SİSTEM ANALİZİ ve TASARIMI (SYSTEM ANALYSIS AND DESING) Engin OĞUZAY enginoguzay74@hotmail.com

BİLGİSAYARA DAYALI BİLGİ SİSTEMLERİ 5. HAFTA BİLGİSAYARA DAYALI BİLGİ SİSTEMLERİ

Giriş Bilgi sistemi, organizasyon içersindeki kontrolü ve koordinasyonu sağlayarak karar almada kullanılmak üzere bilgiyi toplamak, işlemek, saklamak ve dağıtmak için oluşturulan ilişkili elemanlar kümesidir. Bilgi sistemi, problemlerin analizinde ve yeni ürünlerin ortaya çıkarılmasında yöneticilere ve çalışanlara yardımcı olur. Gelişen teknoloji ile beraber, günlük hayatımızın bir çok alanında bilgisayara dayalı bilgi sistemleri kullanılmaktadır. Bilgi sistemleri, çözüm ortağı olduğu kurumlara bilişim çözümleri üretir. Önerdiği çözümlerin danışmanlık, tedarik ve uygulama hizmetini de veren bilgi sistemleri, bilişim sektöründeki pozisyonunu “Yazılım ve Sistem Bütünleştirme” olarak belirlemiştir.

Giriş (devam…) Günümüz bilgi sistemleri, organizasyon için doğru kararlar alınmasında kullanılan teknolojiyle iç içe yapılandırılmış sistemlerdir. Temeli, sistem için doğru kararlar alınmasına dayanır. Kararların ne için alındığını bulmak bize bilgi sistemlerinin yararlarını ortaya çıkaracaktır. Bu bölümde, organizasyon içersinde kullanıldıkları seviyelere ve destekledikleri işlemlere göre bilgi sistemi türlerini ele alacağız. Ayrıca, bilgi sistemlerini aralarındaki ilişkiler bakımından inceleyeceğiz.

Bilgisayara Dayalı Bilgi Sistemleri Bilgisayarların verileri işleyebilmesi ve depolayabilmesi, bilgisayar kullanımının kurumlar için vazgeçilmez olmasına neden olmuştur. Bunun yanında, bilgisayarların dış dünyadaki diğer bilgisayarlarla bağlantı kurabilmesi, beraberinde bilgi paylaşımını çok önemli bir yere gelmiştir. Bilgi sistemleri derken bile bilgisayara dayalı sistemin akla gelmesi onun insanlar tarafından ne kadar benimsendiğini göstermektedir.

Bilgisayara Dayalı Bilgi Sistemleri (devam…) Bilgisayara dayalı bilgi sistem türleri şunlardır: İşlemsel Bilgi Sistemleri (Transaction Processing Systems), Yönetim Bilgi Sistemleri (Management Information Systems), Karar Destek Sistemleri (Decision Support Systems), Ofis Otomasyon Sistemleri (Office Automated Systems), Üst Yönetim Destek Sistemleri (Executive Support Systems), Yapay Zekâ ve Uzman Sistemleri (Artificial Intelligence and Expert Systems).

İşlemsel Bilgi Sistemleri İşlemsel Bilgi Sistemleri (Transaction Processing Systems), 1950’lerde başlayan bilgi işlem sistemi kavramının gelişmişidir. İşlemsel Bilgi Sistemleri, diğer bilgi sistemi tiplerine giriş ve temel oluşturmak amacıyla işlenmiş veriyi sınıflayan, saklayan, bakımını yapan, değiştiren, güncelleştiren ve geri çağıran bilgisayar destekli sistemlerdir. İşlemsel Bilgi Sistemleri, organizasyonun operasyonel seviyesine hizmet verir. Bu seviyede, görevler, kaynaklar ve amaçlar önceden tanımlanmış kriterlere göre, düşük seviye bir yönetici tarafından verilebilir.

İşlemsel Bilgi Sistemleri (devam…) Örneğin bir banka için bir müşteriye araç kredisi verme kararı, tüm kriterler belirlenmiş olacağı için düşük seviye bir yönetici tarafından verilebilir. İşlemsel Bilgi Sistemleri, günlük operasyonlarla ilgilenir. Yapılan işlemler, işlem yükü ve hacmi çok yüksek olan tekrarlı işlemlerdir ve bu işlemlerin nitelikleri çok nadir olarak değişir. İşlemsel Bilgi Sistemlerinin genel yapısı aşağıda gösterilmektedir.

