SUNUMU T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI e-İçişleri Projesi Valilik Kaymakamlık Apostil Modülü SUNUMU

Apostil –Onay Belgesi Nedir? Apostil; bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilerek başka bir ülkede yasal olarak kullanılmasını sağlayan belge onay sistemidir. Anılan Sözleşmenin 1. maddesinde Apostil Şerhinin "Akit devletlerden birinin ülkesinde düzenlenmiş olup, diğer bir akit devlet ülkesinde kullanılacak olan resmi belgelere" uygulanacağı öngörülmektedir. Apostil’in kuralları 5 Ekim 1961 tarihli Lahey Konvansiyonuyla belirlenmiş olup yalnızca Lahey Konferansı’na üye veya taraf devletler arasında geçerlidir. 5 Ekim 1961 tarihli LAHEY (yabancı resmi belgelerin tasdiki mecburiyetinin kaldırılması) sözleşmesini Türkiye, 8 Mayıs 1962 de imzalamış, 20 Haziran 1984 tarih ve 3028 sayılı Kanun ile onaylamış ve bu Kanun, 16.09.1985 gün ve 18517 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak, 29.09.1985 tarihinde Türkiye açısıdan yürürlüğe girmiştir. Anılan Sözleşmeye taraf ülke vatandaşlarının kendi ülkelerinde düzenlettikleri söz konusu belgeleri taraf olan diğer ülkelerde kullanmaları, bu suretle işlemlerde külfetin azaltılması, kolaylığın ve hızın sağlanması amaçlanmaktadır. Almanya, Avusturya ve İsviçre arasındaki özel anlaşma çerçevesinde, bu ülkelerin belgeleri karşılıklı olarak doğrudan (kendi aralarında apostile gerek kalmaksızın) geçerlidir. 

Resmi Belge Sayılan ve Apostil Şerhi Konabilecek Belgeler Sözleşmenin 1. maddesine göre Apostil Şerhi konacak resmi belgeler Savcı, zabıt katibi veya adliye memuru tarafından verilmiş belgeler de dahil olmak üzere, devletin bir yargı organına veya mahkemesine bağlı makam veya görevli memur tarafından düzenlenmiş olan belgeler, İdari belgeler, Noter senetleri, Kişilerce özel sıfatla imzalanmış belgeler üzerine konulmuş olup belgenin kaydının veya belirli bir tarihte mevcut olduğunun ve imzaların doğruluğunun resmi makam ve noterlerce tasdiki, Gibi resmi beyanlardır.

Apostil Tasdik Şerhinde Bulunması Gereken Unsurlar Sözleşmenin 4. maddesi uyarınca Apostil Tasdik Şerhinde ana başlığın Fransızca olarak “Apostille (Convention de La Haye du 5 Octobre 1961)” şeklinde yazılması zorunludur. Bir apostil belgesi aşağıdaki unsurlardan oluşur: BELGENİN DÜZENLENDİĞİ ÜLKENİN ADI BELGEYİ İMZALAYAN KİŞİNİN ADI BELGEYİ İMZALAYAN KİŞİNİN SIFATI BELGEYE BASILAN MÜHRÜN AİT OLDUĞU MAKAMIN ADI TASDİK EDİLDİĞİ YER TASDİK EDİLDİĞİ TARİH APOSTİLİ DÜZENLEYEN MAKAM APOSTİL NUMARASI APOSTİLİ DÜZENLEYEN MAKAMIN MÜHRÜ VEYA KAŞESİ APOSTİLİ DÜZENLEYEN YETKİLİNİN İMZASI Apostil Tasdik Şerhi

Apostil Tasdik Şerhini Vermekle Yükümlü Makamlar 892 İLÇE Ülkemizde; İçişleri Bakanlığı, Adalet Bakanlığı, Maliye Bakanlığı ve Dışişleri Bakanlığının aralarında imzaladığı 08.01.1990 tarihli protokol ile yurt dışında kullanılacak idari nitelikli belgelere tasdik şerhi vermekle yetkili makamlar: Valiliklerde ; Vali Vali Adına Vali Yardımcısı Hukuk İşleri Müdürü Kaymakamlıklarda; Kaymakam İlçe Yazı İşleri Müdürleri/Şefleri (Nüfus >50000) Adliyelerde; Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlıkları

Apostil / Normal Tasdik Şerhi ile Onaylanan Evraklar İdari Makamlarca Tasdik Şerhi ile Onaylanan Belgeler; Nüfus Kayıt Örneği, İsim Denklik Belgesi, Öğrenci Belgesi, Noter Senetleri, Vekaletname, Muvafakatname Adli Makamlarca Tasdik Şerhi ile Onaylanan Belgeler; Adli Sicil Belgesi, Temyiz Belgesi, Mahkeme Kararları, Boşanma İlamı Ticaret veya Gümrük İşlemleriyle Doğrudan Doğruya İlgili Olan İdari Belgeler; Menşe Şehadetnamesi, Yabancı Fatura (İnvoice) 6

