LOGO E-Defter Uygulaması

e-Defter Akış şeması Kaynak: edefter.gov.tr (Teknik Kılavuz)

E-Defterin formatı ve Teknik Yöntemleri E-Defter yapısı , formatı ve teknik yöntemleri E-Defter yapısı nedir? Defterlerin elektronik ortamda hazırlanması için xml formatında bir standart olan ve uluslararası kullanıma sahip XBRL (eXtensible Business Reporting Language) Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili esas alınmıştır. Belirtilen standartlara uygun olarak hazırlanan elektronik defterlerin değişmezliğinin, kaynağının ve bütünlüğünün sağlanmasında gerçek kişiler için elektronik imza , tüzel kişiler için mali mühür kullanılacaktır. E-Defterin formatı ve Teknik Yöntemleri Açık (ücretsiz) bir standart olan ve lisans gerektirmeyen XBRL, finansal bilgilerin elektronik transferi için kullanılan XML tabanlı genel bir işaretleme dilidir. XBRL hem e-defter uygulamalarında hem de finansal raporlamalarda geniş bir esnekliğe sahip XML ailesine mensup bir dildir. Defter ve beratlar xml dosyası UTF-8 dil kodlaması ile oluşturulmalıdır.

E-Defterin Bilgileri

E-Defterin Bilgileri

Logo E-defter Uygulaması Aylık olarak e-defterlerin xml formatında oluşturulması sağlanır. e-Defter oluşturulurken eksik ve hatalı kayıtların otomatik tespit edilmesi ve raporlanması sağlanır e-defter dosyaları ile birlikte, defterlerin bütünlüğünü garantileyen imzalanmış/mühürlenmiş berat dosyasının oluşturulması sağlanır. Oluşan xml dosyaların içeriğinin kontrol amaçlı görüntülenebilmesine olanak sağlar. Maximum 200 MB ‘lık birden fazla dosyanın aynı anda oluşması ve paketlenmesi sağlanmaktadır. Hatalı veri oluşumunun schematron kontrolleri ile engellenmesi

Logo E-defter Uygulaması ÖNEMLİ : Sistem işletmeni firma tanımında Genel Bilgiler eksiksiz doldurulmalı

Logo E-defter Uygulaması ÖNEMLİ : e-Devlet tabında e-defter kullanıcısı ve kontrol tipi belirlenmeli.

Logo Ürünlerinde Yapılması Gereken Ön Tanımlar • Logo E-Defter uygulaması yüklenmeli. • Sistem İşletmeni (SYS) Yönetim\Firma tanımında, “e-defter kullanıcısı” check’i atılmalı. (Resim1 No:1) • Firma tanımında, Firma ünvanı ticari sicil gazetesinde yayınlandığı gibi birebir aynı doldurulmalıdır. (Resim1 No:2) • Firma tanımında, Genel bilgiler tabındaki adres ve iletişim bilgileri eksiksiz doldurulmalıdır. (Resim1 No:3) • Firma tanımında, NACE kodu 6 karakter olarak girilmedir. (Resim1 No:5)

Logo Ürünlerinde Yapılması Gereken Ön Tanımlar Sistem İşletmeni (SYS) Yönetim\Kullanıcılar altındaki kullanıcı detaylarında, Adı, Soyadı bilgisi girilmeli. (Res.11) Kurum Tipi: Gerçek/Tüzel seçimine dikkat edilmelidir. (Resim1 No:4) Kurum Tipi Tüzel Kişi olarak seçilmiş ise Vergi numarası vergi dairesi bilgilerinin doğru bir şekilde girilmesi gerekmektedir Kurum Tipi Gerçek Kişi olarak seçilmiş ise, Firma tanımı içerisindeki işveren bilgileri tanındaki Adı, Soyadı ve TC Kimlik bilgilerinin doğru bir şekilde girilmesi gerekmektedir. (Resim2) Not: Kurum tipine göre girilen Vergi yada TC Kimlik numaralarının doğruluğuna dikkat edilmelidir, oluşacak olan xml dosyalarının başlığı ve içeriği burada girilen veri ve seçime göre oluşmaktadır.

