KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ YÖNETİMİ YETKİNLİĞİ Dr.A. Nihat Dilek ndilek@etu.edu.tr 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ YÖNETİMİ YETKİNLİĞİ RAPORUNA KATKI VEREN GRUP ÜYELERİ Çalışma Grubu Başkanı Dr. A. Nihat Dilek TOBB-ETÜ / TEKİM Ltd. TBD Kamu-BIB Temsilcileri Ahmet Pekel Kemal Karakoçak Necati Etlacakuş TCMB TBMM OYTEK Çalışma Grubu Üyeleri Abdullah Körnes Abidin Topaçoğlu Adnan Çoşkunsakarya Ahmet Ayvalı Ahmet Kaymaz Celal Yıldırım Deniz Peker Efgan Efe Erhan Eryılmaz Erhan Uzunpınar Eximbank Adalet Bakanlığı DSİ MPİ DMO Kale Yazılım Penta Bilgisayar EPDK 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ YÖNETİMİ YETKİNLİĞİ RAPORUNA KATKI VEREN GRUP ÜYELERİ Çalışma Grubu Üyeleri Ersin Taşçı Gökhan Emre İ. İlker Tabak İ. Nejat Çerçi Melike Özlem Tosun Melisa Ceren Ertan N. Kenan Altınsaat Necdet Kesmez Oğuz Kalaycıoğlu Orhan Topçu Ragıp Gülpınar Sezayi Saptaş Şuayb Sözbilici Tuncay Bilmez Üveyiz Ünal Zaim TCDD Proline Bilişim Ltd. Yurtkur Çevre ve Orman Bakanlığı Hacettepe Üniversitesi J.Gn.K. TBD OYTEK Başbakanlık TADY TOKİ EGO Merkezi Finans ve İhale Birimi TPAO Adalet Bakanlığı 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX İÇERİK Giriş (5 dk.) Kavramlar Bilişim Projelerinin Özellikleri Gelişmeler Bilişim Projelerindeki Sorunlar ve Ortam Kamuda Bilişim Projeleri Yönetimi Yetkinliğinde Mevcut Durum (10 dk.) Proje Yönetimi Alanında Dünyadaki Gel. (5 dk.) Kamuda Bilişim Projeleri Yönetimi Yetkinliği için Model Önerisi (20 dk.) Sonuç ve Değerlendirme (5 dk.) 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

Projenin sözlükteki karşılığı “planlı faaliyet” KAVRAMLAR > Proje Projenin sözlükteki karşılığı “planlı faaliyet” Rutin Belirsiz Görev Projeler Keşif, ArGe 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

KAVRAMLAR > Proje Karakteristikleri Rutin olmayan işler Planlama gereksinimi yüksek İşe başlamadan ne yapılacağına karar verilmesi kritik Belirli hedef(ler) Belirli takvim Farklı uzmanlıklara gereksinim Sınırlı kaynak Büyük ve karmaşık faaliyetler Çalışan sayısı artıkça artan karmaşıklık 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

KAVRAMLAR > Proje ve Proje Yönetimi Proje, özgün (biricik) bir ürünü, hizmeti, sonucu elde etmeye yönelik gerçekleştirilen geçici bir çabadır. Proje yönetimi, projeye ait gereksinimlerini sağlamak üzere tüm bilgi, yetenek, araç ve tekniklerin kullanılmasıdır. Performans, kapsam, maliyet ve zaman hedeflerine ulaşabilmek için eldeki kaynakları en verimli şekilde planlama ve proje faaliyetlerini kontrol etme sürecidir. 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

KAVRAMLAR > Proje Yönetimi performans m=f(k,p,z) maliyet zaman kapsam 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

