Proje Yönetimi II. HAFTA Projeyi Tanımlama Yrd. Doç. Dr. Özgür KÖKALAN
Projenin Tanımlanması Adım 1: Proje Kapsamının Tanımlanması Adım 2: Proje Önceliklerinin Belirlenmesi Adım 3: İş Bölümü (WBS) Yapısının Oluşturulması Adım 4: Organizasyon Şeması ile İş Bölümü Yapısının Entegrasyonu Adım 5: Yazılım Programı için İş Bölümü Yapısının (WBS) Kodlanması
I. Adım. Proje Kapsamının Tanımlanması Temel olarak üç adımdan oluşur. Projenin tarifi; Bu bölümde gerçekleştirilecek proje kısaca anlatılmalıdır. Bu bölüm genellikle 2 sayfayı geçmez. Projenin genel amacı (hedefi); Proje neden hazırlandığı, genel amaçlarının ne olduğu yazılmalıdır. Projenin özel (spesific) amaçları (hedefleri); Proje sonucunda elde edilmesi planlanan tüm amaçlar buraya yazılmalıdır. Kapsam Bildirimi Amacı Açıkça son kullanıcı için proje ürünün (ler) tanımlamak için. Hedeflerine başarılı bir şekilde tamamlanması üzerine projeyi odaklanmak. Bir planlama aracı olarak ve proje başarısını ölçmek için proje sahibi ve katılımcılar tarafından kullanılacak
Proje Amaçlarının (Hedeflerinin) Belirlenmesi Projenin amaçları (hedefleri) belirlenirken dikkat edilmesi gereken hususlar vardır. Bunlar; Amaç aksiyona (faaliyete) işaret etmelidir. Amaç ve amaç açıklaması elde edilmek istenen sonuca işaret etmelidir. Amaçlar ölçülebilir olmalıdır. Amaç açıklamaları daima bir zaman ölçüsüne sahip olmalı ve açıklanan amaçların ne kadar süre içinde gerçekleştirilmesinin beklendiği ifade edilmelidir. Amaçlar motive edici olmalıdır. 1) Amaç açıklamasında, bu amacı gerçekleştirmek için hangi işlerin (aksiyonun) yapılması gerektiği de belirtilmelidir. Bunun için açıklamalar "-mek, -mak" gibi fiillerle bitmelidir. (Örnek: Bayileri eğitmek, satış yapmak vb) 2) Yani açıklamalar sadece "-mek, -mak"la kalmamalı, bu işleri yaparak ulaşılmak istenen sonucu net olarak İfade etmelidir. (Örnek: Bayileri satış teknikleri konusunda eğitmek, x malı İtibariyle belli bir bölgede en yüksek satış rakamına ulaşmak vb) 3) Amaç ifadesi, belirli bir süre sonra durumun ne olduğunu ölçmeye İmkân vermelidir. Bunun için amaçlar mümkün mertebe rakamla İfade edilmelidir. (Örnek: Satış teknikleri konusunda en az 50 bayi eğitmek, belli bir bölgede x malından belli bir satış tutarına ulaşmak vb) 4) (Örnek: 3 ay içinde satış teknikleri konusunda 50 bayiînin eğitilmesi, belli bir bölgede x malından bir yıl içinde belli bir miktarın satılması vb) Ancak bu amaçlar arasında bir öncelik sırası olmali ve uygulayıcılar bunu net olarak bilmelidir. Bu konuda sık sık kullanılan ve çok önemli (ehem) ile önemli (mühim) olanı farklilaştırmak anlamında "ehemle mühimi ayırmak" deyimini hatırlayalım
Proje Tanımlama Aşamasında Sorulması Gereken Temel Sorular Proje tanımlama aşamasında temel olarak üç soruya cevap aranır; Bu projeye neden yapılmalıdır? Bu proje gerçekleştirilmezse neler olur? Projenin örgüt üzerinde kritik bir etkisi olacak mı?
Projenin Tanımlanması: Terimler ve Açıklamalar Proje Kapsamının Açıklaması Projenin kapsamı kısaca açıklanır. Bu bölüm genellikle bir paragrafı geçmeyen proje özeti olarak da tanımlanabilir. Proje Yönerge Proje daha geniş biçimde tanımlanır. Proje yönerge proje yöneticisinin için çok önemlidir. Proje yöneticisinin projeyi yönetmesi için başvurduğu temel kaynaktır.