İşlemsel Bilgi Sistemleri (devam…) İşlemsel Bilgi Sistemleri, işletmenin durumu hakkında yöneticilere bilgi verir. Sistem fonksiyonlarının düzgün ve kesintisiz olduğu işletmelerde günlük işlemler için bu sistemin kullanımı önemlidir. İşlemsel Bilgi Sistemleri için odak noktası olan faktörler: Cevap verme zamanı, İşlem hacmi, Doğruluk, Tutarlılık, Servis kalitesi.

İşlemsel Bilgi Sistemleri (devam…) İşlemsel Bilgi Sistemleri için örnekler: Havayolu rezervasyonları, Öğrenci kayıt birimi, Envanter sağlama, Tedarik sağlama,

Yönetim Bilgi Sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS), bir kurumun yönetiminde kullanılan bilgilerin işlenmesi ve iletilmesini sağlayan sistemlerdir. Bu sistemler, bir kurum içinde planlama, kontrol etme ve karar vermeyi desteklemek üzere yöneticilere bilgi sağlarlar. Günümüzde bir kurum sadece bir bilgi sistemine sahipse, bu sistem yönetim bilgi sistemidir. Yönetim Bilgi Sistemleri, Karar Destek Sistemlerini ve Ofis Otomasyon Sistemlerini kapsamaktadır. YBS, işlem, yönetim ve işlev olmak üzere üç boyutu birleştiren bir model ile açıklanabilmektedir.

Yönetim Bilgi Sistemleri (devam…) YBS, zaman içersinde İşlemsel Bilgi Sistemlerinin yetersiz kaldığı noktaları kapatmak amacıyla geliştirilmiş daha kapsamlı sistemlerdir. Bu sistemin genel özellikleri; YBS, işlemsel fonksiyonları destekler. YBS, bütünleşik bir veritabanı kullanır ve fonksiyonel alanların çeşitliliğini destekler. YBS, operasyonel, taktik, ve stratejik seviye yöneticilerin bilgiye kolay ve zamanında erişimini sağlar. Özellikle yoğun olarak taktik seviye yöneticiler için hizmet sağlar.

Yönetim Bilgi Sistemleri (devam…) YBS, kısmen esnektir ve organizasyonun bilgi ihtiyaçlarındaki değişmeye adapte edilebilir. YBS, sadece yetkili şahısların erişimine imkan veren sistem güvenliği sağlar. YBS, günlük operasyonlarla ilgilenmez. YBS, genellikle yapısal kararların desteklenmesine yöneliktir. YBS, yöneticilere değişik raporlar sunar. YBS, öncelikle çevresel ya da dış olaylarla değil büyük ölçüde firma içi olaylara odaklanır.

Yönetim Bilgi Sistemleri (devam…) Veriyi çabuk ve ekonomik bir şekilde işlerken, yönetim bilgi sistemi yöneticiye, karar alma aşamasında kullanacağı bilgileri özetleyen ve seçen ek bir basamak oluşturur. Örneğin ücret bordrosunu işlerken fazla mesai ödemelerinin toplam tutarını belirlemede ya da her bir departmanın çalışma günlerini analiz etmede fazladan küçük bir bilgisayar işlemi gerekmektedir. Yönetim Bilgi Sistemi, yöneticiye karar almada yapı teşkil edecek çok fazla miktarda veriyi içeren bir sistem olarak tanımlanabilir. Tipik olarak bilgiler bir veri tabanı şeklinde ele alınır.

Yönetim Bilgi Sistemleri (devam…) Yönetim Bilgi Sistemleri için örnekler: Bütçe Tahmini ve Analiz, Finansal Raporlama, Envanter Raporları, Malzeme İhtiyaç Planlaması, Üretim Listeleri.

Karar Destek Sistemleri Bilgi sistemi oluşturmanın en üst seviyeli sınıfı Karar Destek Sistemleri (KDS) dir. En genel anlamıyla KDS, yönetici konumundaki karar vericilerin karar vermelerinde yardımcı olan sistemlerdir. Diğer bir deyişle, verilmesi gereken kararla ilgili veriyi daha iyi anlayarak, daha etkin karar seçeneklerini oluşturma, alternatifleri belirleme ve değerlendirme işlevlerinde destek sağlayan ve doğru karar verme olasılığını artıran sistemlerdir. KDS şu şekilde tanımlanabilir: Bir Karar Destek Sistemi, kullanıcıya yarı-yapısal ve yapısal olmayan karar verme işlemlerinde destek sağlamak amacıyla, karar modellerine ve verilere kolay erişim sağlayan etkileşimli bir sistemdir.

