İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ CERRAHPAŞA TIP FAKÜLTESİ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI ve STANDART DOSYA PLANI Sadi HIRA Fakülte SEKRETERİ Cuma BAYAZİT Personel Müdürü.

... konulu sunumlar: "İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ CERRAHPAŞA TIP FAKÜLTESİ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI ve STANDART DOSYA PLANI Sadi HIRA Fakülte SEKRETERİ Cuma BAYAZİT Personel Müdürü."— Sunum transkripti:

1 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ CERRAHPAŞA TIP FAKÜLTESİ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI ve STANDART DOSYA PLANI Sadi HIRA Fakülte SEKRETERİ Cuma BAYAZİT Personel Müdürü

2 Kamu kurum ve kuruluşlarında Resmi Yazışmalar Başbakanlıkça hazırlanan 02/12/2004 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile “İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri Yönergesi “ esaslarına göre yürütülmektedir

3 Madde 4-Tanımlar Resmi yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi Resmi belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

4 Madde 6- Nüsha sayısı Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir Madde 7-Belge Boyutu Resmi yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

5 YAZI ALANI

6 Madde 8-Yazı tipi ve karakter boyutu
Madde 8-Yazı tipi ve karakter boyutu Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

7 Madde 9- Başlık Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.   İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

8 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı T.C. CERRAHPAŞA TIP FAKÜLTESİ DEKANLIĞI İç Hastalıkları Anabilim Dalı Başkanlığı

9 Madde-10 Sayı ve Evrak Kayıt Numarası
Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak birim evrak kayıt numarası yazılır.

10 Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.
Madde-11 Tarih Tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla, aralarına eğik çizgi (/) işareti konularak yazılır. Madde-12 Konu Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

11 Madde-13 Gönderilen Makam
Kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.Bu bölüm;konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. İsme yazılan yazılarda, "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.

12 Madde-14 İlgi İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.  "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.  İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır.   İlgide, "… tarihli ve …sayılı" ibaresi kullanılır.   İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir

13 Fiziksel Özellikler “....Ancak zorunlu hâllerde metin 9 puntoya kadar düşürülebilir.” Ekler farklı form ve formatlarda üretilebilir. Eklerde kağıdın her iki yüzü kullanılabilir. “...kâğıt, yazıcı kartuşu ve imza kalemi özellikleri ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun olmalıdır.” Metin içerisinde yer alan alıntılar tırnak içerisinde ve eğik olarak, vurgulanmak istenen kısımlar ise kalın harflerle yazılabilir. Yazı alanında metin kısmı dışında, süreli belge ve gizlilik derecesi ibareleri hariç kalın harfler kullanılmaz. Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Yazı alanı dışına sayfa numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.

14 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı Sayı : /Evrak kayıt numarası /03/2014 Konu : Yıllık izin İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Personel Daire Başkanlığı) İlgi: a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız b) 25/02/2014 tarihli ve 185 sayılı yazımız

15 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı Sayı : /Evrak kayıt numarası /03/2014 Konu : Tıpta Uzmanlık Sınavı Sayın Prof.Dr.Yılmaz YILMAZ Darülaceze Cad. Nadide Sok. Sesa Plaza No:30 Kat:3 ŞİŞLİ-İSTANBUL İlgi : Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği

16 Madde-15 Metin Metin ‘İlgi’den sonra başlayıp ‘İmza’ya kadar süren kısımdır. Metne, ‘İlgi’nin son satırından itibaren iki aralık, ‘İlgi’ yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içinde yazı ile de gösterilebilir. Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrarlardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzunda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.

17 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı 2 SATIR Sayı : /Evrak kayıt numarası /03/2014 Konu : Yıllık izin T.C. İbaresini geçmez 2-4 SATIR Sayın Prof.Dr.Yılmaz YILMAZ Darülaceze Cad. Nadide Sok. Sesa Plaza No:30 Kat:3 ŞİŞLİ-İSTANBUL İlgi : Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği Metin…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

18 Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar ‘’Arz ederim’’
Alt makama yazılan yazılar ‘’Rica Ederim’’ Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar ‘’Arz ederim’’ Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar ‘’Arz ve rica ederim’’ Biçiminde bitirilir.

19 Madde-16 İmza Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

20 Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır
Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Sadi HIRA Fakülte Sekreteri

21 Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır Prof.Dr.Fatiş ALTINDAŞ Dekan V.

22 Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda, Sadi HIRA Prof.Dr.Özgün ENVER Fakülte Sekreteri Dekan

23 Prof.Dr.Yunus SÖYLET Prof.Dr.Özgün ENVER Sadi HIRA
Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Prof.Dr.Yunus SÖYLET Prof.Dr.Özgün ENVER Sadi HIRA Rektör Dekan Fakülte Sekreteri

24 Madde-17 Onay Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.    Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.    Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.

25 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

26

27 Madde-18 Ekler Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin bazı birimlere gönderilmediği durumlarda “Ek konulmadı” veya “EK-… konulmadı”, bazı eklerin konulması durumunda ise “EK-… konuldu” ifadesi yazılır.