BİLİŞİM PROJELERİNİN ÖZELLİKLERİ Görünmez Karmaşık Bilişim Projesi Sınırsız Gerekler Esneklik 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ Kapsam Tanımlama Tasarım Geliştirme Uygulama Teslimat Pazar girdileri Fizibilite Rekabet araştırması Hedefler Kalite güvencesi yönergeleri Kontrol sisteminin kurulması Proje organizasyonu Mimari tasarım Tasarımın gözden geçirilmesi (PDR, CDR) Değerleme raporu Maliyet ve performans hedeflerinin gözden geç. Birimlerin geliştirilmesi Ön satış faaliyetleri Kalite kontrol yönergeleri Kurulum ve arazi testleri Proje ekibinin küçültülmesi Satış süreci Hata ayıklama ve tasarım düzeltmeleri Ekibin dağılması Tecrübelerin raporlanması Son raporlar Kapanış Planlama faaliyetlerinin seviyesi Tanımlama Kodlama Uygulama/Kurulum Gereksinim Analizi Tasarım Doğr./Geçerli Kılma B/O ve Destek 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX GELİŞMELER Kritik Görevler Yaygın Bilişim Kullanımı Karmaşık Gereksinimler Bütünleş- tirme Gereksinimi Projelerin Boyutu Projelerin Sayısı 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

BİLİŞİM PROJELERİNDEKİ SORUNLAR Yönetici açısından; Tahmin ve planlama hataları Kalite standartlarındaki ve ölçütlerindeki eksikler Organizasyonel kararların verilmesindeki yöntem eksiklikleri Gelişimin görünür yapılmasındaki eksiklikler Görev tanımlarındaki eksiklikler Hatalı başarı kriterleri 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

BİLİŞİM PROJELERİNDEKİ SORUNLAR Proje ekibi açısından; Yetersiz iş tanımlaması Bilgi ve İletişim Teknolojileri (BİT) yönetimindeki bilgisizlikler Uygulama alanındaki bilgi eksiklikleri Standartlardaki eksiklikler Güncel olmayan belgeler (dokümantasyon) Sarkan işler Kullanıcı ile ekip arasındaki iletişimin yetersizliği İş tekrarları Projenin herkes tarafından üstlenilmemesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

BİLİŞİM PROJELERİNDEKİ SORUNLAR Proje ekibi açısından; Teknik uzmanlıktaki dar bakış açısı Gereksinimlerin değişmesi Yazılım ortamının değişmesi Teslimat tarihinin baskısı Kalite kontroldeki eksiklikler Eğitim eksikliği 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

BİLİŞİM PROJELERİNDEKİ SORUNLAR Ortam  Endüstride projelerin 4’te 3’ü başarısız Milyarlarca USD zarar eden projeler Gecikmeler Kullanıcı memnuniyetsizlikleri Yüksek maliyetler Bakım-Onarım (B/O) maliyetleri Uyumsuzluklar Kapalı sistemler Güvenlik açıkları Gartner  Projelerin %75’i hedefleri sağlayamıyor. Standish Group  Projelerin %52.7’si maliyet tahminlerinin %189 aşıyor. KPMG Canada  Bilişim projelerinin %61’i başarısızlıkla sonuçlanıyor. 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

