Proje Yönetimi Türker BAŞ

1 2 3 4 5 İçerik Proje Nedir? Proje Nasıl Başlatılır? Proje Nasıl Geliştirilir? 4 Proje Nasıl Yönetilir? 5 Proje Nasıl Sonuçlandırılır?

Temel Davranışlar Ayrıntılı Planlama Esneklik Ayrıntıların Yönetimi Nihai Hedefe Odaklanma Sevecenlik ve Enerji Meydan Okuma Cesareti

Temel Özellikler İnsan İlişkileri Becerisi İletişim Becerisi Planlama Becerisi Vizyon ve Sağduyu

Proje Nasıl Başlatılır? İçerik Bölüm 1 Bölüm 2 Bölüm 3 Proje Nasıl Geliştirilir? Proje Nedir? Proje Nasıl Başlatılır?

Proje Nedir? Farklı ve benzersiz bir ürün/hizmet Belli bir başlama ve bitiş noktası Ölçülebilir hedefler Sınırlı kaynaklar Geçici organizasyon

Proje Nedir? Proje bir ihtiyacın sonucudur (problem, iyileştirme düşüncesi vb.) Tekrarlanan başarısızlık. Toplantılarda sürekli sorun yaşanması. Yemeğin lezzetsiz olması.

(+) ve (-)’ler Ayrıntılar Ödüller Risk Yenilik Zaman baskısı ( + ) ( - ) Ödüller Yenilik Takım çalışması Ayrıntılar Risk Zaman baskısı

Proje Yaşam Çevrimi Sonuçlandırma Uygulama Geliştirme Planlama Projeyi sonlandırın. Değerlendirme yapın. Sonuçlandırma Süreci gözleyip kontrol edin. Kaydedilen ilerlemeyi rapor edin. Uygulama Ekibi bir araya getirin. Planı ayrıntılandırın. Geliştirme Sorun, Amaç, Hedefler? Faaliyetler? Yarardaşlar? Planlama

Büyük Projeler Ana Proje Toplu Konut Projesi Konut Binaları Alt Proje Toplu Konut Projesi Konut Binaları Sosyal Tesisler Parklar Bahçeler Arıtma Tesisleri

Proje Yöneticisi Proje hedeflerini netleştirmek (üyeler ile birlikte) Projenin plan ve bütçesini hazırlamak Takım üyelerini seçmek. Görev ve sorumlulukları belirlemek Faaliyetlerin yürütülmesini ve koordinasyonunu sağlamak Yarardaşlarla iletişim kurmak

Proje Takımı Büyüklüğü projeye bağlı olarak değişecektir. Projeye katkısı (bilgi / beceri) ne olacak? Takıma uyum sağlayabilecek mi? Projeye ne kadar zaman ayırabilecek? Tam Zamanlı – Yarı Zamanlı Şirket İçi – Şirket Dışı

Yarardaşlar Proje bitiminde ortaya çıkacak ürün /hizmetten etkilenecek ve projenin sonuçlarını resmi / gayri resmi olarak onaylayacak taraftır. Örnek Proje: Şirketin Yeniden Yapılandırılması Resmi Onay: Yönetim Kurulu Gayri Resmi Onay: Tüm Çalışanlar

Destek Grupları Bilgisayar desteği, muhasebe, hukuk işleri, satın alma vb. konularda proje takımına destek veren kişi ve gruplardır. Proje planına dahil edilmeli. Tepe yönetiminin onayı alınmalı. Gerekli hatırlatma ve koordinasyon yapılmalı.

Başarısızlık Nedenleri Proje = Gelişme Başarısızlık Nedenleri Bir sorumlu belirlenmemesi, Bitiş tarihinin net olmaması, Hedefin / elde edilecek sonuçların baştan belirlenmemesi Herkesin faklı beklentiler içine girmesi Rutin işlerin ön planda olması, Katkı sağlayacak kişilerin iş yoğunluğu, Yapılacakların çok açık ve net olduğu düşünülerek “proje” olarak adlandırılmaması İşin aciliyeti öne sürülerek projelendirmeye zaman harcanmaması, Kardeşim şu toplantılara bir çözüm bulun… Böyle olmuyor.

Proje Nasıl Başlatılır? İçerik Bölüm 1 Bölüm 2 Bölüm 3 Proje Nasıl Geliştirilir? Proje Nedir? Proje Nasıl Başlatılır?