Karar Destek Sistemleri (devam…) Bir bilgi sistemi oluşturulurken, genellikle modellemeden yararlanılır. Model oluşturma gerçek dünyaya ait bir sorunu standart bir yapıya dönüştürerek çözmeyi içerir. Yapısal olmayan yönetsel sorunlar standart modellerle çözülemezler. Böyle sorunlar için bir karar destek sistemi kullanmak gerekir. KDS, daha çok karar verme işinin yapısal olmayan şekliyle ilgilidir. Karar Destek Sistemleri, veri kaynağı olarak veri tabanını kullanırlar. Ayrıca Karar Destek Sistemleri, verilerin ve modellerin etkin kullanımını sağlayarak karmaşık problemlerin çözümüne katkıda bulunurlar.

Karar Destek Sistemleri (devam…) Karar Destek Sistemlerinin Yararları: İşletmeyi daha iyi anlama, Beklenmedik durumlarda hızlı cevap, Anında analiz yeteneği, Yeni anlayışlar ve öğrenme, Gelişmiş haberleşme, Maliyeti düşürme, Daha iyi kararlar alma, Daha etkin takım çalışması, Zaman tasarrufu, Veri kaynaklarını daha iyi kullanma.

Karar Destek Sistemleri (devam…) Karar Destek Sistemi uygulamaları: Uygulamada KDS genel olarak; Mali işleri planlama, Pazarlamayla ilgili karar verme, Fabrika kapasitesini planlama, Ortak yatırım analizi, vb. işlevlerini kapsar.

Ofis Otomasyon Sistemleri Ofis otomasyonu, ofislerde yapılan iş ve işlemlerin daha etkin ve hızlı bir biçimde yapılabilmesi amacıyla, ofislerdeki bilgisayar teknolojisinin kullanılmasını ifade etmektedir. Bir başka deyişle, ofis otomasyonu ofis çalışanlarının alışılagelmiş ofis düzenini değiştirerek yapılan iş ve işlemleri basitleştirmek ve ofis çalışanlarının verimliliklerini artırmak için bilişim teknolojilerinin ofis işlemlerine uygulanmasıdır. Bu bağlamda Ofis Otomasyon Sistemlerini; çalışanlar, gruplar, ve kurumlar arasındaki her türlü elektronik mesajların, belgelerin ve diğer iletişim formlarının alınmasını, işlenmesini, kayıt edilmesini ve aktarılmasını sağlayan bilgisayar temelli bilişim sistemleri olarak tanımlamak mümkündür.

Ofis Otomasyon Sistemleri (devam…) Ofis Otomasyon Sistemleri (OOS), çalışanların ofisteki verimliliklerini artırmayı amaçlayan bilişim sistemleri uygulamasıdır. Ofis Otomasyon Sistemleri, farklı bilgi çalışanlarını, coğrafik ve fonksiyonel bölgeleri kontrol etmektedir. Ofis Otomasyon Sistemleri, belgeleri kontrol etmekte (kelime işlemciler-masaüstü yayıncılık), ve iletişim (e- posta, video konferans) sağlamaktadır. OOS, ofislerde yürütülen faaliyetlerin ve işlemlerin düzenli ve tertipli bir biçimde yapılmasını sağlayarak iletişimi hızlandırmakta ve çalışanların verimliliğine olumlu katkılar sağlamaktadır.

Ofis Otomasyon Sistemleri (devam…) OOS uygulamalarından bazıları aşağıda verilmiştir: Kelime işlemci, yazılı belgeleri oluşturan, görüntüleyen, biçimleyen ve yazıcıya gönderen yazılımlardır ve ilk OOS uygulamalarıdır. Elektronik posta ve sesli posta (voice mail), telefonla haberleşmeye alternatif olarak geliştirilmiş bir OOS uygulamasıdır. Faks ve bilgisayarlar kullanılarak uzun mesafeli belge kopyalamaları yapmak, bir OOS uygulamasıdır. Elektronik takvimler, firmadaki çalışanların zamanlarını ayarlamalarını kolaylaştıran OOS uygulamalarıdır. Son yıllarda kullanımı yaygınlaşan görüntülü ve görüntüsüz telekonferans sistemleri de bir OOS uygulamasıdır ve aynı fiziksel mekanda bir araya gelmeden de toplantılar yapabilme imkanı vermektedir.