28 Madde-19 Dağıtım Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. “EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.

29 Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.  "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır.

30 Doğru yazımlar Birden fazla ek varsa EKLER: 1-Yazı fotokopisi ( 3 sayfa) 2-Karar (3 sayfa) 3-CD (1 adet) _______________________________ Sadece bir ek varsa EK: Yazı fotokopisi (2 sayfa)

31 Doğru yazımlar EKLER: 1-Genelge (3 sayfa) 2-Rapor (2 sayfa) DAĞITIM: Gereği: Bağımsız Anaokulu Müdürlüklerine İlkokul Müdürlüklerine Ortaokul Müdürlüklerine Ortaöğretim Okul Müdürlüklerine

32 DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Cerrahpaşa Tıp Fakültesi
DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Cerrahpaşa Tıp Fakültesi İstanbul Tıp Fakültesi Dekanlığına Dekanlığına

33 Yanlış yazımlar: EKLER: EK-1)-Yazı fotokopisi ( 3 adet) EK-2)-Karar (3 adet) _______________________________ Eki: Ek:1Yazı (3 adet) _______________________________ Eki: 1 adet CD ______________________________

34 Madde-20 Paraf Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.    Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, : işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.

35 …/02/2014 Memur : X.XXXXX …/02/2014 Şef : X.XXXXX …/02/2014 Personel Müdürü : C.BAYAZİT …/02/2014 Fakülte Sekreteri : S.HIRA

36 Madde-21 Adres Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır . 

37 ______________________________________________________________________________
İstanbul Üniversitesi Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Ayrıntılı bilgi için irtibat:Adı Soyadı-Ünvanı Cerrahpaşa/İSTANBUL Dahili: Tel : Faks : e-posta : Kişisel adresi belirtilmemeli

38 Madde-22 Gizli Yazılar Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

39 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
GİZLİ T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı Sayı : /Evrak kayıt numarası /03/2014 Konu : Yıllık izin İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Personel Daire Başkanlığı) İlgi: a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız b) 25/02/2014 tarihli ve 185 sayılı yazımız ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

40 Madde-22 İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı
Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

41 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı İVEDİ Sayı : /Evrak kayıt numarası /03/2014 Konu : Yıllık izin İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Personel Daire Başkanlığı) İlgi: a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız b) 25/02/2014 tarihli ve 185 sayılı yazımız

42 Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir
Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

43 Standart Dosya Planı Yükseköğretim Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı

44 KANUN VE YÖNETMELİKLER
3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi, YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı, Nisan 2010 Kurum ve Birim Kodları (Başbakanlık DTVT-Devlet Teşkilatı Veri Tabanı)

45 Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.
GENEL TANIMLAR Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

46 Standart dosya planı, belgelerin KONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.

47 Akademik ve idari tüm birimler, YÖK tarafından hazırlanan Standart Dosya Planına uygun yazışma ve dosyalama işlemi yapmaktan sorumludur. Bu nedenle yazının hazırlanması ve paraflanmasından imzaya kadar süreçte sorumluların dosya numarasının doğruluğunu kontrol etmeleri gerekmektedir.

48 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIM ALANLARI
Belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında, Belgelerin konulduğu kağıt karton veya elektronik ortamdaki dosya, klasör, zarf ve kutularda, Elektronik belgelerde belge ve dosyanın üst veri alanlarında kullanılır.

49 STANDART DOSYA PLANININ AMACI
Aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmıştır. Böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

50 STANDART DOSYA PLANI DÖRT BÖLÜMDEN OLUŞMAKTADIR
sayısal aralığında yer alan konu alanlarını içerir. Genel konular (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) Ana konular Danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler Yardımcı hizmetler

51 YAZIŞMALARDA VE DOSYALAMA SİSTEMİNDE OLMASI GEREKEN ASGARİ UNSURLAR
BİRİM KİMLİK KODU; Kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği haberleşme kodu yerine kullanılacak koddur. EVRAK NUMARASI; Evrak kayıt sistemi üzerinden alınan giden evrak numarasıdır. STANDART DOSYA PLANI NUMARASI; Plan’da sayfa 11’den itibaren yer alan konu gruplarına göre, ana konudan başlamak üzere 3 alt konuya kadar ayrılmış numaralardır.

52 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
Önceki Uygulama Yeni Uygulama Sayı: B.30.2.İST Sayı: Sayı: B.30.2.İST Sayı: İdari Birim Kimlik Kodu: Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü Konu Kodu (Dosya Kodu): Bütçe Uygulamaları Evrak Kayıt Numarası

53 STANDART DOSYA PLANI Faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve Tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Ana konu: Tali konular _ Alt konular(en fazla 3)

54 STANDART DOSYA PLANI ÖRNEĞİ
Ana Konu 1. Konu 2. Konu Konu Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri İnceleme ve Denetleme Arşivlerden Yararlanma Diğer

55 STANDART DOSYA PLANI UYGULANMASI
Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Dosya numarası, plandaki en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Yazı için hazırlanacak cevap yazılarında da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanılmayacaktır.

