BELGE YÖNETİMİ – ARŞİV VE DOSYALAMA

BELGEYE DAYALI YÖNETİM Belge yönetimi, süreç yönetimini gerektirir ve yönetimin eyleminin ayrılmaz parçasıdır.

HESAP VEREBİLİRLİK VE BELGEYE DAYALI YÖNETİM Belgeler yaptığımız her işi destekler! Belgeler Niçin Yönetilmelidir? Belgeler, kurumlar/işletmeler tarafında iş etkinliklerini yerine getirirken üretilen belgelerdir ve iş etkinliklerinde tekrar kullanılırlar. Kurumsal bilgi kaynaklarıdır. Birinci el bilgi kaynaklarıdır. Kurumsal hafızayı oluştururlar. Hukuki destek ve yasal süreçlere uyumu sağlar. Hesap verebilirliğin güvencesidir. Uzun süreçte arşivsel değer kazanarak kurumun/ işletmenin tarihi kaynaklarını oluştururlar. AÇIKLAMA Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemini Gerektiren Nedenler Kurumlarda belge ve arşiv işlem süreçlerine ilişkin sistemli bir yapılanmanın bulunmaması, kısacası kurumlarda belge ve arşiv işlemlerinin bütünsel bir yapı içerisinde ele alınmaması çeşitli sorunlara yol açmaktadır. Bunlar arasında; Kurumlarda yazışmaların gerekli standartlar ölçeğinde gerçekleştirilememesi, Kurumlarda bütünsel bir dosyalama sisteminin bulunmaması, Kurumlarda belge üretiminin dosyalama sistemi ile bağlantısının kurulmadan yürütülmeye çalışılması, Bunun sonucu olarak gereksinim duyulduğunda belge/dosyalara erişimde sorunlarla karşılaşılması, Kurumsal belge saklama planlarının bulunmaması nedeniyle belge/dosyaların ya gereksiz yere saklanması ya da bilinçsizce imha edilmesi, Kurumlarda etkin çalışan belge merkezi ve arşivlerin kurulamamsı, Cumhuriyet Dönemi Milli Arşivimizin bilgi kaynaklarını oluşturan bu belgelerin, “Milli Arşiv (Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü)”e transfer işlemlerinin (yasal zorunluluklar olmasına rağmen) planlanıp yürütülememesi, Bilgi Edinme Hakkı Yasası gereğince bilgi verme yükümlülüklerini yerine getirmede belge ve arşiv işlemlerindeki yetersizlikler nedeniyle sıkıntılarla karşılaşılması, yer almaktadır.

HESAP VEREBİLİRLİK VE BELGEYE DAYALI YÖNETİM Belgeleri Yönetmekten Kim Sorumlu Olmalıdır? Kurumda çalışan herkes, kurumun etkinliklerine ilişkin belge üretmekten ve kayıtları tutmaktan sorumludur. Kurumun etkinlikleri sonucunda üretilen belgeler öncelikle üretildiği kurumun malıdır ve daha sonraki çalışmalarda da kullanılır. AÇIKLAMA Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemini Gerektiren Nedenler Kurumlarda belge ve arşiv işlem süreçlerine ilişkin sistemli bir yapılanmanın bulunmaması, kısacası kurumlarda belge ve arşiv işlemlerinin bütünsel bir yapı içerisinde ele alınmaması çeşitli sorunlara yol açmaktadır. Bunlar arasında; Kurumlarda yazışmaların gerekli standartlar ölçeğinde gerçekleştirilememesi, Kurumlarda bütünsel bir dosyalama sisteminin bulunmaması, Kurumlarda belge üretiminin dosyalama sistemi ile bağlantısının kurulmadan yürütülmeye çalışılması, Bunun sonucu olarak gereksinim duyulduğunda belge/dosyalara erişimde sorunlarla karşılaşılması, Kurumsal belge saklama planlarının bulunmaması nedeniyle belge/dosyaların ya gereksiz yere saklanması ya da bilinçsizce imha edilmesi, Kurumlarda etkin çalışan belge merkezi ve arşivlerin kurulamamsı, Cumhuriyet Dönemi Milli Arşivimizin bilgi kaynaklarını oluşturan bu belgelerin, “Milli Arşiv (Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü)”e transfer işlemlerinin (yasal zorunluluklar olmasına rağmen) planlanıp yürütülememesi, Bilgi Edinme Hakkı Yasası gereğince bilgi verme yükümlülüklerini yerine getirmede belge ve arşiv işlemlerindeki yetersizlikler nedeniyle sıkıntılarla karşılaşılması, yer almaktadır.

