Menü’den Evrak Projesine ulaşılır.

Evrak Takip Ekranından hangi ekrana ulaşılmak isteniyorsa o bölüm seçilir.

genel_evrak_tkip_1.png GENEL EVRAK Defterdarlığa gelen evrakların giriş ve sorgu işlemlerinin yapıldığı ekrandır. Defterdarlığa gelen evrakların kayıtları ve diğer birimlere dağıtımı “Personel Müdürlüğü” tarafından yapılıyorsa bu ekran kullanılarak evrak girişleri yapılır. genel_evrak_tkip_1.png

GENEL EVRAK GİRİŞ EKRANINDA KULLANILAN ALANLAR BİRİM: Evrak hangi birime aitse, ilgili birim kod tablosundan mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir. KAYIT TARİHİ: Günün tarihi otomatik olarak ekrana gelir. SIRA NO: Sıra no “Genel Evrak Takip Ekranı” ilk açıldığında elle yazılır, takip eden evraklarda sırası ile otomatik olarak ekrana gelir. SON EVRAK NO: İçerikleri aynı birden fazla evrak arka arkaya girilecekse ilk numara “SIRA NO”ya son numara “SON EVRAK NO”ya girilerek “TOPLU BENZER” butonuna basılarak kaydedilir. GELD.YER.İL/İLÇE: Evrakın hangi il/ilçe’den geldiği bilgisidir. İl/ilçe kodu kod tablosundan seçilecekse, mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir.

GELDİĞİ YER: Evrakın nereden, hangi birimden geldiği bilgisidir GELDİĞİ YER: Evrakın nereden, hangi birimden geldiği bilgisidir. Birim kodu kod tablosundan seçilecekse, mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir. ÇIKIŞ NO: Evrakın geldiği yerdeki çıkış numarasıdır. ÇIKIŞ TARİHİ: Evrakın geldiği yerdeki çıkış tarihi girilir. CİNSİ: Evrakın cinsi girilir.(Dilekçe, Resmi evrak gibi). Evrakın cinsi kod tablosundan seçilecekse, mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir. EK: Evrakın eki varsa adet olarak yazılır. KONUSU: Evrakın konusu yazılır. AÇIKLAMA: Evrakla ilgili açıklama var ise bu alana girilir.

GENEL EVRAK GİRİŞ EKRANINDA KULLANILAN BUTONLAR “<<” Bir önceki kayıta gider. “<” Bir önceki alana gider. “>” Bir sonraki alana gider. “>>” Bir sonraki kayıta gider. “BENZER” Birbirini takip eden evrakların içerikleri birbirine benziyorsa BENZER butonu kullanılarak saklandığında sıra no bir artar, evrakın içeriği ekrandan silinmez. Böylelikle aynı bilgilerin elle tekrar yazılması gerekmez. Ancak ekleme veya değiştirme yapılabilir. “TOPLU BENZER” İçerikleri aynı, numaraları birbirini takip eden birden fazla kayıtın saklanması için kullanılır. “Sıra no” alanına ilk numara “Son evrak no” alanına son numara yazılarak diğer bilgilerinin girişi yapıldıktan sonra “TOPLU BENZER” butonuna basılarak kayıtlar saklanır.

“SORGU” Girişleri yapılmış kayıtların görüntülenmesi veya sorgulanmasını sağlar. “SİLME” Önceden girişleri yapılmış olan kayıtları kütükten silmek için kullanılır. “SAKLA” Girişi yapılan veya üzerinde değişiklik yapılan bilgiler sakla butonu ile kütüğe kaydedilir. “YENİ” Yeni bir işlem için form temizlenir. “ÇIKIŞ” Butonu tıklanarak “EVRAK TAKİP” ekranına dönülür.

SON NUMARA:Hangi birime ait girilen son evrakın numarası görüntülenmek isteniyorsa ilgili birimin kodu birim alanına yazılıp son numara butonuna basılır.

GELEN EVRAK Personel Müdürlüğüne gelen evrakların giriş ve sorgu işlemlerinin yapıldığı ekrandır.