Ofis Otomasyon Sistemleri (devam…) Ofis Otomasyon Sistemlerinin ofislerde uygulanması sonucu elde edilebilecek olası kazanımlar aşağıdaki şekilde ifade edilebilir; İş hayatının kalitesinin artırılması, Çalışan memnuniyetinin artırılması, Tüm çalışanlar üzerindeki verimliliğin artırılması, Postada karşılaşılan gecikmelerin ve kaybolmaların ortadan kaldırılması, Ofis doküman ve mesajlarının hazırlanması, düzeltilmesi ve dağıtılmasındaki maliyetlerin azaltılması, Etkin ve güzel dokümanların ve sunuların hazırlanmasında hataların ve masrafların azaltılması,

Ofis Otomasyon Sistemleri (devam…) Bilgiye ihtiyacı olan insanlara hızlı ve etkin olarak bilginin iletilmesiyle dokümanların hazırlanması ve alınması arasında geçen zamanın azaltılması, Elektronik dokümanlar, resimli belgeler ve mesajların hızlı ve etkin olarak depolanmasının ve tekrar kullanılmasının sağlanması, Ofis içinde yoğun iletişimde bulunan yönetici ve diğer bilgi çalışanlarının verimliliğinin artırılması. Ofis Otomasyon Sistemleri iş yaşamının kalitesini artırma, çalışanların iş yapma hızını artırma, ofis çalışanlarının görevlerini zamanında tamamlama, yapılan işlerdeki hata oranlarını düşürme ve nihayetinde çalışanlarının motivasyonunu etkileyerek çalışanların bireysel performanslarını artırıcı bir etki yapmaktadır.

Üst Yönetim Destek Sistemleri Üst Yönetim Destek Sistemleri, üst yönetimin, işletmenin stratejik amaçlarını gerçekleştirmek için gerekli olan bilgiye kolay ve hızlı ulaşmasını sağlayan sistemlerdir. Bu sistemler, yeni vergi yasaları veya rakip firmalar gibi dış olaylar hakkındaki verileri birleştirmeyi ve bunları YBS ve KDS’den elde edilmiş özet bilgilerle birlikte faydalı hale getirerek, üst düzey yöneticilere sunmayı amaçlarlar. Üst Yönetim Destek Sistemleri, stratejik seviyedeki kararların verilmesinde üst düzey yöneticilere yardımcı olurlar. Bunun yanında, kullanıcıların yapılandırılmamış karar problemlerini tanımalarına da yardımcı olurlar.

Üst Yönetim Destek Sistemleri Üst Yönetim Destek Sistemleri ile diğer bilgi sistemleri arasındaki ilişki aşağıdaki şekilde gösterilmiştir.

Üst Yönetim Destek Sistemleri (devam…) Üst Yönetim Destek Sistemlerinin en görünen faydası, bu sistemlerin stratejik eğilimleri analiz etmesi, karşılaştırması ve ortaya çıkarmasıdır. Grafiklerin kolay kullanımı, daha çok veriye kısa zamanda bakılmasına olanak tanımaktadır. Üst düzey yöneticiler, Üst Yönetim Destek Sistemlerini kullanarak sorumluluk alanlarındakilerin performansını başarılı bir şekilde izleyebilmektedir. Bazı işletmeler bu sistemi kullanarak tüm işletmenin önemli performans göstergelerini izlemekte ve dış çevrede oluşan değişikliklerde işletmenin performansını ölçmektedir.

