansıtınız. Özetin başarısı buna bağlı olacaktır. - Çeşitli fikirler arasındaki bağları fark ediniz ve bunları özetinize yansıtınız. - Özetlenen metnin temel fikirlerini bulunuz. - Özet için verilen uzunluk ölçüsüne uyunuz, kelime yahut sayfa sayısı sınırlarını aşmayınız. Yahut amacınıza en uygun kısaltma oranını kendiniz belirleyiniz.

• Kendi özet metninizi oluşturunuz ve tarafsız olunuz: - Uygun ifadeler, terimler, deyimler kullanınız. - Tarafsız bir anlatım şekli kullanınız. (Mesela, “metnimizde” yerine “metinde” deyiniz.) - Kişisel kelimelerinizi kullanınız. Dil ve anlatım size ait olsun. - Kişisel fikirlerinizi belirtmeyiniz. - Özetlenen metinden örnek alıntılar yapmayınız. Bu yolu, çok önemli bir sebep varsa çok az kullanınız. - Metinde geliştirilen fikirlere bağlı kalınız.

C. Nihayet, çok zaman kaybetmemek için şu şemaya uyunuz: 1. Metni dikkatle okuyorum. 2. Metnin önemli kelimelerini bulmaya dikkat ediyorum ve anahtar-kelimeleri buluyorum. 3. Önemli fikirleri buluyorum ve yalnızca açıklayıcı ve tasvir edici örnekleri vb. bir kıyıya bırakıyorum

4. Yazıdaki mantıkî bağları dikkatle buluyorum. 5. Metnin somut, görsel bir şemasını yapıyorum ve önemli fikirlerin birbirine nasıl bağlandığını gösteriyorum. 6. İlk taslak yazımı yazıyorum, metnin boyunu hesaplıyorum. 7. Taslak yazımı düzeltiyorum (imlâ, dil, anlatım, vb.) 8. Özetime son şeklini veriyorum.

NOT ALMA TEKNİKLERİ

Duyduklarından Not Almak Dinlediklerimizin pek çoğunu belli bir zaman içinde unuturuz. Hatta hiç unutmayacağımızı sandığımız, iyi öğrendiğimize inandığımız nice bilgileri sonradan unutmuşuzdur. Dinleme sırasında kalıcı bir bilginin oluşması için not almak bir zorunluluktur. Dinlerken not alarak, konuyu ve konuşmacıyı daha rahat takip edebilir, söylenenleri daha iyi anlayabilir, ana fikri ve onu destekleyen yardımcı fikirleri daha kolay bulabilir. Not alarak edindiğimiz bilgilerin daha kalıcı olmasını sağlayabiliriz. Yazma konuşmaya göre daha fazla zaman almaktadır. Yapılan bir araştırmada dakikada 150 sözcük söylenebildiği halde, aynı zaman diliminde; ancak 27 sözcüğün yazılabileceği ortaya çıkmıştır.

Herkesin kendine özgü bir not alma yeteneği vardır Herkesin kendine özgü bir not alma yeteneği vardır. Alınan notların daha sonra sıraya konularak düzenlenmesi gereklidir. Bu nedenle özenli çalışmak gerekir. Not almaya başlamadan önce dinlemek, anlamak, analiz etmek ve seçmek gibi yetenekler de bir araya getirilmelidir. Not alma soru sormayı da kolaylaştırır. Örneğin, bir basın toplantısında eksik kalan bölümler nottan çıkarılarak, muhabir tarafından konuşmacıya yöneltilmektedir.

Okuduklarından Not Almak Özellikle araştırma amacıyla okuyan her kişi, konuyla ilgili notları almak mecburiyetindedir. Çünkü insan, faydalandığı her kaynağı her yere kolayca taşıyamaz. Oysa alınan notları taşımak kolaydır.

Metni okurken iki türlü not alınır: Doğrudan Yani Aynen Aktararak Not Alma: Buna alıntı da denir. Alıntı, bir cümleyi veya metnin bir bölümünü hiçbir değişikliğe uğratmadan, olduğu gibi aktarmak demektir. Okuduğumuz metindeki bazı cümleler veya bölümler, araştırmamızı destekleyecek, bize yardımcı olacak nitelikteyse aynen alınabilir. Bu tür notlar, tırnak içinde “…..” gösterilmelidir.

Dolaylı Yani Özetleyerek Not Alma: Buna dolaylı aktarma da denir Dolaylı Yani Özetleyerek Not Alma: Buna dolaylı aktarma da denir. Bu tür not almada okuduğumuz metnin ana fikrini, önemli noktalarını kendi ifademizle yazarız. Aldığımız notların tırnak içinde gösterilmesine gerek yoktur.

Gördüklerinden Not Almak Her gün gelip geçtiği cadde üzerindeki binaların durumu hakkında sorular yöneltilen bir kişi, eğer o caddeden sadece etrafına bakınarak gelip geçmişse, sorulara yanıt veremeyecektir. Bakmak başka, görmek başka şeydir. Bakmak, çevremizdeki varlıkların genel olarak var olduklarını anlamaktır. Ayrıntılarına kadar kavramak ancak o varlıkları görmek irade ve arzusuyla gerçekleşebilir.

Gözlem Yaparken Şu Noktalara Özen Göstermek Gerekir: Gözlem yapacağımız varlığın, olayın, kişinin vb.nin hangi yönünü inceleyeceğimizi, Ne amaçla inceleyeceğimizi, Gözlem sonuçlarından ne yarar beklediğimizi önceden saptamalıyız. Saptadığımız ilkelerin uygulanmasında daha önce edindiğimiz bilgilerin ve düşünme mekanizmamızın büyük rolü olacaktır. Gözlemlerimizi daima sağlam temellere dayandırmalıyız. İlgilendiğimiz olay ya da varlıkların kendine özgü niteliklerini ayırabilmeli ve bunları değerlendirebilmeliyiz. Gözlemlerimiz sırasında notlar almamız yazma aşamasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır.

Notları Değerlendirmek İki saatlik bir konuşma, ya da bir basın bülteni nihayet birkaç cümlelik habere dönüştürülürken, önemli olan bölümler not alınmaktadır. Etkili not almak, mesleki deneyim ve birikime bağlıdır. Not alan muhabir, konunun uzmanıysa çalışması kuşkusuz daha da kolaylaşacaktır. Muhabir haberi toplama aşamasında aldığı notları sonradan değerlendirerek, bunların içinden haberde kullanacağı bölümleri alacaktır.