BİLİŞİM PROJELERİNDEKİ SORUNLAR 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kaynak: www.teknoport.com.tr Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX İÇERİK Giriş (5 dk.) Kavramlar Bilişim Projelerinin Özellikleri Gelişmeler Bilişim Projelerindeki Sorunlar ve Ortam Kamuda Bilişim Projeleri Yönetimi Yetkinliğinde Mevcut Durum (10 dk.) Proje Yönetimi Alanında Dünyadaki Gel. (5 dk.) Kamuda Bilişim Projeleri Yönetimi Yetkinliği için Model Önerisi (20 dk.) Sonuç ve Değerlendirme (5 dk.) 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA MEVCUT DURUM Kamu kurumları anketi, Peppers and Rogers Group analizi, 2005 Kamu bilişim projelerinde uzun süreli stratejinin belirlenmesinde, kurumların %81’inin eksikliği bulunuyor. Kamu kurumlarının %88’i yaşanan sorunların temelinde nitelikli insan kaynağı eksikliğini en önemli etken olarak görüyor. Türkiye’de kamu bilgi işlem personelinin toplam kamu personeli içindeki payı %2,4 ile ABD ve Avustralya’nın %4,5’lik oranının oldukça altında bulunuyor. Mevcut personel yasası ve ücret politikasıyla kamuda gerekli niteliklere sahip uzman teknik personel istihdam edilemiyor. 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA MEVCUT DURUM Ayrıntılı ihtiyaç analizi ve fizibilite çalışması yapılmadan yatırım planlarının yapılması Bilgisayar donanım taleplerine ağırlık verilmesi Kamu yönetiminin bütününün ihtiyaçlarının göz önüne alınmaması Proje ekibinin doğru oluşturulamaması ve/veya sürdürülememesi Kurumlar arasında bilişim birimlerinin organizasyonel, yetki, sorumluluk, insan kaynağı ve ücret politikası açısından çeşitlilik göstermesi Kurumlarda e-Devlet uygulamalarından sorumlu birimlerin standart olmaması ve eşgüdümün yeterince sağlanamaması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA MEVCUT DURUM İş tekrarlarının yaşanması Uygulamaların sınırlı yeteneklere sahip olması Diğer kurumlar tarafından geliştirilmiş olan yazılımlardan yararlanılamaması Deneyimlerin yeterince aktarılamaması İş süreçlerinde iyileştirmeler yapılmadan hizmetlerin elektronik ortama aktarılması Mevzuat sınırlamaları Mevzuatın sıklıkla değişmesi Üst yönetimin sınırlı katılımı ve geri bildirim eksikliği 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA MEVCUT DURUM Belirsiz ve değişen ihtiyaçların tarif edilmesindeki zorluklar ve yöntem eksikliği Kurum içi ve dışı zayıf iletişim kanalları Yeni sisteme karşı kurum içi ve dışı direnç (kazan-kazan) Organizasyonel kapasite ve insan kaynakları yetkinliğinin yetersiz olması, kamudaki teknik personelin yetkinliği konusundaki eksikliklerin giderilmesine yönelik yeterli çalışma yapılmaması ve kaynak ayrılmaması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA MEVCUT DURUM Kurumlarda proje yönetimine yönelik yeterli kayıt süreçlerinin ve sistemlerinin bulunmaması ve başarısızlıkların çoğu kez ortaya çıkarılmaması Yeni başlanan projelerde önceki deneyimlere önem verilmemesi Standart süreçlere dayanan bir proje yönetim yöntembiliminin (metodolojisinin) uygulanmaması Proje yönetimi işlevlerine gereken kaynakların ayrılmaması ve proje yönetim ofisinin kurulmaması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA MEVCUT DURUM Müşteri-kullanıcı katılımında eksiklik bulunması Kullanıcı odaklı ve kamu yararı gözetilen projelere öncelik verilmemesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA MEVCUT DURUM Kamu bilişim çalışanları arasında yapılan anketlerde belirtilen eksiklikler ve engeller: Kamuda yönetim kadrolarının sık değişmesi Yeni yönetimlerin projeyi yürütmek ve sonuçlandırmak yerine çoğu kez projelerde hata ve eksiklik aramaları Yeterli bilişim bilgi birikimine ve vizyonuna sahip olmayan yöneticilerin atanması Kamudaki ücret politikası nedeniyle uzman teknik personel istihdam edilememesi ve devamlılığın sağlanamaması Kamuda hizmet içi eğitime gerekli önemin verilmemesi Kamunun siyasetin etkisine gereğinden fazla açık olması Projelerde görev alan personelin ast üst ilişkileri nedeniyle fikirlerini rahatça ifade edememeleri 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA MEVCUT DURUM Kamu bilişim çalışanları arasında yapılan anketlerde belirtilen eksiklikler ve engeller: Personel atamalarında, tayin ve terfilerde personelin liyakat sahibi olmasına önem verilmemesi, Sorunları tartışabilecek ve çözümler üretilebilecek ortamın olmaması, Üst yönetimden alt kadrolara projelerle ve süreçlerle ilgili yeterli bilgi akışının olmaması, Kurumlar arasında bilgi paylaşımı konusunda kısıtlı ve seçici davranılması, Mevzuatın sık değişmesi, 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX KAMUDA MEVCUT DURUM Kamu bilişim çalışanları arasında yapılan anketlerde belirtilen eksiklikler ve engeller: Kamuda liyakatin ve başarının yükselme üzerinde etkin olmaması ve bu durumun yöneticilerin uzun vadeli kararlar almasını engellemesi, Kamuda projelerin yarar analizlerinin yapılmamasının ve gecikme maliyetinin ölçülmemesinin; başarının ödüllendirilmemesine ve başarısızlığın cezalandırılmamasına neden olması, Kamu üst düzey yöneticilerinin proje yönetimi hakkında yeterli bilgi ile donatılmaması, kamuda proje yönetimi sürecine önem verilmemesi ve yöneticilerin proje yönetimi yöntembilimlerini öğrenmek istememesi ve yararına inanmaması. 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

