8 MAYIS 2012, KONYA KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ YAKLAŞIMLARI VE İYİ UYGULAMA ÖRNEKLERİ ELİF YILMAZ İNSAN KAYNAKLARI VE KALİTE SORUMLUSU

SUNUM İÇERİĞİ  KSO KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ YAKLAŞIMLARI  KSO İYİ UYGULAMA ÖRNEKLERİ  KURUMSAL RİSK YÖNETİM SİSTEMİ  MESLEK KOMİTELERİNİN YENİDEN YAPILANDIRILMASI  PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ YAKLAŞIMLARIMIZ  TOBB ODA/BORSA AKREDİTASYON SİSTEMİ  EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ  ISO 9001:2008 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ LİDERLİK SÜREÇLER, ÜRÜNLER VE HİZMETLER TEMEL PERFORMANS SONUÇLARI MÜŞTERİLERLE İLGİLİ SONUÇLAR ÇALIŞANLAR STRATEJİ İŞBİRLİKLERİ VE KAYNAKLAR %9 ÇALIŞANLARLA İLGİLİ SONUÇLAR TOPLUMLA İLGİLİ SONUÇLAR GİRDİLER SONUÇLAR ÖĞRENME, YARATICILIK VE YENİLEŞİM

TKY’NİN TEMEL KAVRAMLARI  Sonuç odaklılık  Müşteri odaklılık  İşbirlikleri geliştirme  Çalışanların geliştirilmesi ve katılımı  Süreçler ve verilerle yönetim  Sürekli öğrenme, yenilikçilik ve iyileştirme  Liderlik ve amacın tutarlılığı  Kurumsal Sosyal Sorumluluk

KURUMSAL RİSK YÖNETİM SİSTEMİ

 KSO’da Risk Nedir?  KSO’nun vizyonuna ulaşmasını engelleyecek gelecekteki olayları ve sonuçları çevreleyen belirsizliktir.  KSO Kurumsal Risk Yönetimi Süreci Alt Adımları 1.Risklerin Belirlenmesi 2.Risklerin Ölçülmesi 3.Risklerin ve Önlemlerin Raporlanması 4.Riskten Korunma 5.Gözden Geçirme ve İyileştirme

 Risklerin sınıflandırılması  Beyin fırtınası yöntemi ile risklerin belirlenmesi  Risklerin değerlendirilmesi RİSKLERİN BELİRLENMESİ

Finansal Riskler Finansal Olmayan Riskler  Nakit Para  Banka  Aidat gelirleri  Hizmet gelirleri  Oda Binası ve demirbaşlar  Strateji Riski  Pazar Riski  İmaj Riski  İnsan Kaynakları Riski  Yasal Risk  Teknolojik Risk  Operasyonel Risk RİSK KATEGORİLERİ

Olayın ortaya çıkma olasılığı (Olasılık) Olayın etkileme derecesi (Etki) RİSK DEĞERLENDİRME Olasılık Ortaya Çıkma Olasılığı / frekans için derecelendirme basamakları Çok Küçük4 yıl veya daha fazla KüçükYılda bir OrtaÜç ayda bir YüksekHaftada bir Çok YüksekHer gün SonuçDerecelendirme Çok AzDestek Süreçlere Etki AzKilit Süreçlere Etki OrtaStratejik Hedeflere Etki FazlaAna Stratejilere Etki Çok FazlaKurum Kültürü, Misyon, Vizyon ve Politikalara Etki RİSK: OLASILIK x ETKİ

