YEMEK HİZMETLERİNİN SUNUMUNDA YAPILAN YOLSUZLUK Bu bir gerçek hayattan esinlenilmiş vaka çalışmasıdır. İsim verilmesi uygun bulunmamıştır.

Kamu Kurumlarında Öğle Yemeği Hizmetinin Temini Mevzuata göre kamu kurumları, personelin öğle yemeği ihtiyaçlarını karşılamakla görevlidir. Bu görev ise kurum tarafından yemek hizmetinin doğrudan temini şeklinde veya ihale edilmek suretiyle yüklenici aracılığıyla yerine getirilmektedir. Hizmetin finansmanı için kurum bütçesine belirli ödenekler konulmaktadır. Bu hizmetten faydalanan personelden de Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen tutarlarda ücretler tahsil edilmektedir. Kısaca ilgili yasal süreç hatırlatılmıştır.

X Bakanlığı’nda Yolsuzluk Kurum personeline verilen öğle yemeği hizmetinde sahte belgelere istinaden ödemeler yapıldığı yönünde şikayet yapılmıştır. Şikayetin kurum tarafından incelenmesi neticesinde yemek hizmetlerinin organizasyonunda görevli kurum personeli ile yüklenicinin anlaşarak yolsuzluk yaptıkları ve kurumu zarara uğrattıkları anlaşılmıştır. Slaydı okuyun. Bu olayda Bakanlık içerisindeki iç kontrol sistemi içerisindeki mevcut bir ihbar sisteminin sonucunda ortaya çıkan bir durumdan bahsedilmektedir. Bu husus daha sonra örnek olayın değerlendirilmesinde de vurgulanacaktır.

Olayın Detayları 2010 yılında ihaleyi Elibol Yemek Hizmetleri Şirketi kazanmıştır. Yükleniciye ödemeler aylık periyotlar halinde yapılmıştır. Personelden görev unvanlarına göre farklılaştırılmış ücretler tahsil edilmiştir. Üç farklı bölgede faaliyet gösteren Kurum tarafından personele yemek hizmeti verilmesi için 2010 yılı başında ihaleye çıkılmış ve ihaleyi XY Yemek Hizmetleri Şirketi kazanmıştır. Yükleniciyle yapılan sözleşme gereği ödemeler aylık periyotlar halinde yapılmıştır . Yemek yiyen personelden ise görev unvanlarına göre farklılaştırılmış ücretler tahsil edilmiştir.

İzlenen Prosedür (1) Personelden yemek karşılığı, belirlenen tutarda para tahsil edilmesi, karşılığında yazar kasa fişi verilmesi, Gün sonlarında yazarkasadan döküm alınması ve elde edilen hasılatın bankaya yatırılması, Sorumlu birim (İMİD) tarafından gönderilen tutanaklara istinaden aylık dönemler halinde yemek hizmetinden faydalanan personel sayısının belirlenmesi, Bu slaytta yemek hizmeti sunumunda, personelden para tahsilinde ve yükleniciye yapılan ödemelerdeki süreç anlatılmaktadır. Yemekhane önlerine konulan yazarkasalar aracılığıyla yemek hizmetinden faydalanmak isteyen personelden kişi payı olarak belirlenen tutarda para tahsil edilmekte, karşılığında yazar kasa fişi verilmekte ve personel yemek yemektedir;

İzlenen prosedür (2) Bu süreçten sorumlu birim (İMİD) tarafından düzenlenen belgelerin, yüklenici şirkete ödeme yapılması için kurum muhasebe birimine gönderilmesi, Muhasebe biriminin ödenecek tutarı yüklenici firmanın banka hesabına aktarması. Sözleşmede belirlenen yemek bedeli ile personel sayısının çarpımı, Bulunan tutarın yüklenici Şirkete bildirilmesi ve bu tutarda fatura düzenlenmesinin sağlanmasıdır. Burada İMİD’e gelen fatura ve diğer belgelerin ön mali kontrolünün yapıldıktan sonra ödeme için muhasebe birimine gönderildiği ifade edilecektir. Daha sonrada yüklenicinin hesabına ilgili tutar aktarılmaktadır.

İnceleme Sonuçları Şikayet üzerine yapılan incelemede, yüklenici firmanın yazarkasada fiş kesmekle görevli personel ile anlaştığı, Personel yemek yemiş gibi fazladan fiş kesildiği, fazladan kesilen bu fişlerin karşılığının yüklenici firma tarafından ödendiği, Böylece yemek yiyen kişi sayısının fazla gösterildiği ve yükleniciye muhasebe birimi tarafından fazladan ödemeler yapıldığı tespit edilmiştir, Ayrıca, yüklenici firmaya yapılan ödemelerin Mayıs ayından itibaren sıçramalar gösterdiği, bazı dönemlerde yemek yiyen sayısının personel sayısından bile fazla olduğu görülmüştür. Şikayetlerin araştırıldığı inceleme sonucunda tespit edilen noktalar anlatılmıştır. Bir önceki slaytta da açıklandığı gibi herhangi bir personel yemek bedeli olarak 2 TL öderken, idare tarafından yükleniciye personel başına 6 TL ödenmektedir. Dolayısıyla, yüklenicinin 2 TL’lik fiş bedelini sanki yemek yenmiş gibi kendisinin ödemesi durumunda 4 TL karı olmaktadır.

