Hedefler ve Faaliyetler STRATEJİK PLAN Stratejik Amaçlar Hedefler ve Faaliyetler

2 3 4 1 UYGULAMA Nihai SP Mevzuat Analizi Mevzuat Analizi Üst Yönetim Desteğinin Sağlanması İLKELER MİSYON VİZYON Stratejik Planlama Ekibinin Oluşturulması Kritik Başarı Faktörleri Strateji Alanları Takım Bilincinin Oluşturulması Çalışma Normlarının Belirlenmesi Stratejik Amaçlar 2 Hedefler İş Takviminin Oluşturulması 3 Stratejiler 4 Durum Analizi Paydaş Belirleme Performans Kriterleri Faaliyet ve Projeler Paydaş Analizi Paydaş Görüşmeleri Görüşlerin Alınması 1 Nihai SP Performans Planı GZFT ve Öneriler UYGULAMA Stratejik Konular

Hedefler Hiyerarşisi 1. Faaliyet alanı 2. Alanla ilgili tema 3. Stratejik Amaçlar 4. Stratejik Hedefler (sonuç veya çıktı olarak veya göstergeler) 5. Yıllık Performans Hedefleri 6. İlgili Faaliyet ve Projeler 7. Performans Göstergeleri 4

TEMA OLUŞTURMA

TEMALAR Birimin temel görev alanlarını belirler. Mümkün olduğunca kısa yazılmalıdır. Bir iki kelimeyi geçmemesi gerekir. Tema başlıkları birimler görev dağılımlarından çıkarılabilir. Ancak birebir olmamalıdır. Görev ayrımları sadece örnek olarak alınmalı ve gruplama yapılmalıdır. İdeal olan tema başlığı sayısının 5-6 ‘yı geçmemesidir. Uzun vadede stratejik amaçlar değişse dahi tema sabit kalabilir. Ortak belirlenen temalar çerçevesinde Kurumlar, Birimler, İller arasında karşılaştırma yapılabilme olanağı sağlar.

TEMALARA ÖRNEK (İl Millî Eğitim Müdürlükleri için) 1. EĞİTİM-ÖĞRETİM HİZMETLERİ Eğitim kalitesi Rehberlik ve Yönlendirme, Mesleki ve Teknik Eğitim, Özel Eğitim, Yaşam Boyu Eğitim, Sosyal-kültürel sportif faaliyetler 2. EĞİTİME DESTEK HİZMETLERİ Personel Hizmetleri, Denetim, Okul ve derslik yapımı, arsa temini Araştırma, yayın, İstatistik,proje-işbirliği Donatım- onarım Bilgi-iletişim teknolojisi Yurt-burs Atama (Yönetici, Usta öğretici)

TEMALARA ÖRNEK Politika Belirlemeye Katkı, Kamu Kaynaklarının Etkin Yönetimi, Kurumsal Gelişim, Denetim ve Danışmanlık, AB UYUM ( Maliye Bakanlığı Stratejik Planı)

STRATEJİK AMAÇ

STRATEJİK AMAÇ ve HEDEFLER Kuruluşun vizyon ve misyonuna ulaşmasındaki temel kavramlardır. Üst belgeler öncelik sıralaması yapılmasında temel alınmalıdır. Stratejik amaçların yazım sırası aynı zamanda kuruluş için önem sırasını da verecektir.

STRATEJİK AMAÇ (SAM) Bir kuruluşun belirli bir süre itibarıyla misyonunu nasıl yerine getireceğini ve vizyonuna nasıl ulaşacağını ifade eden, sonuca yönelmiş orta ve uzun vadeli amaçlardır. Stratejik amaçlar, kurum için açık bir yön belirlemeli, yol gösterici, iddialı, ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Kuruluşun hizmetlerine ilişkin politikaların uygulanması ile elde edilecek sonuçları ifade eder.

Öncelikli Stratejik Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi (Üst Belge ve Bilgiler) Orta ve uzun vadeli stratejik amaç ve hedeflerin plan dönemi içerisindeki yıllarda, hangi sırayla, hangi yoğunlukta ve hangi öncelikte yapılacağının belirlenmesi belirli bilgi ve belgeler ışığında yapılır. Bu sıra ve öncelikleri belirlerken dikkate alacağımız unsurlar: Kalkınma Planı, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Hükümet Programları, AB Uyumu, Yasal Düzenlemeler,(5018 vb) Tübitak Türkiye Vizyonu, MEB Strateji Belgesi, Maliye Bakanlığı Stratejik Planı, Diğer Kurumların SP, Orta Vadeli Mali Plan Günün ekonomik koşulları Bütçe imkânları Ödenek teklif tavanları, Bilgi Toplumu Stratejisi, 12

SAM BELİRLENMESİNDE ÖNEMLİ NOKTALAR Üst Belge ve bilgilerle uyumlu olmalıdır. Bu uyum amacın sonunda bilgi olarak verilmelidir. (9.Kalkınma planı, tedbir no 512 gibi) Kuruluş SP’nın da en az 1 tane olmalıdır. Üst sınır olmamakla birlikte 10’u geçmemesine dikkat edilmelidir. Ulaşılmak istenen sonucu açık ifade etmeli ama nasıl ulaşılacağı kısmına girmemelidir. Sayısal ifadelerden ve görev tanımlarından kaçınılmalıdır. Yapılacaktır, edilecektir gibi gelecek yönelimi ile veya yapmak etmek gibi mastar ekleriyle yapılmış tanımlamalarla biterler.

