İMBT BİLİŞİM SİSTEMLERİNE GİRİŞ DERS 5

İş Dünyasında Bilişim Sistemleri İş dünyasında bilişim sistemlerinin kullanılışı 4 ayrı metot ile sınıflandırılabilir. Endüstri Bölümüne Göre (Üretim 1 ve Satış 2 ) Endsütri Altbölümüne Göre(-Otomobil Üretimi-1, -Gıda Satışı-2) Karar Verme Düzeyine Göre * (Op.-Ta.-St.) Bilişim Sistemi Tipine Göre(YBS,US,AİS,....) Stratejik Taktiksel Operasyonel

OPERASYONEL SEVİYE SİSTEMLERİ 3 ANA BAŞLIKTA TOPLAMAK GEREKİRSE Atomik İş İşleme Sistemleri Ofis Otomasyon Sistemleri İşleme Kontrol Sistemleri

Atomik İş İşleme Sistemleri Atomik iş işleme sistemleri operasyonel seviyedeki rutin içsel ve dışsal birim(atomik) işlerin yapılması görevini üstlenmiştir. Birim(Atomik) işler organizasyonun içinde ve 3.kişilerle gerçekleştirdiği birim bilgi/hizmet/ürün değişimini kapsar Örnek olarak: -Ürün/Hizmet siparişlerine ait kayıtların tutulması. -Hammadde siparişlerine ilişkin kayıtların tutulması. -3.kişiler tarafından alınan ürünlere ait kayıtların tutulması. -Bir süper markette yapılan alışverişe ait kayıtların tutulması -Bir bankanın müşterisine ait hesap hareketlerini kaydetmesi -Bir ATM cihazından para çekilmesi ve bunun hesap detaylarına işlenmesi

Atomik İş İşleme Sistemleri AİİS ile yapılan işler rutin ve tekrarlanan türden işlerdir.Birim işler organizasyon türüne göre değişiklik gösterse de genelde organizasyon yapısında yaşamsal öneme sahip işlerdir. Veri bar-kod okuma cihazları ile veya veri giriş formları yardımı* ile sisteme girilir. Veri Saklanması, Veri Güncellemesi bir VTYS tarafından gerçekleştirilir. Genelde sistem bir LAN üzerinde çalışır ve veriler gerçek zamanlı olarak bir WAN aracılığı ile ana merkeze aktarılır. Bir başka işleme türü de Yığın İşleme ’dir. Bu işleme türünde Yığın İşleme sistemin daha az yoğun olduğu (Birim İş’in az olduğu) zamanlarda yapılır.

Atomik İş İşleme Sistemleri Buna karşın daha önce anlatılan gerçek zamanlı sistemler verileri giriş yapılır yapılmaz işler ve sistemi güncellerler. Gerçek zamanlı işleme kullanan AİİS’de bilgilere gerçek zamanlı raporlama sistemleri aracılığı ile erişilir. AİİS 3.kişilere de bilgi aktardığından organizasyon dışından en kolay gözlemlenen sistemdir.AİİS’deki aksaklıklar organizasyon çevresi tarafından kolaylıkla fark edilir.Bu aksaklıklar organizasyon için prestij, güven,zaman ve para kaybına neden olabilir. Bu yüzden AİİS’leri organizasyon için kritik öneme sahip sistemler olarak bilinir. Ayrıca AİİS’leri organizasyon performansını belirlemede önemli rol oynar.Bu sebeple de bu sistemler kritik önemli olarak bilinir.

Ofis Otomasyon Sistemleri Ofis Otomasyon Sistemleri 3 önemli fonksiyona sahiptir. -Yerel çalışanların, profesyonellerin, ve bilgi işçilerinin işlerini idare etme ve yürütmelerine yardımcı olurlar. -Organizasyondaki tüm seviyelerdeki değişik amaçlar doğrultusundaki işler arasında bir köprü oluşturur. -Organizasyon ve çevresi arasındaki bağları güçlendirirler. Ofisi sadece yazı yazılan, hesap yapılan bir yer olmaktan çıkaran OOS, ofisi tüm organizasyonel bilginin paylaşıldığı yer haline getirirler. Evrak Yönetimi, İşbirliği, Proje Yönetimi başlıca üstlendiği fonksiyonlardır. Masa Üstü Yayıncılık, Kişisel Takvim Yönetimi yazılımları da OOS kapsamında düşünülmektedir.

Groupware Sistemleri (Grup İşbirliği Sistemleri) Groupware işbirliği yapan kişi ve/veya gruplar arasında bilgi alışverişini sağlayan sistemlerin genel adıdır. Groupware sistemleri zaman yönetimi,doküman yönetimi, doküman paylaşımı ve iletişim konularında çözümler sunarlar. Groupware sistemleri üç önemli organizasyonel amaca hizmet ederler. -İletişim(Communication) -İşbirliği(Collaboration) -Eşgüdüm(Coordination) 3-C

Groupware Sistemleri (Grup İşbirliği Sistemleri) EşzamanlıFarklı Zamanlı Aynı Mekan Toplantı Destek Sistemleriİş Akışı Sistemleri Farklı Mekan Video KonferansE-posta,M. Panoları

Groupware Sistemleri (Grup İşbirliği Sistemleri) Fonksiyon E-posta Doküman Yönetimi İşbirliği Geliştirme Konferans Zaman Yönetimi Groupware Yönetimi/Karar Destek Uygulama E-posta,Elektronik Form İşleme Bilgi dağılımında kalite artışı Ekip Çalışması Video Konferans,Beyaz Tahta Uyg. Takvim ve grup aktivitelerinde zaman yönetimi Erişim Denetimi/Gelişmiş Karar Verme

Groupware Sistemleri (Grup İşbirliği Sistemleri) Groupware sistemleri: -Elektronik Posta -Elektronik Takvim -Metin Konferans(Chat) -Video Konferans -Beyaz Tahta -Doküman Paylaşımı -Görev Paylaşımı işlevlerini yerine getirirler. En bilinen Groupware yazılımları Lotus Notes, Novell Groupwise,Microsoft Exchange İnternet ortamında groupware olanaklarını sunan bazı web siteleri mevcut olup bu tip sitelere önemli bir örnektir.