Usulsüzlüğün Nedenleri (1) Kurum üç farklı bölgede faaliyet göstermekte ve yemek hizmetine ilişkin işlemler manüel olarak yürütülmesi, Görevler ayrılığının uygulanmaması, Faaliyetin yürütülmesi sırasında ortaya çıkacak riskler tespit edilmemiştir. İkinci paragraftaki durum için şu açıklama yapılabilir; Personele fiş satılması, yazarkasa dökümünün alınması, gün sonlarında tahsil edilen paraların bankaya yatırılması, günlük tutanak düzenlenmesi ve belgelerin süreçten sorumlu birime gönderilmesi aynı personel tarafından yapılmaktadır. (Kritik görevler ayrı personele verilmemiştir). (Bkz. 9 numaralı İç Kontrol Standardı)

Usulsüzlüğün nedenleri (2) Yemek hizmetlerinin yürütülmesi, muhasebesi ve bu hizmetlerin yürütülmesinde ortaya çıkan sorunlara ilişkin herhangi bir raporlama sistemi öngörülmemiş, İşlemler üzerinde kontroller gün sonunda düzenlenen belgelerle sınırlı olarak yapılmış, Sabıka kaydı olan bazı kişilerin kilit/hassas görevlerde istihdam edildiği anlaşılmıştır. Kilit görevler derken, daha önce yolsuzluk v.b. suçlardan sabıkası olan kişilerin mali işlerden sorumlu görevlerde istihdam edilmesi örneğini verebiliriz.

TESPİT EDİLEN BU USULSÜZLÜKLER SONUCUNDA NE GİBİ ÖNLEMLER ALINABİLİR? Konuyu tartışmaları için dinleyicilere biraz zaman tanıyın, gerekirse gruplara (2 ve 3 kişilik gruplar gibi) ayırın. Daha sonra hazırladığınız önlem önerilerini kişilere dağıtın.

Yeni Sistem (1) Yemek hizmetinde akıllı kartların kullanımına karar verilmiştir. Bu sistem şu şekilde çalışmaktadır: Akıllı kartlara kontör yüklemesi için kurumun üç farklı bölgesine kontör makineleri kurulmuş, makinelerdeki paraların toplanması için en az 2 personel görevlendirilmiştir. Yemekhane önlerinde turnike sistemi kurulmuştur. Yemek hizmetinden faydalanmak isteyen personel, akıllı kartları bu turnikelerde okutarak yemekhaneye giriş yapabilmektedir. En az 2 gerekirse daha fazla personelin bu makinelerden para toplanması görevinde istihdam edilmesinin görevler ayrılığı ve kilit/hassas görevler için bir örnek teşkil ettiği vurgulanabilir.

Yeni Sistem (2) Bir kişinin akıllı kartı aynı gün içinde ikinci kez okutması durumunda düşülecek kontör bedeli, 2 kontörden fazla olacaktır. Kontör dolum merkezlerinde gün sonlarında tahsil edilen paralar bankaya yatırılmakta ve banka ekstreleri yemek hizmetinden sorumlu kurum birimine gönderilmektedir. İlgili birim tarafından sistem üzerinden günlük rapor alınmakta ve kontör dolum merkezlerinden gönderilen banka ekstreleri ile bankadan gelen ekstrelerle karşılaştırmaktadır. İlk paragrafa örnek olarak personelin akıllı kartı turnikede ilk okutmasında 2 TL’lik kontör düşerken, aynı gün içinde ikinci okutmasında 6 TL’lik kontör düşmektedir.

Yeni sistem (3) İlgili birim (İMİD) rapor ve turnikelerden alınan ekstrelere istinaden aylık dönemler halinde hakediş raporları hazırlar, Yüklenici de, hakediş raporlarında gösterilen tutarlar üzerinden fatura düzenlemektedir. Kurum muhasebe birimi, düzenlenen fatura üzerinden ilgili firmaya yemek bedellerini ödemektedir. Kurum üst yöneticisi ile yardımcılarına ve süreçten sorumlu birim yöneticisine şifreler verilerek sistemi takip edebilme olanağı sağlanmıştır. Kilit/Hassas görevlerde istihdam edilecek personel için yeni bir kontrol geliştirilmiştir.

Yeni sistemin faydaları neler olabilir? Yeni sistemin zayıf noktaları neler olabilir? Konuyu tartışmaları için dinleyicilere biraz zaman tanıyın, gerekirse gruplara (2 ve 3 kişilik gruplar gibi) ayırın. Daha sonra hazırladığınız önlem önerilerini kişilere dağıtın.