Planlama Sorunu Amaç Hedefleri Yarardaşları Dengeyi Faaliyetleri Tanımlayın Amaç Hedefleri Belirleyin Yarardaşları Belirleyin Dengeyi Kurun Faaliyetleri Tanımlayın

Problemin Tanımlayın Yapmak istediğiniz şeye ilişkin ihtiyaç ya da amaç nasıl algılanmaktadır? İnsanların bunu çözülmesi gereken bir sorun olarak görmelerine ne yol açtı? İnsanlar bu projenin başarısını ölçmek için hangi kriterleri kullanacaklar?

Yarardaşları Belirleyin Çözüm ya da sonuçta kimler pay sahibi olacak? Projeye ilişkin faaliyetlerden ya da sonuçlardan hangi işlevler ya da insanlar etkilenecektir? Projeye kaynak – insan, mekan, zaman, araç ve para – katısında bulunacak olanlar kimlerdir? Projenin sonuçlarını eninde sonunda kullanacak ve bundan yarar sağlayacak olanlar kimlerdir? Çeşitli yarardaşların bu projeye ilişkin hedefleri hangi bakımdan farklılaşıyor?

Farklı Beklentiler…

Büyük Umutlar… PATRON / MÜŞTERİLER Yetersiz Bütçe? Yetersiz Zaman? Yetersiz İnsan Kaynağı?

Proje Amaçlarını Belirleyin Proje Amacı B E C D A Somut Ölçülebilir Eylem Yönelimli Sınırlı Zamanlı Gerçekçi

Örnek Proje Amaçları Amaç Amaç Haftalık toplantıların gündeme uygun olarak 2 saat içinde tamamlanmasını sağlamak. Amaç Müşterinin bankaya girmesi ile vezneye kabulü arasındaki süreyi en fazla 2 dakikaya indirmek. Örnek Hedefler: Standart: Telefon edenlerin ilgili şahsa en fazla 5 saniyede ulaşmasını sağlamak. İki arama ve aktarmalar arasında 5 saniyeden fazla beklememesini sağlamak. Operatörün telefonu açması ile arayanın ilgili kişiye bağlanması arasında geçen süre. Yöntem: Telefon kayıtları incelenebilir. Standart: Müşterinin bankaya girmesi ile vezneye kabulü arasındaki süreyi en fazla 2 dakikaya indirmek. Giriş anı numara alması ile başlar, veznedara numarayı verdiği an biter. Yöntem: Bekleme nedenleri gözlenerek belirlenecek.

Dengeyi Kurun Kalite = Zaman + Maliyet

Faaliyetleri Tanımlayın Projenin sonuçlandırılabilmesi için nelerin yapılması gerekiyor? Yapılması gerekenleri ne kadar parçalayabilirim? Her bir faaliyet için gereken kaynak (insan, para, zaman) nedir?

Proje Nasıl Başlatılır? Proje Nasıl Geliştirilir? İçerik Bölüm 2 Bölüm 3 Bölüm 4 Proje Nasıl Başlatılır? Proje Nasıl Geliştirilir? Proje Nasıl Yönetilir?

Geliştirme Görevler Proje Ekibi Zaman Tahmini Zaman Planına Maliyetler Bütçe Faaliyet Dizisi Kritik Yol

Proje Ekibi Oluşum Şekli Siz Seçerseniz Hazırsa… Beceriler / Uzmanlık Takım Çalışması Geçici Personel Hazırsa… Uygun Görevlendirme Eğitim (Bütçe)

Planlama … Tüm faaliyetleri listeleyin. Her faaliyetin teslim edilecek sonucunu somutlaştırın. Her faaliyet için kısa bir açıklama yazın. Her faaliyet için düşünülen süreyi belirleyin. Her faaliyet için o faaliyete başlanmadan önce tamamlanmış olması gereken faaliyetlerin listesini çıkartın. Her faaliyetin en erken ne zaman başlayacağını hesaplayın.

Planlama … Her faaliyetin en geç ne zaman biteceğini hesaplayın. Zaman planını aksatabilecek dar boğazları tespit edin ve önlem alın. Projenin kilometre taşlarını belirleyin. Projenin tamamlanma tarihini göz önüne alarak kritik yolu oluşturun. Planı tamamlayın. Plana yönelik kontrol ve iletişim sistemi kurun. Plandaki değişiklik ve ilerlemelerden herkesi haberdar edin.

Zaman Planı Yaparken… Ekip üyelerinin deneyimlerinden yaralanın. Büyük resmi ekip üyelerine açıklayın. Hiçbir görevin 4-6 haftadan daha uzun sürmesine izin vermeyin. Planı hazırlarken denetleyemeyeceğiniz ölçüde ayrıntıya girmeyin. Bütün zaman dilimlerini gün ya da hafta biçiminde aynı birim cinsinden yazın. İlk zaman planlamasına “fazla mesaileri” mümkün olduğunca dahil etmeyin. Delphi Tekniği: Deneyimli kişiler (üyeler, 6-7 kişi) birbirinden bağımsız süre tahminlerinde bulunurlar. Daha sonra bu tahminler içerisindeki en uç teklifler elenir. Kalan teklifler grup içinde oylanarak süre belirlenir.

