Şubat 2007

1. Aşama: İletişim -Bölüm Erasmus Temsilcisi ve Staj Danışmanı: Erasmus sürecinde akademik danışmanınızdır. -AB Ofisi Erasmus Koordinatörü: Erasmus evrak sürecinde danışmanınızdır. -Misafir Olunacak Üniversite/Kurum: Staj programı yürütmesi. -Bölüm Erasmus Temsilcisi ve Staj Danışmanı: Erasmus sürecinde akademik danışmanınızdır. -AB Ofisi Erasmus Koordinatörü: Erasmus evrak sürecinde danışmanınızdır. -Misafir Olunacak Üniversite/Kurum: Staj programı yürütmesi.

2. Aşama: Davet/Kabul Mektubu ve Başvuru - Staj yapacağı kurumu öğrenci bulur. -Staj yapacağı kurumdan davet/kabul mektubu ister ve bu belgeyi AB Ofise başvuru evrakları ile birlikte teslim eder. (Kabul mektubunun takibini öğrenci yapar.) Başvuru Evrakları: Başvuru Formu (Üniversite web sayfasında), Transcript, İngilizce belgesi, kabul mektubu ! Öğrenci Kabul mektubunu AB Ofise teslim etmeden başvuru yapmış sayılmaz, değerlendirmeye alınmaz. - Staj yapacağı kurumu öğrenci bulur. -Staj yapacağı kurumdan davet/kabul mektubu ister ve bu belgeyi AB Ofise başvuru evrakları ile birlikte teslim eder. (Kabul mektubunun takibini öğrenci yapar.) Başvuru Evrakları: Başvuru Formu (Üniversite web sayfasında), Transcript, İngilizce belgesi, kabul mektubu ! Öğrenci Kabul mektubunu AB Ofise teslim etmeden başvuru yapmış sayılmaz, değerlendirmeye alınmaz.

3.Aşama: Seçim Değerlendirme Ölçütleri: Genel Not Ortalaması %55 İngilizce Dil Puanı %45 * Kendi staj yerlerini bularak başvuran öğrenciler arasından, yukarıdaki seçim kriterleri esas alınarak, bütçe kontenjanı dahilinde seçim yapılır ve ilan edilir. Değerlendirme Ölçütleri: Genel Not Ortalaması %55 İngilizce Dil Puanı %45 * Kendi staj yerlerini bularak başvuran öğrenciler arasından, yukarıdaki seçim kriterleri esas alınarak, bütçe kontenjanı dahilinde seçim yapılır ve ilan edilir.

4. Aşama: Pasaport -Seçimin ardından, öğrenci harçsız pasaport almak istiyorsa, AB Ofisine bildirir. -Bu yazı en az 2 gün sonra imzalanmış olarak AB Ofisinden istenir. - Yazı ile onay almak için Ulus Vergi Dairesine gidilir. -Onay sonrası, yazı Emniyet Genel Müdürlüğüne verilerek pasaport için harç ücreti ödenmez fakat defter ücreti ödenir. -Seçimin ardından, öğrenci harçsız pasaport almak istiyorsa, AB Ofisine bildirir. -Bu yazı en az 2 gün sonra imzalanmış olarak AB Ofisinden istenir. - Yazı ile onay almak için Ulus Vergi Dairesine gidilir. -Onay sonrası, yazı Emniyet Genel Müdürlüğüne verilerek pasaport için harç ücreti ödenmez fakat defter ücreti ödenir.

