RİZE VALİLİĞİ KAMU KURUM VE KURULUŞLARI ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI RİZE, 2014

T.C. BAŞBAKANLIK DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Serkan MENTEŞ - Selman SOLHAN www.devletarsivleri.gov.tr

Gündem - Elektronik Belge Yönetiminde Kullanıcının Rolü - Belge Yönetimi - Elektronik Belge Yönetiminin Faydaları - TS 13298 numaralı Elektronik Belge Standardının Oluşumu - İlgili Kanun, Yönetmelik ve Genelgeler - DAGM’nün Rolü ve Faaliyetleri - TS 13298 Numaralı Elektronik Belge Standardı - Personelin Değerlendirmesi

Personelin konu hakkında bilinç sahibi olması gerekmektedir. Elektronik Belge Yönetiminde Kullanıcının Rolü Personelin konu hakkında bilinç sahibi olması gerekmektedir.

En güzel programın dahi kurumda sağlıklı çalışabilmesi için personelin programa entegre edilmesi gerekmektedir.

Kullanıcının anlayacağı sadelikte, kolay kullanılabilir programlar tercih edilmelidir.

Kullanıcılar önyargılı (direnç) olmamalı ve teknolojiye ayak uydurmalı

Kullanıcının Standart Dosya Plan kodlarını doğru vermesi sağlanmalıdır.

Aksi halde aradığımız belgeyi bulmak çok zor olacaktır.

Belgelerin gelecek nesilleri sağlıklı bir şekilde aktarılması mümkün olmayacaktır.

Belge Nedir? Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış veya fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve form özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi olarak tanımlanabilir.

Doküman Belge İçeriğinin değiştirilmesine izin verilmez. Belgeler ancak kurumsal saklama planları çerçevesinde imha edilebilir ve imha işlemi kayıt altına alınır. Düzenleme ve tanımlama faaliyetleri kurumsal dosya tasnif planları çerçevesinde yapılır. Kurumsal ve bireysel faaliyetlerin delili olduğu için içerik, ilişki ve format bilgisi korunmalıdır. Yetkili imza ve / veya kurumsal onay bilgisi belgeye fiziksel ya da mantıksal olarak iliştirilmelidir. Üzerinde değişiklik yapılması mümkündür. Sahibi üreticisidir ve uygun gördüğü dokümanları imha edebilir. Düzenlenmesi, tanımlanması ve dosyalanması üreticisinin/sahibinin sorumluluğundadır. Dokümanın güvenli bir şekilde depolandığından üreticisi sorumludur. Kurumsal bir onay ve / veya kayıt sistemi içerisinde yer almayabilir

DOKÜMAN YÖNETİMİ BELGEYÖNETİMİ

Elektronik Belge Yönetimi Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format, ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmektir.

NEDEN EBYS ? Teknolojik Gelişmeler

Maliyet

Zaman Tasarrufu

Şeffaflık ve Hesap Verilebilirlik

Kolay Yönetebilme ve Hızlı Erişilebilirlik

Standartlaştırma

Arşivleme

Ekolojik Kazanç Ekolojik Kazanç

TSE 13298 Oluşum Süreci – 1 3 Aralık 2003 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu oluşturuldu. Elektronik İmza Kanunu 23 Ocak 2004 tarihinde yayınlandı ve 23 Temmuz 2004’de yürürlüğe girdi. Yüksek Planlama Kurulu tarafından 24 Mart 2005 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı yayınlandı.

TSE 13298 Oluşum Süreci – 2 Eylem Planı 37. Maddesi “Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır.”

TSE 13298 Oluşum Süreci – 2 E-DÖNÜŞÜM TÜRKİYE İCRA KURULU Karar Tarihi: 9 Eylül 2004 Karar No: 7 Karar Konusu: Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi İcra Kurulu, Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi konularında çalışmalar yapmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü görevlendirmiştir.

TSE 13298 Oluşum Süreci – 3 Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Marmara Üniversitesi ile işbirliği yaparak çalışmalara başlamıştır. 13 Temmuz 2005 “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.1.0)” DPT’nin organize ettiği bir toplantı ile kamu kurumlarının görüşlerine sunuldu ve internet üzerinden paylaşıma açıldı. Kamu kurumlarından ve özel sektörden gelen görüşler doğrultusunda referans model geliştirildi. Nisan 2006 tarihinde Referans Model standart formatına dönüştürülerek TSE’ye sunuldu. Temmuz 2006 tarihinde gözden geçirilmiş ikinci versiyon yayına hazır hale getirildi. Haziran 2007 tarihinde TS 13298 yayınlandı. Elektronik Belge Standartları. 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. 16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazete

Kanunlar Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun Kanun No : 3473 Tarihi: 28 Eylül 1988 Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2004). Resmî Gazete, Sayı: 25445, 27 Nisan 2004 Elektronik İmza Kanunu. (2004). Resmî Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004

