KONAKLAMA İŞLETMELERİ MUHASBESİ Öğr. Gör. Şenol Doğan

MUHASEBE BÖLÜMÜ Otel işletmelerinde tüm faaliyetlerin etkin bir şekilde yürütülmesi, düzenli işleyen bir muhasebe sisteminin bulunmasına bağlıdır. Ayrıca, bu sistemin otel yöneticilerinin tüm ihtiyaçlarını karşılayacak ve belirlenen amaçlara hizmet edebilecek bir niteliğe sahip olması gerekir. Muhasebe bölümü otelde yürütülen faaliyetlerle ilgili hesapların kaydedilmesi, sınıflandırılması ve bunlarla ilgili raporların eksiksiz bir şekilde hazırlanması ile görevlidir.

Muhasebe Bölümünün Amaçları İşletmenin varlık ve kaynaklarıyla ilgili değer hareketlerinin kayıt ve kontrolünü sağlamak. Otel departmanlarının birbirlerinin toplam gelir ve giderleri içindeki payını tespit etmek, sonuçta işletmenin bir bütün olarak gelir ve giderlerini belirtmek. Müşterilere sunulan mal ve hizmetlerin maliyetlerini (oda, yemek ve içki fiyatları gibi) tespit etmek. Kısa ve uzun dönemli yatırım ve pazarlama politikalarının belirlenerek gelecekteki kazanç ve kayıpları tespit etmek. Geçmiş hesap dönemlerindeki bilgilere dayanarak istatistiki bilgiler sağlamak, İşletme yöneticilerinin sağlıklı karar alabilmeleri ve işletmeyi yönetebilmeleri için gerekli bilgileri hazırlamak (Denizer vd..1995: 166).

Muhasebe Bölümü Bilgisayar Kullanımı Konuk hesap kartlarının elektronik olarak yapılması, Her oda ve konuk için ayrı bir folio yaratılması, Bölümlerdeki satış noktalarında (terminallerde) satışlarla ilgili kayıtların anında ve otomatik yapılması, Gece kontrolünün yapılması aşamasında hesap özetinin otomatik yapılması,Ayrıntılı olarak raporların hazırlanması ve konuk kredi limitlerinin kontrolünün yapılmasıdır.

KONAKLAMA İŞLETMELERİNİN ORGANİZASYON YAPISI VE MUHASEBE DEPARTMANIN YERİ Büyük otel işletmelerinde muhasebe departmanı otel genel müdürüne bağlı olarak çalışır. Zincir otellerde genellikle genel merkezin daha gelişmiş muhasebe bölümü vardır. Bu bölüm, zincire bağlı otellerdeki işleyiş durumuna nezaret eder. Muhasebe departmanının iki temel görevi vardır. Birincisi, alacakların hesabını yapmak ve finansal raporları hazırlamak, ikincisi olarak da sonuçları kontrol etmektir.

Otel Organizasyonunu Meydana Getiren Bölümler

MUHASEBE BÖLÜMÜ ORGANİZASYONU Muhasebe departmanının işlevini yerine getirebilmesi için muhasebe departmanının organizasyonu nasıl olacağının, kimlerin görev alacağının ve görev tanımlarının hiyerarşik yapı ile birlikte konaklama işletmesi yönetimince belirlenmiş olması gerekir. Şüphesiz tüm otel işletmeleri için geçerli tek tip bir muhasebe organizasyonu şemasının çizilemeyeceği ve işletmeden işletmeye muhasebe bölümü organizasyonunda farklılıklar bulunacağı açıktır.

Dedeman İstanbul Oteli Muhasebe Departmanı Organizasyon Yapısı

Muhasebe Departmanı Personelinin Görevleri Muhasebe Müdürü Tüm gelir gider departmanlarına ait günlük durum raporlarını, gece denetim raporlarını kontrol etmek. Hafta içi her gün veznedarın kesmiş olduğu kasa ile ilgili muhasebe fişlerinin kontrolünü yapmak. Satın alma talep formlarını onaylamak. Satın almalarda fiyatların incelemesini sağlamak. Bütçeyi aşan alımlarda satın alma talebini onaylamamak ve genel müdüre bilgi vermek.