YAPILMAMASI GEREKENLER Yeterlilik eğitimlerinin projenin uygulamaya geçiş aşamasından sonra başlatılması Gerekli yetkin personelin görevlendirmelerinin projenin başlangıcından sonraya bırakılması Projenin tasarımı sırasında kurum kültürünün ihmal edilmesi Kurumlar arası ortak yazılımların, gereksinimlerin ve e-devlet yapılanmasının göz ardı edilmesi Yazılımların üzerinde çalışacağı donanımlara ait gereklerin günlük gereksinimlere göre belirlenmesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

YAPILMAMASI GEREKENLER Yazılımda kişi, kurum veya gerçekleştiren firmaya bağımlılık yaratacak karmaşık bir yönetimin olması Bilişim projelerinin ağırlıklı olarak donanım veya hazır ürün temini olarak görülmesi Projenin başlangıcından sonra yüklenici firmaların kritik personeli, firma içinde diğer projelere kaydırması Projeler arası farklılıkların ihmal edilmesi ve yöntemler üzerinde uyarlamaya izin verilmemesi Önceki başarısız projelere ait deneyimlerin göz ardı edilmesi Projedeki kritik görevlere deneyimsiz çalışanların atanması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

YAPILMAMASI GEREKENLER Projenin temel paydaşlarında farklı amaçlar bulunması (amaç birliğinin sağlanamaması) Proje yönetim ekibinin yöntembilim kullanımının ilave işyükü getireceğine inanması Proje yöneticisinin görevlerini başka çalışanlara delege etmesi Değişiklik kontrolünün ihmal edilmesi Aşırı detaylı iş kırılım yapıları ve planlar oluşturulması Proje içi ve dışı iletişim kanallarının proje başladıktan sonra tanımlanması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

KAMUDA HİZMET ALIM MEVZUATI I - İhale Hazırlık Sürecinde; Teknik şartnamelerde, teknik gereklerden fedakarlık yapılmakta, rekabeti sağlama adına projenin teknik yönden riskleri artırılmaktadır. Projenin teknik ve işlevsel gerekleri ile ihale sürecinin başarısının çeliştiği çakıştığı noktalarda, ihalenin yapılabilmesi projenin başarımı hedefinin önüne geçmekte, araç amaçlaştırılmaktadır. Süreçle ilgili riskler, teknik risklere dönüştürülmektedir. Teknik şartnameleri hazırlayan ekibin ihale mevzuatını derinlemesine bilmemesi, mevzuata hakim uzmanların bilgi teknolojilerini bilmemesi sonucunda ihale dokümanında çelişkiler olabilmektedir. 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