Yönetmelikler Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2001). Resmî Gazete, Sayı: 24487, 08 Ağustos 2001 Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, Sayı: 25658, 02 Aralık 2004 KEP Yönetmeliği

Genelgeler Standart Dosya Planı. 2005/7 Başbakanlık Genelgesi. 25 Mart 2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete Elektronik Belge Standartları. 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. 16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazete Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esasları. 2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgesi. 28 Şubat 2009 tarihli Resmi Gazete

Diğer Çalışmalar E-yazışma Teknik Rehberi

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce Yapılan Çalışmalar

Eğitim, Rehberlik ve Denetim Çalışmaları 2009 yılında; Merkezi yönetimlere yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır. Toplantıya; 126 kamu kurum ve kuruluşundan 411 kişi katılmıştır.

Eğitim, Rehberlik ve Denetim Çalışmaları 2010 yılında yerel yönetimler, valilikler ve üniversitelere yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır. Toplantıya: Büyükşehir Belediyeleri, il belediyeleri ve nüfusu 100 bin’in üzerinde olan ilçe belediyeleri olmak üzere 146 birimden 286 kişi, 81 İlin özel idarelerinden 185 kişi, 89 Üniversiteden 183 kişi katılmıştır.

Eğitim, Rehberlik ve Denetim Çalışmaları 2013 yılında merkez teşkilatlar, yerel yönetimler, valilikler ve üniversitelere yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır. Toplantıya: Bakanlıklar, Genel Müdürlükler, Belediyeler ve Üniversitelerden gelen toplam 498 kurumdan 1250 kişiye eğitim verilmiştir.

Eğitim, Rehberlik ve Denetim Çalışmaları 01 Haziran 2009 dan bugüne kadar 106 kamu kurum ve kuruluşunda (bakanlık - genel müdürlük – belediye - üniversite) yerinde tespit, denetim ve eğitim çalışması yapılmıştır.

Amacı; Kamu kurum ve kuruluşlarını EBYS ve elektronik arşiv konusunda bilinçlendirmek, Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan EBYS çalışmalarını daha yakından takip edebilmek , Kurumlarda EBYS işlemlerinin standarda uygun bir biçimde ilerlemesini sağlamak, Kamuda EBYS konusunda bir birliktelik oluşturmak, Kamuda ortak çalışabilir bir platform oluşturmak.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar EBYS planlanırken öncelikle “Dosya Tasnif Planları” hazırlanmalıdır, Süreçler belirlenmeli iş akışları oluşturulmalıdır, Belge yönetim politikaları belirlenmeli, Belgelerin yönetilmelerinden sorumlu olacak uzman personel istihdam edilmeli, Yetki ve sorumluluklar belirlenmelidir, Diğer kurumsal bilgi sistemleri ile entegrasyon iyi planlanmalı, Her konu ve aşamada Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile iş birliği yapılmalıdır.

EBYS İÇİN ÖNERİLER EBYS Şube Müdürlüklerinin kurulması, Kurumdaki birimlerin beraber hareket etmesi, yükün sadece bilgi işleme bırakılmaması, Ebys almadan önce; kurum standart dosya planları, iş akışları, imza rotaları vb. durumların hazırlanması. Kurumda bir iç yönerge hazırlanması (programı tarif eden ve kurum içi kuralları, görev tanımlarını anlatan) Her aşamada DAGM ile işbirliği

TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı

Amaç Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik belge yönetimi sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi amaçlanmaktadır.

Kapsam - Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri, -EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları, -Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler, -Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler,

Kapsam -Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler, -Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler, -Elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması.

EBYS Sistem Kriterleri Belge Kriterleri Metadata Kriterleri

EBYS Sistem Kriterleri Belge Kriterleri Metadata Kriterleri Dosya Tasnif Planları Saklama Planları Belge Kayıt İşlemleri Erişim Kontrolü Sistem Kullanımı Tasarım ve Yönetim

EBYS Sistem Kriterleri Belge Kriterleri Metadata Belge özellikleri Doküman Yönetimi Fiziksel Belgeler DGS