Proje Denetim Listesi Proje denetim listesi proje hazırlama aşamasında hayati önem kazanmaktadır. Proje hazırlanmadan önce projenin olmazsa olmazları ilk olarak listelenir. Proje hazırlandıktan sonra hazırlanan proje ile denetim listesi karşılaştırılır ve eksikler tespit edilir. Her kurumun denetim listesi farklılaşabilir. Proje verilecek kuruma ait denetim listesine proje hazırlamadan önce bakmakta yarar vardır. Bu liste proje hazırlayan için kurumun projeden istedikleri hakkında bilgi sahibi olmasına imkan verir.
Proje Denetim Listesi (Devam) Proje denetim listesinde; Projenin amacı (ne, ne kadar, ne zaman) Projenin aktarılabilir çıktıları (proje ömrü boyunca beklenen çıktılar) Kilometre Taşları (kontrol noktaları) Teknik gereksinimler Projenin limitler ve istisnalar Müşteri görüşleri, projenin ilk aşamasında yer alır.
Projenin Aktarılabilir Çıktıları Projenin aktarılabilir çıktıları, proje sonucunda projeden yararlanacak hedef kitleye aktarılan soyut ya da / ve somut tüm çıktılar olarak tanımlanabilir. Bu çıktılar bir rapor, bir belge, hatta bir binanın bir bloğu bile olabilir.
Kilometre Taşları Kilometre taşı, bir projede önemli bir olayı işaretleyen ve projenin ilerlemesini izlemek için kullanılan bir referans noktasıdır. Projenin gidişatını izlemek için kilometre taşlarının muhakkak belirlenmesi gerekir. Kilometre taşları genellikle bir aktivite değildir. O yüzden faaliyet planında farklı şekilde gösterilir.
Kilometre Taşları (Devam) Yatırımcı İle Görüşme Ruhsat İzni Teşvik Başvurusu İlk prototip Denetleme 25 Ocak 3 Mart 15 Mayıs 30 Haziran 17 Temmuz
Proje Sınırlamaları ve İstisnalar Proje Sınırlamaları; proje çıktıları zaman, maliyet gibi unsurlar göz önünde tutularak sınırlardırılabilir. Proje sınırlamaları muhakkak proje de yer almalıdır. İstisnalar; proje de yapılmayacak, proje dışında tutulan kısımdır. Projede istisnaların yazılması projenin sınırlarını belirlemek için çok önemlidir.
II. Adım: Proje Önceliklerinin Belirlemesi Proje İkilemlerinin Nedenleri Zaman, maliyet ve performans parametrelerinin önemine göre projedeki değişiklikler - Bütçe-Maliyet - Programı-Zaman - Performans -Kapsam - Proje (İkilem) Önceliklerini Yönetme -Sınırlama: zorunlu öncelikleri belirleyin. -Geliştirme: tüm parametreleri düşünerek öncelikleri optimize edin -Kabul: önceliklerinizi projenin yönetilebilmesi için azaltın.
Adım 3: İş Bölümü (WBS) Yapısının Oluşturulması İş Bölümü Yapısı (WBS) Bir projeye dahil ürün ve çalışma unsurlarını belirleyen bir hiyerarşik anahat (harita) olarak tanımlanır. Tüm ana faaliyet ve alt faaliyetler arasındaki ilişkileri gösteren önemli bir yapıdır.
İş Bölümünün Hiyerarşik Yapısı
İş Bölümlenin Proje Yönetimi Açısından Yararları İş Bölümleme; Projenin maliyet, zaman ve teknik performansının değerlendirilmesini kolaylaştırır. Bilginin her örgütsel düzeyde yönetilmesini sağlar. Projenin örgüt yapısının (Proje ekibinin) geliştirilmesine yardımcı olur. Projenin plan, program ve bütçesinin yönetilmesine yardımcı olur. Çeşitli proje unsurları arasında koordine iletişim kanalları oluşturur.
Projenin En Küçük Faaliyetleri İş Bölümünün en düşük seviyesidir. Çıktı odaklı bir yapıdır. Bu faaliyetler: İşi tanımlar (ne). Her iş için gerekli zaman tanımlanır (ne kadar) Her iş için gerekli bütçe tanımlanır (maliyet) Her iş gerekli kaynakları belirler (ne kadar) Her iş gerekli işi gerçekleştirecek kişiyi tanımlar (kim) Başarıyı ölçmek için gözlem noktaları (kilometre taşları) tanımlar.
