BÜRO YÖNETİMİ ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ 2014, BURSA Öğr. Gör. Ercan KOÇOĞLU www.ercankocoglu.com ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ 2014, BURSA

Dersin Künyesi 1 Dersin Adı ve Kodu BYAZ209 BÜRO YÖNETİMİ Dersin İçeriği Genel olarak yönetim ve büro yönetimi, Büro türleri ve şekilleri, Büro türleri ve şekilleri, Büro çalışanları kavramı, Zaman yönetimi, Bürolarda ergonomik tasarım, Bürolarda iş yönetimi,… Dersin Amacı Büro yönetimi işlerini yapma yeterlikleri kazandırılması amaçlanmaktadır. Kaynak Kitap Dilaver TENGİLİMOĞLU, Hasan TUTAR (2003); Çağdaş Büro Yönetimi, Günışığı Kitaplığı, Ankara. Perihan DEMİR, Hasan TUTAR (2003); Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Alp Yayınevi Yardımcı Kitaplar, Kaynaklar Nazife KÜÇÜKASLAN (2006); Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri, Ekin Kitabevi Yayınları, İstanbul. 1 Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Ders İşleme Planı Birinci Hafta “Büro” Kavramı ve “Büro” Tanımı Konu Başlığı Birinci Hafta “Büro” Kavramı ve “Büro” Tanımı İkinci Hafta Büroların İşlevleri Üçüncü Hafta Büro Türleri, Dördüncü Hafta Büroların İşletme İçerisindeki Yeri Beşinci Hafta Büroların Faaliyet Alanları ve Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler Altıncı Hafta Büro Faaliyetlerinin Değişimi, Geleneksel Büroların Çağdaş Bürolara Dönüştürülmesi Yedinci Hafta Sınav Haftası Sekizinci Hafta “Yönetim” Kavramı Dokuzuncu Hafta “Büro Yönetimi” Kavramı Onuncu Hafta Bürolarda İş Yönetimi Onbirinci Hafta Zaman Yönetimi Onikinci Hafta Bürolarda Tasarım ve Ergonomi Onüçüncü Hafta Bürolarda Otomasyon ve Bilişim Sistemler Ondördüncü Hafta Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI BİRİNCİ HAFTA “BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO YÖNETİMİ Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI Büro sözcüğü, Fransızca bir kelime olan “Bureau”dan gelmektedir. Danışma ve kayıt tutma işlerinin yürütüldüğü bir işyeri, bir işletmenin idari işlerinin yürütüldüğü yer anlamındadır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI Bürolar; yönetme ve kırtasiye (sekreterlik) işlerinin yürütüldüğü bir alan olarak yönetim için gerekli veri ve bilgilerin toplandığı, kayıt altına alınarak yönetimin gerekli işlerinin yapıldığı bir yer, yani kuruluşlardaki yönetsel işlerin yürütüldüğü bölümler şeklinde tanımlanabilir Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI Bazı kuruluşlar büro terimine “bölüm, şube, kısım, servis, ofis, kalem, yazıhane, çalışma odası, işyeri” gibi kelimeler kullanmaktadır.  Bürolar, gördükleri faaliyetler açısından plan, proje, bütçe, muhasebe, personel ve bunlara benzer pek çok işin ve işlemin yapıldığı alanlar olarak tanımlanmaktadır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

“BÜRO” KAVRAMI VE “BÜRO” TANIMI Gittikçe kompleks bir yapıya bürünen çalışma hayatında bürolar; bu alanda kaydedilen gelişmeler sonucunda “modern büro” şekline dönüşerek, kolay, çabuk, rasyonel ve düzenli çalışmayı sağlayan, bütün gerekli tesisatı ihtiva eden ideal bir çalışma yeri olarak görülmeye başlanmıştır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