Belge Belge Ref. No. Belge Adı Elektronik Dosya adı Klasör/Dosya Numarası Konu Üretici Üretim Tarihi Gönderme / Alma Tarihi Alıcı Dil Belge Türü Sisteme Giriş Tarihi Erişim Hakları Güvenlik Kodu Güvenlik Kodu Geçerlilik Süresi Donanım İşletim Sistemi Uygulama Programı Dosya Formatı Çözünürlülük Sıkıştırma parametreleri Kodlama Şeması Arşiv Formatı Öncelik Derecesi Bilgi Edinme Kanunu Kapsamı Telif Hakları Kanunu Kapsamı Elektronik İmza Elektronik İmza Sertifika Kurumu Zaman Damgası Şifreleme Algoritması Diğer dijital işaretler Belge Bileşeni Belge Bileşeni Ref. No Belge Numarası Kullanıcı Profili Kullanıcı Kodu Kullanıcı Adı Soyadı Birim Kodu Kullanıcı Rol Kodu Kullanıcı Grup Kodu Kullanıcı Rolleri Kullanıcı rol kodu Kullanıcı rol adı Geçerlilik tarihi Kullanıcı Grupları Kullanıcı grup kodu Kullanıcı grup adı Dosya Tasnif Planı Eleman Ref. No Eleman adı Tanım Seviye Numarası Saklama Planı Eleman Adı Saklama Süresi Tasfiye işlem kodu Yasal Kaynak Birimler Birim Adı Seri Tanımları Seri Kodu Seri Adı Seri Tanımı Açılış Tarihi Kapanış tarihi Saklama Plan Kodu Anahtar Kelimeler Klasör/Dosya Tanımları Klasör/Dosya No Klasör/Dosya Adı Kapanış Tarihi Saklama ortamı Saklama yeri ref. no Bölüm numarası Tasfiye Tarihi Güvenlik Seviyesi Güvenlik kodu Yasal dayanak Tasfiye İşlem Tanımları Sistem Kullanımı Referans Numarası Kullanıcı kodu Fonksiyon kodu İşlem kodu Tarih ve saat

Paylaşım Çalışmaları Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanan E-Yazışma Projesi: Kurumsal faaliyetler sonucu oluşan belgelerin kurumlar arası paylaşımda uyulması gereken kuralların belirlendiği çalışma olup kurumlarca üretilen belgeler burada belirlenen kurallar çerçevesinde paketlenerek muhatap kurumlara iletilecektir.

Kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmetlerini gerçekleştirebilmek için “Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi” Bu çalışma ile kurumlar arası paylaşılan belgelerin teslim ve tesellüm işlemlerinin kayıt altına alınması hedeflenmektedir.

TS 13298 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ STANDARDI EBYS Standardı TS 13298 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ STANDARDI

Sistem Tasarımı ve Yönetimi

Sistem bütünlüğü ve güvenirliliğinin sağlanması, Kullanım kolaylığı, Sistem performansının ölçülmesi ve ölçeklenebilirlik, Verilerin depolanması, Yasalara ve prosedürlere uygunluk.

Sistem Bütünlüğü ve Güvenirlik Üretilen her bir eleman için referans kodu olmalıdır: Alfabetik: AB.BI.CO Nümerik: 12525 Alfa Nümerik: AB.525

Kullanım Kolaylığı Sistem içerisinde kullanımı kolaylaştıracak bir “yardım” (help) sayfası bulunmalıdır. İçerik duyarlı arama yapabiliyor olmak pozitif anlamda etkiler.

Sistem Anlamlı hata mesajları üretebilmelidir. Sistemin arayüzü kullanım kolaylığı sağlamalı ve çok karmaşık olmamalıdır.

EBYS veri girişlerinde varsayılan değerler önermelidir. Kullanıcılar ilgili gördükleri dokümanlar arasında bağlantı kurabilmelidir. Saklama Planı ve Dosya Planı ile ilgili ayrıca bir yardım sayfasının bulunması faydalı olur.

Performans ve Ölçeklenebilirlik Toplam kullanıcı sayısının %75’i sistemde aktif iken çalışabiliyor Kurumun 5 yıllık belge yükü sistemde iken çalışabiliyor Sistem fonksiyonlarının çoklu ve aynı anda kullanıldığı ortam olarak tanımlanabilir

Tarihler Verilen tarihler herhangi bir karışıklığa yol açacak şekilde olmamalıdır. 09.09.09 11-Ocak-10 01.30.2025

Ayrıca şu soruların cevapları performans açısından önemlidir: Bir seri veya klasöre ait elemanların grafik olarak görüntülenme zamanı Elektronik bir belgeyi sisteme dahil etme zamanı Basit bir aramaya (tek değişkenli) cevap zamanı Karmaşık bir aramaya (dört değişkenli) cevap zamanı Yakın zamanda sisteme dahil edilmiş bir belgeye erişim zamanı Pasif bir belgeye erişim zamanı

Verilerin Depolanması Saklama işleminde uzun ömürlülük ve sağlamlık dikkate alınmalıdır. EBYS saklama ünitelerinin kopyalarının periyodik olarak karşılaştırılmasına imkan tanıyacak fonksiyonlar içermelidir.

Belge Özellikleri

Belge Özellikleri Tanımlanabilirlik, Bütünlük, Onay ve kayıt bilgisi, Yapısal özellikleri, Üretim sorumluluğu ve sahiplik, Teknolojik özellikler.

