 Belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, gereken durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, erişim kolaylığının sağlanmasında ve bunun için düzenlenmesinde rol alan uygulamalar ve sistemler bütünüdür. 2

BELGE ÜRETİMİ BELGELERİN DAĞILIMI KULLANIMIDOSYALAMA DEĞERLENDİRME TASFİYE 3

 Fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması, arşivlenmesi özellikle de bilginin yönetilmesi için geliştirilen programlar ve uygulamalardır. 4

 Belgeleri bölümlere ayırarak bir konu veya bir faaliyetle ilgili olan belgeleri bütünlük ve fonksiyonel ilişki içerisinde bir arada toplamak.  DOSYA PLANI : Birbiri ile fonksiyonel ilişki içinde bulunan belge ve dosyaların sistemli şekilde düzenlenmesini sağlamak üzere hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteri. 5

 2005 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında uygulamaya konulan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından 2010 yılında yayınlanan «STANDART DOSYA PLANI» 2011 yılında Üniversitemizde kullanılmağa başlamıştır. 6

Yükseköğretim kurumlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında;  Genel bir yöntem belirlemek,  İhtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamaktır.

 Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır.  Standart Plan kodları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir.  Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturacaktır. 8

 Standart Dosya Planı belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.Desimal sistemin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu grublarına bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde on alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır. Sistemde «0» ile biten rakamlar Genel’i «9» ile biten rakamlar Diğer’i ifade eder 9

 Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında da desimal sistemin kurallarına uyulmayarak,  Ana konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; alt konulara bağlı ikinci ve üçüncü konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır.  Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır. 10 ANA KONU 1.ALT KONU 2.ALT KONU 3.ALT KONU 00000

 Standart Dosya Planı’nda, onlu bölünme kuralına uyulmamış, 4 başlık altında toplam 19 Ana Konuya bölünmüştür.  (Ortak alanlar tüm kamu kurumları için)  GENEL KONULAR  DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ  YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER  ANA HİZMET FAALİYETLERİ (Kurumların ana hizmet faaliyetleri için) 11

12  1 GENEL KONULAR  2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ  2.1 Eğitim ve Öğretim İşleri  2.2 Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri  2.3 Öğrenci İşleri  2.4 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri  3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER  3.1 Araştırma, Planlama İşleri  3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri  3.3 Hukuk İşleri  3.4 Teftiş- Denetim İşleri  4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER  4.1 Bilgi-İşlem İşleri  4.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği  4.3 Emlak ve Yapım İşleri  4.4 Eğitim İşleri  4.5 İdari ve Sosyal İşler  4.6 Tanıtım ve Yayın İşleri  4.7 Mali İşler  4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri  4.9 Personel İşleri  4.10 Satınalma ve Satış İşleri  4.11 Sivil Savunma İşleri

 Sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet faaliyetleri için ortak alanlardaki ile dosya kodları ve buna bağlı olarak saklama süreleri ve saklama kodları dikkate alınacaktır.Örnek: Bilimsel Projeler Üniversitelerin ana hizmet faaliyeti Böyle bir bölünme ile aynı konuya ait belgelerin aynı ‘Ad’ ve ‘Numara’ ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

 Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili diğer alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.

ANA KONU 1.ALT KONU 2.ALT KONU 3.ALT KONU İDARİ VE SOSYAL İŞLER 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01 Belge Yönetimi 01 Saklama Süreli Dosya Planı 02 Kodlama İşlemleri 02 Arşiv Yönetimi 01 Devir-Teslim İşlemleri 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri 01Ayıklama ve İmha 02Uygunluk Görüşü 03 Tasnif(Sınıflandırma) İşlemleri 04 İnceleme ve Denetleme 05 Arşivden Yararlanma 99 Diğer

 Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge üretilmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir.