Takvim ve Planlama Yazılımları Takvim ve planlama yazılımları kişilerin kendi iş takvimlerini düzenlemelerine yardımcı olurlar. Bu yazılımlar organizasyonel takvimin düzenlenmesine yardımcı olurlar. Organizasyonel takvim ve kişisel takvimler arasında bağlantılar kurarlar. Bir toplantı organize etmek isteyen kişi diğer grup üyelerinin iş takvimlerini sistem üzerinden görebilmekte ve tüm üyeler için en uygun zamanda toplantıyı takvime alabilmektedir. Sistem seçilen zaman için organizasyonel takvime bakmakta boş olan bir toplantı salonu belirlemekte, tüm bu ayarlamaları yaptıktan sonra toplantı yeri ve saatini e-posta ile grup üyelerine bildirmektedir.

Doküman Konferans Sistemleri Bu sistemlerde bir doküman (hesap tablosu/cad çizimi vb.) kullanıcılar tarafından eş zamanlı olarak izlenebilmekte doküman üzerinde kullanıcılar değişiklik yapabilmekte ve bu değişiklikler hemen güncellenerek tüm kullanıcılara yansıtılmaktadır. Doküman Konferans Sistemlerinde dokümandaki değişiklikleri izleyen ve kaydeden bir yordam da mevcuttur.

Doküman Tarama ve İşleme Sistemleri Bu sistemler doküman, grafik ve resimleri tarayarak dijital forma getiren ve daha sonra bu dosyaların saklanma ve işlenmesine imkan sağlayan sistemlerdir. Bu sistemlerde dijital hale getirilen dokümanın en yüksek kalitede ve en düşük dosya boyutunda olması istenir.Bu aşamada optimum çözümün bulunması önem taşır. Bu sistemler yüksek saklama ve yedekleme kapasitesine ihtiyaç duyar ki genelde yüksek kapasiteli yedekleme ünitelerinin bu sistemlerin çalıştığı donanımla entegre olması gereklidir.

Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri Geniş ölçekli işletmelerde kağıt doküman yükünden kurtulmak amacı ile tasarlanmış elektronik ortamda evrak yönetimine imkan sağlaya sistemlerdir. En bilinen EDYS Boeing firmasında kullanılan binlerce sayfalık uçak montaj ve bakım talimatlarının yer aldığı dokümanların elektronik ortamda yönetilmesini üstlenen sistemdir. Aşağıda belirtile doküman yaşam döngüsünün yönetimi fonksiyonunu üstlenmiştir. Doküman Yaşam Döngüsü -Yazım -Gözden Geçirme -Değiştirme -Yayın -Dağıtım -Yeni Sürüm -Yazım

İş Akışı Yönetim Sistemleri İş akış otomasyonu sağlamak üzere bilgi ve doküman akışının belli prosedürler dahilinde yürümesini sağlamak amacı ile kurulmuş bilişim sistemleridir. Bu sistemlerin en önemli amacı işlerin ; -En Çabuk -Doğru Sırada -Doğru Kişiler Tarafından yapılmasını sağlamaktır. Bu sistemler aşağıda belirtilen görevleri düzenler ve denetler.

İş Akışı Yönetim Sistemleri Kişilere görevleri dağıtır. İş Akışı kuyruğundaki işleri kişilere hatırlatır. Ortak işlerde işbirliği aktivitelerini planlar. Bazı işler için gereken 3.kişilere ait bilgileri organizasyona aktarır. Görev performansını ve kişilerin performanslarını ölçer. Bu sistemlere yardımcı olarak dokuman tarama ve işleme ve elektronik dokuman yönetim sistemleri de kullanılır. Dokümanların kişilere otomatik dağıtılması gibi işler yine İş Akışı Yönetim Sistemleri tarafından yapılır. Her çalışana yapacağı işler ve bu işlerin bitirilme zamanları ile ilgili bilgiler aktarılarak iş akışı kuyruğu oluşturulur. İAYS,DT İ/İAK fonksiyonlarını ortak olarak üstlenerek çalışır.

İş Akışı Yönetim Sistemleri Bir yardım hattı uygulamasında kullanılan bilişim sistemi İAYS konusunda önemli bir örnek teşkil eder. İAYS’den maksimum verim alınabilmesi için organizasyonel prosedürlerin ve proseslerin yeniden bilişim sistemleri ışığı altında düzenlenmesi gerekir ki buna da BPR (Business Process Reengineering) adı verilir.

İş Akışı Yönetim Sistemleri İAYS Form Aktarımı Groupware Yapısallık İşbirliği Banka Yardım Hattı Turizm Şirketi Tasarım Ofisi

Notlar