Tanımlanabilirlik Üretici / Yazar / Gönderen Çıkış yeri Üretim tarihi / İletim tarihi Arşivleme tarihi / Transfer tarihi / İmha tarihi Alıcı adı Fonksiyon adı

Bütünlük EBYS, bünyesindeki elektronik belgelerin bütünlüğünü korumalı ve söz konusu belgelerin bütünlüğünün sorgulandığı durumlarda bütünlüğün bozulmadığını gösterebilmelidir. Bütünlük kavramı elektronik belgenin entelektüel (içerik), tanımsal ve fiziksel olarak bir bütün olarak korunmasıdır

Entelektüel Bütünlük Belge vasfı kazanmış elektronik dokümanların içeriğine herhangi bir müdahalenin yapılmasını engeller. Elektronik Belgelerin herhangi bir sistem (yazılım, donanım, vs.) bağımlılığına gerek olmadan mevcut teknolojilerle erişilebilir, okunabilir ve yorumlanabilir olmasını sağlamalıdır.

Tanımsal Bütünlük EBYS elektronik belgelerin üretim, iletim, alınma ve kullanımı ile ilgili tanımlama öğelerini bir bütün içerisinde korumalıdır.

Fiziksel Bütünlük EBYS elektronik belgeyi oluşturan tüm bileşenlerin bir bütün olarak bir arada korunmasını ve kullanımını sağlamalıdır.

Onay ve Kayıt Bilgisi Elektronik imza Elektronik mühür Elektronik zaman damgası Özel elektronik işaretler Kurum evrak sistemi

Yapısal Özellikler Sunum özellikleri Belge formu Dosya formatı

Üretim Sorumluluğu ve Mülkiyet Hakları Kurumsal ilişki Fonksiyonel ilişki Provenans

Teknolojik Özellikler Donanım Yazılım Veri ve dosya formatı Sistem yönetimi

Belge serisi / Fonksiyon Belge Hiyerarşisi Dikey ilişki Yatay ilişki Seviyeler Belge fonu / Kurum Birim Belge serisi / Fonksiyon Bölüm Dosya / Klasör Belge bileşeni Belge 1 2 3 4

Elektronik Belge Yönetimi Dosya Tasnif Planları Elektronik Belge Yönetimi

Dosya Planının Oluşturulması EBYS ait olduğu kurumun yapısını ve fonksiyonlarını yansıtacak bir dosya tasnif planını içinde barındırmalı ve / veya kurum dosya tasnif planı ile uyumlu olmalıdır.

EBYS içerisinde temsil edilecek olan dosya tasnif planı hiyerarşik bir yapıda olmalı ve minimum üç seviyeden oluşmasına imkan sağlamalıdır.

Minimum seviye tercih edildiğinde birim, seri ve dosya seviyeleri tercih edilmelidir. 2005/4 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesinde bahsedildiği üzere seviye 4. kırılımdan ileri gitmemelidir. Yönetilmesi zor bir dosya planı yapısı oluşturmaktan kaçınılması gerekir.

Dosya Planının Oluşturulması Dosya tasnif planında temsil edilecek olan, kurumsal fonksiyon, seri, alt seri, dosya / klasör adları gibi elemanlar Elektronik Belge Yöneticisi tarafından tanımlanabilmelidir.

Dosya Planının Oluşturulması Sistem, dosya tasnif planında temsil edilen eleman adlarının tekrar etmemesi için gerekli kontrolleri yapmalı ve kullanıcıyı uyarmalıdır. Standart Dosya Planı kullanımında dosya planı öğeleri birbirini tekrar etmez nitelikte olacaktır. Mevcut bir dosya planı öğesi iptal edildiğinde yerine yenisi getirildiğinde mevcut numaranın aynısı verilmemelidir. Mümkünse eskisi iptal edilip yeni sıradaki numara verilmelidir.

Dosya Planının Oluşturulması Dosya tasnif planındaki eleman adları alfa karakterlerin yanı sıra nümerik karakterleri de içerebilir. Sistem, eleman adlarının oluşturulmasında işletim sisteminin sınırlamalarının dışında herhangi bir sınırlama getirmemelidir. Buradaki sınırlama kıstası; Örneğin bir dosya planı XXX.YY.ZZ.TT[ABCDE-GS1789] Şeklinde olabilir. Kullanılan her bir sembolün bir anlamı vardır.

Dosya Planının Oluşturulması EBYS, dosya tasnif planının kurulum aşaması sonrasında doğabilecek güncelleme ihtiyaçlarına imkan tanımalıdır. Bu bağlamda herhangi bir seviyeye yeni eleman eklenmesi sağlanmalıdır. Ancak herhangi bir seviyeden bir elemanın çıkarılabilmesi sadece o elemana bağlı alt elemanların veya elektronik belgelerin olmadığı durumlarda ya da elemanlar başka bir yere taşındıktan sonra mümkün olabilmelidir.

Dosya Planının Oluşturulması Sistem aynı anda birden fazla dosya tasnif planının oluşturulmasına ve kullanılmasına imkan sağlamalıdır. Bu, özellikle birleşen kurumların geçmiş dönemlere ait belgelerinin yönetimi aşamasında ihtiyaç duyulabilecek bir özelliktir.