Logo Ürünlerinde Yapılması Gereken Ön Tanımlar İşveren Bilgilerinin Girilmesi

Logo Ürünlerinde Yapılması Gereken Ön Tanımlar Firma tanımı mali müşavir tabı eksiksiz doldurulmalı. (Resim3) Sözleşme başlığı altında yer alan bilgiler; ilgili Mali müşavir ve hangi tarihten itibaren çalışılmaya başlandığı bilgisi tanımlanmalı.

Logo Ürünlerinde Yapılması Gereken Ön Tanımlar Firma Tanımları, Bağlantı Ayarları tabında bulunan "Zaman Damgası Sunucu Bilgileri" doldurulmalı.(Resim4)

Logo Ürünlerinde Yapılması Gereken Ön Tanımlar Ticari sistem yönetimi / Muhasebe (Go Ticari sistem yönetimi / Muhasebe plus ürününde Diğer işlemler/Çalışma bilgileri)parametrelerinden e-defter dosyalarının oluşacağı “E-Defter Kataloğu”belirlenmelidir. Bu katalogun bulunduğu yerde xbrl e ait xml, xsd ve xslt katalogları otomatik oluşturulur, bu kataloglar silinmemeli. (Resim5) Not: Sistem işletmeninde Firma tanımında “e-defter kullanıcısı” check i seçili değilse Muhasebe parametrelerinde “E-Defter Kataloğu” parametresi gelmemekte.

Logo Ürünlerinde Yapılması Gereken Ön Tanımlar • Ticari sistem yönetimi / Muhasebe/ İşlemler bölümündeki Yevmiye Madde Numaralama işlemi ile ilgili ay içindeki muhasebe fişlerine yevmiye madde numarası verilmelidir. (Resim11) Not: Sistem işletmeninde Firma tanımında “e-defter kullanıcısı” check i seçili değilse Muhasebe parametrelerinde “E-Defter Kataloğu” parametresi gelmemekte.

LOGO e-Defter Uygulaması Genel Muhasebe Ana Kayıtlar altından E-Defterler modülüne ulaşılır .

E-Defter Oluşturma İşlem Adımları Dosya oluştur işlemi sırasında, E-defter için gerekli bilgilerde eksiklikler bulunuyor ise gelen uyarı ekranında eksik bilgiler listelenmektedir. (Resim10) (Dosya oluştur işlemi sonrasında bu dosyalar belirtilen E-Defter kataloğunda oluşacaktır) Dosya oluştur işlemi sorunsuz tamamlandıktan sonra sırası ile;

E-Defter Oluşturma İşlem Adımları Dosya oluştur işlemi sırasında, E-defter için gerekli bilgilerde eksiklikler bulunuyor ise gelen uyarı ekranında eksik bilgiler listelenmektedir. (Resim10) (Dosya oluştur işlemi sonrasında bu dosyalar belirtilen E-Defter kataloğunda oluşacaktır) Dosya oluştur işlemi sorunsuz tamamlandıktan sonra sırası ile;

E-Defter Oluşturma İşlem Adımları Logo e-Defter uygulamasına program içerisindeki, Genel Muhasebe altındaki ana kayıtlar bölümünden ulaşılır ve açılan E-Defter ekranında daha önce oluşturulan kayıtlar listelenebilmekte ve defterlerin durumları görülebilmektedir.   • Logo e-Defter ‘de yeni bir defter oluşturmak için ekranın sol alt tarafında bulunan Yevmiye Defteri , Defter-i Kebir seçeneklerine basılarak defter oluşturma ekranına ulaşılır. (Resim6)

Yevmiye defteri Yevmiye defteri butonuyla açılan form kaydedilir.

E-Defter Oluşturma İşlem Adımları Yevmiye defteri ve Defteri-i Kebir oluşturma ekranında, defterin oluşturulacağı ay ve yıl bilgisi  girilmelidir. (Resim7 –Resim8)

E-Defter Oluşturma İşlem Adımları • Kaydedilen Yevmiye defteri ve Defteri-i Kebir kaydı listeden seçilip, sağ alt kısımda bulunan dosya oluştur seçeneği tıklanarak xml kaydının oluşması sağlanmalıdır. (Resim9)

Yevmiye defteri E-Defter Oluşturma İşlem Adımları Oluşturulan e-defter dosyası, “Dosya İmzala” butonu ile mali mühür/e- imza ile imzalanır.

Yevmiye defteri E-Defter Oluşturma İşlem Adımları “Berat İmzala” butonu yardımıyla Gelirler İdaresine gönderilecek imzalı berat dosyasının oluşması sağlanır.