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL MODÜLÜ İŞLEYİŞİ

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülünün Arayüzleri

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülünün İşleyişi Türkiye’de yasal kabul edilen belgeye sahip vatandaşların, belgeyi taraf olan ülkelerde de yasal olarak kullanabilmesi için Valilikler ya da Kaymakamlıklara giderek belgenin tasdik şerhi (Apostil Şerhi/Normal Tasdik Şerhi) ile elektronik ortamda onaylanması sağlanmaktadır. e-İçişleri Projesinde Valilik ya da Kaymakamlıklarca kaydedilen yetkili kişi imza sirküleri ve kurum mühürleri karşılaştırması yapılarak, sistemden Apostil/Normal Tasdik Şerhi alınmaktadır. Yetkili kişilerin yetki başlangıç ve bitiş tarihlerinin sisteme kayıtlarının yapılması sağlanmaktadır. Yetkisi bitmiş kişilerin kayıtları da sistemde tutulmaya devam edilmekte, böylece gerektiğinde hızlı bir şekilde ulaşılabilmesi sağlanmaktadır. 9

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülünün İşleyişi 81 İl ve 892 İlçede belge nereden verilmiş olursa olsun tasdik imkanı vardır. Örneğin Ankara’da ODTÜ’den alınmış bir diploma İzmir’de tasdik edilebilir.

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL MODÜLÜ KURUM MÜHÜRÜ KAYIT İŞLEMLERİ

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülü Yetkili Kurumları Kurumlara ait mühür ve yetkili kişi imza sirkülerleri Valilik / Kaymakamlık Hukuk İşleri Müdürlüğü tarafından kayıt edilir. ÜNİVERSİTE ÖSYM NOTER YÖK MESLEK ODASI SAĞLIK GRUP BAŞKANLIKLARI KONSOLOSLUK SAĞLIK KURUMU DİĞER KURUM VE KURULUŞLAR BAKANLIK DIŞI BİRİMLER/İL İLÇE MÜDÜRLÜKLERİ BAKANLIK BİRİMİ/İL İLÇE MÜDÜRLÜĞÜ MUHTARLIKLAR OKUL

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülüne Kurum Mührü Kayıt İşlemi Kırmızı etiketli alanlar zorunlu alanlardır. Kurum Tipi, Kurum Adı, İl /İlçe alanları girilir. Taranarak bilgisayara resim formatında kaydedilen kurum mührü, Mühürler alanından sisteme kaydedilir. 13

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülü Kurumlar Listesi Örneğin; Kurum Tipi “Üniversite” ve İli “İstanbul” seçilerek sisteme kaydedilmiş İstanbul’daki üniversiteler listelenebilir. İli alanında seçim yapılmaz ise Türkiye’deki bütün üniversiteler listelenmiş olur. 14

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülü Kurum Mühürleri Apostil tasdik kaydı için belgeyi onaylayan kişinin taranmış kurum mühür örneği aşağıdaki gibidir:

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL MODÜLÜ YETKİLİ KİŞİ KAYIT İŞLEMLERİ

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülüne Yetkili Kişi Kayıt İşlemi Yetkili Kişi kaydı yapmak için kişinin kurumu bulunur. Daha sonra gerekli alanlar doldurularak kayıt işlemi yapılır. 17

Valilik Kaymakamlık Apostil Uygulaması Yetkili Kişi Kayıt İşlemi T.C Kimlik Numarası biliniyor ise adı soyadı bilgisi Kimlik Paylaşım Sistemi ile MERNİS’ten alınır. Taranarak bilgisayara resim formatında kaydedilen imza sirküleri, “İmza Sirküleri” alanında sisteme kaydedilir. Yetki Başlangıç ve Yetki Bitiş Tarihlerinin düzenli olarak güncellenmesi Tasdik işlemlerinin daha sağlıklı olması açısından önemlidir. 18

Valilik Kaymakamlık Apostil Uygulaması Yetkili Kişiler Listesi Kurum kriteri seçilmemiş ise sistemde tanımlı olan tüm yetkili kişiler ekranda listelenir. 19

Yetkili Kişiler İmza Sirkü Örnekleri Apostil tasdik kaydı için belgeyi onaylayan kişinin taranmış imza sirküleri örneği aşağıdaki gibidir.

