BİRİMLERİN ve İDARENİN 2009 YILI FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA REHBERİ

ÖN BİLGİ SHÇEK bütçesinden ödenek alan birimlerimiz tarafından 2009 yılında ilk defa hazırlanacak Faaliyet Raporuna rehberlik teşkil etmesi amacıyla rapor başlıkları altında yer alacak bilgiler ve doldurulacak tablolar aşağıda açıklanmıştır. Birim yöneticileri; yönetmelik hükümleri ile ekindeki rapor formatı dışına çıkmadan genel mahiyette değinilen bu konuların içeriğini geliştirebilecek ve kamuoyuyla paylaşılacak bu raporda yer almasını uygun buldukları hususlara hem başlıklar altında, hem de “Diğer Hususlar” başlığı altında yer verebileceklerdir. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon; Yönetmelik ekindeki rapor formatının (2) nolu dip notunda, “ Kamu idareleri, “misyon ve vizyon” alt bölümüne ilk stratejik planlarını hazırladıkları yıldan itibaren yer vereceklerdir.” denilmektedir. Bu nedenle kurumumuz 2009 yılında ilk “stratejik planı”nı hazırlayacağından birimlerce bu başlık altında bilgi girişi yapılmayacaktır.

KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI B- Yetki Görev ve Sorumluluklar: Yasa, yönetmelik, tüzük, genelge, yönerge ve makam onayları ile verilen yetkilere yer verilecek olup, birimin ve birim yöneticilerinin hem idari hem mali görevleri ile yetki ve sorumlulukları belirtilecektir. Harcama yetkilileri, gerçekleştirme görevlileri, ihale görevlileri, ambar memuru, taşınır mal yöneticisi, bakım ve kontrol ekipleri vb. gibi görevliler hakkında bilgi verilecektir. Birimler yönetim kademelerinin ve hizmet ekiplerinin yetki görev ve sorumluluklarını belirteceklerdir. Yetkinin kullanımı ve Yetki göçerimi (devri) hakkında bilgi verilecektir.

C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı: (Tablo I) Kuruluşun fiziksel bilgilerine yer verilecek olup, kuruluşun konumu, ne zaman faaliyete başladığı, mülkiyet durumu, edinilme ve tahsis şartları, kapalı ve açık alan metrekare büyüklükleri, kaç bağımsız bölüm ve nelerden oluştuğu, su, aydınlatma, yakıt vb. gibi hususlara ilişkin nicel ve nitel bilgilere yer verilecektir. Ayrıca, kapasite, bakılan sayıları, ulaşım araçları varsa diğer tesis ve araçlardan bahsedilecektir. Ekteki Tablo I doldurulacaktır. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

2- Örgüt Yapısı: Mevcut örgüt yapısı, birime ait örgüt şeması, hiyerarşik yapı ve örgütteki dikey ve yatay haberleşme kademelerine değinilecektir. Kuruluş ana faaliyetlerine göre hiyerarşi içerisinde yer alan yönetim kademeleri, ekipler ve diğer görevlilerin fonksiyonlarından bahsedilecektir. Yapılmış olan planların başarılı eylemlere dönüştürülmesi için gerekli olan ve aşağıda belirtilen yapılanmalara yer verilecektir. - Oluşturulan iş akış şemalarına, - İşlerle ilgili yapılan bölümlemelere, - Faaliyetlerle ilgili kurulan ekiplere yer verilecektir. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI 3- Bilgi ve Teknoloji Kaynakları: (Tablo II) Bilgisayar sayısı, hizmet alanlarında kullanım imkanları, kütüphane ve kitap kullanım durumu, internet, SHCEK veri bankasına aylık veri girişi yapılan ve kurumun tüm birimleri ile entegrasyon sağlayan online sistem ve işleyiş durumu, gerek örgün eğitime devam edenlerin bilgi düzeylerini ve başarılarını artırıcı eğiticiler nezaretinde yapılan etüdler ve gerekse yaygın eğitim hizmeti verilen birimlerdeki kişilerin bilgi kaynaklarına ulaşım imkanları gibi hususlara yer verilecek ve ekteki Tablo II doldurulacaktır. Ayrıca birimlerde yaşayanların hayatlarını kolaylaştıran teknolojik ev-iş aletleri ve tesisleri, hizmet içi eğitim hakkında sayısal bilgi verilecek, üniversiteler ve diğer STK lar ile yaşanılan bilgi ve teknolojik ilişkilerden bahsedilecektir.