Elektronik Defter Dosyası E-Defter Oluşturma İşlem Adımları Elektronik Defter Dosyası Xbrl shemaları kullanılarak oluşan yevmiye dosyasına ait görüntü

Berat dosyası E-Defter Oluşturma İşlem Adımları Xbrl shemaları kullanılarak oluşan berat dosyasına ait görüntü

Yevmiye defteri E-Defter Oluşturma İşlem Adımları “İmzalı Berat” dosyası zip formatı ile sıkıştırılmış şekilde oluşturulur ve www.edefter.gov.tr adresinde bulunan “e-defter uygulaması”na yüklenir.

edefter.gov.tr adresinde bulunan ‘‘e-defter uygulaması’’ Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi edefter.gov.tr adresinde bulunan ‘‘e-defter uygulaması’’

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi Belirtilen formatlara göre hazırlanmış paketler e-Defter Uygulaması üzerinden Başkanlığa gönderilecektir. Bunun için öncelikle e-Defter Uygulamasına giriş yapılmalıdır. e-Defter Uygulamasına tüzel kişiler mali mühür sertifikası ile gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifika ile gireceklerdir. Kullanıcı sisteme giriş yaptıktan sonra standartlara uygun paketin Başkanlığa gönderimini gerçekleştirir. Kontrollerden geçmiş paket Başkanlığın Mali Mühür ile onaylanır. Kullanıcı Başkanlık tarafından onaylanmış paketi indirebilir. https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresinden e-Defter Uygulaması giriş sayfasına gidilir.

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi “Başla” düğmesine basılarak oturum kodu alma işlemi gerçekleşir. Akıllı kartın türü ve akıllı kart şifresi girilerek “Tamam” düğmesine basılır.

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi Kullanılacak sertifika seçilir ve “Tamam” düğmesine basılır.

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi Sisteme giriş için “İmzala” düğmesine basılır.

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi Mali mühür ya da güvenli elektronik imza ile e-Defter Uygulamasına giriş yapıldıktan sonra uygulama ana ekranı gelecektir.

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi Uygulama ana ekranından “Paket Yükle” menüsü seçilerek hazırlanan berat paketinin yükleme işlemi gerçekleştirilir.

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi İstenirse birden fazla paket çoklu olarak seçilerek yükleme işlemi yapılabilir.

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi Paket yükleme işlemi başarılı bir biçimde gerçekleşmesi halinde sistem tarafından bir işlem numarası verilir.

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi Paketin durumu “Paket Listesi” menüsünden de takip edilebilir.

Berat Paketinin e-Defter Uygulamasına Yüklenmesi Yüklenen paket içerisinde bulunan berat xml dosyası sistem tarafından gerekli kontrollerden geçirilir. Kontrolleri geçen dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının mali mührü ile de mühürlenerek defter sahibinin erişimine sunulur. Erişime sunulan dosya söz konusu defterin geçerliliğini ispat bakımından muhafaza ve ibraz edilmek üzere e-defter kataloğunda xml dosyaları ile birlikte saklanmalıdır.

Logo Ürünlerinde Muhasebe Kuralları Açısından Dikkat Edilmesi Gereken Konular; • E-Defter oluşturmadan önce ilgili ay için yevmiye madde numaralama işlemi yapılmalıdır. • Birebir muhasebeleştirme en uygun yöntemdir, yapılamaması durumunda, muhasebe fişleri içerisindeki F9 menüye eklenen “Belge Detayı” alanları doldurulmalıdır. • Defter dosyaları aylık hazırlanıp sırası ile gönderilmeli. • E-defter oluşturulduktan sonra, oluşan dosyada eksik bilgiler olması durumunda program tarafından verilen uyarılar log a yazılmakta ve rapor halinde verilmektedir, bu kayıtlar dikkate alınmalı ve tamamı düzeltilmelidir. • Elle girilen muhasebe fişlerinin kaynak belge detaylarında bulunan “Ödeme Tipi” alanı her belge için doldurulmak zorunda değildir. Belge bir ödeme işlemini içeriyorsa doldurumalıdır. 100-101-102-103 vs. gibi hesapların bulunması durumunda muhakkak doldurulmalı. • Defter dosyalarının imzalama aşamasında mali mühür veya elektronik sertifika imzalamanın yapılacağı makinede bulunmalı. • GİB'e yükleme sırasında bağlantı hatası alınırsa, e-defter beratı zaman damgalı olarak imzalanmalı ve saklanmalı.

