Tapu Müdürlüklerindeki havale işlemlerine ilişkin çalışmalar incelendiğinde standart bir sistemin olmadığı görülmüş ve buna ilişkin bazı düzenlemelerin yapılması gerektiği anlaşılmıştır. Bu amaçla herhangi bir standart uygulaması bulunmayan havale işlemlerine ilişkin sayısal değerlerin oluşturulabilmesi ve personel performans ölçümünün daha doğru ve anlaşılır bir şekilde yapılabilmesi amacıyla ortak bir Excel formatı düzenlenmiştir.

Düzenlenen bu Excel formatının uygulanmasındaki temel hedef ; tüm tapu müdürlüklerinde ortak ve standart bir sistem oluşturularak olması muhtemel problemlerin önüne geçmeye çalışmakla birlikte her türlü sayısal istatistiklerinde ulaşılabilir ve kontrol altında olmasını sağlamaktır.

 Öncelikle havale tablosu üzerine işlem yapmaya yetkili personellerin isimleri 1. gün için alt alta girilmelidir. Haftanın diğer günleri için program otomatik olarak isimlerin atamasını gerçekleştirecektir.

 Daha sonra personellere yapılan her bir havale işlemi için işlem türüne karşılık “1” değeri yazılmalıdır. Yazılan bu değerler sonucunda otomatik olarak işlem yapan kişilerin her işlemin alt köşesinde sarı renkli olarak gün içerisinde yaptığı toplam işlem sayısına ulaşılabilmektedir. Böylece her işlem için yapılan havale sayıları rahatlıkla görülebilmektedir.

A personelinin Pazartesi günü yaptığı toplam satış sayısını göstermektedir.

 Bu uygulama her işlem türü için yapıldıkça personelin gün içerisinde yapmakta olduğu işlemlerin sayısı ve hangi işlem türünden kaç adet işlem yaptığı rahatlıkla takip edilebilecektir. Eğer herhangi bir personel o gün için izinli/raporlu veya farklı bir birimde geçici görevli ise işlem türlerine ait kutucuklar boş bırakılacak ve tablonun sonundaki izinli/raporlu veya geçici görevli bölümü “X” işareti ile işaretlenecektir.

 Gösterilen bilgiler günlük olarak doldurulacaktır. Excel dosyası içerisinde bulunan “Havale Tablosu” çalışma sayfası 5 günlük süreci kapsamaktadır ve tek bir sayfada bir haftalık veriler rahatlıkla görülmektedir. Her gün sonundaki sayısal tablolarda yine otomatik olarak oluşturulmuş olacaktır. Bu tablolarda yapılan işlem türleri ve personellerin yaptıkları farklı işlem türlerine göre sayısal sonuçlar için günlük istatistiksel değerler hazırlanmıştır.

A personelinin 1 gün içerisinde yaptığı toplam intikal işlem sayısını göstermektedir. A personelinin 1 gün içerisinde yaptığı 1. grup işlem türlerinin toplam sayısını göstermektedir. A personelinin 1 gün içerisinde yaptığı toplam işlem sayısını göstermektedir.

 Haftalık olarak verilerin sonuçlarının belirlenebilmesi amacıyla “Havale Tablosu” çalışma sayfasının son bölümünde personellerin haftalık toplam çalışma gün sayılarını ve haftalık toplam işlem sayılarını gösteren tablolar oluşturulmuştur. Bu değerler günlük işlem kodlamaları yapıldıktan sonra otomatik olarak oluşacaktır. Haftalık sonuçların grafiksel olarak da gösterilebilmesi için personellerin 1 haftalık dönemdeki çalışma gün sayılarının doldurulması gerekmektedir.

Personellerin haftalık çalışma gün sayılarını gösteren bölümdür. Bu bölüm havale yapmaya yetkili kişi tarafından doldurulmalıdır.

 Aylık veriler oluşturulurken personellerin 4 haftalık süreçte yapmış oldukları işlemlerin toplam sayıları “Aylık Veriler” çalışma sayfasındaki uygun yerlere girildikten sonra personellerin 1 ay içerisindeki toplam çalışma gün sayıları da uygun tabloya yerleştirilecek ve işlem yapmaya yetkili personellerin bir ay boyunca yapmış oldukları toplam işlem sayıları ve işlem türlerine ilişkin istatistiksel sonuçlar elde edilmiş olacaktır.

İşlem yapmaya yetkili her bir personelin 1 ay içerisinde çalıştığı toplam gün sayısını göstermektedir.

 Hazırlanan Excel formatı içerisinde “Havale Tablosu”, “Aylık Veriler”, “Günlük Grafikler”, “Haftalık Grafikler” ve “Aylık Grafikler” olmak üzere 5 farklı çalışma sayfası bulunmaktadır. Havale yapmaya yetkili kişiler yalnızca “Havale Tablosu” bölümünü ve Aylık verilerin gösterildiği “Aylık Veriler” çalışma sayfasını dolduracaklardır. Bunun dışındaki çalışma sayfalarındaki grafiksel sonuçlar otomatik olarak ortaya çıkmış olacak ve her türlü veriler görüntülenebilecektir.

Bir hafta günlük olarak personellere yapılan işlem havalelerinin incelendiği çalışma sayfasını göstermektedir. Bir ay boyunca personellere yapılan işlem havalelerinin sayılarının incelendiği çalışma sayfasını göstermektedir. Bir gün içerisinde yapılan işlemler ve türlerinin açıklandığı grafiklerin bulunduğu çalışma sayfasını göstermektedir. Bir hafta içerisinde yapılan işlemler ve türlerinin açıklandığı grafiklerin bulunduğu çalışma sayfasını göstermektedir. Bir ay içerisinde yapılan işlemler ve türlerinin açıklandığı grafiklerin bulunduğu çalışma sayfasını göstermektedir.

 Havale yapmaya yetkili kişiler toplam 5 çalışma sayfasından oluşan Excel dosyası içerisinde “Havale Tablosu” ve “Aylık Veriler” başlıklı çalışma sayfalarındaki gerekli bilgileri dolduracaklardır.  Personellerin haftalık ve aylık olarak toplam çalışma gün sayılarının gösterilen bölümlere girilmesi gerekmektedir.  Haftalık çalışma gün sayıları “Havale Tablosu” başlıklı çalışma sayfasının en sonunda yer almaktadır. Aylık çalışma gün sayıları ise “Aylık Veriler” başlıklı çalışma sayfası içerisinde mevcuttur.

“Günlük Grafikler”, “Haftalık Grafikler” ve “Aylık Grafikler” başlıklı çalışma sayfalarında işlem yapmaya yetkili personellere ait her türlü bilgiler elde edilebilecek ve uygulanan işlem dağılımının nasıl yapıldığı rahatlıkla görülebilecektir. Ayrıca personel performansının ölçümü açısından da çok daha net ve açıklayıcı bilgiler elde edilmiş olacaktır.