 Dosya Planında yer alan konu numaraları hazırlanan yazının ‘sayı’ bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır.  Birim (haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı idarenin en alt birimine kadar belirlendiği kodlamadır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları ‘sayı’ bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Sayı: A B C A=Birim Kodu (Haberleşme Kodu) B= Dosya Numarası C= Evrak Kayıt Numarası

1. Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. 2. Birimler, belgenin içeriğine göre ana faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır. 3. Aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır.

4. Birimler aynı konulardaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. 5. Dosya planlarının ve sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. 19

6. Kurum dışı gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. 7. Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır.

8. Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. 21

22

İNŞAAT FAKÜLTESİ FAALİYET RAPORLARI İNŞAAT MÜH.BÖL. FAALİYET RAPORU HARİTA MÜH.BÖL. FAALİYET RAPORU ÇEVRE MÜH.BÖL. FAALİYET RAPORI AYNI KONULARA AİT BELGELERİN GENEL KONU ALTINDA TEK DOSYADA TOPLANMASI

9.Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu “9” ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış “Diğer” adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır. 199 Eğitim ve Öğretimle ilgili Diğer İşler

 Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda “99 Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiçbirini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.  ÖRNEK :  756 Taşınmaz İşlemleri  Diğer  Abonelikler  [01] İSKİ 25

 204 Unvan ve Yeterlilik Sınavları  Diğer  Yard.Doçentlik  [01] Jüri Kurulması  [02] Jüri Raporu  Bu durumlarda hatalı kod kullanmamak için  Belge Yönetimi ve Arşiv Hizmetleri Müdürlüğü  İle iletişim kurularak çözüm bulunabilir. 26

10.Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yılsonunda birimlerince incelenip, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve Standart Dosya Planı Kodları ile ilgili birime bildirilecektir. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir.

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalıvirgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; [54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı [2004/13]: 2004/13 no’lu idari dava dosyası [11483] : Sicil Numaralı Sevgi Gençtürk’ün Yurt İçi Görevlendirmesi [TBAG-719]: TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi (izleme ve raporlama)

Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan personel tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Birim amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir.

Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir. ÖRNEK: 020 Olur,Onaylar yazışma kodu olmayıp sadece dosya adı olarak kullanılacaktır. 30

 030 Anlaşma,Sözleşme ve Protokoller  030 Alt açılımları bir faaliyetin parçası olarak farklı kodla tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında yanlızca dosya adı olarak kullanılacaktır.  Hizmet alımlarında mal hizmet alımlarında hazırlanan şartnameler gibi.. 31

32 İhale Dosyası (2014/10) İhale Şartname Makam Oluru İhale Komisyonu Kararı KİK Onayı Şartnameler Olurlar 020

 Mal ve Malzeme alımında mahkemelik olan bir ihale dosyası  [2013/15 ; 2012/120]  Konu Kodu Mahkeme dosyası ihale özel kodu  Tahakkuk ve Ödemeler  Örnek:  [Maaş]  [14 Günlük Fark]  [Muhtelif-Aile Yardımı,Doğum Yardımı vb]  [Mesai]  [Öğrenciler]  [İşçiler]  veya özel kodlar verilebilir. 33

 Örnekler:  Öğrenci Ödemeleri [Öğrenci numarası]  Öğrencilerin Yanlış Ödeme İadesi [Öğrenci No.İade]  Çeşitli Ödemeler [Hastane]  Birimler kendi özel kodlarını köşeli parantezlerde kullanabilirler 34

 Eğitim İşleri  Standart Plan Uygulamaları Eğitimi Teklifi   Akademik Kurul, Yönetim Kurulu Disiplin Kurulu toplantılarında alınan kararlar  Fakülte Kurulu  Yönetim Kurulu  Disiplin Kurulu  Ders Değişikliği  Örnek:Lisans öğretimi yaz öğretiminde ders progamı değişikliği

 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV HİZMETLERİ BİRİMİ  EBYS’DE Dosya Plan İşlemlerinde 2. Ana konuların alt açılımlarını ve  Arşiv İşlemlerinden  Saklama Planlarını sisteme giriş yapmaktadır.  Şu an saklama süreleri Ana Hizmet Faaliyetlerinde sisteme girilmektedir. 36

37