Yazışma Teknikleri Doç. Dr. Hüseyin Odabaş

YAZIŞMA YÖNETİMİ Hemen her gün posta, faks ve e-posta yoluyla çok sayıda belgenin geldiği veya aynı yollarla yüzlerce belgenin gittiği bir kurumda, bilgi ve belgelerin uygun nitelik ve nicelikte üretilmesi, doğru kişilere ulaştırılması, tasnif edilip dosyalanması, değerlendirilmesi, elektronik ortamlarda paylaşımı belge yönetimi sisteminin vazgeçilmez işlemleri olarak değerlendirilmektedir. Bütün bu işlemlerin bir sistem içinde yapılandırılması ve sistemin bağlı olduğu birim tarafından başarılı bir şekilde yönetilmesi ile kurumsal verim elde edilebileceği gibi, arşivsel işlemlerin sürdürülmesinde de başarı sağlanacaktır.

Kurumsal bilgi ve belgelerin yasal zorunluluk, idari ve kültürel gereksinimler gereğince derlenmesi, korunması, değerlendirilmesi, arşivlere nakledilmesi ve düzenlenmesi için belge yönetimi programları oluşturulur. Belge yönetimi programları, belgeleri üretimlerinden arşivlere nakline kadar denetim altına alma işlevini yürüten, belge üretim ve kayıt gereçlerini, veri tabanları ve iletişim gereksinimlerinin tümünü içinde barındıran bir belge yönetimi sisteminin parçasıdır. Üretim gereçlerinden depolama şartlarına kadar planlanmış bir sistemin parçası olarak tasarlanan belge yönetimi programı, belgeleri üretimlerinden imhasına veya arşivlere devrine kadar bütün bir yaşam döngüsü içinde kontrol altına alınarak, üretim, dosyalama, değerlendirme ve düzenleme işlemlerinin belli bir sistem içinde yürümesini sağlar.

Kurumlarda iç ve dış iletişimin gerçekleştirilmesi için kullanılan yazışmalar, belge yönetiminin en önemli unsurlarından biridir. İdari işlemlerin kanıtları olarak üretilen yazışmalar, gerek yazım öncesi tasarım, üretim, dosyalama, ayıklama veya düzenleme açısından, gerekse yazım kuralları, postalama ve elektronik ortamlara aktarımı işlemleri açısından maliyeti yüksek olan belgelerdir. Ülke genelinde veya büyük kurumlarda üretilen yazışma miktarı göz önüne alınırsa ve bunların büyük bir kısmının kurumlarda sorunlar yumağı oluşturduğu düşünülürse, yazışmaların hiyerarşik bir yapı içinde kurumsal ve ulusal düzeyde denetim altına alınmaları kaçınılmaz bir zorunluluktur.

Belge yönetimi, kurum ve kuruluşlarda idari işlemlerin düzenlenmesi için gereksinim duyulan programlardan biridir. Yazışma yönetimi ise belge yönetiminin en önemli unsurları arasında yer almaktadır. Yazışma yönetimi, kurumlarda yazışma üretimini kişisel yaklaşımlardan uzaklaştırarak, belirli kurallar çerçevesinde sürdürülen doğal bir faaliyete dönüştürür.

Yazışmalar, üretilmekte olan kurumsal belgelerin en önemli türlerinden biridir. Yazışma üretiminde dikkat edilmesi gereken en önemli özellik, yazı dilinin nitelikli olmasıdır. Yazım kurallarına uymak, düzenli ve anlaşılır cümleler kurmak yazışma üretiminde dikkate alınması gereken temel unsurlardan bir kaçıdır.

Kuruluşlarda yazışma üretimini kontrol altında tutmakla sağlanacak yararlar şu şekilde sıralanabilir: Üretilen yazışmaların biçimlerinde standartlaşma sağlanabilir, Yazılar, yalın ve okunaklı olarak üretilebilir, Daha uygun bir iş akışı sisteminin kurulması ile gereksiz imza, parafe ve belge dolaşımına son verilebilir, Yazışmaların gereğinden fazla çoğaltılması önlenebilir, Üretilecek yazışmalar için daha uygun bir form tespiti yapılarak, kullanışlı kırtasiye malzemesi ve yazım donanımı sağlanabilir,

Kurumda yapılan dosyalamanın aksaksız işlemesi sağlanarak, dosyalanmış belgelere erişim olabildiğince hatasız ve hızlı biçimde gerçekleştirilebilir, Yazışmaların üretiminden sorumlu olan personel tespit edilerek, görev-yetki-sorumluluk dağılımındaki dengesizlik önlenebilir. Bunun yanısıra yazışma üretiminde başvurulan geleneksel anlayışa son verilebilir ve kuruluşta sürekli büyüyen yazışma üretim miktarı göz önüne alınarak modern çalışma yöntemlerinin kullanımı sağlanabilir.