İKİNCİ HAFTA BÜRO İŞLEVLERİ Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLEVLERİ Niçin Büro? Bilgi toplanması, Elde edilen bilgilerin analizi, Bilginin işlevsel hâle getirilmesi, İşlevsel bilginin bilgi havuzlarında depolanması, Yönetimin ihtiyacı olan bilgilerin iletilmesi. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Bilgi Toplanması Örgütün ihtiyacına yönelik olarak bilgilerin derlenmesi safhasıdır. Örneğin, bir araştırma sonucu kitap, makale, rapor gibi yazılar, gazeteler, görsel-işitsel iletişim araçları {internet, radyo, TV}, düzenlenen konferans ve seminer programları, örgüte yazılan dilekçeler, doldurulan formlar ve mektuplar büronun bilgi ihtiyacının karşılanabileceği en önemli bilgi kaynaklarıdır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Elde Edilen Bilgilerin Analizi Herhangi bir ortamda kayıtlı veya sözlü olarak bulunan veriler, büroların ihtiyaçları doğrultusunda ayıklama işlemine tabi tutulur. Ancak bu işlemden önce büroların hem geçmişte işine yaradığı hem de gelecekte ihtiyaç duyacağı bilgilerin öngörülmesi gerekmektedir. Bundan dolayı büro yöneticisi örgütle ilgili tüm faaliyetleri takip etmek durumundadır. Elde edilen bilgiler analiz edilirken, kurumun öncelikli bilgi gereksinimleri saptanmalıdır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Bilginin İşlevsel Hâle Getirilmesi Bilginin düzenlenmesi olarak ifade edilen bu aşamada, sisteme giren bilginin anlamlı sonuçlara dönüştürülmesi için aşağıdaki işlemler yapılır: Özetleme Çoğaltma Gruplama Sıralama Hesaplama Karşılaştırma Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

İşlevsel Bilginin Havuzda Depolanması Toplanan bilgilerin, yönetimin kararlarında etkin bir şekilde tekrardan kullanılabilmeleri için bilgi havuzlarında depolama (arşivleme) işlemine tabi tutulurlar. Örgüt için önemli bilgilerin depolandığı havuzdaki bu türden bilgiler, üçüncü aşamadaki işlemlerden sonra kolayca bulunabilirler. O nedenle erişilmeleri, anlaşılmaları kolaydır ve pragmatiktir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Yönetimin İhtiyacı Olan Bilgilerin İletilmesi Ham veri önce işleme tabi tutulur ve bilgi haline dönüştürülür. Sonra bunlar gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra bilgi havuzlarında arşivlenir. Tüm bunların yönetimin bilgi ihtiyacının anında karşılanmasına yönelik olarak yapılan faaliyetlerdir. Yönetim karar verme aşamasında iken, tablo, grafik, metin veya şekil biçimlerinde olabilen işlevsel bilgiler (yani özetlenmiş ve düzenlenmiş bilgiler) bir biçimde yönetime iletilir. Bu işlemin adı da yönetimin ihtiyacı olan bilgilerin iletilmesidir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Yönetimin İhtiyacı Olan Bilgilerin İletilmesi Yöneticiler ihtiyaç duydukları bu türden bilgileri, yönetsel kararlarda kullanmak üzere tüketmektedirler. -Bürolarda Bilgi Akışı Süreci- Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

ÜÇÜNCÜ HAFTA BÜRO TÜRLERİ Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Açık Bürolar Özel Bürolar Panoramik Bürolar Sanal Bürolar Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Açık Bürolar; Geniş bir alanda, kesik olmayan, birkaç değişik işin yapıldığı büroya yer veren ve ayırma duvarları olmayan, bunu yerine küçük paravanlar veya alçak setlerle büroların ayrıldığı alanlarıdır. Masalar ve diğer mobilyalar mümkün olduğu kadar ayrı istikamete bakar ve aynı sıradadırlar. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Açık Bürolar; Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Açık Büroların Avantajları; Küçük ve özel bürolardakinden daha fazla kontrol sağlanır, çünkü büro yöneticisinin ve ya kontrolörün personelin çoğunu ya da hepsini görme şansı vardır. Yerden tasarruf sağlar. Personel için daha fazla hareket özgürlüğü vardır. Diğer birimlere giderken, ne duvar ne de kapı engeli vardır. Haberleşme daha kolaydır. Dâhili telefonların kullanımına çok az ihtiyaç vardır, dolayısıyla gürültü azdır. Ayırma duvarları olmadığından, düzenlenmesinde büyük esneklik vardır. Mobilya ve araç-gereçleri hareket ettirmek daha kolaydır. Tüm içi alanında dokümanlar bir birimden diğerine kolayca geçtiklerinden iş akışını kolaylaştırır. Makine ve gereçlerin ortaklaşa kullanım kolaylığı vardır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Açık Büroların Dezvantajları; Şahsi olmayan bir atmosfere sebebiyet verir ve personelin içinde birlik hissinin oluşumunu engeller Genel gürültü seviyesinde ve dikkat dağılımında bir artış vardır. Çalışanların, civarda yürüyen diğer çalışanlar veya iş ortamının bir yerinde meydana gelen olaylar nedeniyle dikkatleri dağılabilir Herkesin bir arada olması nedeniyle statüler açıkça belli değildir. Bulaşıcı hastalıkların daha hızlı yayılması mümkündür. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Özel Bürolar; 1 ile 4 kişinin birlikte oturduğu ve çalıştığı, Kapalı Büro da denilen büro tipidir. Gizlilik özelliği taşıyan işlerin yapılması açısından ihtiyaç duyulmaktadır. Örneğin; araştırma, planlama, dosya incelemesi gibi işler. Açık büroların sahip olduğu avantajlar özel bürolar için dezavantaj; açık büroların sahip olduğu dezavantajlar özel bürolar için avantaj olmaktadır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Panoramik Bürolar; Açık bürolar statüsünde bulunan bu tür bürolar aynı zamanda doğal manzaralı bürolar olarak da adlandırılmaktadır. Geniş bir alanda, iş akışına dikkat edilerek çalışanlar grup halinde bir köşe oluşturarak ayrı yönlere doğru asimetrik şekilde yerleştirilirler. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Panoramik Bürolar; Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Sanal Bürolar; Sanal büro kavramı, bilgi ve iletişim teknolojileriyle desteklenen ve belli bir fiziksel mekâna bağımlı olmayı gerektirmeyen ofis anlamına gelmektedir. Sanal ofisler, sanal çalışan grubun, ortak kullanımına sunulmuş bir web sitesi üzerinde faaliyetlerin sürdürüldüğü ofislerdir. Sanal ofislerde görülen işler, sanal işlerdir. Sanal işler; sanal çalışmayı, tele işe gidip gelme (telecommuniting) ve tele-çalışmayı (teleworking) mümkün kılan işlerdir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Açık Büroların Faydaları; Zamandan bağımsız bir şekilde çalışma olanağı sağlar. Çalışanlar istedikleri bilgiye istedikleri anda ulaşırlar. Birçok mal ve hizmet tanıtımını aynı anda görme ve kıyaslama imkânı var. Fiziki bir ortama ihtiyacı yoktur. Sanal (virtual) ortamda varlığını sürdürür. Maliyeti düşürür. Sınırsız iletişim olanağı vardır. Zamandan tasarruf sağlar. Tüketicilerin büroya gelme gibi bir zorunluluğu yoktur. Personel giderleri sanal büro çalışanları ile sınırlıdır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜRO TÜRLERİ Açık Büroların Sakıncaları; Birebir ilişki ile tüketicileri etkileme olanağı yoktur. Teknolojiyi takip etmeyene uygun değildir. Tüketicilerin, ürünü bizzat görme şansları yoktur. Bilgi ve İletişim teknolojilerinden kaynaklanan veri iletimi problemleri ile hizmetlerde aksaklıklar oluşabilir. Çalışanların denetimi zordur. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ DÖRDÜNCÜ HAFTA BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Bildiğiniz gibi çok sayıda ve farklı büro faaliyeti, işletmenin tüm bölümlerinde yapılmaktadır. Böylesi yaygın faaliyetlerin örgütlenmesinde, işletme örgütü ile büronun ilişkisi büyük önem taşımaktadır. Ancak işletme içinde büronun yerinin belirlenmesi, çeşitli faktörlere bağlı olarak oldukça güçtür. İşletmenin örgüt yapısı içinde büronun yerini etkileyen faktörler, işletmenin yapısıyla, büro faaliyetlerine verilen önemle, kullanılan otomasyonla ve merkezleşme yaklaşımlarıyla ilgilidir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Büro faaliyetlerine verilen önem: İşletmenin üst düzey yöneticisi büro faaliyetlerinin gerekliliğine ve önemine inanıyorsa, örgütünde, bu birim için özel bir yer ayıracaktır. Tersine büro faaliyetlerini önemsemiyorsa, büyük olasılıkla işletme örgütünde büronun öncelikli bir yeri olmayacaktır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Kullanılan otomasyonun derecesi: Büro faaliyetleri yerine getirilirken kullanılan makineler az ya da işlev açısından yetersiz olduğunda, bu durumun örgüt yapısına etkisi olmaz. Fakat, özellikle otomasyonun kullanıldığı bir büronun örgüt yapısı ve işletme örgütü içindeki yeri büyük ölçüde değişir. Bu durum büro faaliyetlerinin tek bir merkezden, özel bir bölüm oluşturularak yönetilmesini gerekli kılar. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Merkezleşme derecesi: Büro faaliyetleri tek bir merkezden yönetilebilir ya da her alt birime kadar yayılabilir. Ancak bu iki uygulama da uç noktalardır; gerçekte bunlardan sadece biri kullanılmaz. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Teorik olarak büro hizmetlerinin tümünün merkezîleştirilmesi arzulanır. Böylece büro faaliyetlerinin sorumluluğu tek bir kişiye verilmiş olur. Çalışanların iş yükleri dengeli bir şekilde dağıtılır ve denetim kolaylaşır. Fakat büro faaliyetleri, niteliği dolayısıyla kesin çizgilerle tanımlanamadığı için, teoride önerilen tam merkezi uygulamanın hayata geçirilmesi güçtür. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Çünkü bazı işletmeler bütün ülkeye yayılmış birçok fabrikaya ya da şubeye sahiptir. Bazı işletmelerin diğerlerine göre daha çok büro faaliyeti vardır. Örneğin, hayat sigortası şirketlerinde, bankalarda ve komisyoncu firmalarda büro işinin miktarı bir üretim veya perakende satış örgütüne göre çok daha fazladır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Bazı işletmeler faaliyetlerinin bir kısmını yürütebilmek için şube büroları kurarlar. İşletmeden işletmeye farklılık göstermesine rağmen çoğunun şube bürosu, sadece bir satış bürosu şeklindedir. Şube büroların faaliyetlerine şube satış müdürü nezaret eder. Merkezi büro müdürünün bu konudaki görevi ise, genellikle büro politikalarının ve yönetmeliklerinin uygulanmasını sağlamak üzere rehberlik etmek ve dönemsel kontrolleri yapmaktır. Bazı şubeler yarı bağımsızlık temeline göre kurulur. Şubedeki büro müdürü, diğer büro müdürlerinin yetki ve sorumluluklarına sahiptir. Eğer şube büronun bağımsızlığı kesin çizgilerle belirlenmediyse, büro işinin çoğu, merkez büronun bir uzantısı olarak yapılır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Büro örgütlenmesinde merkezleşme uygulamasının sağlayacağı üstünlükler şu şekilde sıralanabilir: - Büro faaliyetleri tek bir merkezden yürütülmesi ve çalışanların tümünün burada istihdam edilmesi, örgüte esneklik kazandırır. İşlerin, yoğun olduğu durumlarda, çalışanlar arasında paylaşılarak zamanında yapılması sağlanır. - Büro makineleri tam kapasiteyle kullanılır. - Etkili bir performans değerleme sistemi kurulabilir ve buna bağlı olarak adil ücretler ödenir. - Büro çalışanlarının eğitimi daha kolay olur. Gerek yeni işe girenlerin ve gerekse, eski çalışanların eğitilmeleri merkezleşen büroda sorun yaratmaz. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ - Prosedürler ve yöntemler tekdüze ve hızlı bir şekilde uygulanır. Tüm örgütte geçerli olacak standartların saptanması kolaylaşır. Bu yolla büronun hizmet kalitesi artar. - Büro faaliyetlerini uygulama ve denetleme maliyeti; makinelerin yatırım, bakım ve onarım maliyeti, mobilya ve dekorasyon maliyeti daha düşük olur. - Çalışanlar, kişisel beceri ve yeteneklerine göre işlere atanırlar. Böylece işte uzmanlık sağlanır ve çalışanların potansiyellerinden gerektiği gibi yararlanılabilir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ - Prosedürler ve yöntemler tekdüze ve hızlı bir şekilde uygulanır. Tüm örgütte geçerli olacak standartların saptanması kolaylaşır. Bu yolla büronun hizmet kalitesi artar. - Büro faaliyetlerini uygulama ve denetleme maliyeti; makinelerin yatırım, bakım ve onarım maliyeti, mobilya ve dekorasyon maliyeti daha düşük olur. - Çalışanlar, kişisel beceri ve yeteneklerine göre işlere atanırlar. Böylece işte uzmanlık sağlanır ve çalışanların potansiyellerinden gerektiği gibi yararlanılabilir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ Büro örgütlenmesinde merkezleşmenin doğurabileceği sakıncalar şunlardır: - Büro işlerinin çoğu gizlidir ve ancak bu gizliliği güvence altına alabilen bir birim tarafından yürütülebilir. Bazı bilgi ve kayıtların gizli olma niteliği, onlarla ilgili işlemlerin merkezi olarak yapılmasını engeller. - Merkezleşmede gereksiz bürokrasiye doğru bir eğilim vardır. Ayrıca verimsiz dolaşımlar nedeniyle zaman kaybı olabilir. Örneğin, bir personelin zamanının büyük bir bölümü, merkezi dosyalama ya da merkezi çoğaltma bölümüne gidip gelirken kaybolur. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ - İşlerin çoğu gerekli ayrıntılar hakkında bilgi sahibi olmayan kişiler tarafından yapılır. Küçük değişikliklerin ve düzeltmelerin anında yapılması mümkün olmaz. Ayrıca bilgi ve belgelerin akışındaki gecikmeler nedeniyle iletişimde aksamalar ve zaman kayıpları doğabilir. - Merkezi bir büroda faaliyetler, genellikle önem sırası yerine belge sırasına göre yürütülür. Bölümlerin işlerinin aciliyetine ya da önemine dikkat edilmediğinde ciddi sorunlar yaşanabilir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ - Yöneticiler, büro personelinden uzak olurlar. Merkezi bürodan yararlanan yöneticiler, büro üzerinde doğrudan denetim yetkileri olmadığı için işlerini her zaman büro yöneticisi aracılığıyla yürütmek zorunda kalırlar. Bu da bazı durumlarda çatışmalara neden olabilir. Merkezi büronun, kaynakları etkili ve verimli kullanmak ve maliyetleri düşürmek açısından sağladığı yararların, yaratacağı sakıncalardan daha fazla olduğu söylenebilir. Bu bağlamda merkezleşme uygulamasında, daha iyi sonuçları alabilmek için şu noktaların dikkate alınması gerekir: Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ - Büro amaçları ve izlenecek temel politikaları konusunda tüm yönetim personeli arasında tam bir anlaşma ve fikir birliği sağlanmalıdır. - Yazılı büro hizmetlerinde, yazılı metnin içeriğiyle ilgili kararların bizzat bu işi talep eden yönetici/büro dışı personel tarafından verilmesi sağlanmalıdır. - Bilgi ve iletişim teknolojilerinden etkin bir şekilde yararlanılmalıdır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN İŞLETME İÇERİSİNDEKİ YERİ - Büro amaçları ve izlenecek temel politikaları konusunda tüm yönetim personeli arasında tam bir anlaşma ve fikir birliği sağlanmalıdır. - Yazılı büro hizmetlerinde, yazılı