KAMUDA HİZMET ALIM MEVZUATI II - İhale Sürecinde; Sürecin gereğinden uzun sürede gerçekleşmesi. Mevzuatın katı yorumlanması, teknik yönden yeterli olan tekliflerin elenmesi. Mevzuatın koşullamaları nedeniyle teknik yönden yetersiz olan tekliflerin kabul edilmek zorunda kalınması. Teknik puanlama yerine çoğunlukla en ucuz teklif esasına göre değerlendirme yapılması. Tekliflerin de bu yaklaşım bilinerek hazırlanması. Puanlamanın önceden açıklanması zorunluluğu. Teklif aşamasında belirlenen puanlara göre yapılacak değerlendirmedeki eksiklikler. 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

KAMUDA HİZMET ALIM MEVZUATI III - Sözleşme Yönetimi Sürecinde; İhalenin en düşük fiyat esasına göre alınması sonucunda bilişim projeleri için en kritik husus olan işgücünün ucuza maledilmeye çalışılması. Şartnamede yer alan hükümlerle, projenin başarımı açısından yapılması gerekenler arasında çelişki oluştuğunda bu çelişkiyi gidermekteki güçlükler. Muayene ve kabul süreçlerinde yüklenici, kullanıcı gereklerine değil şartnamenin gereklerine odaklanmakta, idare ise işin gereklerine odaklanmaktadır. 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