Dosya Tasnif Planı Elemanlarının Tanımlanması EBYS, dosya tasnif planında yer alan her bir eleman için üstveri tanımlanmasına imkan sağlamalıdır. Dosya tasnif planında ya da bu planla ilişkilendirilmiş alt elemanlar ile elektronik belgelere ait üstveriler üzerinde değişiklik yapılması yetkisi sadece belge yöneticilerine ait olmalıdır.

Dosya Tasnif Planı Elemanlarının Tanımlanması EBYS, dosya tasnif planındaki elemanların hiyerarşideki en alt seviyeden itibaren bir üst seviye ile ilişkilendirilmesine imkan sağlamalıdır. En alt seviye her bir eleman için aynı olmak zorunda değildir.

Dosya Tasnif Planı Elemanlarının Tanımlanması EBYS içindeki elemanların isimlendirilmesi kontrollü terminoloji kullanabilmelidir. Bu bağlamda sistem, içerisinde kontrollü terminoloji listelerinin bulundurulmasına imkan tanımalıdır.

EBYS içerisine dahil edilen klasörler bölümlerden oluşabilmelidir EBYS içerisine dahil edilen klasörler bölümlerden oluşabilmelidir. Sistem içindeki elemanların birbiri ile dikey ilişkisi olurken bölümler kendi aralarında yatay bir ilişki içinde olmalıdır. Bölüm, klasörleri yönetilebilir küçük parçalara bölmek için kullanılır. Bazı durumlarda bir klasörü çeşitli nedenlerle birden fazla parçaya bölmek gerekebilir. 620-639 Basın ve Halkla İlişkiler (Faaliyetin adı) 622 Talep, Şikayet, Görüşler (Seri) 622.01 Talep ve Şikayetler (Alt Seri) 622.01/34 Talep ve Şikayetler İstanbul Alt alt seri 622.01/34[01.01-30.06] Talep ve Şikayetler İstanbul 622.01/34[01.07-31.12] Talep ve Şikayetler İstanbul Temmuz-Ağu

Bir klasör için sadece bir bölüm açık olmalıdır Bir klasör için sadece bir bölüm açık olmalıdır. Herhangi bir seri altında yeni bir bölüm açıldığında daha önce açılmış olan bölüm kapatılmalı ve kapalı bölümlere belge kaydı yapılması engellenmelidir. Kapatılmış bölümlerin tekrar açılması ve bunlara belge kaydı yapılması yalnızca elektronik belge yöneticisi tarafından kontrollü olarak yapılmalıdır. Bazı durumlarda kullanıcı hatalarını gidermek için bu işleme ihtiyaç duyulabilir 622.01 Talep ve Şikayetler (Alt Seri) 622.01/34 Talep ve Şikayetler İstanbul 622.01/34[01.01-30.06] Talep ve Şikayetler İstanbul Ocak- Haziran Kapalı 622.01/34[01.07-31.12] Talep ve Şikayetler İstanbul Temmuz-Ağu

Dosya Tasnif Planının Yönetilmesi

EBYS bir seri veya klasör altında sisteme dahil edilmiş olan elektronik belgeler, toplu halde başka bir seri veya klasör altına taşınabilmelidir Kurumların yapısında oluşabilecek büyük çaplı değişikliklerde dosya tasnif planı değişikliğe uğrayabilir. Kurumsal devamlılık ve kurum fonksiyonlarının aksamaması için bu tür değişikliklere ihtiyaç duyulabilir. Ancak bu normal şartlarda başvurulacak bir işlem değildir

Daha önce bir seri ve / veya klasör altında kayıt altına alınmış bir elektronik belge başka bir klasör altına taşınabilmelidir. Bu işlem dosyalama hatalarını düzeltmek için ihtiyaç duyulabilecek bir işlemdir. Ancak bir elemanın başka bir yere taşınması, o elemana ait referans numarası ve ad bilgisi gibi çeşitli üst verilerde değişiklik yapmayı da gerektirebilir. EBYS taşınan elemanların üst veriler üzerinde yetkili kullanıcılar tarafından değişiklik yapılabilmesine imkan tanımalıdır.

Elektronik belgelerin seriler ve klasörler arasında taşınması işlemi, elektronik belge yöneticisi kontrolünde ve yetkisinde olmalıdır.

Elektronik belgenin yeniden dosyalanmasına ilişkin işlemler kayıt altına alınmalıdır. Belge hareketlerine ait işlemlerin kayıtları en azından günlük işlem dosyalarında tutulmalıdır. İdeal olarak bu bilgiler elektronik belgeye ait üstveri tablosunda tutulmalıdır.

Elektronik belge yöneticisi, herhangi bir elektronik belgeye ait yapmış olduğu yeniden dosyalama işlemine ait gerekçe bilgisini günlük işlem tablosunda veya üstveri tablosunda tutabilmelidir.

