2011-2012 AKADEMİK YILI ERASMUS ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI İHSAN DOĞRAMACI BİLKENT ÜNİVERSİTESİ ULUSLARARASI ÖĞRENCİLER ve DEĞİŞİM PROGRAMLARI OFİSİ Nisan, 2011

2011-12 ERASMUS ÖĞRENCİLERİ ORYANTASYON PROGRAMI UDO-Erasmus Programı Hk. Genel Ex-Erasmus Öğrencileri ile Tanışma Workshop Türk Dış Politikası Hk. Sorular-Cevaplar

ERASMUS PROGRAMI Erasmus Programı nedir? Erasmus programı, Avrupalı yüksek öğretim kurumlarının birbirleri ile işbirliği yapmalarını teşvik etmeye yönelik bir Avrupa Birliği programıdır. Erasmus Öğrenci Hareketliliği nedir? 1 akademik yıl içinde 1 veya 2 dönemliğine başka bir Avrupa ülkesi Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi yüksek öğretim kurumunda, eğitim ücreti ödemeden, öğrenci olmak üzere yurt dışına gidebilmektedirler. Avrupa Komisyonu değişimden faydalanan bireylere katkı sağlamak amacıyla öğrencilere hibe vererek değişime mali olarak da destek vermektedir.

ERASMUS PROGRAMI Ulusal Ajans kimdir? Avrupa Komisyonu’nun Türkiye’deki EÜB sahibi üniversiteler ile iletişimini T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) sağlar. İletişim Bilgileri: www.ua.gov.tr Hüseyin Rahmi Gürpınar Sokak No: 2 Çankaya-Ankara

Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi Hem Amerika ve diğer AB dışı ülkelerdeki hem de Avrupadaki Üniversiteler ile yürütülen değişim programını koordine eder. Üniversitemize gelen değişim öğrencileri için oryantasyon programları düzenler ve kaldıkları sürede karşılaştıkları, idari olarak çözülebilecek sorunları çözmeleri için yardımcı olur. Erasmus programı çerçevesinde, Üniversitenin Ulusal Ajans'a karşı olan sorumluluğunu yerine getirir.

Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi (UDO) kimdir? Prof. Orhan AYTÜR – Erasmus Kurum Koordinatörü, Rektör Yardımcısı, Öğrenci İşleri ve Uluslararası İlişkiler Ayşegül BAŞOL – UDO Koordinatörü abasol@bilkent.edu.tr Tel: +90 312 290 2435 B.Yasemin ÖZBEK – Öğrenci Danışmanı ozbek@bilkent.edu.tr Tel: +90 312 290 3073 Erkin TARHAN – Öğrenci Danışmanı terkin@bilkent.edu.tr Tel: +90 312 290 1065

Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi nerededir? Öğrenci İşleri Müdürlüğü Binası Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi (Yurtlar Spor Salonu Arkası, İdari Birimlerin bulunduğu bina) Adres: Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi Öğrenci İşleri Müdürlüğü Bilkent Üniversitesi 06800 Bilkent / Ankara / Turkiye Web: http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/ outgoing_exchange/erasmus.html Ofis Saatlerimiz: Salı: 14.00-17.00 Çarşamba, Perşembe, Cuma: 9.30-11.30, 14.00-17.00

Erasmus Süreci Seçim Gidilecek Ünv.’ye başvuru (Yurt başvurusu dahil) Kabul gelince - Pasaport - Vize - UDO’ya verilecek tüm belgeler sonrası %80’e kadar ilk hibe Oradayken istenen belgeler Dönüşte istenen belgeler Tüm belgeler ve ders transfer/muafiyetleri sonrası kalan %20’lik hibe

Uluslararası Değişim Programları Ofisi Öğrenci Hareketliliği (Erasmus) için ne yapar? Seçilen Erasmus öğrencilerinin isimlerini Ulusal Ajans’a bildirir. Başvuru esnasında istenebilecek evrakları hazırlar Kabul mektubunuz size ulaşınca, vize için istenen ve Erasmus öğrencisi olduğunuza ayrıca hibe aldığınıza dair yazıyı hazırlar, yazılar 2 gün sonra teslim edilir. Ücretsiz Pasaport alımı için gerekli yazıyı verir. Ulusal Ajans’ın istediği evrakları tamamlar ve yılda iki kez rapor eder. Hibeleri hesaplar ve yatırılması için Mali İşler’e yazı yazar.