ÖRNEK Mezuniyet Seremonisi
Adım 4: Organizasyon Şeması ile İş Bölümü Yapısının Entegrasyonu Organizasyon Şeması ile İş Bölümü Yapısının Entegrasyonu proje için çok önemlidir. Yapılan entegrasyon; Projede görevli birimlerin belirlenmesini sağlar. Proje ekibinin belirlenmesini sağlar. Proje sorumlulukları belirlenir. Maliyet hesabını yapmaya yardımcı olur. Proje dışındaki işlerin organize edilmesine yardımcı olur.
Adım 5: Yazılım Programı için İş Bölümü Yapısının (WBS) Kodlanması İş Bölümü Kodlama Sistemi İş Bölümü Seviyelerinin Belirlenmesi Proje Elemanlarının ve Sorumlu Faaliyetlerinin Belirlenmesi Bütçe ve Maliyet Bilgilerinin Belirlenmesi Kodlama sistemi sayesinde projeye bütünsel bakış sağlanmış olur. Bu bölüm projenin en önemli kısmıdır.
Ofis Taşınma Projesi No Faaliyet Faaliyetin Tanımı 1 Ana faaliyet Eski ofisten yeni ofise mobilyaların taşınması 1.1. Alt faaliyet Kutuları ısmarlama 1.2. Ofis ekipmanları ve diğer ekipmanların kutulara yerleştirme 1.3. Kutuların yeni ofise ulaşımı 1.4. Ofis mobilyaların yeni ofise transferi 1.5. Kutuların açılması ve yerleştirmesi 1.6. Mobilyaların yerleştirilmesi 2. Telefon ve şebekenin transferi 2.1 Telefon numaralarının transferinin ayarlanması 2.2. Kabloların kurulumu 2.3. Yeni ofisteki soketlerin kurulumu 2.4. Telefonların ve faks makinesinin kurulumu 2.5. Bilgisayar ve printerların kurulumu
Sorumluluk Matrisi Sorumluluk Matrisi (RM) Doğrusal sorumluluk grafiği de denir. Projede hangi faaliyetten kimin sorumlu olduğunu gösterir. İlk olarak tüm faaliyetler ve proje ekip üyeleri listelenir. Birimler arasındaki koordinasyon mekanizması belirlenir. Tüm proje ekibi üyelerinin sorumluluklarını görmelerine imkan veren bir araçtır. Projedeki otorite düzenini görmemize imkan verir.
Bir Pazar Araştırması Projesinin Sorumluluk Matrisi Faaliyet Ali Ayşe Hakan Tarık Zeynep Hedef müşteri kitlesinin belirlenmesi S D Anket taslağının geliştirilmesi Anketin pilot testlerinin yapılması Ankete son halinin verilemesi Anketin çıktısının alınması Anketin gönderileceği kişilerin adreslerinin belirlenmesi Anketin postalanması Anketlerin toplanması Anket verilerinin yazılım programına girilmesi Anket verilerinin analizi Anket sonuçlarının taslak raporunun hazırlanmadı Anket raporuna son halinin verilmesi
Projenin İletişim Planı Ne tür bilgi ne zaman toplanacak? Bilgiyi kim elde edecek? Bilgi hangi yöntemlerle toplanacak? Bilgi nasıl depolanacak? Bilgiye nasıl ulaşılacak Elde edilen bilgi ne zaman iletilecek? Nasıl iletilecek?
Projenin İletişim Planının Geliştirilmesi Paydaş analizi yapılması Bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi Bilgi kaynaklarının belirlenmesi Sorumlulukların ve zamanlamanın belirlenmesi
Paydaş Analizi (Çıkar Grubu) Proje ile çıkarı olan kişi, grup veya organizasyon kısaca tüm yapılardır. Paydaş analizi yapılırken; Kim? (bireysel ya da kurumsal) Çıkarı nedir? Projeden nasıl etkilenecek? Paydaşların projeden çıkarları belirlenirken paydaş gruplarla bire bir görüşmeler (mülakatlar) yapmaları önerilir.
Projenin İletişim Tablosunun Hazırlanması Bilgi Türü Hedef izleyici Ne zaman İletişim Kanalı Sağlayıcı Kilometre Taşlarının Belirlenmesi Proje Yöneticisi Aylık E mail ve yazılı metin Proje ofisi Proje raporları ve gündem Proje ekibi ve müşteriler Haftalık Proje yöneticisi Haftalık raporlar E- mail Proje ekibinde sorumlu raportör