KAMUDA HİZMET ALIM MEVZUATI Sözleşme Yönetimi Sürecinde; İhtiyaç sahibi ve uygulamayı yürüten birim, bilişimden sorumlu birim ve gerektiğinde yüklenicinin de katılacağı proje yürütme kuruluna şartname ve sözleşme doğrultusunda tüzel kişilik kazandırılması ve mevzuatın düzenlemesi. İhtiyaç sahibi birimlerin yüksek beklentilerinin ölçülmemesi ve önceliklendirilmemesi nedeniyle başarılı projelerde bile hayal kırıklıklarının yaşanması, proje kabulunun uzaması. Proje süreci içerisinde donanımsal yönden ortaya çıkan yeniliklerin değerlendirilmesinde proje yürütme kuruluna esnek davranma olanağı sağlanması. 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX İÇERİK Giriş (5 dk.) Kavramlar Bilişim Projelerinin Özellikleri Gelişmeler Bilişim Projelerindeki Sorunlar ve Ortam Kamuda Bilişim Projeleri Yönetimi Yetkinliğinde Mevcut Durum (10 dk.) Proje Yönetimi Alanında Dünyadaki Gel. (5 dk.) Kamuda Bilişim Projeleri Yönetimi Yetkinliği için Model Önerisi (20 dk.) Sonuç ve Değerlendirme (5 dk.) 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX DÜNYADAKİ GELİŞMELER Bilişim projesinin, ekibin ve kurumun özelliklerine uygun bir yöntemin seçimi ve araç kullanımının sağlanması Planlama, yürütme ve denetim aşamalarında maliyet, zaman ve işlevsellik üçlüsünün takip edilmesi ve kayıt sisteminin oluşturulması Proje yöneticisi, proje ekibi, görev tanımları ve ekip üyelerine verilen yetkilerin yönetmelikler ile düzenlenmesi Kurum içi ve dışı projelerden elde edilen sonuçların ve öğrenilen derslerin paylaşılması Danışman ve dış kaynak kullanımı süreçlerinin oluşturulması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX DÜNYADAKİ GELİŞMELER Proje Yönetimindeki Alt Disiplinler; Bütünleşme yönetimi Kapsam yönetimi Zaman yönetimi Maliyet/bütçe yönetimi Kalite yönetimi İnsan kaynağı yönetimi İlişki yönetimi Risk yönetimi Tedarik yönetimi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX DÜNYADAKİ GELİŞMELER Proje Yönetimi için Kaynaklar; AAPM ITIL PRINCE2 IDEAL CMMI PMI COBIT 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX İÇERİK Giriş (5 dk.) Kavramlar Bilişim Projelerinin Özellikleri Gelişmeler Bilişim Projelerindeki Sorunlar ve Ortam Kamuda Bilişim Projeleri Yönetimi Yetkinliğinde Mevcut Durum (10 dk.) Proje Yönetimi Alanında Dünyadaki Gel. (5 dk.) Kamuda Bilişim Projeleri Yönetimi Yetkinliği için Model Önerisi (20 dk.) Sonuç ve Değerlendirme (5 dk.) 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX MODEL ÖNERİSİ Neden gerekli? Kurumların, bilişim projeleri yönetimi yetkinliğinde hangi seviyede olduklarının belirlenebilmesi Seviyenin kontrollü ve planlı bir şekilde yükseltilebilmesi Kurumlar arası uyumun sağlanabilmesi Yararlı ve sonuca yönelik çabanın sürdürülebilmesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ (köprü inşaatı) 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX MODEL ÖNERİSİ 3 Aşamalı Yetkinlik Modeli 3- Tanımlı 2- Tekrarlanan Yetkinlik Seviyesi 1- Başlangıç 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Başlangıç Projelerin kurum içinde ayırt edilmesi Süregiden rutin işlerden ayrı olarak yürütülmesi Projenin başlangıç ve bitiş takviminin tanımlanması Proje iş adımlarının açık olarak tanımlanması Proje bütçesinin belirlenmesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Başlangıç Projenin Tanımlanması Ürün tanımı: ortaya çıkacak ürünün özellikleri ve işlevleri Stratejik plan: projenin kurumun stratejik hedeflerine uygunluğu Geçmiş projelere ait bilgiler ve deneyimler: mevcut deneyimlerin yansıtılması Proje başlatma belgesi ve belgenin onaylanması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Başlangıç Proje Başlatma Belgesi Projenin karşılayacağı gereksinimler Projenin sonunda ortaya çıkacak ve teslim edilecek ürün ve hizmetler Projenin hedefleri, başarı ölçütleri, maliyet, zaman, kalite boyutları (Başardığımızı nasıl anlayacağız?) Kısıtlar; proje yönetimini sınırlayan faktörler Varsayımlar; zaman ve maliyet konusundaki belirsizlikleri gidermek için tahminler 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan II - Tekrarlanan Projelerin kurum içinde yöntem kullanılarak yönetilmesi Yöntemler arasında farklılık ve tutarsızlık olabilir Projeler arasında eşgüdüm sağlanamıyor 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan II – Tekrarlanan Seviye için Anahtar Alanlar Projelerin yönlendirilmesi Projenin başlatılması Projenin denetimi Projenin kapanışı Olurluk incelemesi Organizasyon Planlama Risk yönetimi Denetimler Kalite yönetimi Konfigürasyon yönetimi ve değişiklik kontrolü 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 1/11 Projenin Yönlendirilmesi Yönlendirme komitesinin tam kontrolü ve kritik kararlarda sorumluluk alması Projenin başlangıcından sonuna kadar devam eden bir süreç Günlük detayların üzerinde Mikro yönetim tekniklerinin kullanılmaması Sapma durumunda yetki kullanımı Projenin bütünü üzerindeki kararlar Başarı için gereken tüm kaynakların sağlanması sorumluluğu Aşama geçişlerinin onaylanması Proje raporlarının değerlendirilmesi ve gelişmelerin takibi Projenin kapatılmasının onaylanması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 2/11 Projenin Başlatılması Projenin doğru tanımlandığının garanti edilmesi Proje değerlendirme ve yönetim mekanizmalarının oluşturulduğunun kontrolü Proje planının hazırlanması ve onaylanması Projenin amacı, yararları, tolerans değerleri Raporlama ve iletişim yöntemi Aşama geçişleri için ölçütler ve eşik değerleri 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 