Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı BİLGİ YÖNETİMİ NEDEN GEREKLİDİR? Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Süfeybe ARSLANTAŞ

BAŞLIKLAR Bilgi Yönetimi Nedir? Bilgi Yönetiminin Amaçları Nelerdir? Klasik Bakış Açısı ile Bilgi Yönetimi Bilgi Ekolojisi Perspektifinden Bilgi Yönetimi Bilgi Yönetiminin İlkeleri Bilgi Yönetimi Süreci Bilgi Profesyoneli Türkiye’deki Üniversitelerde Bilgi Yönetimi

BİLGİ YÖNETİMİ NEDİR ? Eğitim, öğretim ve çeşitli şartlarla edindiğiniz deneyimlerinizin gündelik hayatınız ya da iş hayatınızda kayıtlı ya da kayıtsız her türlü bilgi kaynağının belirlenmesi, tanımlanması, yönetilmesi ve çeşitli çevrelerle paylaşılması işlemlerinin tamamını kapsayan belirli organizasyon yapısına göre uygulayan yönetim bilimidir.

Diğer Bir Tanıma Göre ; bir işletmenin, amaçları doğrultusunda değerini artırmak, rakipleri ile olan gelişim farkını kapamak veya rekabete uyum sağlamak için dışarıdan ya da içeriden her türlü bilgi kaynağını kurumun faaliyetleri ile bütünleştirerek toplaması, düzenlemesi, çalışanların her birine ulaştırması, dolayısıyla kişisel ve kurumsal verimliliğe katkı sağlamasıdır.

Bilgi Yönetiminin Amaçları Bilgi yönetiminin en önemli amacı, örgütte var olan kayıtlı ya da potansiyel bilgi kaynaklarını ortaya çıkarmak ve iş süreçlerine dahil etmektir. diğer bir amacı ise, çalışanların var olan enformasyona erişimini mümkün kılarak enformasyon kaynaklarından yeni bilgilerin üretilmesini sağlamaktır.

Gülten EREN GÜMÜŞTEKİN'in 2004 yılında yayımlanan 'Bilgi Yönetiminin Stratejik Önemi' makalesine göre bilgi yönetiminin temel amaçları şunlardır ;

Öğrenme eğrisini hızlandırmak Daha hızlı bir iyileştirme sağlamak Örgütsel kararlarda ulaşılabilir bilginin kullanımını sağlamak Toplumsal kültür ve özendiricileri ile bilginin büyümesini kolaylaştırmak

Klasik Bakış Açısı ile Bilgi Yönetimi Yeni teknoloji her sorunu çözer. Bilginin artışı hızlı ve fazlalığı ile ilgili sorunlar, veriler otomatik olarak yönetildiğinde azalarak yok olur.

Bilgi Ekolojisi Perspektifinden Bilgi Y. bilgi sistemi ya da bilgi aktaran olduğu bilgi çevresi yönetilirken ; bilgi stratejileri, bilgi politikaları, bilgi davranışları, gerekli/uygun destek elemanları ihtiyaçlar göz önünde bulundurulur.

Bilgi Yönetimi İlkeleri Bir örgüt, bilgi yönetimi ile ilgili olarak temel ilkeler kararlaştırıldıktan sonra ayrıntılı yaklaşımları ve planları bu ilkelere göre oluşturabilir.

Etkili bilgi yönetimi, insan ve teknolojinin ortak çözümlerini gerektirir. Bilgi yönetimi, bilgi takımları, çalışanları ve yöneticileri gerektirir. Bilgi yönetimi, bilgi iş süreçlerinin iyileştirilmesi anlamına gelir.

Bilgi yönetimi, modellerden ve hiyerarşik yapıdan çok, bilgi haritalarından ve bilgi piyasalarından yararlanır. Bilgi yönetimi uzun bir süreçtir. Sadece bilginin farkında olmak ve bilgiye ulaşmak yeterli değildir.

Bilgi Yönetimi Süreci Gerekli bilginin belirlenmesi Erişilebilir bilginin tespit edilmesi Bilgi uçurumunun belirlenmesi Bilgi geliştirme Bilgi edinimi Bilgi kanalı oluşturma Bilgi paylaşımının sağlanması Bilgiden yararlanma ve yararlanılan bilgiyi değerlendirme süreçlerinden oluşur

Bilgi Profesyoneli Bilgi profesyonelleri bilgi yönetiminin olduğu çeşitli ortamlarda görev yaparlar. Geniş anlamda bilgi profesyoneli, sorumlu olduğu işle bağlantılı bilgileri en doğru ve en uygun biçimde kullanabilen profesyonellerdir.

Dar anlamda bilgi profesyoneli ise; kayıt altına alınmış her türlü bilginin sağlanması, düzenlenmesi, erişimi, yeniden biçimlendirilmesi, iletilmesi ve korunması hususunda gerekli hizmetleri oluşturma, yürütme, yönlendirme ve geliştirme bilgi, beceri ve tekniğine sahip bireylerdir.

Türkiye’deki Üniversitelerde B.Y Çok eski bir sistem olmamakla birlikte üniversitelerin kütüphanecilik bölümleri yeniden yapılandırıldı. Ders programları gözden geçirilerek 1990’ların başında kütüphanecilik bölümü adıyla üç ayrı ana bilim dalı (kütüphanecilik, arşivcilik ve dokümantasyon-enformasyon) olarak örgütlenen bölümler, 2002 yılından itibaren “Bilgi ve Belge Yönetimi” adıyla yeniden ortak bir çatı altında toplandı ve ana bilim dalları kaldırıldı.

SONUÇ; Bilginin var olması onun kullanımını etkili kılmaz. Bilgiden istenilen düzeyde yarar sağlamak için, bilginin bir yönetim süreci olarak değerlendirilmesi ve ele alınması gerekir.

KAYNAKLAR Wikipedia Aksaray Üniversitesi Yrd. Doç. Dr. Yavuz Demirel , ve Öğr. Görevlisi Zeliha Seçkin’in “Bilgi Yönetimi Üzerinde Etkili Olan Faktörler” üzerine yazılan makalesi