GELEN EVRAK GİRİŞ EKRANINDA KULLANILAN ALANLAR BİRİM: Birim “PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ” olarak otomatik ekrana gelir. EVRAK TARİHİ: Evrak Tarihi günün tarihi olarak otomatik gelir. EVRAK NO: Proje ilk açıldığında evrak no elle girilir, sonraki kayıtlarda otomatik olarak takip eden evrak no gelir. SON EVRAK NO: İçerikleri aynı birden fazla evrak arka arkaya girilecekse ilk numara “EVRAK NO”ya son numara “SON EVRAK NO”ya girilerek evrakın içeriği tamamlanarak “TOPLU BENZER” butonuna basılarak kaydedilir. GELDİĞİ İL/İLÇE: Evrakın geldiği il/ilçe bilgisidir. İl/ilçe kodu kod tablosundan seçilecekse, mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir.

GELDİĞİ YER: Evrakın geldiği yer girilir GELDİĞİ YER: Evrakın geldiği yer girilir. Geldiği yer kodu kod tablosundan seçilecekse, mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir. GELDİĞİ YER ADI: Evrakın geldiği yer birim kod listesinde yok ise ve açık girilmesi gerekiyorsa bu alana alfabetik olarak girilir. EVRAK ÇIKIŞ NO: Evrakın geldiği yerdeki çıkış numarası. EVRAK ÇIKIŞ TARİHİ: Evrakın geldiği yerdeki çıkış tarihi. EVRAKIN KONUSU: Evrakın konusu girilir. SİCİL: Gelen evrak kişi ile ilgili ise ve kişinin sicil bilgisi mevcut ise bu alana girilir. Personel projesinde kayıtlı bir sicil ise adı, soyadı ve unvanı bilgisi otomatik olarak gelir. ADI: Gelen evrak kişi ile ilgiliyse adı bilgisi girilir. SOYADI: Gelen evrak kişi ile ilgili ise soyadı bilgisi girilir.

UNVANI: Gelen evrak kişi ile ilgili ise unvan bilgisi girilir UNVANI: Gelen evrak kişi ile ilgili ise unvan bilgisi girilir.Unvan kodu kod tablosundan seçilecekse, mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir. EKİ: Eki varsa adet veya açıklama olarak girilir. SERVİS: Evrak hangi servise gelmişse o bilgi girilir. Servis kodu kod tablosundan seçilecekse, mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir.

GELEN EVRAK GİRİŞ EKRANINDA KULLANILAN BUTONLAR “<<” Bir önceki kayıta gider. “<” Bir önceki alana gider. “>” Bir sonraki alana gider. “>>” Bir sonraki kayıta gider. “TOPLU BENZER” İçerikleri aynı, numaraları birbirini takip eden birden fazla kayıtın saklanması için kullanılır. “Evrak no” alanına ilk numara “Son evrak no” alanına son numara yazılarak diğer bilgilerinin girişi yapıldıktan sonra “TOPLU BENZER” butonuna basılarak kayıtlar saklanır. “SORGU” Girişleri yapılmış kayıtların görüntülenmesi veya sorgulanmasını sağlar. “SAKLA” Girişi veya düzeltmesi yapılan bilgiler sakla butonu ile kütüğe işlenir.

“BENZER” Birbirini takip eden evrakların içerikleri birbirine benziyorsa BENZER butonu kullanılarak saklandığında sıra no bir artar, evrakın içeriği ekrandan silinmez. Böylelikle aynı bilgilerin elle tekrar yazılması gerekmez. Ancak ekleme veya değiştirme yapılabilir. “KOD” Evrak Projesinde kullanılan kod tablolarına ulaşılır. “SİLME” Önceden girişleri yapılmış olan kayıtları silmek için kullanılır. “YENİ” Yeni bir işlem için form temizlenir. “ÇIKIŞ” Butonu tıklatılarak “EVRAK TAKİP” ekranına dönülür.

GİDEN EVRAK Personel Müdürlüğü tarafından gönderilen evrakların giriş ve sorgu işlemlerinin yapıldığı ekrandır.