5. Aşama: Vize - Vizeye öğrenci kendisi başvurur ve bu süreç öğrencinin kendi sorumluluğundadır. - Pasaportun alınmasının ardından, öğrenci, vize için ilgili elçilik ile temasa geçip, gerekli evrakları öğrenir. - Vizeye başvurmadan önce elçiliğe götürmek üzere, AB Ofisinden öğrencinin hibe alacağını belirten bir yazı istenir. - Vize için istenen tüm belgeler tamamlandıktan sonra, elçilikten alınan randevu günü ve saatinde tüm belgeler teslim edilir. ! Çoğu ülke 3 ayı geçen süreler için “Çalışma İzni” istediğinden öğrencinin stajı 3 ay sürecekse, bu süre vize başvuru formunda 3 aydan birkaç gün (en az 2 ay 25 gün olarak) eksik olarak gösterilerek vize başvurusu yapılmalıdır. Aksi takdirde, çalışma belgesi alması için öğrenciden farklı belgeler istenip, süreç uzayacaktır. - Vizeye öğrenci kendisi başvurur ve bu süreç öğrencinin kendi sorumluluğundadır. - Pasaportun alınmasının ardından, öğrenci, vize için ilgili elçilik ile temasa geçip, gerekli evrakları öğrenir. - Vizeye başvurmadan önce elçiliğe götürmek üzere, AB Ofisinden öğrencinin hibe alacağını belirten bir yazı istenir. - Vize için istenen tüm belgeler tamamlandıktan sonra, elçilikten alınan randevu günü ve saatinde tüm belgeler teslim edilir. ! Çoğu ülke 3 ayı geçen süreler için “Çalışma İzni” istediğinden öğrencinin stajı 3 ay sürecekse, bu süre vize başvuru formunda 3 aydan birkaç gün (en az 2 ay 25 gün olarak) eksik olarak gösterilerek vize başvurusu yapılmalıdır. Aksi takdirde, çalışma belgesi alması için öğrenciden farklı belgeler istenip, süreç uzayacaktır.

Staj Süresi Erasmus Stajı lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri için 3-12 ay arasında yapılabilir. 3 ay süre=2 ay 25 gün ve daha fazlası olmalıdır. 2 ay 25 günden az staj yapmış öğrencinin Erasmus hibesi tamamıyla geri istenir. Bu süre, dönüşte öğrencinin karşı kurumdan imzalanmış olarak getireceği Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance) ile kontrol edilir. Erasmus Stajı lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencileri için 3-12 ay arasında yapılabilir. 3 ay süre=2 ay 25 gün ve daha fazlası olmalıdır. 2 ay 25 günden az staj yapmış öğrencinin Erasmus hibesi tamamıyla geri istenir. Bu süre, dönüşte öğrencinin karşı kurumdan imzalanmış olarak getireceği Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance) ile kontrol edilir.

5. Aşama: Belgeler Training Agreement and Quality Commitment (Eğitim Anlaşması ve Kalite Taahhüdü): Öğrencinin staj çalışmalarına ait detaylı çalışma programlarını Erasmus Bölüm Koordinatörü ve staj kuruluşuyla birlikte hazırlamaları gerekmektedir. Çalışma programı staj süresinin tamamını kapsayacak şekilde hazırlanmalıdır. Bu belgede çalışma programının yanı sıra beceri, yeterlilik ve tanınma(AKTS kredisi) belirtilmelidir. Zorunlu stajın olduğu bölümlerde öğrencinin Erasmus stajının sayılıp sayılmaması bölümlerin insiyatifindedir. Erasmus Bölüm Koordinatörü, stajdan sorumlu yetkili ve öğrenci olmak üzere tüm taraflarca onaylanan bu belge 3 nüsha olmalıdır. Biri öğrenci, biri AB Ofisi, diğeri de karşı kuruma gönderilir. Bu belge AB Ofisince teslim alınmadan öğrenciye hibesi ödenmez. 5. Aşama: Belgeler Training Agreement and Quality Commitment (Eğitim Anlaşması ve Kalite Taahhüdü): Öğrencinin staj çalışmalarına ait detaylı çalışma programlarını Erasmus Bölüm Koordinatörü ve staj kuruluşuyla birlikte hazırlamaları gerekmektedir. Çalışma programı staj süresinin tamamını kapsayacak şekilde hazırlanmalıdır. Bu belgede çalışma programının yanı sıra beceri, yeterlilik ve tanınma(AKTS kredisi) belirtilmelidir. Zorunlu stajın olduğu bölümlerde öğrencinin Erasmus stajının sayılıp sayılmaması bölümlerin insiyatifindedir. Erasmus Bölüm Koordinatörü, stajdan sorumlu yetkili ve öğrenci olmak üzere tüm taraflarca onaylanan bu belge 3 nüsha olmalıdır. Biri öğrenci, biri AB Ofisi, diğeri de karşı kuruma gönderilir. Bu belge AB Ofisince teslim alınmadan öğrenciye hibesi ödenmez.