Projenin başarısı nasıl ölçülecek? Görev devri nasıl olacak? Proje Ne Zaman Bitecek? D B C A Üretim tamamlandığında? İlk piyasaya çıktığında ? Belirli miktarda üretildiğinde? Hedeflenen satış rakamlarına ulaşıldığında? Son aşamada proje takımı ile formal organizasyon üyelerinin yetki ve sorumlulukları karışabilir. Bazı hazırlıklar eksik kalabilir. Projenin başarısı nasıl ölçülecek? Görev devri nasıl olacak?

Faaliyetler / Alt Projeler Planlama … Projenin Adı: Takım Üyeleri: Projenin Amacı: Projenin Kapsamı: Elde Edilecek Sonuçlar: Tarih Faaliyetler / Alt Projeler Sorumlu 8/4-14/4 15/4-21/4 22/4-28/4 29/4-5/5 ….. 1 2 3 4 … Notlar Hazırlayan Kontrol Onay

Örnek Proje A B C D E F Faaliyet Gereklilik Tamamlanma Süresi 5 gün A ve B’nin tamamlanmış olması 4 gün D B’nin tamamlanmış olması 7 gün E A’nın tamamlanmış olması F C’nin tamamlanmış olması 1 gün

Kritik Yol Diyagramı 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Günler 5 gün 7 gün A E Tahmini Başlangıç: 0 gün C Tahmini Bitiş: 12 gün 3 gün 4 gün B D F 7 gün 3 gün

Gantt Diyagramı

Gantt Diyagramı

Bütçenizi Oluşturun Gider Kalemleri Personel Seyahat Araştırma Eğitim Sermaye Malzeme Genel Mekan

Bütçelenen Maliyetle Fiili Maliyetin Karşılaştırılması Maliyet Kontrolü Bütçelenen Maliyetle Fiili Maliyetin Karşılaştırılması Planlanan İşlerin Bütçesel Maliyeti = PBM Tamamlanan İşlerin Bütçesel Maliyeti = TBM Tamamlanan İşlerin Fiili Maliyeti = TFM Gerçekleşen işleri bütçede varsayılan birim maliyet üzerinden hesaplarım. Fiili maliyet ile bunu kıyasladığımda maliyet sapmasını bulurum. Maliyet Sapması = MS → TBM – TFM Program Sapması = PS → PBM – TBM

Maliyet Kontrolü Gerçekleşen işleri bütçede varsayılan birim maliyet üzerinden hesaplarım. Fiili maliyet ile bunu kıyasladığımda maliyet sapmasını bulurum.

İçerik Proje Nasıl Geliştirilir? Proje Nasıl Yönetilir? Bölüm 3 Bölüm 4 Bölüm 5 Proje Nasıl Geliştirilir? Proje Nasıl Yönetilir? Proje Nasıl Sonuçlandırılır?

Proje Yönetimin Bileşenleri Eşgüdüm Yetki Devri Bilgilendirme Takip

Temel Problemler Problem Sahaları Amaç Zaman İnsan

İçerik Proje Nasıl Geliştirilir? Proje Nasıl Yönetilir? Bölüm 3 Bölüm 4 Bölüm 5 Proje Nasıl Geliştirilir? Proje Nasıl Yönetilir? Proje Nasıl Sonuçlandırılır?

Değerlendirme Neler iyi gitti? Neler kötü gitti?

Sonuç Raporu Projenin son durumu. Projenin gelecekteki durumu. Risk değerlendirmesi. Diğer projelere yönelik bilgiler.

Büyük Projeler CRM Projesi Hızlı Sonuç İnisiyatifi Bütünleştirme Riskleri Uyum Sorunları Öngörülemeyen Problemler Hızlı Sonuç İnisiyatifi

Fişi Çekebilmek Projenin Hurda Maliyeti Yöneticinin Motivasyonu KARAR Sosyal Baskılara Tepki Örgütsel Atalet

Projelerle Yönetim Vizyon Strateji Strateji Strateji Hedef Hedef Hedef Her bir hedefin eylem planı bulunmalı. Her bir hedef projelendirilmeli. Hedef Hedef Hedef Hedef Add Your Text

Teşekkürler ! Türker BAŞ