RİSK DERECELERİ ÇOK CİDDİ 5 CİDDİ 4 ORTA 3 HAFİF 2 ÇOK HAFİF 1 ÇOK YÜKSEK 5 YÜKSEK 25 YÜKSEK 20 YÜKSEK 15 ORTA 10 DÜŞÜK 5 YÜKSEK 4 YÜKSEK 20 YÜKSEK 16 ORTA 12 ORTA 8 DÜŞÜK 4 ORTA 3 YÜKSEK 15 ORTA 12 ORTA 9 DÜŞÜK 6 DÜŞÜK 3 KÜÇÜK 2 ORTA 10 ORTA 8 DÜŞÜK 6 DÜŞÜK 4 DÜŞÜK 2 ÇOK KÜÇÜK 1 DÜŞÜK 5 DÜŞÜK 4 DÜŞÜK 3 DÜŞÜK 2 DÜŞÜK 1 SONUÇ OLASILIK

RİSK DEĞERLENDİRME  Sonucu 1,2,3,4,5,6 olanlar kabul edilebilir risklerdir ve acil tedbir gerektirmeyebilir.  8,9,10,12,15 olanlar dikkate değer, 15,16,20,25 olanlar ise kabul edilemez risklerdir ve bu risklere mümkün olduğu kadar çabuk müdahale edilmelidir.  Ancak matriste kabul edilebilir olarak çıkan bir risk, yasal yükümlülük veya vizyon üzerinde etkisi (Şiddeti>2) var ise değerlendirmeye tabi tutulur.  Dikkate değer ve kabul edilemez riskler için mevcut performansı korumak üzere kontrol önlemleri alınır ve/veya performansın iyileştirilmesi için eylem planları yapılır.

RİSK DEĞERLENDİRME  KABUL EDİLEBİLİR RİSK Yasal gereklilikler ve Kurum Kültürü,misyon, vizyon, politika ve hedeflere göre taşıyabileceğimiz seviyeye kadar azaltılmış olan risktir. Risk Haritasında yeşil renkte bulunan risklerdir.  DİKKATE DEĞER RİSK Yasal gereklilikler ve Kurum Kültürü,misyon, vizyon, politika ve hedeflere göre, taşıyabilmek için belli seviyeye kadar azaltılması gereken risktir. Risk Haritasında, sarı renkli bölgede bulunan risklerdir.  KABUL EDİLEMEZ RİSK Yasal gereklilikler ve Kurum Kültürü,misyon, vizyon, politika ve hedeflere göre, taşınamayacak ve mutlaka belli seviyeye kadar azaltılması için acil önlem gereken risktir. Risk Haritasında, kırmızı renkli bölgede bulunan risklerdir.