56 STANDART DOSYA PLANI UYGULANMASI
Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Gelen yazıların dosya numaraları kontrol edilerek kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir.

57 STANDART DOSYA PLANI UYGULANMASI
Aynı Konulara Ait Yazışmalar Genel Konu Altında Tek Dosyada toplanabilecektir. Alt konulara ait yazılarda, çok fazla yazışma olmaması sebebiyle ana konunun dosya kodu altında toplanabilecektir. Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.

58 STANDART DOSYA PLANI UYGULANMASI
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir. Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül “;” ile ayrılacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa “Özel Kodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır “Ek-3” (Dosya veya Klasör Etiketi).

59 YAZIŞMALARDA STANDART DOSYA PLANI KODU
Yazışmalarda dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı: Birim Kodu Dosya No Kayıt No

60 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı
T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Dekanlığı Sayı : / /03/2014 Konu : Yıllık izin İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE (Personel Daire Başkanlığı) İlgi: a) 27/02/2014 tarihli ve 586 sayılı yazınız b) 25/02/2014 tarihli ve 185 sayılı yazımız

61

62

63 ARŞİVLEME Birimler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında yönetmelik'in 12.nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken arşive devir ve muhafaza işlemleri yine bu dosya planlarındaki dosya kodu ve saklama planına göre yapılır.

64 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
Birkaç birim aynı dosya kodunu kullanabilir Personel İşleri (Yönetim Kurulu Kararları) Öğrenci İşleri (Yönetim Kurulu Kararları) Maaş Tahakkuk ve Hesap İşleri Müdürlüğü (Yönetim Kurulu Kararları)

65 ‘’99’’ DİĞER ALANI Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilir. Ancak, bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılmalıdır. Diğer seçeneği mecbur kalınmadıkça yazışmalarda kullanılmaz. Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilir.

66 Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri 756 Taşınmaz İşlemleri
YENİ KOD AÇMA: 99 - DİĞER Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri 756 Taşınmaz İşlemleri Diğer Abonelikler [01] İSKİ [02] İGDAŞ [03] AYEDAŞ

67 İlişki: Konu kodu ile özel numara ilişkisi
Plandaki 903 (Personel özlük ), (Araştırma projeleri), (İdari davalar) vb. konu kodları ile eğer varsa “sicil numarası” , “proje numarası”, “dava numarası” gibi dosyanın kendi özel numarası birleştirilir. İlişki: Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Yazışma sadece 2014/266 numaralı KİK numaralı ihale ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu , ile 2014/266 ihale numarası [] (köşeli parantez) kullanarak [2014/266] şeklinde birleştirilir. Sayı: [2014/266] -256

68 Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Mahkemelik olan bir ihale dosyasının ihaleyle ilgili “2013/26”, mahkeme dosyası için ise “2014/152” dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu şu şekilde gösterilir. 934.01[2013/26;2014/152]

69 Öğrenci Özlük Dosyası:
302[ ] Konu kodu[Öğrenci numarası] Proje Dosyası: 604.01[112K014] Konu kodu [Proje numarası] Personel Özlük Dosyaları: 903[ ] Konu kodu [Personel sicil numarası] İhale Dosyaları: (Mal alımı) 934.01[2011/19] Konu kodu [İhale numarası]

70 Tahakkuk ve Ödeme İşleri
Personel Tahakkuk [01] Bordro Tahakkuk (Maaş) [01.01] Konu kodu [Personel tahakkuk + Bordro tahakkuk] Eczane ödemeleri [ ] Konu kodu[Mal ve Hizmet Alım Ödeme + Tedavi + Eczane]

71 BİRDEN FAZLA KONUYU İLGİLENDİREN MADDELER
Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu dosyaya; diğerine, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası; sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılan bilgi fişi konulacaktır.

72 ÖĞRENCİ İŞLERİ DOSYASI
302 [ ] Yeni kayıt 302.01 Kayıt Yenileme 302.02 Katkı Payları 302.03 Öğrenci Belgesi 302.10

73 ÖĞRENCİ İŞLERİ DOSYASI
302 [ ] Yeni kayıt 302.01 Kayıt Yenileme 302.02 Katkı Payları 302.03 Öğrenci Belgesi 302.10 Öğrenci Belgesi 302.10

74 PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI
903 Atama 903.02 Görevlendirme 903.07 İzinler 903.05 Aile Yardım Bildirimi 903.10

75 PERSONEL ÖZLÜK DOSYASI
903 Atama 903.02 Görevlendirme 903.07 İzinler 903.05 Aile Yardım Bildirimi 903.10 Görevlendir-meler 903.07

76 BELGELERİ BAĞIMSIZ KOPYALAMA
İhale Dosyası 934.01 [2011/05] İhale Şartname 934.08 Makam Oluru 934.01 İhale Komisyonu Kararı 934.01 KİK Onayı 934.05 Şartnameler 030.04 Olurlar 020

77 STANDART DOSYA PLANINA
İstanbul Üniversitesi Personel Daire Başkanlığının internet sayfasından ve den ulaşabilirsiniz…..

78 Teşekkürler…