PAZARLIK USULÜ İHALE SÜRECİ

Birimlerin Satınalma Talebi Birimler, kanunlar ile kendilerine verilen görev ve sorumlulukları yerine getirmek amacıyla ihtiyaç duydukları mal ve hizmetleri temin etmek maksadıyla satın alma talebinde bulunurlar. Malzeme veya hizmet isteğinde bulunan birim tarafından; satın alma istek yazıları, talep edilen malzeme veya hizmetin ayrıntısı, yetkili makamdan alınmış Olur, Teknik Şartname ve varsa malzemenin numunesi gönderilir.

İhale Usulünun Belirlenmesi Öncelik Açık İhale Usulündedir. Ancak alımın niteliği, ivediliği, daha önce yapılan işlemler ve İdare tarafından öngörülemeyen durumların ortaya çıkması gibi nedenlerle Belli İstekliler Arasında İhale Usulü yada Pazarlık Usulü seçilebilir.

Yaklaşık Maliyetin Belirlenmesi 4734/9’uncu maddesi gereği her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz. Oluşan veriler doğrultusunda Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli hazırlanır. Onay Belgesinin ekine eklenir.

İhale Onay Belgesi Düzenlenmesi İlgili satın almaya ilişkin İhale Onay Belgesi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. Onay belgesinde, yapılacak olan alımın içeriği ile ilgili bilgiler, yaklaşık maliyeti, ilgili bütçe tertibi ve ödenek durumu, gerekçesiyle birlikte tespit edilen ihale usulü, fiyat farkı ve avans ile ilgili bilgiler ayrıntılı bir şekilde belirtilir.

İhale onayı alınır.

İhalenin Elektronik Kamu Alımları Platformuna (EKAP) Kaydı Elektronik Kamu Alımları Platformundan (EKAP) ihale kayıt bilgileri girilerek İhale Kayıt Numarası alınır. İhaleye ait İdari Şartname, Teknik Şartname, Sözleşme Tasarısı, Standart Formlar ve varsa diğer belgeler hazırlanarak İhale dokumanı oluşturulur, kontrol edilir ve onaylanır.

İsteklilerin İhaleye Davet Edilmesi (b), (c) ve (f) bentlerinde belirtilen hallerde ilan yapılması zorunlu değildir. İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilerek, yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri istenir. İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilir.

İhale Komisyonunun Oluşturulması İhale yetkilisi, ihale ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir. Görevlendirme yazıları üyelere ve yedeklere tebliğ edilir. Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir. EKAP’a komisyon üyelerinin girişi yapılır.

Davet Edilen İsteklilere İhale Dosyası Satışı Yapılması İhale dokümanının posta veya kargo yoluyla satılması öngörülür ise bunun ilanda veya davet mektubunda belirtilmesi gerekir. Bu durumda dokümanın postaya verildiği tarih, dokümanın satın alma tarihi olarak kabul edilecektir.

Teklif Zarflarının Alınması ve İhale Komisyonuna Teslimi Süresi içinde teslim edilen zarflar için alındı belgesi düzenlenerek zarfı teslim edene verilir. İdare tarafından teslim alınan bütün teklif zarfları, son başvuru veya ihale saatinde tutanak ile topluca ihale komisyonuna teslim edilir.

İhalenin İlk Oturumu Tekliflerin Değerlendirilmesi Zarflar istekliler huzurunda, alınış sırasına göre açılır ve zarfın içinden çıkan belgeler kontrol edilerek isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı kontrol edilir ve belge kontrol tutanağı düzenlenir. İhalenin ilk oturumu kapatılarak, yeterliği tespit edilen isteklilerden, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri istenir. Bu zaman zarfında isteklilere ait evraklar incelenir.

İkinci Oturum Tekliflerin Değerlendirilmesi İstekliler Son Fiyat Teklif Zarflarını, kendilerine bildirilen tarih ve saatte doğrudan ihale komisyonuna sunar. İhale komisyonu son teklifleri bir tutanakla isteklilerden teslim alır. Son yazılı fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifi, son teklifleri olarak kabul edilir. İsteklilerin son yazılı teklif fiyatları ile Yaklaşık Maliyet açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifler değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

İhale Komisyonunun Teklif Fiyatlarının İncelenmesi Yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. En avantajlı teklifin seçimi; Fiyat yönünden en düşük teklif, Fiyat dışındaki unsurların da dikkate alınarak tespit edilen en avantajlı teklif

İhale Komisyonu Kararının Onaya Sunulması İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce idare, ihale üzerinde kalan istekli ile ikinci en avantajlı teklifi sunan isteklinin 58 inci maddeye göre yasaklı olup olmadığını anılan maddeye göre teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir. İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.

İhale Komisyonu Kararının İsteklilere Bildirimi Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere, alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirilir. İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren; 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün geçmedikçe sözleşme imzalanamaz.

Sözleşmeye Davet 4734 sayılı Kanunun 41 inci maddesinde belirtilen sürenin bitimininde, ihale üzerinde bırakılan istekli sözleşmeye davet edilir. Bu davet yazısında, tebliğ tarihini izleyen on gün içinde yasal yükümlüklerini yerine getirmek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu bildirilir. İsteklinin, bu davet yazısının bildirim tarihini izleyen on gün içinde yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşmeyi imzalaması zorunludur. Tebligatın şekline göre tebliğ süresi beklenir.

İhalenin Sözleşmeye Bağlanması Yüklenici firmadan talep edilen sözleşme evrakları incelenir. Kesin teminat ve damga vergilerine ait yasal kesintilere ait dekontlar alınır. Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının tekrar teyit edilmesi (2.teyit) zorunludur. Tamamlanan ihale sözleşmeye bağlanır. Sözleşme idarece hazırlanır ve ihale yetkilisi ile yüklenici tarafından imzalanır.

Sonuç Bildirimi Mal ve hizmet alımlarının sonuçları, sözleşmenin imzalanmasını takiben en geç onbeş gün içinde EKAP’a bildirilir. EKAP tarafından Kamu İhale Bülteninde sonuç bildirimi yayımlanır.