Pasaport almak için... Gideceginiz Üniversiteden kabul mektubunuz geldikten sonra basvurulur Harçsız (1 yılı ücretsiz) pasaport alımlarında, size 1 yıllık harcsız pasaport yazısı verir ancak defter ücretini gene sizin vermeniz gerekmektedir. UDO Harçsız pasaport yazısını hazırlayıp, imzaya gönderir, yazılar 2 gün sonra alınabilir. Harçsız Pasaport yazınızı alınca, önce Ulustaki Ankara Vergi Dairesi Başkanlığı’na giderek yazıya onay damgası bastırılır, sonrasında Ankara Emniyet Müd.’ne başvurularak pasaport alınabilir.

Pasaport almak için... Harçsız Pasaport Yazılarımız, sadece Ankara Emniyet Müdürlügü’nde geçerlidir! Mevcut pasaportunuz varsa, alacağınız yazı ile 1 yıl ücretsiz uzatabilirsiniz. Yeşil pasaport sahipleri, pasaportlarını ancak kendileri uzatabilirler. Önemli not: Örneğin Fransa yeşil pasaport’a öğrenci vizesi vermemekte sadece normal pasaporta vermektedir. Vize başvurusu için gitmeden araştırınız!

Uluslararası Değişim Programları Ofisi Öğrenci Hareketliliği (Erasmus) için ne yapar? Değişimin sonunda, öğrencilerin resmi transkriptleri ÖİM tarafından Fakülte veya Yüksekokullara bir üst yazı ile gönderilir. -Ders muhafiyetleri, Fakülte Yönetim Kurullarınca incelenir ve karara bağlanır. -Partner Üniversitede alınan dersler, Bilkent transkriptinize “T” notu ile transfer edilir. Not: Değişim Programı’nda not yükseltilemez! Bilkentte “C” ya da daha düşük not alınan dersler, partner üniversitede alınarak daha yüksek not alınsa bile, Bilkentte alınan not’u değiştirmez!

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Gitmeden önce Oradayken Döndükten sonra

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Gitmeden önce... Gitmekten vazgeçen arkadaşlarımızın, kararlarını terkin@bilkent.edu.tr ile kendi bölümlerinin değişim koordinatörlerine bildirmekle yükümlüdürler. Bildirilmeyen iptallerden doğan sonuçlardan UDO sorumlu değildir! Hibeli öğrencilerin açıklanacağı Temmuz ayı içinde bildirim yapılmalıdır!!! Gideceğiniz üniversite’ye, bölüm koordinatörünüz yardımı ile başvurunuzu -son başvuru tarihinden önce- gerekli dokümanları da ekleyerek gönderin. Yurt başvurusu dahil, gerekli bilgileri karşı okulun web sayfasında bulabilirsiniz. 2011 Güz döneminde gidecek arkaşlarımızın başvuruları genelde Nisan ayı gibi, 2012 Bahar dönemi başvuruları ise genelde Eylül-Ekim gibi alınmaya başlamaktadir. Karşı üniversitenin web sayfasını aralıklarla kontrol ediniz!!!

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Gitmeden önce... Web sayfamızda bulunan Learning Agreement Formu’nu basarak, değişim koordinatörünüz yardımıyla 2 kopya hazırlayın ve bolum koordinatörünüze imzalatarak kurum koord. imzası için ofisimize getirin. Birinci LA’yı başvuru evraklarıyla birlikte karşı üniversiteye gönderirken, diğerini ofisimize teslim edin. Not: AB Kriterlerine göre bir Erasmus Değişim Öğrencisi’nin 1 dönem için alması ve LA’da yazılması zorunlu ders yükü 30 ECTS’dir. Derslerinizi seçerken ve LA oluşturuken buna dikkat ediniz. Size yatacak hibenin alınması için bu yükümlülük çok önemli!

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Gitmeden önce... Üstün başarı bursu alan öğrencilerimiz; A- Bir dönemde kendi bölümlerinin normal ders yükü aralığının alt sınırı kadar dersten başarılı olmalı ve donüşte “T” notu almış olmalıdırlar. B- Değişim öğrencileri aldıkları derslerden sadece 1 tanesini Yandalları’na saydırabilirler! Yandal yapan öğrencilerimiz, saydırmayı planladıklar dersler için, yandalın yapıldığı bölümün değişim koordinatörüyle birlikte karar vermeli ve dersi LA’larında belitmelidirler. C- 2 donem değişime gidenler, seneye Başarı Bursu aday listesine giremezler!!!

