“Değişimi reddeden çürümenin mimarıdır, İlerlemeyi reddeden tek insan kuruluşu mezarlıktır.” H. Wilson

Fonksiyonel Yönetim “Süreçlerle Yönetim” Dikey, Fonksiyonel Yönetim Org. Süreçlerle çakışan Fonks. Yön. Org. Fonks.larla çakışan Süreçlerle Yön. Org. Yatay, Süreçlerle Yönetim Org. “Her kuruluş ne zaman ve ne kadar değişmesi gerektiğine kendi karar vermelidir.” ZAMAN

Süreç Nedir? -Amaçlanan Bir Çıktıyı Elde Etmek İçin - Çeşitli Girdileri Kullanarak -Tekrarlanan Faaliyetlerle -Katma Değer Kazanmış Çıktılara Dönüşme Süreç Nedir? SÜRECİN SESİ (ÖLÇME) ÇIKTILAR GİRDİLER TEDARİKÇİLER FAALİYETLER MÜŞTERİNİN SESİ (ÖLÇME)

Eğitimde Süreç Tanımı Bir takım girdileri kullanarak, öğrenci, veli, üst öğretim kurumları ve paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak amacıyla yürütülen faaliyetler zincirdir. Öğrencilerin bilgi düzeyleri, öğrenme alışkanlıkları, eğitim programları, öğretmen yetkinlikleri gibi girdileri kullanarak öğrencilere amaçlanan, bilgi, beceri, tutum ve değerleri kazandırmak için yürütülen faaliyetler zinciridir.

Fonksiyonel Yönetimin Darboğazları Fonksiyonel ve organizasyonel kesişim noktalarında hata ve sürtüşme ihtimali fazladır. Fonksiyon sorumluları, fonksiyonlarını iyileştirirken, nihai müşteri memnuniyetini hedef alamayabilirler. Çalışanlar genellikle tüm iş akışı içindeki rol ve etkinliklerinin bilincinde değildirler. İş akışının etkinliği bütünü yansıtmayacak şekilde ölçülür.

Neden Süreç Yönetimi? Okuldaki bütün faaliyetleri ölçülebilir duruma getirip ölçmek Ölçüm sonuçlarından elde edilen verilerden hareketle sürekli iyileşme ve gelişimi sağlamak. Okulun önceliklerine odaklanabilmek. Ben yerine biz ilişkisini geliştirmek. Hizmeti alana odaklanmış yönetim anlayışını geliştirmek. Kaynakları daha etkin kullanmak. Hızlı karar alabilmek. Sorumlulukları net olarak tanımlamak………………………

Hedeflerin Yayılımı Okul Md. Çalışanlar Müdür Yrd. Alan Şefleri Öğretmen Zümre Başk. OGYE Öğretmen Hedef ve stratejilerin organizasyonun üst kademelerinden operasyonel kademelere ve ardından bireylere indirilmesi

Sürecin Dört Temel Özelliği Dönüştürme Tekrarlanabilirlik Ölçülebilirlik Kontroledilebilirlik

DÖNÜŞTÜRME Süreçlerde yapılan faaliyetler sonucu girdiler çıktılara dönüşür. Bu dönüşüm; Fiziksel Dönüşüm (hazırlanan eğitim materyali) Konumsal Dönüşüm (öğrenci taşıma) Değersel Dönüşüm (döner sermaye geliri, kermes geliri) Bilgisel Dönüşüm (öğrencinin kazandığı, bilgi, beceri, davranış,tutum ve değerler, kurum kültürü, stratejik plan vb. )

EĞİTİMDE SÜREÇ YÖNETİMİ Fiziksel Dönüşüm Konumsal Dönüşüm Değersel Dönüşüm Bilgisel Dönüşüm olabilir. Girdiler, faaliyetler sonucu çıktılara dönüşür.

ÖLÇÜLEBİLİRLİK TEKRARLANABİLİRLİK Bir sürecin belirli periyotlarla tekrar etmesidir. Bir defaya mahsus yapılan işler/projeler süreç değildir. ÖLÇÜLEBİLİRLİK Ölçülebilirlik, sürecin performans göstergeleri vasıtasıyla izlenebilmesidir. Tanımlanan süreçlerin ölçülebilir olması süreci işletme sırasında gerçekleştirilen eylemlerin etkililiği ve verimliliği hakkında bilgi verir. Çünkü ölçmediğinizi yönetemez, ölçmediğinizi iyileştirilemezsiniz.

KONTROL EDİLEBİLİRLİK Çıktılardaki farklılıkları en aza indirerek hedeflenen sonuçlara ulaşma durumudur. Süreçler sistematik olarak yönetilemiyorsa değişkenlik artar. Değişkenliğin fazla olması RİSK, değişkenliğin az olması ise İSTİKRARDIR. Kontrol edilebilirlik özelliği ile süreçteki değişkenlik azaltılarak tutarlı sonuçlar elde edilir. Değişkenliği azaltılmış ve hedeflenen sonuçların elde edildiği süreçler, iyi yönetilen süreçlerdir.