RİSK DEĞERLENDİRME

KSO RİSK DEĞERLENDİRME FORMU NORİSKLER KONTROL ÖNCESİ OLASILIK KONTROL ÖNCESİ ETKİ KONTROL ÖNCESİ SONUÇ KONTROL SONRASI İDEAL OLASILIK KONTROL SONRASI İDEAL ETKİ KONTROL SONRASI İDEAL SONUÇ KONTROL SONRASI GERÇEKLEŞEN OLASILIK KONTROL SONRASI GERÇEKLEŞEN ETKİ KONTROL SONRASI GERÇEKLEŞEN SONUÇ FAALİYET NOTU ÖNLEYİCİ FAALİYET RİSK OLUŞMASI DURUMUNDA YAPILACAK EYLEM SORUMLU BİRİM 1Finansal Riskler 1,1 Aylık Giderlerin gelirlerden %10 fazla olması 33 Dikkate Değer Risk 11 Kabul Edilebilir Risk 1,2 Kabul Edilebilir Risk İcmal tablolarının bir önceki yıla göre ve aylık karşılaştırılması. 2. Yönetim Kurulu gözden geçirmesi 3. Hesapları inceleme komisyonunun gözden geçirmesi 4. Meclis'in gözden geçirmesi 5. Tasarruf tedbirleri yapmak Tasarruf tedbirlerinin uygulamaya alınması GNS/ MSA 2Strateji Riski 2,1 Stratejik hedef Gerçekleşme Oranının %80 altına düşmesi 24 Dikkate Değer Risk Stratejik hedeflerin 3 ayda bir süreç sahipleri ve YK ile gözden geçirilmesi ve gerekirse revizyonun yapılması 2- Aylık Faaliyet Raporları 3-Ekip çalışmaları 1- YK'na bilgi verilmesi 2- İyileştirme ekipleri kurulması YK/GNS 3Pazar Riski 3,1 Aktif Üye Sayısının kayıtlı üye sayısının %90'nin altına düşmesi 15 Dikkate Değer Risk 13 13,4 Dikkate Değer Risk Üye Ziyaretleri 2- Gebze Temsilciliği'nin tanıtım faaliyetleri 3- İstihbarat ile üye kaydı 4-Yeni hizmetler 5- Askıdaki üyeleri faal statüsü kazandırmak 1- İstihbarat ile üye kaydı 2- İcra yolu ile tahsilat DES/MSA/ HKD 6Operasyonel Risk 6,1 Arşivdeki dosyaların zarar görmesi - kaybolması 13 Dikkate Değer Risk 11 Kabul Edilebilir Risk 12 Dikkate Değer Risk 50 1-Çelik dolaplarda saklama 2- Arşiv evrak talep formu, Arşiv Evrak takip formu doldurulması ile ilgili personelin eğitilmesi 3-Yangın alarm sisteminin kurulması 4- sigortalama 5- Elektronik arşivin oluşturulması 6- Ek arşiv kiralanması (Dökümantasyon Merkezi) 7- Arşivin Oda binası dışına taşınması Yönetimi bilgilendirme, ilgili resmi birimlere haber verme DES 7Teknolojik Risk 7,1 İç, Dış Müşteriler ve KSO'ya ait gizli Bilgilerin çalınması 24 Dikkate Değer Risk 12 Kabul Edilebilir Risk 1,53 Dikkate Değer Risk 50 1.Bina Güvenlik Sistemi(Kameralar, güvenlik elemanları,turnike girişi), 2.Bilgisayar şifresi, 3. Dolaplarda kilit olması 4. Şifre yazılımı 5. Bilgi Yönetimi sürecinin iyileştirlmesi Güvenlik güçlerine ve Müşterilere haber vermek DES 8İnsan Kaynakları 8,2 Çalışan performans değerlendirme sonuçları<60% 14 Dikkate Değer Risk 13 13,4 Dikkate Değer Risk Yetkinliklerin kurum stratejilerine uygun olarak revize edilmesi 2. Bireysel hedeflerin somut, ölçülebilir hazırlanması ve ağırlıklandırılmasının yapılması 3. Eğitim- gelişim programlarının uygulanması Yönetim bilgilendirme ve sonuçların çalışanlarla paylaşılması, eylem planları hazırlanması İNK/GNS

RİSKLERİN ÖNCELİKLENDİRİLMESİ

RİSKLERİN VE ÖNLEMLERİN RAPORLANMASI  Stratejik Planlama sonrası Risk Yönetim Ekibi tarafından oluşturulan Risk Değerlendirme Formu ve Risk Haritası Genel Sekreterliğe ve Yönetim Kuruluna sunulur.  Risk Haritasının Sarı (Dikkate Değer) ve Kırmızı (Kabul Edilemez) bölgelerinde yer alan mavi renkli (mevcut durum) riskler öncelikli risklerdir.  Bu risklerin pembe renkli (hedef) bölgelerde yer alması için olasılığı veya etkiyi düşürecek gerekli önleyici faaliyetler belirlenir.  Risk İyileştirme Tablosu ile tanımlanan önleyici faaliyetlerin gerçekleşmesi, 3 aylık gözden geçirmeler ile takip edilir.