AKTS Kredi Hesaplanması Öğrenci yurt dışında geçirilen staj süresinin kendi bölümü tarafından tam olarak ve AKTS kredileri kullanılarak Diploma Eki’ne kaydedilmek suretiyle tanınması gereklidir. Erasmus staj AKTS belirlenmesi Erasmus Bölüm Koordinatörü ve Bölüm Başkanının onayı dahilinde olmalıdır. Bilindiği üzere AKTS harcanan toplam emeğin kredilenmesidir. AKTS miktarı her staj öğrencisi için farklılık gösterir. Öğrenci yurt dışında geçirilen staj süresinin kendi bölümü tarafından tam olarak ve AKTS kredileri kullanılarak Diploma Eki’ne kaydedilmek suretiyle tanınması gereklidir. Erasmus staj AKTS belirlenmesi Erasmus Bölüm Koordinatörü ve Bölüm Başkanının onayı dahilinde olmalıdır. Bilindiği üzere AKTS harcanan toplam emeğin kredilenmesidir. AKTS miktarı her staj öğrencisi için farklılık gösterir.

-Akademik Onay Formu: Öğrencinin kendi kurumunda alacağı staj karşılık misafir olacağı kurumda alacağı staj denkliğini ve kredilerini gösteren belgedir. - Öğrenci Bilgi Formu: (Web sitesinden indirilerek öğrenci tarafından doldurulmalıdır.) -Akademik Onay Formu: Öğrencinin kendi kurumunda alacağı staj karşılık misafir olacağı kurumda alacağı staj denkliğini ve kredilerini gösteren belgedir. - Öğrenci Bilgi Formu: (Web sitesinden indirilerek öğrenci tarafından doldurulmalıdır.)

6.Aşama: Hibe Ödemesi - Öğrenci üniversitenin bildirdiği şubeden Euro hesabı açtırır. -Öğrenci IBAN No, vs. bilgisini AB Ofisine bildirir. -Staj sözleşmesi öğrenci ile üniversite arasında imzalanır. -Sözleşme imzalandıktan ve öğrenci belgeleri tamamıyla AB Ofisine ulaştıktan sonra öğrenciye %100’ e kadar staj hibesi ödenir. -Öğrenci staj yapacakları kurumdan aylık maaş alabilir, maaş konusu o kurumun insiyatifindedir. - Öğrenci üniversitenin bildirdiği şubeden Euro hesabı açtırır. -Öğrenci IBAN No, vs. bilgisini AB Ofisine bildirir. -Staj sözleşmesi öğrenci ile üniversite arasında imzalanır. -Sözleşme imzalandıktan ve öğrenci belgeleri tamamıyla AB Ofisine ulaştıktan sonra öğrenciye %100’ e kadar staj hibesi ödenir. -Öğrenci staj yapacakları kurumdan aylık maaş alabilir, maaş konusu o kurumun insiyatifindedir.

7. Aşama: Dönüş Dönüş esnasında getirilecek evrakların takibi ve sorumluluğu öğrenciye aittir. Staj devamını sağlayamayan öğrenciye yapılan hibe ödemesi tamamıyla geri alınacaktır.(Öğrenci stajını 2 ay 25 günden az yapmış olduğu durumlarda da hibe tamamıyla geri istenir.) Öğrenci Final Raporu (Webde) Katılım Sertifikası (tarihlerine göre toplam hibe yeniden hesap edilir.) Dönüş esnasında getirilecek evrakların takibi ve sorumluluğu öğrenciye aittir. Staj devamını sağlayamayan öğrenciye yapılan hibe ödemesi tamamıyla geri alınacaktır.(Öğrenci stajını 2 ay 25 günden az yapmış olduğu durumlarda da hibe tamamıyla geri istenir.) Öğrenci Final Raporu (Webde) Katılım Sertifikası (tarihlerine göre toplam hibe yeniden hesap edilir.)

Bilgi için: Prof.Dr.İsmail Bircan Erasmus Kurum Koordinatörü Hale Şen AB&Uluslararası İlişkiler Ofis Koordinatörü