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL TASDİK ISLAK İMZALI KAYIT İŞLEMLERİ

Valilik Kaymakamlık Apostil Tasdik Kayıt İşlemi “Gideceği Ülke” alanında seçilen ülke apostile taraf ülkeler arasında ise “Apostil Tasdik” işlemi yapılır. Kayıt sayfasında yetkili kişi seçimi yapıldığı anda bu kişinin sisteme kayıtlı imza sirküleri ve bağlı olduğu kurum mührü görüntülenmektedir. Türk vatandaşları için T.C Kimlik Numarası ile yabancılar için ise adı soyadı bilgisi ile kayıt yapılabilir.

Valilik Kaymakamlık Apostil Tasdik Kayıt İşlemi Tasdik Şerhini Göster Kaydı Sil Kaydı Güncelle

Apostil Tasdik Şerhi Örneği Islak imza ile onaylanacak Apostil Tasdik Şerhi Örneği

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL TASDİK E-İMZALI KAYIT İŞLEMLERİ

Valilik Kaymakamlık Apostil Tasdik Kayıt İşlemi Tasdik kaydı yapıldıktan sonra, Onaylama yetkisi olmayan kullanıcılar apostil kayıt işlemini yaptıktan sonra tasdik şerhini butonu ile onay için amirlerine gönderir. Kaydı Sil Tasdik şerhi göster Onaya Gönder Kaydı Güncelle

Valilik Kaymakamlık Apostil Tasdik Kayıt İşlemi Tasdik kaydı yapıldıktan sonra Onaylama yetkisi olan kullanıcılar apostil kayıt işlemini yaptıktan sonra tasdik şerhini butonu ile imzalayabilirler. Tasdik şerhi göster Kaydı Sil Apostil Şerhini Onayla Kaydı Güncelle

Valilik Kaymakamlık Apostil İşlemlerinde e-İmza Kullanımı e-İçişleri Projesi Valilik Kaymakamlık Apostil Modülüne e-imza uyarlanmış olup taraf ülkelerce geçerlilik sorunu ortadan kalktığı takdirde e-imza ile onaylanmış apostil tasdik şerhi uygulamaya alınabilecektir. e-İmza süreci uluslararası platformda halen tam anlamıyla kabul görmediğinden e-imza ile imzalanan apostil tasdik şerhleri ıslak imzayla da imzalanmaya devam edilmektedir.

Apostil Tasdik Şerhi Örneği E-İmza İle Onaylanmış Apostil Tasdik Şerhi Örneği

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL MODÜLÜ NORMAL TASDİK KAYIT İŞLEMLERİ

Valilik Kaymakamlık Normal Tasdik Kayıt İşlemi 5 Ekim 1961 tarihli sözleşmenin 1. maddesi gereğince Apostil Tasdik Şerhi, Diplomasi veya konsolosluk memurları tarafından düzenlenmiş belgelere, “Gideceği Ülke” alanında seçilen ülke apostile taraf ülkeler arasında değil ise, Ticaret veya gümrük işlemleriyle doğrudan doğruya ilgili olan idari belgelere, Uygulanmaz. Bu belgelere normal tasdik prosedürü uygulanır.

Normal Tasdik Şerhi Örneği Islak imza ile onaylanacak Normal Tasdik Şerhi Örneği

E-İÇİŞLERİ PROJESİ APOSTİL MODÜLÜ ÜZERİNDEN APOSTİL / NORMAL TASDİK RAPORLAMALARI

Aylar Bazında Yıllık İstatistik Raporu 2011 Yılı Aylar Bazında Apostil Tasdik İşlemleri Raporu 2011 Yılı Aylar Bazında Normal Tasdik İşlemleri Raporu 34

İl / İlçe İşlem Sayısı Raporu İl Bazında Yıllık İstatistik Raporu İl / İlçe İşlem Sayısı Raporu 35

Ülke Bazında Yıllara Göre İstatistik Raporu Her yıl e-İçişleri Projesinde apostil tasdik işlem sayısı giderek artmaktadır. Buna göre; 2010 yılı ilk beş aylık döneminde 27,878 2011 yılı ilk beş aylık döneminde 54,924 iken 2012 yılı ilk beş aylık dönemde ise 67.784 rakamına ulaşılmıştır. 2010 2011 2012 36

Ülke Bazında Yıllara Göre Apostil İşlem Dağılımı 2010 yılından 2011 yılına Apostil İşlem sayısında % 60 oranında bir artış meydana gelmiştir. 2010 yılının ilk 5 ayından 2011 yılının ilk 5 ayına göre %97 oranında bir artış görülmüştür. 2011 yılının ilk 5 ayından 2012 yılının ilk 5 ayına göre % 23 oranında bir artış görülmüştür. 37