EBYS içerisinde tasnif edilmiş herhangi bir elektronik belgenin tamamının veya bir bölümünün silinmesi veya değiştirilmesi engellenmelidir. Elektronik bir belgenin imha işlemi ancak aşağıdaki şartlarda mümkün olabilmelidir: Elektronik belge saklama planları gereğince elektronik belge yöneticisinin kontrol ve yetkisinde silinebilir. Herhangi bir hatayı düzeltmek amacıyla yapılan bakım işlemleri sırasında elektronik belgeler silinebilir. Bu işlem yetkili belge yöneticisi tarafından yapılmalı ve işlem kayıt altına alınmalıdır.

Yetkili Belge Yöneticisi Klasörlerin açılış ve kapanış işlemleri yetkili belge yöneticisi tarafından yapılmalıdır. Yetkili Belge Yöneticisi

Klasörleri kapama ve/veya yeni bölüm açma zamanlarına ait kriterler sistem kurulum aşamasında belirlenebilmelidir. Elektronik Belge Yöneticisi klasörlerin kapanma zamanları ilgili olarak; Takvim yılının veya mali yıl bitişi gibi zaman dilimleri, Klasöre ilk belge kaydından itibaren belli bir zamanın geçmesini esas alan zaman periyotları, Klasörde yer alacak dosya sayısı veya toplam dosya büyüklüğü gibi sayısal kriterler geliştirebilir. Klasörlerin kapanması aynı zamanda o klasöre bağlı belgeler için saklama süresinin başlatılması anlamına geldiğinden ihmal edilmemesi gereken bir konudur.

622.01 2011 703.01 3 Aylık 845.03 1000 belge Açılış Tarihi: 01.01.2011 Kapanış Tarihi:31.12.2001 703.01 3 Aylık Açılış Tarihi: 11.04.2010 Kapanış Tarihi:12.07.2010 845.03 1000 belge Açılış Tarihi: 01.01.2011 Kapanış Tarihi:1000 belge olduğu zaman?

Klasörlerin ve klasör bölümlerinin kapanış tarihleri ilgili üstveri dosyasında tutulmalıdır.

Elektronik belge yöneticisinin bakım işlemleri için açmış olduğu kapalı klasörler, yönetici sistemden çıkar çıkmaz kapatılmalı, bu klasörlerin açık kalmasına izin verilmemelidir.

Kullanıcılar belgeler arasında çapraz referanslar verebilmelidir Kullanıcılar belgeler arasında çapraz referanslar verebilmelidir. Bu işlem birbiri ile ilişkili belgelerin birbirine bağlanması için kullanılır.

EBYS, sistem bütünlüğünün ve güvenirliğinin sağlanması için Her türlü bakım işlemlerini, Tüm kullanıcı hareketlerini, Sistem hatalarını ve arızalarını kayıt altına almalıdır.

EBYS, herhangi bir elektronik belgenin birden fazla dosya planı elemanı ile ilişkilendirilmesine olanak sağlamalıdır. Bu işlem elektronik belgenin kopyalanmasından ziyade mümkün olduğu ölçüde çapraz referanslar ve işaretleyicilerle yapılmalıdır.

EBYS, dinamik bir raporlama yeteneğine sahip olmalıdır EBYS, dinamik bir raporlama yeteneğine sahip olmalıdır. Dosya tasnif planı ve bu plana bağlı elektronik belgelerle ilgili periyodik ve istatistik raporlar kullanıcıların belirleyeceği kriterlere göre alınabilmelidir.

EBYS, kullanıcıların elektronik belgelerin erişimi için görsel bir kullanıcı ara yüzü içermelidir. Kullanıcılar, grafik ara yüz aracılığı ile elektronik belgeler arasında gezinebilmeli, istedikleri belgeleri seçme, görüntüleme, kopyalama ve yazdırma gibi işlemleri yapabilmelidir.

EBYS içerisindeki elemanlara ve bu elemanlara bağlı elektronik belgelere ait envanter listeleri oluşturulabilmelidir

Dijital Görüntüleme Sistemleri Görüntüleme tekniği, Çözünürlülük, Tonlama, Sıkıştırma, Zenginleştirme, Renk yönetimi, Dosya formatları.

DGS – Temel Özellikler DGS, elektronik ortama aktarılmış ya da aktarılacak olan belgelerin yönetimine yönelik fonksiyonları içermelidir. DGS, diğer kurumsal bilgi sistemleri ile entegre çalışabilmelidir. DGS kullanacak kurumlar ve elektronik belge yöneticileri bu sistemlerin kullanımından doğabilecek yasal ve teknik sorunları araştırmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Dijital ortama alınacak malzeme mümkün olan en yüksek çözünürlülükte görüntülenmelidir.