Muhasebe Şefi Satış ünitelerinden gelen raporların, satış faturalarının ve masraf faturalarının muhasebeleştirilerek ilgili kayıtların yapılmasını sağlamak, Bankalardan hesap bakiyelerini almak, bankalara gerekli talimatları yazmak, Faturaları irsaliyeleri ile karşılaştırarak kontrolünü yapmak ve faturaların ödenebilir hale gelmesini sağlamak. Ödemelerin belirlenen yazılı usullere göre teminini yapmak.

Muhasebe Memuru Tüm faturaların muhasebeleştirilmesini yapmaktır Muhasebe Memuru Tüm faturaların muhasebeleştirilmesini yapmaktır. Stok faturalarını yiyecek içecek bölümünden transfer etmek. Faturaların irsaliyeleri ile karşılaştırarak, kontrolünü yapmak ve faturaların ödenilebilir hale gelmesini sağlamak. Ödeme günlerinde ödeme listesini hazırlamak, satıcıların makbuzlarını onaylayarak vezneden nakit veya çekle ödenmesini sağlamak.

Maliyet Kontrol (Cost Control) Şefi A) Günlük İşler Malzeme alımları konusunda öneriler sunulmalıdır. Günlük tesellüm, ambar, depolama ve ambardan çıkışlar kontrol edilmelidir. Yemek ve barlar porsiyon ve reçete kontrolleri yapılmalıdır. Departmanlar arası transfer, zayiatların ve iadelerin bilgisayar girişi günlük olarak yapılmalıdır. Barlar satış noktalarından gelen satış miktarları gece sonu sayımlarının bilgisayara işlenerek, stoklardan düşüşünü sağlanmalıdır.

B) Haftalık İşler Menü planlaması yapılmalıdır, Maliyet ve fiyatlandırma çalışmaları yapılmalıdır, Ara dönem bar sayımları yapılmalıdır. C) Aylık İşler Fiyatlandırma ve maliyet çalışmaları yapılmalıdır, Aylık tüm işletmenin yiyecek, içecek ve genel malzeme sayımları ve envanter çalışmaları yapılmalıdır, Departmanların maliyet analizleri hazırlanarak, departmansal bazda envanter farkları belirlenmelidir, Her ayın sonunda yapılan envanter çalışmaları muhasebeye gönderilmelidir.

Faturalara tesellüm kaşesi vurarak ambar giriş kayıtlarını yapmak. Tesellüm (Sayım) Memuru Görevleri Satın alınan tüm malzemelerin konaklama işletmesine teslim alma aşamasında kontrollerini yapmak. Fatura veya irsaliye üzerindeki değerler ile teslim alınan malları karşılaştırmak. Faturalara tesellüm kaşesi vurarak ambar giriş kayıtlarını yapmak. Ambar sorumlusu izinli veya rahatsız olduğu durumlarda onun işlerini yapmak. Ambar (Depo) Memuru Ambar kayıtlarını tutmak, Ambardaki malzemelerin yerleştirilmesi, sınıflandırılması, etiketlendirilmesi ve sınıflandırılmasını yapmak

Portör (Ambar İçisi) Teslim alınan malzemeleri raflara düzenli bir şekilde yerleştirmektir Ambarda eksilen malzemelerin tedarik edilmesi için ambar memuruna bilgi vermek. Mevcut gıda maddelerinin son kullanma tarihlerini kontrol etmek. Ay sonu sayımlarına katılmak, sayım öncesi düzenlemeleri yapmak.

Gece denetiminden (night audit) sonra yazıcıdan çıkarılan Gelirler Kontrolörü Gece denetiminden (night audit) sonra yazıcıdan çıkarılan tüm raporlar ile faturalardan yiyecek içecekle ilgili olanları maliyet kontrol şefinden, otel ile ilgili olanları da kredi şefinden teslim almak. Günlük raporların hazırlanmasına veri teşkil eden bilgi raporunu maliyet kontrol bölümüne göndermek Kat hizmetleri (hauskeeper) raporunu incelemek uyuşmazlık durumunda rapor düzenlemek ve muhasebe müdürüne bilgi vermek.