SÜREÇ NEDİR SÜREÇ NE DEĞİLDİR Tekrarlanan faaliyetler zinciridir. Bir kere yapılan ve tekrarlanmayan faaliyetler süreç değildir. Birden fazla faaliyeti olan işlerdir. Tek adımlı işler süreç değildir Birbiri ile ilişkisi olan işlerdir. Diğer süreçlerle ilişkisi kurulaman, işler süreç değildir Girdilerde bir dönüşüm sağlayan işlerdir Katma değer yaratmayan işler süreç değildir Bir sonucu ve çıktısı olan işlerdir Bir çıktısı, sonucu olmayan işler süreç değildir.

Okulda Süreç Yönetimi Tanımlı ya da tanımsız, Her okulda süreç vardır. Her okulda süreçler işliyordur. Süreçlerin olması yönetildiği anlamına gelmez. Süreçler işliyor ama yönetilmiyor olabilir.

TEMEL SÜREÇLER ALT SÜREÇLER DETAY SÜREÇLER SÜREÇLER HİYERARŞİSİ Okulun misyonuyla doğrudan ilgili olan ve dış müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan 1. kademe süreçler TEMEL SÜREÇLER ALT SÜREÇLER Temel süreç adımlarının genişletilmiş hali DETAY SÜREÇLER Alt süreçte yer alan adımların genişletilmiş hali

AKTİVİTELER / FAALİYETLER “Temel Süreç”, bir çok bölümü kapsayan ve içerisinde birden çok sürecin bulunduğu süreçlerdir TEMEL SÜREÇLER ALT SÜREÇLER Temel sürecin içerisinde yer alan süreçlere ise “alt süreç” adı verilir. DETAY SÜREÇLER Alt sürecin altında da süreçler bulunabilir. Bu süreçlere “detay süreç” adı verilir. AKTİVİTELER / FAALİYETLER Sonunda bir çıktısı olmayan ve tek başına bir anlam ifade etmeyen işlemler ise aktivite olarak tanımlanır.

Süreç Ögeleri Girdileri – Tedarikçileri Çıktıları – Müşterileri Sınırları Sahibi – Sorumlusu Uygulayıcıları Alt süreçleri – Aktiviteleri Kontrol Noktaları Performans göstergeleri Hedefleri SÜREÇ FAALİYETLER + KAYNAKLAR GİRDİ ÇIKTI KONTROL

Sürecin Girdileri Sürecin Girdileri Bir ya da daha fazla girdi olabilir. Dış veya iç müşteriden / tedarikçiden gelebilir. Bir başka sürecin çıktısı olabilir. Soyut (bilgi,..vb)ya da somut (rapor,liste,..vb)olabilir Bir fiziksel ürün, yarı ürün, malzeme Rapor, fatura, kayıt Yazılım, bilgi Ekipman Enerji Finansal kaynaklar

Sürecin Tedarikçileri Sürecin Tedarikçisi Süreç girdilerini sağlayan Dış / iç tedarikçi Bir başka iç / dış süreç

Sürecin Çıktıları Sürecin Çıktıları Bir ya da daha fazla çıktı olabilir. Soyut ya da somut olabilir Bir fiziksel ürün, yarı ürün, malzeme Rapor, fatura, kayıt Yazılım, bilgi v.b.

Sürecin Müşterileri Sürecin Müşterisi Süreç çıktılarını kullanan Dış / iç müşteri Bir başka iç / dış süreç

Sürecin Sınırları Başlangıç sınırı : Süreç hangi faaliyet(ler) ile başlıyor? Bitiş sınırı : Süreç hangi faaliyet(ler) ile bitiyor?

Sürecin Sahibi Süreç Sahibi / Sorumlusu Fonksiyonel organizasyonlar için : Sürecin içindeki en üst organizasyonel amir. Süreç bazlı organizasyonlar için: Süreç ekibi lideridir.

Sürecin Sahibinin Sorumlulukları Süreç standartlarının (uygulama adımlarının) oluşturulması Etkinliğin gözden geçirilmesi İyileştirme fırsatlarının belirlenmesi İyileştirmelerin hayata geçirilmesi

Süreç Sahibinin Özellikleri Süreci tanır İyileştirme çalışmalarına yatkındır İyileştirmeye açık noktaları tespit edebilir Ekibini yönlendirebilir Fonksiyonel ön yargılara sahip değildir

Süreç Uygulayıcıları/Ekibi Fonksiyonel organizasyonlar için: Süreçte rol alan bölümler / sorumlular. Süreç bazlı organizasyonlar için : Süreç ekibi.

Süreç uygulayıcıları; Süreci analiz eder ve iyileştirir. Değişiklikleri yapar veya önerir. Bölümler arası konuları süreç sahibine iletir. Süreç iyileştirmelerini uygular. Süreç performansını izler ve problemleri giderir. Ölçümlerdeki gelişmeleri izler ve öneriler getirir.