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Gitmeden önce... Başvurunuzda belirttiğiniz e-mail ve posta adresini sık sık kontrol edin. Başvurduğunuz üniversiteler programla ilgili tüm bilgileri, sizin adresinize e-mail ya da posta yoluyla göndereceklerdir. (Yurt adresiniz yerine ev adresinizi vermenizi tavsiye ederiz) 6. Pasaportunuzu gitmeden en erken 2 ay önce almanız gerekmektedir zira vize basvurusu yaparken, pek cok büyükelçilik, döndükten sonra da en az 3 ay geçerli pasaportunuzun olmasını beklemektedir.

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? ...Gitmeden önce Gideceğiniz üniversiteden gelen kabul mektubunun fotokopisini OIEP’ye ulaştırarak, Erasmus Öğrencisi olduğunuzu kanıtlayan ve hibeli ogrenci iseniz, değişim süreci boyunca alacağınız aylık hibe miktarını belirten yazınızı alınız. Kabul mektubu, pasaportunuz ve vize için gerekli tüm belgeler ile birlikte ilgili gitmeden en az 2 ay önce Büyükelçiliğe vize başvurusunda bulununuz! Geç başvurular daima sorun yaratmaktadır! Vize için gerekli belgeleri gideceğiniz ülkenin Türkiye’deki büyükelçiliklerinin web sitelerinden öğrenebilirsiniz.

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? ...Gitmeden önce Hibesiz öğrencilerimizin vize işlemleri özellikle Almanya ve Slovenya gibi ülkelerde daha uzun sürdügünden vize şartları iyi öğrenilmeli ve mümkün olduğunca erken vize başvurusu yapılmalıdır! Yapı Kredi Bankası’nın herhangi bir şubesinde kendi adınıza ya da aileniz ile ortak EURO hesap açtırarak, gitmeden en az 1 ay önce bu hesabın numarasını, IBAN kodunu ve şubesini terkin @bilkent.edu.tr adresine bildiriniz. Sadece e-mail ile gonderilen hesaplar kabul edilmektedir!!! Not: Güz Döneminde giden öğrencilerimizin aileleri ile ortak hesap açtırmaları tavsiye olunur zira ilk donem odemelerimiz Ekim ayı içerisinde başlıyor, böylece siz yurtdışındayken yatırılan hibeleri aileniz sizin adınıza alabilir!

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? ...Gitmeden önce http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/outgoing_exchange/selected_students.html adresinde bulunan; Öğrenci Bilgileri Formunu (Ek_1) doldurarak terkin @bilkent.edu.tr adresine e-posta ile gönderin. Öğrenci ile üniversite arasında yapılacak sözleşme formunu (Ek_5) doldurun, basın, imzalayın ve Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi’ne bırakın, faxlayın ya da postalayın. Not: Bu formlarda bilmediğiniz bilgileri boş bırakabilir ya da Uluslararası Değişim Programları Ofisi’ne danışarak doldurabilirsiniz.

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Oradayken Gittiğiniz okulun kabul mektubunda size belirttiği tarihlerde orada olmaya çalışın ve resmi olarak dönem bitmeden dönmeyin. Learning Agreement’ınızı, gerekiyor ise 2. sayfasını da doldurtarak misafir olduğunuz üniversiteye imzalatın ve üniversitenin uluslarası ofisinden +90 312 266 47 87 numaralı fax’a gönderin. Donüşte orjinal LA’nızı yanınızda getirmeyi unutmayın!

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? ...Oradayken 3. Gittiğiniz üniversiteden ayrılmadan önce, gidiş ve ayrılış tarihlerinizi belirten ‘Resmi Tarihler Formu’nu web sayfamızdan indirin ve üniversitenin Uluslararası Ofisi’ne imzalatın. Aynı üniversitenin aynı bölümüne giden arkadaşlarımızın, formlarındaki tarihlerinin aynı olmasına dikkat etmelerini rica ederiz! Not: Bu evrak sizin gerçekten belirtilen süre boyunca orada kaldığınızın kanıtı olacaktır ve Erasmus Hibeleriniz bu çerçevede hesaplanacaktır!!! Dönem sonunda, mümkünse transkriptinizi almaya çalışın, değilse Uluslararası Öğrenciler Değişim Programları Ofisi’ne gönderilmesi için gerekli kişilerle görüşün.

ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Döndükten sonra Learning Agreement’ın orjinalinin imzalı halini Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne teslim edin. ‘Resmi Tarihler Formu’nu Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne teslim edin. Bu formdaki tarihler, karşı okulun Erasmus Oryantasyonun başladığı gün ile, bütünlemeler hariç, final sınavlarının son gününü yansıtmalıdır. Aynı partner üniversitenin, aynı bölümüne, giden öğrencilerimizin formlarındaki tarihlerde fark olmamalıdır. 3. Erasmus Hibesi’nin kalan %20’sini almak için, Öğrenci Rapor Formunu (Ek_3) web sayfamızdan indirerek doldurun ve basarak partner üniversitelerden gelecek Transkriptiniz ile birlikte Değişim Programları Ofisi’ne teslim edin.

HİBELER Bilkent Üniversitesi Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi, bölümlerden gelen isimleri ve toplam ay sayılarını Ulusal Ajans’a bildirir. Ulusal Ajans, bütün üniversitelerden gelen talepleri toplar ve AB Komisyonu’na bildirir. AB Komisyonu, ülkelerin talepleri doğrultusunda belirlediği hibe miktarlarını açıklar.

...HİBELER Ulusal Ajans, Türkiye için belirlenen toplam hibe miktarını üniversitelerin geçmiş performansları ve o seneki talepleri doğrultusunda belirler, üniversitelere bildirir. Bilkent Üniversitesi Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi, açıklanan toplam hibe miktarına göre gönderebilecek öğrenci sayısını belirler ve gerektiği taktirde her bölümden aynı oranda olmak üzere, daha önce bildirilmiş listelerin alt sıralarından başlayarak, kesinti yapar.

...HİBELER Ülkelere göre hibe miktarları (aylık) Ödeme zamanı ve şekli Ödemenin geri alındığı durumlar

Ülkeler ve hibe miktarları (aylık) Country Erasmus Grant per Month in € Austria 463 Belgium 429 Bulgaria 300 Czech Republic 420 Germany 425 Denmark 596 Estonia 365 Spain 438 Finland 515 France 497 United Kingdom 540 Greece 407 Hungary 403

Ülkeler ve hibe miktarları (aylık) Country Erasmus Grant per Month in € Ireland 523 Italy 480 Lithuania 326 Luxemburg 429 Latvia 365 Malta The Netherlands 468 Poland 403 Portugal 395 Romania 322 Sweden 493 Slovenia 386 Slovakia 373

HİBELER ne zaman ve ne şekilde ödenir? Hibeler, gitmeden önce yapacağınız işlemlerin hepsi tamamlandıktan sonra ödenir. (MİDB’nin ödeme günü sadece Cuma günü’dür. Acil durumlarda aynı hafta içinde ödeme yapılabilmesi için belge teslimi en geç Salı günü öğlene kadar yapılmış olmalıdır. Hibeler Euro(€) olarak yatar. Kabul mektubunuzdaki tarihler esas alınarak orada geçireceğiniz akademik dönem hesaplanır; %80’e kadarki bölümü gitmeden önce, kalan %20’si Erasmus dönemi tamamlandıktan sonra getireceğiniz resmi tarihler formuna göre yatırılır.

HİBELER hangi durumda geri alınır ya da ödenmez? Misafir üniversitede 3 aydan az kalırsanız, hibenizin tamamını geri vermeniz gerekir ve Erasmus öğrencisi sayılmazsınız. Devamsızlık yüzünden “0” ECTS alarak dönerseniz %20’lik kalan hibe ödenmez. Bir dönemde, almış olduğunuz 30 ECTS’in en az 2/3’ü kadar krediden geçmeniz beklenmektedir!

DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Ofisimizin iletişim adres ve bilgilerini kaydedin. Web sayfamızdaki Kontrol Listemizi basarak işlemleriniz sırasında mutlaka yanınızda taşıyın! E-posta adreslerinizi sık sık kontrol edin. Toplantılarımıza tam katılım gösterin. Karşı üniversitedeki Koordinatörünüzü öğrenin. Sorumlu olduğununuz belgeleri eksiksiz ve doğru olarak teslim edin. Belge teslimlerinizi kesinlikle SON TARİH’e bırakmayın!

...DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Gittiğiniz ülkenin tarihini okuyun. Türkiye hakkında size gelebilecek sorular için hazırlıklı olun. Bir tartışmaya girerken konuyu bildiğinizden emin olduktan sonra, konuyu kişiselleştirmeden tartışmaya dikkat edin. Gittiğiniz ülkede yazılı kurallara mutlaka uyun. Resmi evraklar; pasaport, oturma izni vs. bir fotokopisini yanınızda taşıyın. Bu sunum’un ve web’deki kontrol listemizin çıkıtılarını alarak saklayınız!!!

Güzel bir değişim süreci geçirmeniz dileğiyle....