Havuz, otopark, çamaşırhanedeki yazar kasaların aylık Şef Kasiyer (General Cashier) Havuz, otopark, çamaşırhanedeki yazar kasaların aylık raporlarını almak, muhasebeye teslim etmek. Bankaya yatırılan depozitleri hotel hesabına işlenip işlenmediğini kontrol etmek. Günlük banka hesaplarının kontrolü yanında haftalık banka hesaplarını da kontrol etmektir. Veznedar Otel hâsılatı içerisinde yer alan ve TL olarak yapılmış ödemeleri kaydetmek. Kasa sayımı yapmak.

Kredili kalan konuklarla yapılan kredi sözleşmelerinin Kredi Servis Şefi Kredili kalan konuklarla yapılan kredi sözleşmelerinin takibini ve kontrolünü yapmak. Tahsilât yapılmayan veya geciken firmalara gerekli ikaz yazıları göndermek, Kredi Memuru Yapılan tahsilâtların vezneye teslim edilmeden önce kontrolünü yapmak Haftada iki kez ilgili banka şubelerine hesap cüzdanlarına işlettirmek, gelen havaleleri muhasebeleştirmek,

MUHASEBE İLE DİĞER DEPARTMAN İLİŞKİLERİ Ön Büro Muhasebe İlişkileri Muhasebe departmanı konuk ile direkt temas halinde olmadıklarından muhasebe kayıtları temel işlemleri ön büro tarafından yerine getirilir. Önceden ön büroda çalışan kasiyer muhasebe departmanının bir elamanı olarak çalışıyordu. Günümüzde konaklama işletmeleri otomasyon sayesinde kasiyer çalıştırmamakta ve ön kasa işlemleri ön büro elemanlarınca yerine getirilmektedir.

Muhasebe Bölümünün Otel Organizasyonundaki Yeri

Ön büro bölümünde konuk ile ilişkiler dört aşamada gerçekleşir Geliş öncesi aşamada: Konuğun rezervasyonu yapılır. Bu aşamada konaklama işletmesinde ön kayıt işlemleri yapılır. Konuktan ön ödeme veya kredi kartı numarası alınarak konaklama işletmesi gelirlerinin rezervasyon yaptırdığı halde gelmeyenlere (no show) karşı korunması amaçlanır. Geliş/varış aşamasında: Konuğun kayıt ve oda tahsisi işlemleri yapılır. bu aşamada konuğun satış noktalarında harcamalarını nasıl yapacağı, ara ödeme yapması gereken tutarlar, ödemeleri nasıl yapacağı, hangi pansiyon durumuna göre hangi fiyattan kalacağı belirlenir . konuğa bir hesap kartı (folio) açılır.

Konuğun konaklama aşaması: konuğun kalış süresi içinde çeşitli satış ünitelerinden kredili satın aldığı ürünler müşterinin oda hesabına aktarılır. Her gece saat 24’ten sonra gece denetimi işlemleri yapılır Konuğun işletmeden ayrılması: Konuğun yapmış olduğu harcamaları gösteren bir ekstre çıkartılarak müşteriye verilir. Eğer konuğun bir ihtirazı yoksa tahsilat yapılarak faturası kesilir. İşletmenin tahsilat politikasına göre; nakit, kredi kartı, travel çek vb şekillerden birini veya birkaçını kullanarak konuk ödemelerini yapacaktır.