İyi bir yazının özellikleri: Belirli bir amaca sahip olmalı. Doğruluk ilkesine uygun olmalı. İnandırıcı olmalı. Kısa (özlü) olmalı. Açık olmalı. Canlı olmalı. Saygılı ve içten bir dile sahip olmalı. Tam olmalı. Planlı olmalı. Doğal olmalı. Kesin olmalı.

Yazının Netlik Endeksinin Ölçülmesi - 100 sözcüklü bir örnek seçilir (ya da yazılan yazının ilk 100 sözcükten oluşan kısmı örnek seçilir). (a) - Temel noktalama işaretleri sayılır. (Nokta, iki nokta üst üste, noktalı virgül, ünlem ve soru işareti) (b) - Sözcük sayısı (100), noktalama işaretlerine bölünür. Bu (a/b), ortalama cümle uzunluğunu verir. (X=100/b) - Beş ve daha çok heceli sözcükler sayılır. ( C ) - Toplam sözcük sayısı uzun hece sayısına bölünür. (a/c) - Toplam sözcük oranı y=a/c’dir. (y=100/c) - Ortalama cümle uzunluğu (X), uzun sözcük oranı ile toplanır (y) - Netlik Endeksi=x+y’dir.

İnsanların konuşmalarının netlik endeksi genelde 30’dur. İş notları (hatırlatmalar) 20-25’lik endeks, İş mektupları 23-28’lik endeks, İş raporları 30-35’lik endeks, İş makale ve kitapları 35-40’lık endeksle yazılır. Genel ilke olarak 20 endeksin altına ve 40 endeksin üzerene çıkılmaması yararlı olacaktır. Yöneticiler kendilerine sunulacak iş raporlarını okumakta güçlük çekerler. Çünkü, iş raporları genellikle uzundur ve yöneticinin zamanı kısadır. İş raporları okumayı kolaylaştırıcı bir formda yazılmalıdır.

Örnek: Bu sorunların geleneksel çözüm arayışlarıyla çözümlenememesi ve gelişen teknolojilerin cazip imkânlar sunması, toplumsal eğitim sistemini yeni arayışlara yöneltmiştir. Geleneksel uzaktan eğitim sistemi ve sonrasında ortaya çıkan Internet tabanlı uzaktan eğitim sistemi, bu arayışlar sonucunda geliştirilen eğitim sistemleri olarak değerlendirilmektedir. İletişim ve enformasyon teknolojisinin bireysel ve kurumsal hayatın ayrılmaz bir parçası olduğu günümüzde, teknolojik yetenekler sürekli gelişmekte, kurumsal işlemler hızla elektronik ortama doğru kaymakta ve buna bağlı olarak yapılan işlemlerden daha fazla verim elde edilebilmektedir. Internet tabanlı uzaktan eğitim veya çevrimiçi eğitim, gerek bilgi merkezlerinde daha iyi bir hizmet vermek, gerekse bilgi yönetimi bölümlerinde eğitimin çağın koşullarına göre yapılmasını sağlamak için (değerlendirilmesi geren popüler eğitim modellerinden biridir). a=100 (toplam sözcük sayısı) b=10 (noktalama işaretleri x=100/10 X=10 (ortalama cümle uzunluğu) c=13 (beş ve beşten fazla sözcük sayısı) y=100/13 y=7,7 (ortalama uzun sözcük oranı) Netlik endeksi=10+7,7 (x+y) Netlik endeksi=17,7

