HALKLA İLİŞKİLER (PROAKTİF- REAKTİF)

HALKLA İLİŞKİLER NEDİR? yönetimin izlemekte olduğu politikaların halka benimsetilmesi, çalışmaların devamlılıkla halka duyurulması, yönetime karşı olumlu bir havanın yaratılması buna karşılık halkın da yönetim hakkında ne düşündüğünün, yönetimden ne istendiğinin bilinmesi ve halkla işbirliği görevini yerine getirmektedir.

Önemli olan halkla ilişkilerin zamanında planlanması, iki yönlü iletişimin, bilgi alışverişinin olması, etkileşimin sağlanması, besleyici yankının alınması ve değerlendirilmesi sürecinin işlerliğidir.

Halkla ilişkiler, “bilinçli olarak kuruluşun çalışmalarını etkileyebilecek her kararda kamu yararını en önde tutan bir yöneticilik felsefesi, düşünce yönetimi” olarak tanımlanmaktadır. Halkla ilişkiler örgütsel hedeflere ulaşılmasında kurumsal felsefenin tanımlanmasına ve örgütsel değişimin gerçekleştirilmesine yardımcı olan bir yönetim fonksiyonudur.

Halkla ilişkiler tüm iç ve dış hedef kitle ile pozitif ilişkiler geliştirme ve örgütsel amaçlarla toplumsal beklentiler arasında tutarlılık kurma amacıyla iletişim faaliyetlerinde bulunmadır. Halkla ilişkiler doğru zamanda, doğru hedefe, doğru mesajı iletebilmeyi amaçlar. Bir kuruluşu çalışanlara, müşterilere, bağıntılı olduğu kamulara sevdirme ve saydırma faaliyetidir.

En iyi yöneticilerle, en iyi teknik donanımlarla en ekonomik biçimde en kaliteli ürün üretilebilecektir. Ancak hedef kitleyle düzgün bir iletişim kurulmamışsa, etkin halkla ilişkiler faaliyetlerinden yararlanılmamışsa ürünün satılması konusunda problemler yaşamak muhtemeledir.

Araçları ustalıkla kullanarak ikna ve rızaya dayalı katılım sağladığı bilinen halkla ilişkiler hem Yönetim Göreviyle (ürün satışına katkıda bulunmasının yanı sıra kurum felsefesinin oluşturulması, amaçların saptanması, kuruluşun değişen çevre koşullarına uyum sağlaması gibi), aynı zamanda İletişim Çabası ve Kamuoyunu etkileme Çabası ile beraber ele alınmalıdır.

Halkla ilişkiler; 1-karşılıklı ilişkileri içermektedir. Halkla ilişkiler faaliyetleriyle karşısındaki hedef kitleye bir takım şeyler verirken aynı zamanda o kitleden de bir şeyler almaktadır. İki uç arasında karşılıklı akım ve yarar sağlamaktadır. 2-karşılıklı ilişkide bulunurken hedef kitlenin güvenini, desteğini, anlayış ve ilgisini kazanabilmektedir.

2-karşılıklı ilişkide bulunurken hedef kitlenin güvenini, desteğini, anlayış ve ilgisini kazanabilmektedir.

3- kazanılan güven ve ilginin değerlendirilmesini de içermektedir. 4- hedef kitleyi etkilemek ve onu belirli bir inanışa yada davranışa itmektedir. Önemli olan karşıdaki kitleyi inandırarak tutumlarında değişiklik yaratabilmektir. Bu da hedef kitleye doğru, net, güvenilir, gerçek bilgi akışının sağlanmasıyla mümkündür.

HALKLA İLİŞKİLER NEDEN GEREKLİDİR? Yaşanılan toplumsal, siyasi, ekonomik, teknolojik gelişmelerle yöneten yönetilen, üreten tüketen arasındaki ilişkilerin düzenleyicisi halkla ilişkilerin gerekliliği, insanın insanla rızaya dayalı ilişkiler kurmasına yardımcı olmaktadır.