Logo Ürünlerinde Muhasebe Kuralları Açısından Dikkat Edilmesi Gereken Konular; Toplu muhasebeleştirme bile yapılsa burada muhasebeleştirme şekli; ”Bire Bir "olarak seçilip her fiş için bir mahsup ataması yapılmalıdır. Bunun nedeni devletin bizden her fiş için bir kaynak belge detayı istemesidir. Yani tek bir mahsupta birden fazla fişin kayıtı tutulmayacaktır. Eğer toplu muhasebeleştirme yapılması istenir ise bu durumda oluşan muhasebe fişinde her satır için tek tek kaynak belge detayının girilmesi gerecektir. Muhasebeleşen fişlere ait mahsup fişlerine asla değiştir ile girilmemesi lazım, sistem kaynak belge detaylarını oluşturduktan sonra(entegrasyon ile gelen mahsup fişlerinde kaynak belge detaylarını göremeyeceğiz fakat sistem bunları oluşturduğu için bizi yanılgıya düşürmesin) mahsup fişine değiştir ile girdiğinizde belge detayını fişten kopartır bu nedenle; fiş için yeniden muhasebe fişi oluşturmanız veya fiş içerisine manuel olarak kaynak belge detayı girişi yapmanız gerekir. Muhasebeleştirme işlemi yapan kullanıcılar asla silinmemeli. Bloke edilip aynı kod numarası ile yeni bir kullanıcı açılmalıdır. Kullanıcı detay bilgilerde ;kullanıcı adı ve soyadı tanımlamaları yapılacaktır. Beratları gönderilen fişlerde geriye yönelik asla değişiklik yapılmayacaktır. Yevmiye madde numaralama işlemi her ay yapılacaktır. Bir sonraki ay kalan numaradan devam edecektir.  Zaman damgası kontörlü olarak alım yapılır. (TÜBİTAK'tan alınmaktadır.) Gib e yüklenen defter beratları mutlaka indirilip ilgili klasöre yüklenmelidir. (E-defterin saklama yükümlülüğü Mükelleftedir) E-defter kapsamında tanımlaması yapılacak olan klasörde hiçbir belge silinmemeli ve bu klasör güvenli bir şekilde saklanmalıdır.

Sistem İhtiyaçları Sistem İhtiyaçları ; • E-Defter uygulamasının çalıştırılacağı terminalde; Gerçek kişilerde elektronik sertifika (e-imza), Tüzel kişilerde mali mühürün yüklenmesi gerekmektedir. • Elektronik sertifika (e-imza) ile ilgili (Turktrust,E-Güven) sürücü ve kurulum setupları yüklenmiş olunmalıdır • Tüzel kişilerde mali mühür ile ilgili Kamusm’den sürücü ve akıllı kartın yüklenmiş olması gerekmektedir. (http://www.kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/) • E-Defter Uygulamasına giriş sadece elektronik imza ya da mali mühürle yapılmaktadır, Giriş için sistem gereksinimleri: Sisteminizde Oracle JRE 1.6 ya da üzeri bir sürümü kurulu olmalıdır. Eğer sisteminizde bu uygulama kurulu değilse kurulum için http://www.java.com adresini ziyaret edebilirsiniz. Elektronik İmza / Mali Mühür ile sisteme giriş uygulaması aşağıdaki web tarayıcıları desteklenmektedir. Lütfen bu web tarayıcılarından belirtilen sürümünü yada daha üst bir sürümünü kullanınız; Mozilla Firefox 5  Google Chrome 13  Opera 9  Apple Safari 5  MS Internet Explorer 8 Tavsiye edilen web tarayıcıları: Chrome 13+, Firefox 5+, Opera 9+, Safari 5+, IE 8+ e-Defter uygulamasına girişte ve aktarımda yaşanabilecek sıkıntılar ile uygulama kullanım klavuzuna https://uygtest.edefter.gov.tr/edefter/eimza-yardim.jsp linkinden ulaşılabilir.

e-Devlet Uygulamalarının Adaptasyon Sürecinde de Yanınızda... Dönüşüm Başladı! LOGO, e-Devlet Uygulamalarının Adaptasyon Sürecinde de Yanınızda... Teşekkürler….