MESLEK KOMİTELERİNİN ETKİN VE VERİMLİ ÇALIŞMASI İÇİN YENİDEN YAPILANDIRILMASI

 AMAÇ Meslek Komiteleri’nin etkin ve verimli çalışması ile KSO’nun yürütme organı olan Yönetim Kurulu’nun ve Meclis’in etkin ve verimli çalışmasını sağlamak amaçlanmıştır. Böylece KSO organlarının uyum içinde çalışmasını sağlayarak, sanayicilerimize (üyelerimize) özellikle KOBİ’lerimize destek olarak, somut çıktılar elde edilmesiyle, rekabet güçlerini artırmaya yönelik yeniden bir yapılanma modeli öngörülmüştür. MESLEK KOMİTELERİNİN ETKİN VE VERİMLİ ÇALIŞMASI İÇİN YENİDEN YAPILANDIRILMASI

 Meslek Komiteleri İzleme ve Takip Komitesi (YK üyeleri)  Yeni işbirlikleri kurmak (komite üyeleri ile üyeler arasında)  Her mecliste 2 komitenin sunum yapması  Hedef: Meslek grubunun %10’unu ziyaret etmek  İki yönlü bilgi akışını artırmak (Grup üyeleri – MK üyeleri)  Odavizyon dergisinde Meslek Komiteleri tanıtımı  Meslek Komitesi Temsilciliği MESLEK KOMİTELERİNİN ETKİN VE VERİMLİ ÇALIŞMASI İÇİN YENİDEN YAPILANDIRILMASI

ESKİ UYGULAMA YENİ UYGULAMA  Görüş bildirme talebi ile kurum ve/veya kuruluşlardan gelen yazılar üzerine ilgili Meslek Komiteleri’nin gündemi oluşmakta idi.  Meslek Komite üyelerinden gelen bazı teklif ve öneriler üzerine de gündem oluşturulmakta idi.  Eski şekilde oluşturulan gündem maddeleri korunacak.  Yeni şekli ile gündem oluşturmada; a) Sanayicilerimizi yakından ilgilendiren güncel konular (Ekonomik gelişmeler, sanayicilerimiz ile ilgili çıkan kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatlar) hakkında gündem oluşturulacak b) Sektörel konularda, sorunların ve önerilerin yoğunluk kazanacağı gündem maddesi oluşturulacak. c) Odamızın etkinlikleri (Toplantı, Seminer, Proje, Dış Ülke Ziyaretleri vb.) hakkında Meslek Komitesi üyelerini bilgilendirmek üzere gündem maddesi oluşturulacak d) Yönetim Kurulu ve/veya Meclis toplantılarında sunum yapılacak konuların belirleneceği bir gündem maddesi oluşturulacak e) Meslek Komitesi toplantılarında alınan kararların süreçleri ve sonuçları hakkında bilgi alınacağı bir gündem maddesi oluşturulacak

PROFESYONEL KADRONUN YENİDEN YAPILANMADAKİ YERİ VE GÖREVLERİ MESLEK KOMİTESİ TEMSİLCİLİĞİ Çalışanlarımıza mevcut görevlerine ilave olarak uzmanlık alanlarına göre 29 Meslek komitesi paylaştırılmıştır. MESLEK KOMİTESİ TEMSİLCİLERİNİN GÖREVLERİ  Meslek Komitesi Başkanı ile yeni şekilde öngörülen çerçevede, birlikte gündem maddelerini oluşturmak  Gündem maddeleri ile ilgili uzman çalışanımızın Meslek Komitesi toplantısına katılımını sağlamak  Alınan kararlar ile ilgili gerekli prosedürü tamamlamak  Alınan kararların ve/veya görüşlerin sonuçlarını takip etmek, temsilcisi olduğu Meslek Komitelerini bilgilendirmek ve raporlamak  Diğer Meslek Komite temsilcileri ile en az üç ayda bir araya gelerek durum değerlendirmesi yapmak