Hakla ilişkilerin önem kazanmasında belli faktörler söz konusudur: yönetsel etkinliği arttırma zorunluluğu: yönetimin tanıma ve tanıtma faaliyetlerini güçlendirmek, yapılan işleri halkla paylaşmak, halkın onayını almak demokratikleşme teknolojik gelişmeler

sosyo kültürel gelişmeler ve bütünleşme sorunu: modernleşme sürecinin hız kazanması ve iletişim araçlarının gelişmesi ile farklı etnik ve siyasi gruplar ortaya çıkmış, bunların toplum içinde bütünlük arz etmesinin öneminin artması meşruiyet sorunu: her örgüt iktidar varlığına haklı gerekçeler bularak sosyolojik anlamda meşruiyet elde etmek zorundadır

rekabet olgusunun küreselleşmesi kurum ya da kuruluşların sadece kar elde ederek değil, aynı zamanda sosyal sorumluluk, imaj ve itibar yaratma gibi unsurlarla ayakta durabilmeleri

Halkla ilişkiler, yönetimin temel bir fonksiyonu, kamu ile olan ilişkilerin düzenleyicisi, yönetsel kararlar alınmadan önce araştırma, değerlendirme işlevlerinin karşılayıcısı, sürekli ve sistematik bir süreç, yönetimsel karar vermede rasyonelliğin ve etkinliğin kurulmasında kamunun katılımını arabuluculuğu ve anlaşmanın sağlanmasında hizmet veren önemli bir araçtır

Halkla ilişkiler, insan davranış ve tutumlarının gerçek nedenlerini anlamak, örgüte ilişkin olarak kamuoyunda ortaya çıkmış olan yanlış anlamaları önlemek, kuruluşla halk arasındaki karşılıklı saygı ve toplumsal sorumluluk duygularını geliştirmek,

özel çıkarlarla kamusal çıkarlar arasında uyum sağlamak, mal ve hizmetlerin gelişiminde katkıda bulunmak, demokratik değerlerin gelişmesine katkıda bulunmak gibi fonksiyonları da içermektedir.

PROAKTİF HALKLA İLİŞKİLER *Örgütlerde sorun oluşmadan çözümüne yönelik tedbirler geliştirme çabasıdır. Kısaca bir kuruluşun sorun çözmekten çok fırsat yaratmaya yönelik olan halkla ilişkiler çabalarıdır. Örgütte herhangi bir problem daha yaşanmadan örgüt için en uygun zamanda bir iletişim programı oluşturmak söz konusudur. Ronald D. Smith proaktif halkla ilişkiler stratejilerini eyleme yönelik ve iletişime yönelik stratejiler olarak gruplandırmaktadır. Bunları şu şekilde açıklamak mümkündür:

1- Eyleme yönelik stratejiler Örgütsel Performans Katılımcılık Etkinlikler İş birlikleri Sponsorluklar Eylemcilik / Aktivizm

2. İletişime Yönelik Stratejiler Haber Değeri Olan Bilgi Şeffaf İletişim

Örgütsel Performans kapsamında iletişim yöneticisinin en temel görevleri içine hizmet verdiği kuruluşun en yüksek düzeyde ürün ve hizmetlerle, en etkin ve en kaliteli bir biçimde sosyal paydaşları ile iletişim içinde olması incelenmektedir.

Katılımla ifade edilen sosyal paydaşların iki yönlü taktikler aracılığı ile yapılanlara dahil edilmesidir. Planlanan etkinliklere sosyal paydaşları da katmak, onları aktif ve güçlü kılmak, rol üstlenebileceklerini vurgulamak ve değerlendirme mekanizmasının içinde yer almasını sağlamakla oluşur.

Etkinlikler, katılımcılığı sağlamak için kullanılan en önemli araçlardandır. Toplantılar, örgütsel etkinlikler, kaynak yaratma etkinlikleri, konferanslar, hedef kitleleri motive etmeye yönelik etkinlikler katılımcılığı sağlayan faaliyetlerdir. Etkinlikler aynı zamanda bir ürün lansmanı ya da satış ekibinin başarılarını ödüllendirme adına yapılabilir.

İş birlikleri, çeşitli kurum ve kuruluşlarla, vakıflarla, sivil toplum örgütleriyle iletilerin güçlendirilmesine yardımcı olabileceği gibi bazı durumlarda prestij ya da itibarı düşük olan kuruluşların olumlu yönde ilerlemesine de olanak sağlamaktadır.

Sponsorluklar, örgütlerin görünürlüklerini artırmak için yararlanılan faaliyetlerdir. Aynı zamanda destek verilen konuya yönelik olarak da kuruluşun beğenilmesini sağlar. Sponsorluklar pazarlama ağırlıklı olabileceği gibi aynı zamanda bir kuruluşun halihazırdaki müşterilerine yönelik de olabilmektedir.

Eylemcilik, tüm sosyal paydaşları göz önüne alarak onları düzenli olarak izlemek anlamındadır. Örneğin bir eyleme geçmesi için kimleri ikna etmeye çalışıyorsunuz, bu konuda medyanın rolü, aktif olunacak konu hakkında çalışanların görüşleri nelerdir gibi soruların yanıtlanmasında kolaylık sağlar.