metnin içeriğiyle ilgili kararların bizzat bu işi talep eden yönetici/büro dışı personel tarafından verilmesi sağlanmalıdır. - Bilgi ve iletişim teknolojilerinden etkin bir şekilde yararlanılmalıdır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BEŞİNCİ HAFTA BÜROLARIN FAALİYET ALANLARI VE BÜRO FAALİYET ALANLARINDA ÇALIŞAN KİŞİLER Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büroların Faaliyet Alanları Büronun faaliyet konuları ve içerdiği işler oldukça geniş bir alana yayılmıştır. Bunlar şu şekilde özetlenebilir: - Yazılı, sözlü ve görsel iletişimin sağlanmasıyla ilgili işler. - Kayıt yönetimiyle ilgili tüm işlemler. (Kayıtların yaratılmasından, gelen-giden belgelerin kontrol edilmesine, dosyalama ve arşivlemeye kadar tüm işleri kapsar.) - Veri, enformasyon toplama ve süreçleme işlemleri. (Okuma, özümseme, analiz ve sentez yapma, koordine etme, hesaplama, karşılaştırma, çoğaltma vb. işlemleri kapsar.) Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büroların Faaliyet Alanları - Mali işlemler (Bütçeleri, finansal tabloları ve raporları hazırlamayı, muhasebe, tahakkuk, ödeme, maliyet ve fiyat hesaplama işlemlerini, vergi ve yasal belgelerle ilgili işlemleri kapsar.) - Üretim planlaması, ürünlerin ve hizmetlerin tasarlanması, standartların saptanması, kaliteyle ilgili kayıtların tutulması vb.leriyle ilgili işler. - Reklam, halkla ilişkiler ve promosyonla ilgili tasarım, kayıt ve iletişim aşamalarının yerine getirilmesiyle ilgili işler. - Pazar araştırmaları, satış tahminleri, gerçekleşen satışlar, fiyat listeleri, ürün katalogları vb.lerinin tasarlanması, basılması ve yayımlanmasıyla ilgili işler. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büroların Faaliyet Alanları - Mali işlemler (Bütçeleri, finansal tabloları ve raporları hazırlamayı, muhasebe, tahakkuk, ödeme, maliyet ve fiyat hesaplama işlemlerini, vergi ve yasal belgelerle ilgili işlemleri kapsar.) - Üretim planlaması, ürünlerin ve hizmetlerin tasarlanması, standartların saptanması, kaliteyle ilgili kayıtların tutulması vb.leriyle ilgili işler. - Reklam, halkla ilişkiler ve promosyonla ilgili tasarım, kayıt ve iletişim aşamalarının yerine getirilmesiyle ilgili işler. - Pazar araştırmaları, satış tahminleri, gerçekleşen satışlar, fiyat listeleri, ürün katalogları vb.lerinin tasarlanması, basılması ve yayımlanmasıyla ilgili işler. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büroların Faaliyet Alanları - İnsan kaynakları yönetimiyle ilgili işler (Ücretlerle, özlük haklarının izlenmesiyle ilgili işlemler, sicil işlemleri, sağlık, izin, rapor, terfi, görevlendirme, yer değiştirme, ödüllendirme, disiplin vb. insan kaynaklarıyla ilgili tüm işlemleri kapsar.) - Ayniyat ve demirbaş işlemleri. - Büro makinelerinin, malzemelerin alımı, bakımı ve onarımıyla ilgili işlemler. - Büro için personel bulunması, seçilmesi, işe alınması ve eğitilmesi, ilişkilerin sürdürülmesi, çalışanların sağlığının, güvenliğinin ve refahının sağlanmasıyla ilgili işlemler. - Yemekhane, kafeterya, kreş, otopark vb. yerler için idari destek hizmetlerinin verilmesiyle ilgili işler. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büroların Faaliyet Alanları - İnsan kaynakları yönetimiyle ilgili işler (Ücretlerle, özlük haklarının izlenmesiyle ilgili işlemler, sicil işlemleri, sağlık, izin, rapor, terfi, görevlendirme, yer değiştirme, ödüllendirme, disiplin vb. insan kaynaklarıyla ilgili tüm işlemleri kapsar.) - Ayniyat ve demirbaş işlemleri. - Büro makinelerinin, malzemelerin alımı, bakımı ve onarımıyla ilgili işlemler. - Büro için personel bulunması, seçilmesi, işe alınması ve eğitilmesi, ilişkilerin sürdürülmesi, çalışanların sağlığının, güvenliğinin ve refahının sağlanmasıyla ilgili işlemler. - Yemekhane, kafeterya, kreş, otopark vb. yerler için idari destek hizmetlerinin verilmesiyle ilgili işler. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler Çok geniş alana yayılmış bu işleri yapmak üzere bürolarda yöneticiler, uzmanlar, teknik ve profesyonel personel, memurlar, sekreterler, güvenlik görevlileri ve diğer büro personeli çalışır. Yöneticiler: Tüm büro faaliyetlerini planlayan, örgütleyen, yönelten, koordine eden ve kontrolünü yapan kişilerdir. Genellikle müdür, müdür yardımcısı ve şef gibi unvanlar alırlar. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler Uzmanlar, danışmanlar: Belli bir uzmanlık alanında teori, uygulama ve deneyim yoluyla geniş bilgi, beceri kazanmış ve ustalaşmış kişilerdir. Bu kişiler emir komuta zincirinde yer almazlar; büronun kurmay elemanlarıdır. Görevleri, yöneticiye ilgili oldukları konularda danışmanlık yapmaktır. Mali müşavir, avukat, ekonomist, siyaset bilimci, uluslararası ilişkiler uzmanı vb.leri genellikle büro ortamında çalışan uzmanlardır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler Memurlar: Geniş anlamda bir işi yapmakla görevlendirilmiş kişilerdir. Memur sözcüğü daha çok kamu hizmetlerinin yerine getirilmesinde asli ve sürekli olarak görev yapan kişiler olan “devlet memurları” için kullanılmaktadır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler Türk Kamu Hukuku’nda memurluk bir meslek olarak kabul edilir. Günümüzde memurlar, çağdaş toplumun önemli bir sınıfı haline gelmişlerdir. Büro memuru, öncelikli olarak belge (evrak) ya da kayıt yönetimiyle ilgili faaliyetleri yapmak üzere işe alınmış kişidir. Bu nedenle büro memuruna “kağıt süreçleme operatörü” denebilir. Büro memuriyeti ise, büro memurunun işi, görevi anlamında kullanılır. Bürolarda muhasebe memuru, kayıt kabul memuru, muhaberat memuru, sicil memuru, kütüphane memuru, dosya ve arşiv memuru vb. unvanlar alan çok sayıda memur çalışır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler Sekreterler: Büro ortamının gerektirdiği bilgilerle donatılmış, büroda çalışan bir ya da birkaç kişiye ya da tek bir yöneticiye yardımcılık yapan kişilerdir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler Sekreterlerin görev ve sorumluluklarının tümü, çalıştıkları bölüm ve bu bölümdeki yöneticiler çevresinde odaklanmıştır. Temel görevleri arasında, yazılı ve sözlü iletişimi sağlamak, ziyaretçilerle ve randevularla ilgilenmek, dosyalama ve belgelerle ilgili diğer işleri yapmak sayılabilir. Bir işletmede görev yaptıkları yere ve hiyerarşik düzeye göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici sekreter gibi unvanlar alırlar. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler Güvenlik görevlileri: Büro güvenliğinden sorumlu olarak çalışan bekçiler, güvenlik memurları, dedektifler ve bina bakıcıları bu grupta yer alır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

Büro Faaliyet Alanlarında Çalışan Kişiler Diğer büro personeli: Bürolarda stenograf, daktilograf, resepsiyonist, bilgi ve posta dağıtıcısı, kurye, veznedar, bilgisayar operatörü, santral görevlisi, temizlik görevlisi, tamir-bakım ve elektrik teknisyeni, şoför gibi farklı alanlarda hizmet veren personel de görev yapmaktadır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