Belgeler kurumunuzun/işletmenizin malıdır Belgeler kurumunuzun/işletmenizin malıdır. Hiç kimse malına zarar vermek istemez. Belgeler kurumunuzun/işletmenizin malıdır. Onları rast gele istiflemeyin. Belgelerinizi kayıt sistemine dahil edin. Yetkililerden onay almadan belgelerinizi imha etmeyin, değiştirmeyin ve silmeyin. Belgelere kimlerin eriştiğinin farkında olun.

Arşiv ve Belge İşlemleri Güvenlik Gerektiren İşlemlerdendir. BİLGİ GÜVENLİĞİ Gerektirir. -Gizlilik disiplini ve sır saklama -Bilgi ve doküman güvenliği -Muhabere ve elektronik güvenliği -Sansür -Gizleme ve kamuflaj gibi çeşitli unsurları da içerir.

Bilgi Güvenliği Bilgi güvenliği kavramı ise; Ulusal güvenliği ilgilendiren, yetkisiz ellere geçtiği takdirde, Devlet ve kamu kurum ve kuruluşlarının, yerel yönetimlerin, kamu kurumları niteliğindeki meslek kuruluşları ve üniversitelerin faaliyet alanlarında güvenliklerini tehlikeye sokabilecek veya Devlet ve yukarıda belirtilen kurum ve kuruluşlar aleyhine kullanılabilecek,

o kurum ve kuruluşlar tarafından, çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve tasnif dışı gizlilik derecelerinde tasnif edilen, belirlenen ve işaretlenen bilgiyi, üretim, kullanım, işlenme, saklanma, nakledilme ve imha sırasında yetkisiz kişilerin erişimine ve olası her türlü fiziksel ve elektronik müdahaleye karşı korumaya, bilgiye erişim ve kullanıma ait usulleri açık şekilde belirlemeye ve bilgiyi gerektiğinde hazır bulundurmaya yönelik tedbirleri ifade eder.

Gizli Çok Gizli Hizmete Özel NATO Restricted (NR) NATO Confidential (NC) NATO Secret (NS) Cosmic Top Secret (CTS TASNİF DIŞI – NATO UNCLASSIFIED (NU)

Belge Yaşam Döngüsü GEÇİCİ DOSYALAMA DOSYA BELGE GÜNCEL BİGİ ÜRETİMİ BELGE/DOSYA DEĞERLENDİRME AYIKLAMA VE İMHA Üretilen belge ya da Gelen belge Sınıflandırılmış belge grupları: Yeniden erişim Çoğaltma Kurum içi Paylaşım ARŞİV

Bilgi Yönetim Sisteminde E-Belge Yönetimi İnsan Kaynakları Yönetimi İş Akış Yönetimi BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ TEKNOLOJİSİ Kuruluşlarda bilgi, insan kaynakları ile iş süreçleri arasındaki etkileşim sonucu üretilir. Bilgi Yönetim sistemi, bu ikili arasındaki etkileşimi teknoloji aracılığı ile yöneterek hayata geçirmeyi hedefleyen bir sistemdir. Tüm işlev/ birim/ üniteler sistemin alt parçaları olarak bu mantık içinde ilişkilendirilir. Belge/Doküman yönetimi bu sistemin omurgasını oluşturur. Bilgi sisteminin diğer parçaları bu yapı üzerinden diğer alt sistemlerle bilgi/belge paylaşımını yürütmelidir. Böylece tüm birimlerin iş ve işlemleri kontrol edilebilecek ve işlemlere ilişkin bilgi/belgeler arşivlenebilecektir. Belge(Evrak)/Doküman Yönetimi(E-BEYAS)

E-BEYAS Modeli E-BEYAS Bileşenleri E-BEYAS MODELİ E-BEYAS Yönetim Birimi Bilgi Teknolojileri Yönetimi - BTY BY Veritabanı Elektronik Arşivleme Veritabanı DY Veritabanı

Bu Çalışmaları Niçin Yapmalıyız? Değişim ve dönüşümle mücadele etmek yerine, değişimi ve dönüşümü bir model etrafında yönetebilmek için...