Haber Özelliği Olan Bilginin Verilmesi, kuruluşun hedef kitlesine verilmek için tasarlanan mesajların iletilmesine yönelik faaliyetleri içermektedir. Bir proaktif iletişimci neyin haber olabileceğinin değerlendirmesini yapabilecek durumda olmalıdır. Kuruluşun etkinlikleri ve iletileri, medyanın gündemi ve hedef kitlenin ilgilenimi hep birlikte medyanın haber olarak gördüğü, halkın ilgisini çekebilecek bilgi olarak aktarılmaktadır.

Şeffaf İletişim ise kendiliğinden, karşıdan herhangi bir talep olmadan bilgi paylaşımında bulunma anlamındadır. İletişimciden o konu ile ilgili iletişime girme beklentisi ya da baskısı olmadan görüşlerin, bilgilerin ve paylaşımların sergilenmesidir.

REAKTİF HALKLA İLİŞKİLER Örgütlerin beklenmeyen olaylarla karşılaştığında acil önlemlerin geliştirilmesi çabasıdır. Bir kuruluşun karşı karşıya kaldığı olumsuzluklardan başarıyla çıkmaya yönelik halkla ilişkiler çabalarıdır. Reaktif halkla ilişkilerde var olan olaylara, olumsuzluklara, yaşananlara kuruluşun bir yanıt vermesi söz konusudur.

Reaktif halkla ilişkiler stratejileri daha çok kriz ortamlarını çağrıştırmakla beraber, Grunuig’e göre kriz iletişiminin dört ilkesi göz önünde bulundurulmalıdır: İlişki İlkesi: örgütün eylemleri ve davranışlarından etkilenecek hedef kitleler ile örgüt, uzun süreli ve iyi ilişkiler kurmuş ise örgüt karşılaştığı sorunları ve krizleri daha iyi çözümleyebilir.

Hesapverilebilirlik İlkesi: örgütler kendi hataları olduğu zaman bile hedef kitlelerine karşı hesap verebilmeli, sorumluluklarını açıkça ifade edebilmelidirler.

3. Açıklama İlkesi: örgütün yaşadığı kriz karşısında bildiklerini açıklamasını ifade eder. O an ne olduğu konusunda bilgi sahibi olmasa bile, yeni bilgiye ulaştığı an o bilgileri paylaşmasıdır

4. Simetrik İletişim: örgüt kamu yararını da kendi çıkarları kadar önemseyebilmelidir. Bu örgütün hedef kitleleri ile samimi bir diyalog içinde olmasını ve sorumluluk anlayışı ile hareket etmesini gerektirir.

Proaktif durumun, Reaktif durumdan ne farkı vardır? Reaktif halkla ilişkiler stratejileri kuruluş olumsuz bir durumla karşı karşıya iken devreye girmektedir, reaktif halkla ilişkiler stratejilerinin ve uygulamalarının hedefleri belirgindir. Bunlar, yeniden itibar kazanmak, güven oluşturmak, destek almak gibi sıralanabilir. Tüm bunlar kriz iletişiminin dört ilkesi doğrultusunda düzenlenmelidir.

Proaktif Halkla İlişkiler Reaktif Halkla İlişkiler Hücum stratejisi - Savunma stratejisi - Uzun dönemli pazarlama politikası - Sorun çözümlü pazarlama politikası - İç etkiler (işletme karar, plan ve programları - Dış etkiler - Örgütün güçlü yönleriyle ilgili - Örgütün zayıf yönleri - Destekleyici - Düzeltici Pozitif değişiklikler - Negatif değişiklikler - Nasıl Yapılmalı? - Ne Yapılmalı?

Lacoste ve PR Açısından Sosyal Sorumluluk Projesi “Save Your Logo” isimli kampanya çerçevesinde Çin ve Amazon'lardaki timsahların bakımını üstlenen Lacoste, Darıca Hayvanat Bahçesi'ndekilerin bakımını üstlenmiş durumda. Timsahı bu kadar açık şekilde logo haline getiren Lacoste markası, "save your logo" isimli kampanya ile dikkatleri Çin ve Amazon'lardaki nesli tükenmekte olan timsahlara çekmeye çalışıyor.

Save Your Logo (Logonu Koru) organizayonu: Büyük markaların logo olarak kullandığı nesli tükenme tehlikesinde olan hayvanları korumak için geliştirilmiş sosyal sorumluluk organizasyonunda; Lacoste'un timsahları, Maaf'ın yunusları, Val d'Isère'in kartallarının, bu şirketler tarafından koruma altına alınması sağlanmaya çalışılıyor. Projenin Türkiye ayağında ise marka Darıca Hayvanat Bahçesi'ndeki 7 timsahın bakımı üstleniyor.