3/11 Projenin Denetimi Proje yöneticisinin günlük olarak yönetiminin garanti edilmesi Kaynakların iş kırılımı detayında planlanması Gerçekleşme değerlerinin kontrolü Sorun kütüğü oluşturulması ve düzenli olarak değerlendirilmesi Düzenli raporlama ve sapma raporları 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 4/11 Projenin Kapanışı Projenin belirlenen ölçütlere göre tamamlandığının garanti edilmesi Henüz tamamlanmamış işlerin kaydedilmesi “Öğrenilmiş dersler” Proje başlatma belgesi ile karşılaştırma Onaylı kabul belgesi Proje tamamlanma raporu ve tavsiye belgesi Kaynakların ve araçların serbest bırakılması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 5/11 Olurluk İncelemesi Projenin başlatılması ve/veya sürdürülmesi kararlarının yeterince doğrulandığının garanti edilmesi 6/11 Organizasyon proje için gereken yönetim aktivitelerini gerçekleştirebilecek yetenek ve yetkinlikteki yönetim ekibini oluşturması Ekip üyelerinin sorumlu oldukları görevleri yerine getirmek için gereken süreç ve yönergeler hakkında bilgi sahibi olması Proje yönlendirme komitesinin belirlenmesi Proje yöneticisinin atanması İş tanımlarının belirlenmesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 7/11 Planlama Güvenilir proje programının oluşturulması Planların yayınlanması (bilmesi gereken ilkesi) Önemli proje ürünleri ve çıktıları için ürün tanımı hazırlanması Planların ürünleri, ürünler için gerekli önkoşulları, bağımlılıkları, kontrol noktalarını, tolerans değerlerini, işgücü, maliyet ve takvim bilgilerini ve kalite gereklerini içermesi Uygun yönetim seviyesinde onaylanması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 8/11 Risk Yönetimi Risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi, en aza indirgenmesi ve proje üzerindeki etkilerinin kontrol edilmesi Proje yönlendirme komitesi ve proje yöneticisinin, proje boyunca kabul edilebilecek risk seviyesi ve risk yönetiminin sorumluluğu üzerinde anlaşması Kritik düzeydeki her risk için riski takip etmekten sorumlu bir kişi belirlenmesi Riskin etkisi ve olasılığı Korunma, azaltma, aktarım ve katlanma 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 9/11 Denetim Proje gerçekleşme değerlerinin planlar ile karşılaştırılması Sapma durumları için gerekli önlemlerin alınması Raporlama sistemi ve değerlendirme toplantıları Proje yöneticisinin araçları: aşama planları, ürün tanımları, iş paketleri, kontrol noktası raporları, kalite raporları, günlük kayıtlar, değerlendirme toplantıları, sorun ve risk kütükleri 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 10/11 Kalite Yönetimi Proje çıktıları için belirlenen kalite seviyesinin garanti edilmesi Açık tanımlanmış kullanıcı gerekleri ve kabul ölçütleri Proje kalite planı ile kullanıcı gereklerinin nasıl sağlanacağının tanımlanması Aşama planlarının gerekli kalite faaliyetlerini ve gerekli kaynakları içermesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tekrarlanan 11/11 Konfigürasyon Yönetimi ve Değ. Kontrolü Proje kapsamında geliştirilen ürünler ile proje dokümanları arasındaki tutarlılığın sağlaması Ürünler üzerindeki olası değişikliklere ait kararların alınabilmesi için gerekli sürecin oluşturulması Konfigürasyon yönetim planı ile projedeki ürünlerin kimler tarafından korunacağının ve kontrol edileceğinin belirlenmesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tanımlı III - Tanımlı Proje yönetim sürecinin kurumun tüm diğer süreçleri ile uyumlu hale getirilmesi Kurum içinde tüm projelerin belirlenen standartlara uygun olarak yönetildiği seviyenin tariflenmesi Kurum içinde proje yönetimini sağlamak üzere merkezi süreçler oluşturulması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tanımlı III – Tanımlı Seviye için Anahtar Alanlar Organizasyonel Odaklanma Uyarlama Eğitim Bütünleşik Yönetim Kalite Güvencesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tanımlı 1/5 Organizasyonel Odaklanma Kurum içinde proje yönetim yeteneğinin geliştirilmesi için gereken kurumsal sorumluluğun sağlanması Kurum içinde proje yönetim sürecinin koordinasyonu için gerekli rollerin tanımlanması Tanımlanan rollerin uygun yetkilerle donatılması Tanımlanan rolün etkin şekilde görev yapabilmesi, proje yöneticileri ve proje ekiplerine destek verebilmesi ve kılavuzluk yapabilmesi için yeterli zamanın ve kaynağın sağlanması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tanımlı 2/5 Uyarlama Proje yönetimi metotlarının kurumun tüm diğer iş süreçleri ile uyumlu hale getirilmesi Tüm projeler tarafından kullanılabilecek ve projelerin başarımını destekleyecek araç ve yöntemlerin geliştirilmesi Kurumdaki proje yönetimi sürecinin organizasyonun politikaları, iş hedefleri, stratejileri ve öncelikleri doğrultusunda uyarlanması ve yönetim tarafından onaylanması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tanımlı 3/5 Eğitim Proje yönetim ekibi üyelerinin projedeki rollerini etkin ve verimli gerçekleştirebilmeleri için gereken yetenek ve birikiminin sağlanması Proje yönlendirme komitesi üyeleri, proje yöneticileri, ekip yöneticileri ve proje destek personeli için eğitimlerin hazırlanması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tanımlı 4/5 Bütünleşik Yönetim Tüm proje faaliyetlerinin model ile tutarlı bir formda oluşturulmasının güvence altına alınması Tutarlılığın sağlanabilmesi için proje başlatma belgesi vb planlarda projenin boyutunun, takviminin ve kaynaklarının dikkate alınması 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