GİDEN EVRAK GİRİŞ EKRANINDA KULLANILAN ALANLAR BİRİM: Birim “PERSONEL MÜDÜRLÜĞÜ olarak otomatik ekrana gelir. GİD.EVR.ÇIK.TAR/NO: Tarih günün tarihi olarak otomatik gelir. Proje ilk açıldığında evrak no elle girilir, sonraki kayıtlarda otomatik olarak takip eden evrak no gelir. EVRAK ÇIKIŞ YIL/NO: Evrak çıkış yıl otomatik ekrana gelir. Evrak gelen evraka cevap olarak gönderiliyorsa; “Evrak no” ya gelen evrak varide numarası girilip, enter tuşuna basıldığında “GELDİĞİ YER ÇIK NO”, “GELEN İL/İLÇE”,”GELDİĞİ YER” bilgileri daha önce “GELEN EVRAK TAKİP EKRANINA” girişi yapıldığından otomatik olarak ekrana gelir. Gelen evraka cevap olarak gönderilmiyorsa “EVRAK NO” boş olarak enter ile geçilerek evrak “Resen” gönderilmiş olur. SİCİL: Giden evrak kişi ile ilgili ise ve sicil bilgisi biliniyorsa bu alana yazılır. Personel projesinde kayıtlı bir sicil ise sicil yazılıp enter’a basıldığında “ADI”, “SOYADI” ve “UNVANI” bilgisi otomatik olarak gelir. ADI: Giden evrak kişi ile ilgiliyse adı bilgisi girilir.

SOYADI: Giden evrak kişi ile ilgili ise soyadı bilgisi girilir. UNVANI: Giden evrak kişi ile ilgili ise unvan bilgisi girilir. KONU: Giden evrakın konusu girilir. EKİ: Eki varsa adet veya açıklama olarak girilir. SERVİS: Evrak hangi servisten gönderiliyorsa o servis kodu girilir. Servis kodu kod tablosundan seçilecekse, mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir.

GİDİŞ ŞEKLİ: Gidiş şekli kod tablosundan seçilecekse, mouse’a çift tıklanılarak veya CTRL+L ile seçilir.

GİDECEĞİ YER,İL:Evrakın gidiş girildikten sonra gideceği yer kod listesi ekrana gelir. Birim kod listesinde hangi birime gönderilecekse o birimin karşısındaki boş alan mouse ile tıklandığında ‘X’ işareti otomatik olarak gelir ve o birimler seçilmiş olur. Evrak bir birime gönderilebileceği gibi birden fazla birime de gönderilebilir. Birim seçilip ‘DÖNÜŞ’ butonuna tıklanır. -Gidiş şekli ‘GENEL EVRAK veya KURYE’ ise girişi yapan il bilgisi otomatik alana gelir. -Gidiş şekli ‘POSTA’ ise birim kod listesinden birimler seçilip dönüşe tıklandığında ‘İL’ kod tablosu ekrana gelir. Not: Birden fazla birim seçilebilir. Birden fazla birim seçilmiş ise bir il seçilerek gideceği yer tamamlanır. Bir birim seçilmişse birden fazla il seçilebilir.

GİDECEĞİ YER AÇIK ADI: Gideceği yer kod tablosunda yoksa ve kod tablosuna açılması anlamsız olacaksa veya gideceği yere ilave bir açıklama yazılacaksa bu alana açık açık yazılır.

AYNI ÇIKIŞ NUMARALI BAŞKA KAYIT VARMI AYNI ÇIKIŞ NUMARALI BAŞKA KAYIT VARMI ?: Aynı çıkış numarası kullanılarak birden fazla gidiş şekli ile evrak kayıt edilecekse “E” harfi girilerek enter tuşuna basılır bu şekilde istediğimiz kadar gidiş şekli ile istediğimiz yerlere evrakın gidiş kaydını yapabiliriz. Her gidiş şekli değiştiğinde “E” yazıp enter’a basmak gerekir. İçerikleri benzer birden fazla varide bir çıkış numarası ile gönderilmek istendiğinde ilk varide “EVRAK NO “ alanına yazılır entera basılır bilgiler gelen evrak tablosundan otomatik ekrana gelir .Gidiş şekli gideceği yer bilgisi girildikten sonra “Aynı çıkış numaralı başka kayıt varmı ? “E” ile kayıt saklanır giden evrak numarası değişmeden ikinci varide numarası ilgili alana yazılır ikinci varidede “E” ile saklanır istenildiği kadar varide bu şekilde girilerek giden evraka girişi yapılabilir

GİDEN EVRAK GİRİŞ EKRANINDA KULLANILAN BUTONLAR “<<” Bir önceki kayıta gider. “<” Bir önceki alana gider. “>” Bir sonraki alana gider. “>>” Bir sonraki kayıta gider. “KOD” EVRAK Projesinde kullanılan kod tablolarına ulaşır. “SORGU” Girişleri yapılmış kayıtların görüntülenmesini sağlar. “BENZER” Birbirini takip eden evrakların içerikleri birbirine benziyorsa BENZER butonu kullanılarak saklandığında sıra no bir artar, evrakın içeriği ekrandan silinmez. Böylelikle aynı bilgilerin elle tekrar yazılması gerekmez. Ancak ekleme veya değiştirme yapılabilir. “DÜZELTME” Önceden girişleri yapılmış olan kayıtlar üzerinde değişiklik yapılması için kullanılır.