Yapay Zeka ve Uzman Sistemler Çözümü uzmanlık gerektiren, herhangi bir problemin çözümünde if-then kurallarını uygulayan, kullanıcıcın doğal dili ile verdiği talimatları kabul eden ve anlam çıkaran yazılımlar, konuşmayı algılayan ve söylenenleri yerine getiren, nesneleri tanımlayabilen, insanın fiziksel hareketlerini taklit eden yapılar Yapay Zeka ve Uzman Sistemlerin içeriğini oluşturur. Yapay zeka, bilgisayar, biyoloji, psikoloji, dilbilim, matematik ve mühendislik gibi disiplinlere dayanan, bilim ve teknoloji alanıdır. Daha basit olarak açıklanacak olursa, yapay zeka, insan gibi davranan bilgisayar-tabanlı sistemlerin geliştirilme çabasıdır, denilebilir.

Yapay Zeka ve Uzman Sistemler (devam…) Yapay zekanın amacı, düşünebildiği gibi, duyan, gören, konuşan, yürüyen ve hissedebilen bilgisayarlar geliştirmektir. Aşağıdaki şekilde yapay zekanın temel çalışma alanları görülmektedir.

Yapay Zeka ve Uzman Sistemler (devam…) Uzman sistemler, uzmanlık gerektiren özel ve karmaşık uygulama alanı hakkında kendi bilgisini kullanarak kullanıcılara uzman danışman gibi yardımcı olan bilgi-tabanlı sistemlerdir. Uzman sistemler, uzmanlık bilgi tabanında saklanan bilgiyi insan gibi yorumlayarak, özel bir soruya yanıt verirler. Bu sistemler kullanıcıya nedensel süreci ve sonuçlarını da açıklayabilmektedirler. Böylece, uzman sistemler belirli bir sorunla ilgili uzman danışmanlar aracılığıyla kullanıcılara öneri sunar gibi karar desteği sağlarlar. Uzman sistem geliştirmenin amacı, soruna insan uzmanlardan daha hızlı, daha tarafsız, daha doğru tanı ve çözüm getirebilecek bilgisayar sistemleri oluşturmaktır.

Yapay Zeka ve Uzman Sistemler (devam…) Örneğin, özellikle tıp alanlarında, insan hastalıklarına, konularında uzman doktorlardan daha hızlı ve isabetli tanı koyan uzman bilgisayar sistemleri geliştirilmiştir. Sonuç olarak, uzman sistemler bilgi-temelli sistemdir. İşletmede oluşan özellikli bir problemin çözümü için uzmanın kazanılmış bilgisini kullanır. Bir problem veya belirli bir problem grubu için en iyi çözümü seçer. Yapay Zeka ve Uzman Sistemler alanındaki en büyük başarılar robotlardır. Otomotiv endüstrisi gibi çeşitli endüstrilerde pek çok işlemde (boyama, vida sıkma, taşıma, kusurlu parça tanıma vb.) robotlardan insan gücü yerine faydalanılmaktadır.

Yapay Zeka ve Uzman Sistemler (devam…) Yapay Zeka ve Uzman Sistemler için örnekler:

Özet Bilgi sistemi, organizasyon içersindeki kontrolü ve koordinasyonu sağlayarak karar almada kullanılmak üzere bilgiyi toplamak, işlemek, saklamak ve dağıtmak için oluşturulan ilişkili elemanlar kümesidir. Bilgi sistemi, problemlerin analizinde ve yeni ürünlerin ortaya çıkarılmasında yöneticilere ve çalışanlara yardımcı olur. Gelişen teknoloji ile beraber, günlük hayatımızın bir çok alanında bilgisayara dayalı bilgi sistemleri kullanılmaktadır.

Özet (devam…) İşlemsel bilgi sistemleri, yönetim bilgi sistemleri, ofis otomasyon sistemleri, karar destek sistemleri, üst yönetim bilgi sistemleri, yapay zeka ve uzman sistemler (artificial intelligence and expert systems) olmak üzere altı temel bilgi sistemi türü vardır. Bu bölüm içersinde bu bilgi sistemlerini ayrıntılı olarak incelemiş olduk.

Yararlanılan Kaynaklar… “Bilgisayar Bilimlerinde Sistem Analizi ve Tasarımı”, Prof. Dr. Oya Kalıpsız, Ayşe Buharlı, Göksel Biricik, Papatya Yayıncılık, 2006. “Sistem Analizi Ders Notları”, M. Fatih Yegül. “Sistem Analizi”, Doç. Dr. Haluk Erkut, Kıyı Yayınları, 1989. “Sistem Analizi ve Tasarımı Ders Notları”, Fatih Yücalar, Maltepe Üniversitesi, 2004.