Görüntüleme işlemi bir kez yapılmadır Görüntüleme işlemi bir kez yapılmadır. İşlem iyi planlanmalı, malzemenin yeniden görüntülenmesini gerektirecek durumlar ortadan kaldırılmalıdır. Görüntüleme işlemi orijinal doküman ve belgelerden yapılmalıdır.

Görüntüleme Tekniği Mastır Kopya Kullanım Kopyası Mini Kopya

Mastır Kopya Orijinaldeki bilgileri içeren ve belgesel özelliklere en yakın kopyadır, Herhangi bir sıkıştırma yapılmadan üretilir ve depolanır, Üzerinde herhangi bir düzeltme yapılmaz, Uzun dönemli saklama ve türevler üretmek amacına yöneliktir, Orijinal kopyanın yerine veya yedeği olarak kullanılır, Yüksek kaliteli bir görüntüdür, Dosya boyutu büyüktür, Röprodüksiyonlar için kullanılır, Günümüz teknolojilerinde genelde sıkıştırmasız TIFF formatında saklanır.

Kullanım Kopyası Genelde web sayfalarında mastır kopya yerine kullanılır, Bilgisayar ekranlarına sığacak şekilde boyutlandırılmıştır, Dosya boyutu büyük değildir, Ağ üzerinden iletmek için uygundur, Bilgi ve araştırma amaçlı görüntülemek için kabul edilebilir kalitededir, Hızlı erişim için sıkıştırılmıştır, Genelde JPEG formatında saklanır.

Mini Kopya Genelde bibliyografik amaçla kullanılır, Kullanıcının görüntüyü açmadan ya da bilgisayarına indirmeden önce içeriği hakkında bilgi verir, Genelde GIF ya da JPEG formatında saklanır, Metin içeren belgeler için uygun değildir.

Çözünürlülük DPI (Dots Per Inch): Görüntülenen malzemenin yeniden baskı çıktısı alındığındaki çözünürlülük yoğunluğunu ifade eder. PPI (Pixels Per Inch): Görüntülenen malzemenin tarama esnasında hangi yoğunlukta taranacağını ve bilgisayar ekranında hangi çözünürlülükte görüntüleneceğini ifade eder.

Çözünürlülük Belge türü (minimum/optimum) Çözünürlülük Notlar Basılı metin 400-600dpi   Basılı fotoğraf 300-600dpi Zenginleştirme ile 600dpi Nadir eserler 300-500dpi Haritalar 200-400dpi Grafik ve Çizimler Sanat eserleri 300-400dpi Negatif fotoğraflar, Şeffaf malzeme, vs 400dpi çıktı sağlayacak tarama, Mikro formlar Orijinal boyutta 300-400dpi

Tonlama / Bit Derinliği Siyah / Beyaz (Bitonal): Tek bit ile temsil edilen tonlama türüdür. Gri tonlama (Gray Scale): 8 bit ile temsil edilen tonlama türüdür. Renkli (Color): Genelde 24 bit ile temsil edilen renk ayrımlı tonlama türüdür.

Tonlama / Bit Derinliği Belge türü Tonlama Notlar Basılı metin S/B   Basılı fotoğraf Gri Tonlama ve renkli Fotoğrafın rengine göre Nadir eserler Belgesel niteliklere göre Haritalar Grafik ve Çizimler Gri Tonlama Küçültme yapılabilir Sanat eserleri Negatif fotoğraflar, Şeffaf malzeme, vs Mikro formlar S/B veya Gri tonlama

Sıkıştırma Sıkıştırmasız görüntüleme: Görüntülenen malzeme herhangi bir sıkıştırma işlemine tabi tutulmaz. Veri kaybına yol açmayan sıkıştırma: Görüntüleme işlemi sırasında sıkıştırma yapılır ancak bu işlem veri kaybına neden olmaz. Veri kaybına yol açan sıkıştırma: Sıkıştırma işlemi sırasında insan gözüyle fark edilmese bile veri kaybına neden olan görüntüleme metodudur. Sıkıştırma işlemi mastır görüntüler üzerinde uygulanmamalıdır.

Zenginleştirme Görüntünün keskinleştirilmesi, Görüntü üzerindeki leke ve noktaların ayıklanması, Gri veya renkli tonların görüntünün tamamına homojen olarak dağıtılması, Görüntü etrafındaki gereksiz boşlukların tıraşlanması, Renkler arasındaki zıtlıkların belirginleştirilmesi, Görüntü bozukluklarının giderilmesi.

Renk Yönetimi Bu işlem sırasında renklerin orijinale uygun olmasına özen gösterilmelidir. Renkli görüntüleme işlemi sırasında uluslararası standartlara uygun renk profilleri tercih edilmelidir. Genel bir standart olarak International Color Consortium (ICC) tarafından geliştirilen renk profilleri kullanılabilir.