ALTINCI HAFTA BÜROLARIN FAALİYETLERİNİN DEĞİŞİMİ, GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN FAALİYETLERİNİN DEĞİŞİMİ Günümüzde büro faaliyetlerinin önceliğini “asıl işi karar vermek olan” yöneticilerin ihtiyaç duyduğu veriyi ihtiyaç duyduğu türde ve formatta toplamak, işlemek ve bilgi haline dönüştürerek vermektir. O nedenle, büro işleri “hizmet işi” değil “bilgi işi” olarak değerlendirilmektedir. Büro çalışanları da “personelden” ziyade “bilgi işçisi” olarak nitelendirilmektedir. Büro faaliyetleri, örgütün asıl işlevleri olan planlama, örgütleme, kadrolama, yöneltme ve denetim faaliyetlerinin yanında ikincil nitelikte çalışmalardır. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

BÜROLARIN FAALİYETLERİNİN DEĞİŞİMİ Büro faaliyetlerinin ikincil nitelikte olması bunların yardımcı ve kolaylaştırıcı nitelikteki işler olmasından kaynaklanmaktadır. Ancak bugün bürolarda yapılan işler ikincil olmaktan çıkmıştır. Hatta çağdaş bürolar, örgütün temel faaliyetlerini yürütecek şekilde çalışmalarını planlamaktadır.   İnsan kaynakları yönetiminin gelişmesi, bilginin bir sektör olarak metalaşması (alınıp satılabilmesi) büro faaliyetlerinin temel işi haline gelmiş ve klasik dönemlerde yapılan büro faaliyetleri gelenekselleştirmiştir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Hizmet ve mal üretiminin otomasyona dayalı olarak yapılması nedeniyle günümüzdeki çağdaş bürolar, bilgi teknolojilerini kullanarak bilgiyi işleyen, depolayan ve hizmete sunan kuruluşlar olarak 21.yüzyılda yerlerini almışlardır. “Büro otomasyonu” şeklinde de ifade edilen bu işlemler, bilgisayar sistemleri, modemler, terminaller (networks) ve e- mail gibi araçlarla gerçekleştirilmektedir.   Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Hizmet ve mal üretiminin otomasyona dayalı olarak yapılması nedeniyle günümüzdeki çağdaş bürolar, bilgi teknolojilerini kullanarak bilgiyi işleyen, depolayan ve hizmete sunan kuruluşlar olarak 21.yüzyılda yerlerini almışlardır. “Büro otomasyonu” şeklinde de ifade edilen bu işlemler, bilgisayar sistemleri, modemler, terminaller (networks) ve e- mail gibi araçlarla gerçekleştirilmektedir.   Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Çağdaş Bir Büronun Yapısı; Geniş bir alana yerleşmiştir. Çok sayıda personeli vardır. Çalışanların eğitim düzeyleri yüksektir. Çağdaş makinalar ve teknikler kullanılır. Yüksek beceri ve uzmanlık gerektirir. Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Kaynak: Brealey: 1982, 14; Benligiray ve diğerleri: 1991, 9. Büronun Yapısı Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

« Eğer bir işletmenin organizasyonu zayıf ve yönetimi yetersiz ise, o işletmede hiçbir şeyin doğru gitmesi beklenemez. » Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Destekleyici duvarlar, finansal kontrol ve üretim kalitesidir. Eğer bu duvarlar zayıf ise, tüm yapı çökebilir. İşletmenin bütün faaliyetlerini destekleyecek geliri sağladığı için pazarlama koruyucu çatıyı oluşturur. Çünkü bir işletmenin yaşamını sürdürebilmesi, büyük ölçüde üretime ve ürettiği mal ve hizmeti pazarlayabilme başarısına bağlıdır.   Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi

GELENEKSEL BÜROLARIN ÇAĞDAŞ BÜROLARA DÖNÜŞTÜRÜLMESİ Destekleyici duvarın ve koruyucu çatının ayakta kalabilmesi için ara katlardaki tüm bölümlerin işlevlerini tam olarak yerine getirmesi gerekir. Ara katlardaki işlevlerin tümü de büro hizmetlerinden oluşmaktadır.   Öğr.Gör.Ercan KOÇOĞLU | www.ercankocoglu.com | ercan@ercankocoglu.com | Uludağ Üniversitesi