E-İÇİŞLERİ PROJESİ APOSTİL MODÜLÜ İLLER İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNCE KİŞİ LİSTESİ SORGULAMA / RAPORLAMA

İller İdaresi Genel Müdürlüğü Bilgi Toplama Şube Müdürlüğü Apostil Modülü İşlevleri İller İdaresi Genel Müdürlüğü, yurt dışında kullanılacak nitelikli belgelere tasdik şerhi vermekle yetkili Valiliklerde; Vali, Vali Yardımcısı, Hukuk İşleri Müdürü, Hukuk İşleri Şeflerinin, Kaymakamlıklarda ise; Kaymakam, Yazı İşleri Müdürü ve Hukuk İşleri Şeflerinin, İmza sirkülerini, yetki başlangıç ve bitiş tarihlerini sistem üzerinden karşılaştırarak kontrol yapabilmektedir. 39

İller İdaresi Genel Müdürlüğü Bilgi Toplama Şube Müdürlüğü Apostil Modülü İşlevleri İller İdaresi Genel Müdürlüğü, Türkiye genelinde sisteme kaydedilen apostil / normal tasdik işlemlerini tarih, il gibi çeşitli kriterlere göre ya da hiç bir kriter girmeden kayıtlı apostil/normal tasdik şerhlerinin raporlamasını yapabilmektedirler. 40

E-İÇİŞLERİ PROJESİ APOSTİL MODÜLÜNÜN DIŞİŞLERİ BAKANLIĞI KULLANIMINA SUNULMASI

e-İçişleri Apostil Modülünün Dışişleri Bakanlığı’na Kazandırılması Dışişleri Bakanlığı tarafından, Türkiye’de ve yabancı ülkelerde kullanılmak üzere Türk makamları veya Türkiye’de yerleşik yabancı misyonların imza ve mühürlerinin tasdiki yapılmaktadır.   Sözkonusu imza sirküleri ve mühür örnekleri Dışişleri Bakanlığına kağıt ortamında gönderilmekteydi. Kurulan Web Servisi ile Valilik-Kaymakamlık Apostil Modülünde bulunan imza sirküleri ve mühür örneklerinin güncel hali elektronik ortamda Dışişleri Bakanlığı’na açılmıştır. Bu sayede imza sirküleri ve mühür örnekleri Dışişleri Bakanlığı tarafından elektronik ortamda görüntülenebilmekte, karşılaştırma yapılabilmektedir.

Apostil Modülünün Avantajları Apostil veya Normal Tasdik ile Türkiye’de geçerliliği olan bir belgenin, başka bir ülkede de yasal olarak kullanılmasının elektronik ortamda sağlanması, Yetkili kişi imza sirkülerinin sistemde tutulmasından dolayı apostil işlemi yaptırmak isteyen vatandaşların işlerinin hızlı ve güvenli bir şekilde sonuçlandırılması, “Apostil Tasdik Şerhi” onayının e-imza ile yapılması sonucunda kaynak ve zaman tasarrufunun sağlanması, güvenliğin arttırılması, Ülkeler arası bürokrasinin azaltılması, Elektronik raporlama işlemleri ile toplu sorgulamaların yapılması, Klasik kağıt süreçlerinin yarattığı maliyetlerin ortadan kaldırılması, Yapılan işlemlerde şeffaflığın sağlanması, Şeklinde sıralanabilir. 43

Apostil Modülünde Gelişmeler ve Öneriler Mart 2012’DE Ankara’da yapılan sunumdan sonra Apostil veya Normal Tasdik işlemlerine e-imza kabiliyeti kazandırılmıştır. Mevcut yapı Dışişleri Bakanlığına açılmak suretiyle yaygınlaştırılmasına katkı sağlanmıştır. Dışişleri Bakanlığı benzeri servisler diğer paydaşlar ile de kurulabilir. Vatandaş Odaklı Hizmetler bağlamında sürecin başvurusundan vatandaşın belgesine sahip olması ve doğrulunun sağlanması için gerek e-Devlet Kapısı üzerinden gerekse de İçişleri Bakanlığı internet sayfasından erişim imkanı sağlanabilir. Sisteme m-imza entegrasyonu da son aşamaya gelmiştir. Bakanlık bünyesinde yazılım geliştirme çalışmaları devam etmekte olup sürecin örnek bir şekle dönüştürülmesi için bütün paydaşlarla her türlü işbirliğinin yapılması noktasında hazır olduğumuzu belirtiriz. Söz konusu yapının uluslararası entegrasyonu konusunda da çalışmalar kısa zamanda tamamlanabilir. 44

Bilgi İşlem Daire Başkanı İlhan URAN Bilgi İşlem Daire Başkanı İÇİŞLERİ BAKANLIĞI