Dosya Formatı Seçilen dosya formatının açık kaynak kodlu olmasına özen gösterilmelidir. Alternatif olarak uluslararası kabul görmüş, endüstri standardı niteliği taşıyan formatlar seçilmelidir. Çeşitli firmalara tescilli formatlar sorun çıkarabilir. Dosya formatı eski versiyonları sorunsuz okuyabilmelidir. Dosya değişim formatlarını desteklemelidir. 24 bitten yüksek tonlama özelliğine sahip olmalıdır. Veri sıkıştırma (kayıplı ve kayıpsız) olanaklarına sahip olmalıdır.

Dosya Formatları Format adı ve versiyon Dosya uzantısı Tonlama Sıkıştırma Standart / Tescil Renk Yönetimi TIFF 6.0   Tagged Image File Format .tif, .tiff 1 bit S/B 4/8 bit gri tonlama -64 bit renk Sıkıştırmasız Kayıpsız sıkıştırma (ITU G4, LZW, vs) Kayıplı sıkıştırma (JPEG) Resmi olmayan endüstri standardı RGB Palette YcbCr CMYK CIE-Lab GIF 89a Graphics Interchange Format .gif 1-8 bit S/B, gri tonlama veya renkli JPEG / JFIF Joint Photographic Expert Group JPEG File Interchange Format .jpeg, .jpg, .jif, .jiff 8 bit gri tonlama 24 bit renkli Kayıpsız (JPEG-LS) JPEG: ISO 10918-1/2 JFIF: Resmi olmayan endüstri standardı Flashpix 1.0.2 .fpx Açık kaynak kodlu PhotoYCC NIF RGB ICC ImagePac, Photo CD .pcd Görsel olmayan Kayıplı sıkıştırma (Kodak Tescilli) Marka Tescilli PNG 1.2 Portable Network Graphics .png 1-48 bit gri tonlama veya renkli Kayıpsız ISO 15948 Palette, sRGB, PDF Portable Document Format .pdf 4 bit gri tonlama 8-64 bit renkli  Kayıpsız sıkıştırma (ITU G4, LZW, vs)

Üstveri (MetaData)

Üstveri Elemanları Sistem tasarımı aşamasında üstveri elemanlarının veri kaynaklarının neler olduğu tanımlanmalıdır. EBYS üstveri elemanları için veri kaynakları şunlar olabilir: İşletim sistemi Ağ yazılımı Uygulama programı EBYS Bilgisayar sistemi yöneticisi Bilgi ve belge yöneticisi Kullanıcı

Belge Belge Ref. No. Belge Adı Elektronik Dosya adı Klasör/Dosya Numarası Konu Üretici Üretim Tarihi Gönderme / Alma Tarihi Alıcı Dil Belge Türü Sisteme Giriş Tarihi Erişim Hakları Güvenlik Kodu Güvenlik Kodu Geçerlilik Süresi Donanım İşletim Sistemi Uygulama Programı Dosya Formatı Çözünürlülük Sıkıştırma parametreleri Kodlama Şeması Arşiv Formatı Öncelik Derecesi Bilgi Edinme Kanunu Kapsamı Telif Hakları Kanunu Kapsamı Elektronik İmza Elektronik İmza Sertifika Kurumu Zaman Damgası Şifreleme Algoritması Diğer dijital işaretler Belge Bileşeni Belge Bileşeni Ref. No Belge Numarası Kullanıcı Profili Kullanıcı Kodu Kullanıcı Adı Soyadı Birim Kodu Kullanıcı Rol Kodu Kullanıcı Grup Kodu Kullanıcı Rolleri Kullanıcı rol kodu Kullanıcı rol adı Geçerlilik tarihi Kullanıcı Grupları Kullanıcı grup kodu Kullanıcı grup adı Dosya Tasnif Planı Eleman Ref. No Eleman adı Tanım Seviye Numarası Saklama Planı Eleman Adı Saklama Süresi Tasfiye işlem kodu Yasal Kaynak Birimler Birim Adı Seri Tanımları Seri Kodu Seri Adı Seri Tanımı Açılış Tarihi Kapanış tarihi Saklama Plan Kodu Anahtar Kelimeler Klasör/Dosya Tanımları Klasör/Dosya No Klasör/Dosya Adı Kapanış Tarihi Saklama ortamı Saklama yeri ref. no Bölüm numarası Tasfiye Tarihi Güvenlik Seviyesi Güvenlik kodu Yasal dayanak Tasfiye İşlem Tanımları Sistem Kullanımı Referans Numarası Kullanıcı kodu Fonksiyon kodu İşlem kodu Tarih ve saat

E-Belgelerin Paylaşımı

Bu paylaşımda temel olarak iki amaç hedeflenmiş ve bu doğrultuda kurgulanmıştır. Belgelerin gönderen kurumlardan alıcı kurumlara iletilmesi Gönderilen belgelerin alıcı kurumlar tarafından zimmete alındıkları bilgilerinin gönderen kurumlara iletilmesi

Sabırla Dinlediğiniz İçin TEŞEKKÜRLER…