MODEL ÖNERİSİ > Tanımlı 5/5 Kalite Güvencesi Projelerin uygun kalite planlarına ve ölçütlere sahip olduklarının kurumsal olarak güvence altına alınması Proje süreçlerinin modele uygun olarak uygulandığının ve kalite ölçütlerinin sağlandığının garanti altına alınması Kurum içindeki tüm projelerin izlenmesinin sağlanması Kalite güvencesi sürecinin, kurumun proje ve işletme faaliyetlerinden bağımsız gerçekleştirilmesi 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Sonuç Bilişim projelerindeki yüksek oranlarda başarısızlık yaşanıyor. Bilişim projelerindeki başarısızlığın temel nedeni; proje ve risk yönetimi sürecindeki bilgi, deneyim, araç ve yöntem eksikliği Bilişim projelerinin farklılıkları Proje yönetimine ait teoriler kolay, başarıyla uygulanması zor Projelerin ayırt edilmesi, yöntem kullanılması, proje yönetim sürecinin kurumun tüm diğer süreçleri ile uyumlu hale getirilmesi Yöntem kullanımının pilot projelerle gösterilmesi, güvenin sağlanması ve gerekli kaynağın ayrılması (tohum ve tarla) 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII

Katkı İçin Konu Başlıkları Model açısından değerlendirildiğinde, içinde bulunduğumuz dönem itibariyle kamuda bilişim projeleri yönetimi yetkinliği hangi aşamadadır? Kamuda bilişim projelerinin yönetim yetkinliğini artırmak için öncelikli olarak neler yapılabilir? Modelin gerçekleştirilmesinin önündeki en önemli engel nedir? Bilişim projelerinde öncelikler nelerdir? Başarılı ve başarısız projeleri hangi kriterler belirler? 01.06.2007 TBD Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı IX Kamu-BİB Verimlilik Toplantısı VIII