4- İnsan Kaynakları: (Tablo III ve IV) Mevcut kadro durumu belirtildikten sonra çalışan personelin; ünvan/görev, cinsiyet, hizmet yılı, eğitim durumu ve meslek itibariyle dökümü yapılacaktır. Özel hizmet alım kanalıyla çalıştırılan elemanların eğitim durumları ve verilen yetki ve fiilen çalışan sayıları, ayrıca başka dairelerden ya da diğer kuruluşlardan geçici görevli olanlar ile ek ders ücreti karşılığı çalışanlar, emekli çalışanlar, gönüllü çalışanlar işçiler hakkında nicel ve nitel bilgiler verilecek ve ekteki Tablo III ile Tablo IV doldurulacaktır. İş başında eğitim yada kurs, seminer ve hizmet içi eğitimlerden geçen personel bilgilerine değinilecektir. Ayrıca alınan ve ayrılan personel sayıları ve nedenleri belirtilecektir. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

5- Sunulan Hizmetler: Verilen hizmetler sayılacak, birim ana faaliyetinden hizmet alanlara hizmetin nasıl ve ne düzeyde verilmekte olduğundan bahsedilecektir. Hizmet için uygulanan plan ve projelerden bahsedilecektir. Normal ve anormal durumlarda ya da kriz durumlarında sunulan hizmetler ve tedbirler belirtilecektir. Hizmetler sayılırken; bakım, yetiştirme, adaptasyon, eğitim, öğretim, toplumla uyumlaştırma, hayata hazırlama, meslek edindirme, işe yerleştirme, bilgilendirme gibi ana başlıklara yer verilecek ve bu başlıklar altında yer alan hizmet projeleri ve faaliyetler açıklanacaktır. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

6- Yönetim ve iç kontrol sistemi: Etkili ve etken bir yönetimin temel fonksiyonları olan, *Karar verme, *planlama, *örgütleme ya da organize etme, *kadrolama, *yöneltme, *güdüleme, *iletişim ve *denetim konularında yapılmış olan çalışmalara yer verilecektir. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

Ayrıca planlanmış ilkelerin hangilerinin ne derecede başarıldığı ve hangi sonuçlara ulaşılmış olduğuna burada yer verilecektir. Yönetim kademesi belirlendikten sonra yönetim biçimi, yönetim kademesinin karar alma ve uygulama süreçleri ile birimde beliren sorunlardan haber alma ve çözüm üretme usullerine değinilerek bu anlamdaki faaliyetler belirtilecektir. İç kontrol sistemi başlığı altında hem yönetimsel faaliyetlere ve idari denetimlere hem de mali süreçte periyodik ya da dönemsel olarak yapılmış olan iç ve dış denetimlere yer verilecektir. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

II- AMAÇ ve HEDEFLER İdarenin Amaç ve Hedefleri: Birimler yükümlü oldukları ana faaliyetlerini başarılı bir şekilde yerine getirebilmeleri için dönem başında belirledikleri kısa ve uzun vadeli amaçlarını ve hedeflerini belirteceklerdir. Birim yönetiminin kurumun genel amaçlarına paralel olarak yaptığı planlamalardan bahsedilecektir. Birimlerimizce verilen hizmetin; insana yönelik olması ve dolayısıyla toplumumuzun merhamet anlayışı ile alakalı olması nedeniyle faaliyetlerinde planlama büyük önem arzetmektedir. Bu bakımdan rast gele ve ani kararlarla ya da deneme-yanılma yoluyla değil de bir plan dahilinde yapılacak faaliyetler ile amaç ve hedeflere kısa yoldan ulaşılması daha kolay sağlanabilecektir. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

Birimler amaç ve hedeflerini gerçekleştirecekleri faaliyetlerini planlarken; *Neleri, neden yapacaklarını, *Ne zaman, nerede yapacaklarını, *Nasıl ve kim tarafından yapılacağını *Hangi maliyetle ve hangi sürede yapılacağını belirlemiş olduklarından, planlanmış konularını belirtirken bu soruları göz önünde bulunduracaklardır. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

B- Temel Politikalar ve Öncelikler: Amaç ve hedefe ulaşabilmek için belli bir plan ile birlikte stratejilerin de belirlenmiş olması gereklidir. Birimin ana faaliyetlerine ilişkin temel politika ve stratejisinden ve bu politikalardan hangilerine öncelik verildiği bu bölümde belirtilecektir. Örneğin insan gücü ve maddi kaynakların etkili, verimli ve ekonomik olarak kullanılmasına öncelik verilmesi gibi C- Diğer Hususlar: Amaç ve hedefler bakımından yukarıdaki iki maddede belirtilenler dışında özellik arz eden ve yer alması gerekenlerden bahsedilecektir. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları : (Tablo V) Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenlerine, varlık ve yükümlülüklere ilişkin bilgilere yer verilecektir. Her birim; birim kodu bazında aldığı ödeme emirlerinde belirtilen ödeneklerini, harcama tutarları ile ödenek üstü ya da ödenek bakiye tutarlarını, e-bütçe sistemindeki Ödenek Durum/Masraf cetvelleri alanından birim bazında masraf cetvelleri 4’lü ekonomik düzeyde alarak, her bir tertip sonuna açıklama yapacaklardır. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar: Birimler bir önceki bölümde hazırlanan tabloyu genel olarak değerlendirecekler ve tahsis edilen ödeneklerin harcanması, harcanamaması veya yeterli olup olmamasına ilişkin (aktarma, tenkis, ödenek üstü ve iptal nedenleri dahil) açıklamalar ile birimin genel finansman yapısı ve harcama politikası hakkında bilgi vereceklerdir. Harcamalara ilişkin olarak gerçekleştirilmiş olan satınalma ve ihalelerden; hangi usullerle, kaç kez, hangi tutarlarda yapıldığı gibi bilgileri de ihtiva eden satınalma ve ödeme süreçleri hakkında bilgi verilecektir. Taşınır Mal (Ayniyat) ve Ambar kayıtlarına ilişkin açıklamalara da yer verilecektir. KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI

KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI 3- Mali Denetim Sonuçları: Yönetim ya da bir üst yönetici tarafından yapılan denetimlerden veya yapılmış ise; Kurumun Teftiş Kurulu Başkanlığınca, Maliye Bakanlığınca, Sigorta Müfettişlerince ve Sayıştay’ca yapılan denetim ile bunların sonuçlarından bahsedilecektir. İç ve dış mali denetim sonuçları hakkındaki özet bilgilere yer verilecektir. Ayrıca birim faaliyetlerinin yönetici tarafından yapılan denetimlerine (belge ile fiziki durumun örnekleme yöntemle karşılaştırılması, örneğin ambar ile ayniyat yada tesellüm kayıtlarının karşılaştırılması gibi) yer verilecektir.

KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI B- Performans Bilgileri (Performans Esaslı Bütçeleme Uygulamasına geçilmediğinden birimler faaliyetin türü ve sayısı veya şu kadar tasarruf sağlandı gibi bilgilere yer vereceklerdir.) 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri : Birimler 2009 yılına ilişkin bütün faaliyetlerini nicel ve nitel olarak sayacaklar, dönem başında belirlenmiş hedeflerin ne ölçüde gerçekleştiğini, sağlanan gelişmeleri geçen yıllar ile mukayeseli olarak belirteceklerdir. Hem zorunluluk arz eden günlük ya da aylık olağan faaliyetler hem de varsa olağanüstü veya periyodik olmayan faaliyetlere (yeni bir bölüm, yatırım v.s. gibi) yer vereceklerdir. Gerek resmi çevre, gerekse STK’lar ile birlikte ya da yalnızca birim tarafından gerçekleştirilen veya başlatılan projelerin isim ve mahiyetleri hakkında bilgi vereceklerdir. Ayrıca edinilen bağış ve yardımlara ilişkin faaliyetlere yer verilecektir.

KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI 2- Performans Sonuçları: Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları hakkında Yönetmeliğin “Geçici 2. Maddesi” ne göre bu bölümün doldurulması zorunluluğu bulunmamaktadır. 3-Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları hakkında Yönetmeliğin “Geçici 2. Maddesi” ne göre bu bölümün doldurulması zorunluluğu bulunmamaktadır

KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi: Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları hakkında Yönetmeliğin “Geçici 2. Maddesi” ne göre bu bölümün doldurulması zorunluluğu bulunmamaktadır 5- Diğer Hususlar:Faaliyetler ile performans ölçümüne ilişkin varsa diğer bilgilere yer vereceklerdir.

KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler : Hizmetin sunumu, insan, bilgi ve teknolojik kaynaklar, idari ve mali imkanlar ile toplumsal duyarlılık açısından üstünlük ve kolaylıklar ile idarece belirlenecek başkaca konulardaki üstünlükler belirtilecektir. B- Zayıflıklar: Birimin temel görevlerinin önündeki engeller ile faaliyetin kalitesini etkileyen hususlara yer verilecek, kamuoyuna intikal eden sorunların nedenleri irdelenecektir.

KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI Değerlendirme: Birim başarısı ve faaliyet genişlemesi imkanları değerlendirilebilir. Bu bölümde, orta ve uzun vadeli hedeflere ulaşılabilmesi sürecinde teşkilat yapısı, organizasyon yeteneği, teknolojik kapasite gibi unsurlar açısından içsel bir durum değerlendirmesi yapılarak idarenin üstün ve zayıf yanlarına yer verilebilir. Değerlendirmede geçmiş yıllarla mukayeselere yer verilmesi uygun olacaktır. V- ÖNERİ VE TEDBİRLER Faaliyet yılı sonuçları ile genel ekonomik koşullar, bütçe imkanları ve beklentiler göz önüne alınarak, idarenin gelecek yıllarda faaliyetlerinde yapmayı planladığı değişiklik önerilerine, hedeflerinde meydana gelecek değişiklikler ile karşılaşabileceği risklere ve bunlara yönelik alınması gereken tedbirlere bu bölümde yer verilir.

SGD Başkanlığı Muhasebe Kesin Hesap Raporlama Şubesi Hepinize Kolaylıklar Diler KAMU İDARELERİNCE HAZIRLANACAK FAALİYET RAPORLARI