Performans Göstergeleri Süreçlerin etkinliğini ve iş üzerindeki etkisini ölçmek amacıyla belirlenen parametrelerdir. Bunlar için hedefler belirlenir ve düzenli ölçümlerle gerçek durum tespit edilir. Göstergeler, gidilen yönü ve zaman içinde kaydedilen iyileşmeleri gösterir. Müşteri Boyutu Finansal Boyut Süreç Boyutu Öğrenme ve Gelişme Boyutu Etkinlik Göstergeleri Verimlilik Göstergeleri Esneklik Göstergeleri

Performans Göstergeleri ÖNCÜ Göstergeler SONUÇ Göstergeleri (Süreç Göstergeleri) (İş Sonuçları) Günden güne performans izleme ve yönetme Finansal Sonuçlar ve Finansal olmayan Sonuçlar

Performans Göstergeleri MÜŞTERİ MEMNUNİYET ÖLÇÜMLERİ : Süreç performansını müşterinin nasıl algıladığını gösterir Örneğin : Güvenirlik Taleplere cevap verebilme Nezaket, iletişim Ödenen paraya karşılık alınan değer ÇIKTI ÖLÇÜMLERİ : Süreç çıktısının performansını gösterir Örneğin : Maliyet Zamanında Hizmet Hata oranları Tanımlara uygunluk Doğruluk İÇ ÖLÇÜMLER : Sürecin kendi performansını gösterir Örneğin : Cevap verme süresi Çevrim süresi İşlem süresi Maliyeti Verimlilik SONUÇ GÖSTERGELERİ ÖNCÜ GÖSTERGELER

Okulda en genel ve üst düzey faaliyetleri kapsayan süreçlerdir ADIM 1 Temel Süreçler Temel süreçleri oluşturan ve temel sürecin adımlarının ayrıştırılmasıyla elde edilen süreçlerdir. ADIM 2 Alt Süreçler Alt süreçleri oluşturan ve daha alt düzeyde faaliyetleri kapsayan süreçlerdir Alt süreçte yer alan her adımın detaylandırılmış halidir. ADIM 3 Detay Süreç Sürecin standartlarını oluşturan, sonuçlarını izleyerek değerlendiren, sürecin müşterilerini tanıyan, çıktılardan birinci derecede sorumlu olan ve sürecin bütününü yöneten kişidir. ADIM 4 Süreç Sahibi

Süreç faaliyetleri sonucunda ulaşılmak istenen sonuç ADIM 5 Amacı Sürecin ilk ve son faaliyetinin, başlangıç ve bitiş noktasının kapsamının belirlenmesidir. ADIM 6 Sınırları Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarını, faaliyet adımlarını, iş akışını ve çevrimlerini gösteren şema ADIM 7 Akış Şeması Sürecin ortaya çıkardığı hizmet ve ürünlerden yararlanan ve kullanan kişi, kurum ve diğer süreçlerdir ADIM 8 Müşterisi

ADIM 9 ADIM 10 ADIM 11 ADIM 12 Girdisi Tedarikçisi Sürecin amacını gerçekleştirebilmesi için okul dışından veya diğer süreçlerden aldığı kaynak, araç-gereç, teknoloji, bilgi vb. ADIM 9 Girdisi Sürecin girdilerini temin eden kişi veya kuruluşlardır. Tedarikçiler okul içinden veya dışından olabilir. Okul içindeki tedarikçiler diğer süreçlerin çıktıları olabilir. ADIM 10 Tedarikçisi Sürecin etkililiğini ve verimliliğini ölçmek amacıyla belirlenen ölçülebilir göstergelerdir. Süreç performans göstergeleri, amaçlanan çıktıyı elde edip etmediğimize, başarılı olup olmadığımıza, karar verebilmek için izlediğimiz göstergelerdir. ADIM 11 Performans göstergeleri Performans göstergelerinin nasıl ölçüleceğinin, hangi ölçütlerle karşılaştırılacağının belirlenmesidir. Ölçüm sonuçları gidilen yönü ve zaman içinde kaydedilen iyileştirmeleri gösterir ADIM 12 Performans Ölçüm Sistemi

Hedefe ulaşılmasında payı ve çabası olacak kişiler veya süreçlerdir. Performans göstergenin özelliğine göre hangi sıklıkta ölçüleceğinin belirlenmesidir ADIM 13 Ölçüm Periyodu (Sıklığı) Ulaşılması öngörülen çıktılara dönük sayısal ve ölçülebilir ifadelerdir. ADIM 14 Hedefi Hedefe ulaşılmasında payı ve çabası olacak kişiler veya süreçlerdir. ADIM 15 Kimlerin Hedefi Hangi Sürecin H.

Süreç Olgunluğu.. Verimsiz -Etkili Etkili Süreç : Sürecin müşteri isteklerine uygun çıktı sağlama yeteneği (Doğru iş yapmak) Verimli Süreç : Süreç için gerekli olan kaynakların doğru kullanımı (İşi doğru yapmak) Verimli - Etkili değil Verimsiz - Etkili değil Verimli - Etkili