Örnek: Kamusal beşeri sermayenin büyük kısmı, bireyler açısından piyasalaştırılmaz nitelik taşır. Örneğin siyasal karar süreçlerini biçimlendiren toplum yararına olacak kararların neler olduğuna dair bilgi, düşünce veya görüşler, onlara sahip olan bireylerin, bu düşüncelerinden dolayı piyasada gelir ve kazanç temin etmelerine imkan vermeyebilir. Örneğin en iyi devlet yönetiminin yolsuzluklara bulaşmayan, devleti kişisel çıkarlarına göre fırsatçı biçimde kullanmayan yöneticilerin, piyasaları geliştirici politikaları yürürlüğe koymasıyla sağlanacağını düşünen birisi, bu düşüncelere sahip olduğu için, akranlarına göre piyasada daha iyi bir iş bulamayabilir. Tersine sahip olduğu eğitim ve teknik donanım nedeniyle piyasada çok iyi para kazanan birisinin ekonominin ve sosyal değişimin önünü tıkayacak, sonuçta toplumun fakirleşmesine (yol açacak politikaların lehine oy kullanması, o politikaların uygulanması için değişik düzeylerde destek vermesi de mümkündür). a=100 (toplam sözcük sayısı) b=13 (noktalama işaretleri x=100/13 X=7,7 (ortalama cümle uzunluğu) c=19 (beş ve beşten fazla sözcük sayısı) y=100/19 y=5,25 (ortalama uzun sözcük oranı) Netlik endeksi=7,7+5,25 (x+y) Netlik endeksi=12,95

Örnek: Yazıların üretim ve son düzenleme işlemleri arasındaki bütün evrelerin idari ve arşivsel kontrolü yazışma yönetimi ile sağlanabilir. Ülkemizde resmi yazı konusu geçmiş yıllarda çeşitli yönleriyle ele alınmış, resmi yazıların üretim miktarını ve biçimini düzenlemeye yönelik bir takım çalışmalar yapılmıştır. Ancak bugüne kadar resmi yazılar konusunda yapılan çalışmaların hemen hepsi idarenin geliştirilmesine yöneliktir. Resmi yazıların yalnızca güncel evrelerini düzenlemeye yönelik yapılan bu çalışmaların hiçbirinde belge yönetimi yaklaşımı yoktur. Bu çalışmalarda arşivsel işlemler dikkate alınmamış, yalnızca resmi yazıların idari kullanımı esas alınmıştır. Bu nedenle ülkemizde resmi yazıları her yönüyle düzenleyen, üretimlerini belli kurallara göre yönlendiren, uygun dosyalama ve düzenleme sistemini öneren bir (yazışma yönetimi yoktur). a=100 (toplam sözcük sayısı) b=10 (noktalama işaretleri x=100/10 X=10 (ortalama cümle uzunluğu) c=10 (beş ve beşten fazla sözcük sayısı) y=100/10 y=10 (ortalama uzun sözcük oranı) Netlik endeksi=10+10 (x+y) Netlik endeksi=20

İş raporu yazım kılavuzu: İçindekiler sayfası olmalı, Paragraf kısa olmalı, Bilgi aktarılan paragrafta, paragrafın tüm mesajı birinci cümlede yer almalı, İkna etmeye yönelik paragrafta, paragrafın mesajı son cümlede yer almalı, Mümkün olduğunca 30 endeksle yazılmalı, Bölümlerin ilk ve son paragrafları önemli noktaları kapsamalı, Her raporda, ayrıntılı sonuç bölümü ve öneriler bulunmalıdır.

Yazı Kontrol Listesi İyi bir yazının, her kısmı bu sorulara “evet” cevabı vermelidir. Yazı tamam mı? - Gerekli bütün bilgiyi veriyor mu? - Okuyucunun aklından geçirebileceği her soruyu cevaplandırıyor mu? Yazı öz mü? - Sade gereken fikir ve olguları mı kapsıyor? - Yalnız gerekli kelime ve cümleleri mi kaysıyor? Yazı açık mı? - Kullanılan dil okuyucunun bilgi, kültür ve seviyesine uygun mu? - Fikirlerin ulaştırılması için uygun kelimeler seçilmiş midir? - Kelimeler, belirtmek istenen fikri tamamen açıklıyor mu? Cümle kuruluşları açık mı? - Her paragraf sadece bir ana fikre mi ayrılmıştır? - Fikirler iyi bir sırada mı okuyucuya sunuluyor?

Yazı doğru mu? - Verilen bilgiler doğru ve kesin mi? - Yazı garmer ve noktalama bakımından doğru mudur? Yazının üslubu uygun mu? - Üslup istenen sonucu sağlıyor mu? - Yazı okuyana kötü etki yapabilecek kelime ve ağır ifadelerden uzak mı? Yazı bütün olarak ne derece etkilidir? - Yazı tatminkar mıdır? - Tekrar gözden geçirilmeye ihtiyacı yok mudur? - Yazı istenen fikri karşıdakine aktarabilmekte midir? Eğer bu sorulardan herhangi birine evet denemiyorsa, yazının o kısmı gözden geçirilerek evet cevabı alınacak hale getirilmesi gerekir.