MESLEK KOMİTELERİ PERFORMANS TAKİP ŞEMASI MESLEK KOMİTESİ Katılım DurumuGörüş Grup Toplantısı Firma Ziyareti Meclis Sunum Odalar arası ToplantıEğitim 1.MESLEK KOMİTESİ 2.MESLEK KOMİTESİ 3.MESLEK KOMİTESİ 4.MESLEK KOMİTESİ 5.MESLEK KOMİTESİ 6.MESLEK KOMİTESİ 7.MESLEK KOMİTESİ 8.MESLEK KOMİTESİ 9.MESLEK KOMİTESİ 10.MESLEK KOMİTESİ 11.MESLEK KOMİTESİ 12.MESLEK KOMİTESİ 13.MESLEK KOMİTESİ 14.MESLEK KOMİTESİ 15.MESLEK KOMİTESİ 16.MESLEK KOMİTESİ 17.MESLEK KOMİTESİ 18.MESLEK KOMİTESİ 19.MESLEK KOMİTESİ 20.MESLEK KOMİTESİ 21.MESLEK KOMİTESİ 22.MESLEK KOMİTESİ 23.MESLEK KOMİTESİ 24.MESLEK KOMİTESİ 25.MESLEK KOMİTESİ 26.MESLEK KOMİTESİ 27.MESLEK KOMİTESİ 28.MESLEK KOMİTESİ 29.MESLEK KOMİTESİ

PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ

KSO PERFORMANS YÖNETİM SÜRECİ Bireysel Hedeflerin Belirlenmesi ve Yayınlanması (Ocak) Performans Gözden Geçirme (Mart) Performans Gözden Geçirme ve Hedef Revizyonu (Haziran) Performans Değerlendirme (Aralık)

KSO YETKİNLİK MODELİ LİDERLİK MÜŞTERİ ODAKLILIK YENİLİKÇİLİK VE YARATICILIK SONUÇ ODAKLILIK YENİLİKÇİ VE VAZGEÇİLMEZ FARK VE DEĞER YARATAN BEKLENTİLERE ÖNEM VEREN ÖNCÜ VE ÖRNEK

PERFORMANS GÖZDEN GEÇİRME VE DEĞERLENDİRME BİREYSEL HEDEFLER YETKİNLİKLER ÇALIŞMA GRUPLARI AĞIRLIKLANDIRMA GÖZDEN GEÇİRME / DEĞERLENDİRME ÜCRET YÖNETİMİEĞİTİM YÖNETİMİ KARİYER PLANLAMA YEDEKLEME PLANLAMA

BİREYSEL HEDEFLER Hedef Ağırlık Oranı 1. Çeyrek Hedef 1. Çeyrek Hedef Gerçekleşme 1. Çeyrek Hedef Puanı 1. Çeyrek Ağırlıklı Puanı KOBİ'lere yönelik bilgilendirme toplantı/semineri düzenlemek KOBİ'lerin Halka Arz konusunda bilgilendirilmesini sağlamak Üyelerimize yönelik projelerin finansal kaynakla desteklenmesi- Doğrudan Faaliyet Desteği'ne başvurunun yapılması Üyelerimize yönelik projelerin finansal kaynakla desteklenmesi -Teknik Destek başvurusunun yapılması Üye ziyaretleri yapmak Sektör raporu yayınlamak Araştırma raporu yayınlamak Sektörel Performans Değerlendirme Ödül Organizasyonu katılımcı firma sayısının artırılması I. Talep edilen konularda Oda görüşü hazırlamak ve araştırma ve görüş oluşturma sürecini yönetmek II. Muhtelif konularda belirlenen zaman diliminde Oda ve dış yayınlara yazı hazırlaması III. Tüm ekonomik verilere ilişkin istatistiklerin yayınlandığı gün yönetime raporlanması I. Toplu dış hizmet alım çalışmasının yapılması II. Meslek Komitesi temsilciliği performansını artırmak III. Bizimköy Engelliler Üretim Merkezi çalışanları için firma bulunması A. İngilizce seviyesini ilerletmek BİREYSEL HEDEFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ

TEŞEKKÜRLER…