“SİLME” Önceden girişleri yapılmış olan kayıtlar kütükten silmek için kullanılır “SAKLA” Girişi yapılan veya günlemesi yapılan bilgiler sakla butonu ile kütüğe işlenir. “YENİ” Yeni bir işlem için form temizlenir. “ÇIKIŞ” Butonu tıklatılarak “EVRAK TAKİP” ekranına dönülür.

GENEL EVRAKTAN BİRİMLERE VERİLEN EVRAKLAR : Genel evraka gelen evraklar birimlere göre girişi yapıldıktan sonra döküm menü’sünden bu buton seçilerek her birimin evrakları ayrı sayfalarda dökülür. Döküm alındıktan sonra gelen ekranda, dökümünü aldığınız evrakları bir sonraki dökümde görmek istemiyorsanız “ONAY” butonuna, dökümü tekrar almak istiyorsanız “ÇIKIŞ” butonuna basılır.

SERVİSLERE GÖNDERİLEN EVRAKLAR : Gelen evrak ekranından girilen evraklar her servis ayrı sayfada olmak üzere dökümü alınır. Döküm alındıktan sonra gelen ekranda dökümünü aldığınız evrakları bir sonraki dökümde görmek istemiyorsanız “ONAY” butonuna, dökümü tekrar almak istiyorsanız “ÇIKIŞ” butonuna basılır. SERVİSLERE GÖNDERİLEN EVRAKLAR(YARIM SAYFA) : Servislere gönderilen evraklar az ise kağıt israfına engel olmak için A5 kağıtları kullanılarak yarım sayfa olarak dökümler alınır. Döküm aldıktan sonra gelen ekranda dökümünü aldığınız evrakları bir sonraki dökümde görmek istemiyorsanız “ONAY” butonuna, dökümü tekrar almak istiyorsanız “ÇIKIŞ” butonuna basılır.

GENEL EVRAK KANALIYLA GİDEN EVRAKLAR : Giden evrak ekranına girilen evraklar genel evrak kanalı ile gönderilecek ise bu buton çalıştırılarak dökümü alınır. Döküm alındıktan sonra gelen ekranda dökümünü aldığınız evrakları bir sonraki dökümde görmek istemiyorsanız “ONAY” butonuna, dökümü tekrar almak istiyorsanız “ÇIKIŞ” butonuna basılır.

KURYE İLE GİDEN EVRAKLAR : Giden evrak ekranına girilen evraklardan kurye ile giden evraklar bu buton çalıştırılarak dökümü alınır. Döküm alındıktan sonra gelen ekranda dökümünü aldığınız evrakları bir sonraki dökümde görmek istemiyorsanız “ONAY” butonuna, dökümü tekrar almak istiyorsanız “ÇIKIŞ” butonuna basılır.

POSTA İLE GİDEN EVRAKLAR : Giden evrak ekranına girilen evraklardan posta ile giden evraklar bu buton çalıştırılarak dökümü alınır. Döküm alındıktan sonra gelen ekranda dökümünü aldığınız evrakları bir sonraki dökümde görmek istemiyorsanız “ONAY” butonuna, dökümü tekrar almak istiyorsanız “ÇIKIŞ” butonuna basılır.

HIFZ EDİLEN EVRAKLAR : İki tarih arası ilgili servisten hıfz edilen evrakları listeler. KAPATILAN EVRAKLAR : İki tarih arasında ilgili serviste işlemi yapılıp giden evrak şeklinde karşılığı verilen evraklarla ilgili dökümler istenirse bu döküm çalıştırılır.

KAPATILMAYAN EVRAKLAR : İki tarih arası ilgili servise gelip henüz işlemi bitmemiş veya HIFZ edilmemiş evrakların dökümü buradan alınır.

İKİ TARİH ARASI GENEL EVRAK KAYITLARI DÖKÜMÜ: İki tarih arasındaki genel evrak kayıtlarının dökümünü verir.

İKİ TARİH ARASI GELEN EVRAKLAR : İki tarih arasında personel müdürlüğüne gelen evrakların dökümünü verir.

İKİ TARİH ARASI GİDEN EVRAKLAR : İki tarih arasında personel müdürlüğünden giden evrakların dökümünü verir.