Kat Hizmetleri Bölümü Muhasebe İlişkisi Muhasebe bölümü ile kat hizmetleri arasında bilgi alışverişi birçok konudan ortaya çıkmaktadır. Bu işlerin yürütülmesi için, şu raporla düzenlenir: Personel Devam Formu, - Oda Uyuşmazlık raporu. Housekeeper Raporu,

Muhasebe Bölümü Üniformalı Hizmetler Bölümü İlişkisi Üniformalı hizmetler konuğun kapıda karşılanması, odaya bagajların taşınması, yerel çekicilikler ve şehirdeki etkinlikler vb. konularda bilgi ihtiyacının karşılanması gibi işlerden sorumludur. Muhasebe üniformalı hizmetler bölümünün giderleri ile ilgili kayıtlarının tutulması ve takibini yapar.

Yiyecek İçecek Departmanı İle Muhasebe İlişkisi Yiyecek –içecek departmanı, konaklama işletmelerinin ikinci önemli gelir merkezidir. Dolayısıyla yiyecek –içecek gelirlerinin doğru bir biçimde izlenebilmesi ve muhasebe kayıtlarına geçirilebilmesi için bu bölümdeki bütün mali kaynaklı işlemlerin belgeye dayandırılması gerekir. Yiyecek –içecek departmanında kesilen adisyonlar ya peşin tahsil (kredi kartı da olabilir) ya da konuğun hesabına aktarılacaktır. Konuk adına açılan adisyonlar muhasebe departmanında çalışan kasiyerler tarafında alınır ve oda hesaplarına işlenir.

Yiyecek –içecek servisinin yapılabilmesi için katlanılacak giderlerin (malzeme, personel) izlenmesinde de yiyecek –içecek departmanı ile muhasebe departmanı ilişki halindedir. Konaklama işletmecileri yöneticileri karın maliyetleri aşağı çekerek arttırılabileceği gerçeğinden hareketle yiyecek maliyet kontrolünü çok önemsemektedirler. Muhasebe departmanında bulunan maliyet kontrolörü ve ekibi özellikle yiyecek–içecek maliyetlerini izlemekle görevlidir

Teknik Hizmetler Departmanı İle Muhasebe İlişkisi Otel işletmelerinde teknik bölüm, otelin değişik bölümlerinde kullanılmakta olan araç, gereç ve donanımları her zaman iyi bir şekilde işlevini yapacak şekilde hazır bunmasını sağlamakla görevli bölümdür. Bakım hizmetleri, onarım hizmetleri, tasarrufa yönelik hizmetler, eğitim hizmetlerinin aksamadan yürümesi için gerekli olan işler için harcanan giderlerin muhasebe departmanı tarafından kayıt altına alınır ve izlenir

İnsan Kaynakları İle Muhasebe Departmanı İlişkisi İnsan kaynakları departmanının sorumluluk alanlarına giren işleri yapabilmek için gerekli duyduğu araç, gereç, donanım, malzeme, personel için belirli harcamaların yapılmasına ihtiyaç duyar. İnsan kaynakları departmanı gider merkezi olması açısından muhasebe ile ilişki içindedir.

Pazarlama Ve Satış Departmanı İle Muhasebe İlişkisi Konaklama işletmelerinde pazarlama ve satış bölümü konukların ihtiyaç ve isteklerini analiz ederek işe başlar. Konukların isteklerine ve demografik özelliklerine göre pazarı bölümler ve pazara uygun ürünlerin üretilmesini sağlar. Üretilen ürünler pazar dilimlerindeki konuklara duyurulması ve konukların ürünleri alma yönünde harekete geçirilmesi için kullanılan araçlar devreye girer. Kişisel satış, reklâm, halkla ilişkiler, tutundurma süreçlerinde kullanılan araçlardır. Pazarlama ve satış departmanınca yapılan tüm bu faaliyetlerin konaklama işletmesine bir maliyeti vardır. Bir gider merkezi olarak pazarlama ve satış departmanı muhasebe ile ilişki içindedir

Güvenlik Departmanı İle Muhasebe Departmanı İlişkisi Konaklama işletmelerinde güvenlik denilince konukların ve personelin can ve mal güvenliği ile işletmenin mülkünün ve maddi unsurların emniyeti anlaşılmaktadır. Güvenlik departmanı ile muhasebenin ilişkisi bir gider merkezi olması nedeniyledir