Bugüne kadar; Evrak, Dosyalama ve Arşiv işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiştir. Konu hizmet birimlerinin inisiyatifine bırakılmış; hizmet birimleri de bu işlemleri tamamen kendi belirledikleri kurallar doğrultusunda yürütmüşlerdir. 14

15

İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim adeta imkansız hale gelmiş, Bilgi ve belgelere erişilememe, bundan sonraki faaliyetler için doğru ve isabetli karar alınmasını engellemiş, Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere aynı oranda etki ederek, verimliliği azaltmış, 16

Kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olmuş, Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebebiyet vermiş, Arşiv iş ve işlemlerinin arşivcilik metot ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülmesi imkanını ortadan kaldırmış,

Güncelliğini kaybetmesi sebebiyle saklanmasına gerek görülmeyen belgelerle, arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin doğru bir şekilde tespit edilmesini ve ayrımını zorlaştırmış, Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet vermiştir.

Arşivler Arşivler; Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar arası ilişkileri belgeler ve korurlar. Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarar. Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, kurumlarını ve aralarındaki ilişki ve bağlantıları belirtir. Bilimsel araştırmalara imkan sağlar.

Arşivler Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan devamlılıkları arşiv belgelerinin düzenli muhafazası ve erişilebilir olmasıyla sağlanabilir. Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir arşiv sistemi kurmak ve işletmek kurumlara bir çok açıdan güç ve prestij kazandırır. Günümüzde arşivlere gereken önemin verilmemesi hem bilgi kaybına hem de itibar kaybına sebep olur.

Arşivler Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:

Arşivler

Ayıklama ve İmha Komisyonları

Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonları AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU BAŞKAN: Kurum Arşiv Sorumlusu, ÜYE : Kurum Arşiv Personeli, ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli, ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli’nden oluşur.

Taşra, Bölge ve Yurtdışı Arşivlerde Ayıklama ve İmha Komisyonları TAŞRA TEŞKİLATI AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU BAŞKAN: Taşra Teşkilatı Arşiv Sorumlusu, ÜYE :  Taşra Teşkilatı Arşiv Personeli, ÜYE :  Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli. Komisyon 5 kişiden oluşmakla birlikte yeterli personel olmamasında 3 kişiden oluşur.

İmha Liste ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm şöyledir: “İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.” (Madde 42)

DOSYALAMA Belge yönetim sistemi içerisinde dosyalama planları da çok önemlidir. Bu aynı zamanda e-belgenin de ayrılmaz bir parçasıdır. Standart dosya uygulamaları aşağıda kısaca örneklendirilmektedir:

Standart Dosya Planı 28

Standart Dosya Planı 29

Standart Dosya Planı 30

Standart Dosya Planı 31

Standart Dosya Planı 32

Standart Dosya Planı 33

Standart Dosya Planı 34

Standart Dosya Planı 35

Standart Dosya Planı 36

37

ABD Milli Arşivi

ALMANYA Federal Arşivi Ana Bina

Almanya Federal Arşiv Yeni Binası

Almanya Arşiv Depo

Almanya Federal Arşiv Geçici Depolama

Belçika Milli Arşivi

Belçika Milli Arşivi Ek Bina

Fransız Milli Arşivi Ana Bina

Fransız Milli Arşivi Ana Bina

Fransız Milli Arşivi

Fransız Milli Arşivi Yeni Bina

Fransız Milli Arşivi Yeni Bina

Fransız Milli Arşivi Yeni Bina Araştırma Salonu

Fransız Milli Arşivi Eğitim Programı

İngiltere Milli Arşivi

İngiltere Milli Arşivi

İngiltere Milli Arşivi

İngiltere Milli Arşivi

İngiltere Milli Arşivi

Kanada Milli Arşiv Ana Bina

Kanada Milli Arşiv Yeni Ek Bina

Kanada Milli Arşiv Yeni Ek Bina

Kanada Milli Arşiv Raf Arşiv Kutuları

Vatikan Arşivi

Vatikan Arşivi Depo

Vatikan Arşivi Araştırma Salonu