SAM BELİRLENMESİNDE ÖNEMLİ NOKTALAR Misyonu destekleyecek bir şekilde yazılır. Her bir işlev için yalnızca tek bir stratejik amaç yazılır. GZFT analizi sonuçları göz önünde bulundurulur. Sürekli takip edilecek amaçlardır. Genel deyimlerle ifade edilir. Sayısallaştırma yapılmaz. Tarih belirtilmez. Bir fonksiyon için çoğu kez tek bir stratejik amaç yazmak yeterlidir. Anlamı açık ve net olmalıdır. Karmaşık ve uzun cümleler yazmaktan kaçınılır. Fakat bir satır gibi çok kısa da yazılmamalıdır. 14

STRATEJİK AMAÇ ÖRNEKLERİ Öğrencilerin bedensel, bilişsel, duygusal, sosyal, kültürel, dil ve hareket gibi çok yönlü gelişimlerini destekleyecek modern çağın gereksinimlerine uygun eğitim ortamı hazırlamak. (..eğitim ortamları hazırlanacaktır.) İlimizde yaşam boyu eğitim anlayışının benimsenmesi sağlanarak, her çağdaki nüfusun beceri kazanma ve meslek edinme faaliyetlerini çağa uygun hale getirmek. (…faaliyetleri…getirilecektir.) (9.kalkınma Planı) İlköğretim ve ortaöğretim düzeyinde rehberlik uygulamasını etkin hale getirmek ve mesleki rehberlik ve danışmanlık hizmetlerini geliştirmek. (Hükümet Programı)

STRATEJİK AMAÇ ÖRNEKLERİ Kentsel estetik seviyeyi yükseltmek. (Denizli İÖİ SP) Sağlık hizmetlerinin performansını ve kalitesini artırmak, hesap verebilirlik, şeffaflık, hizmete erişimde eşitlik, etkinlik ve verimlilik sağlamak. (Sağlık Bakanlığı Stratejik Plan Taslağı) Oluşturulacak politika ve standartlar temelinde Bakanlık bilgi sistemleri arasında entegrasyonunu sağlamak. (Maliye Bakanlığı Stratejik Planı) Bakanlık kaynaklarının etkin ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlayacak etkin bir iç kontrol sistemi kurarak eğitimde fırsat eşitliğine katkıda bulunmak. (Millî Eğitim Bakanlığı Stratejik Plan Taslağı) (9.Kalkınma Planı, 5018 sK)

Stratejik Amaçlar çıkarıldıktan sonra bir tablo yardımı ile bir arada görüntülenirler. Bu sayede misyon ve vizyona ulaşma başarımız ve birbirleri arası tutarlılıklar kontrol edilir. SAM NO Stratejik Amaç TEMA 1 Kurumsal yapıyı vizyon ve misyonu gerçekleştirebilecek düzeye getirmek. Kurumsal Gelişim 2 Bilgi Sistemleri arası entegrasyonu sağlamak. 3 B 4 5 6 C 7 8 9

STRATEJİK HEDEFLER

Hedeflerde SSÖÖG-Z Kuralı Spesifik (özgün daraltılmış, sınırları belirgin) Somut Önemli Ölçülebilir Gerçekleştirilebilir Zaman ilişkili Örnek : İlimizde okul öncesi eğitimde 2008 yılında %55 olan okullaşma oranı, 2013 yılı sonuna kadar %75’e çıkartılacaktır.

Stratejik Hedefler Stratejik Amaçları gerçekleştirebilmemize yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır ve onlarla aynı eklerle biterler. Orta ve Uzun vadeli olarak belirlenirler. (3-5 yıl) SSÖÖG-Z kuralına uygun olmalıdırlar. SSÖÖG-Z kuralına uyulmaması halinde veya daha spesifik ve ölçülebilir hale getirmek amaçları ile stratejik göstergeler (performans göstergeleri) kullanılabilir. İmkansız olmamalı ama iddialı ve sonuca odaklı olmalıdır.

Beş Yıllık Stratejik Hedefler Stratejik konularda: önemli, daha önemli, en önemli Sonuç veya çıktı yönelimli. Aksi halde gösterge temelli Mümkün olduğu kadar istatistiki verilere dayalı olarak hazırlanır. SSÖÖG-Z kuralına göre hazırlanır: Spesifik, Somut, Önemli, Ölçülebilir, Gerçekleştirilebilir, Zaman temelli. Birimin faaliyetlerini ve çıktılarını değil, halka yansıyacak net sonuçları veya çıktıları hedefler. Bakanlık düzeyinde bir stratejik amaç için 1-4 arasında stratejik hedef yeterlidir. Birim düzeyinde daha fazla yazılabilir ve önceliklendirilir. …mek, …mak şeklinde mastar kipiyle yazılır. 22

SSÖÖG-Z Kuralına uyulamazsa? Kurala uygun hale getirilmelidir. Bunun için performans göstergesi/göstergeleri belirlenir. SH 1.3 İlimizde okul öncesi eğitimdeki öğrenci sayısı plan dönemi sonunda iki katına çıkarılacaktır. Belirsizlikler : Mevcut öğrenci sayısı, beklenen öğrenci sayısı Performans Göstergeleri: PG 1: Okul öncesi eğitimdeki mevcut öğrenci sayısı PG 2: 2013 yılı sonunda hedeflenen öğrenci sayısı

Stratejik Hedef Örnekleri SAM 1 : Eğitim kurumlarımızın iletişim ve bilgi teknolojileri altyapılarını Dünya standartlarına çıkarmak. SH 1.1 İlimizdeki okulların %92’sinde olan ADSL bağlantıları 2013 yılı sonunda %100 düzeyine çıkarılacaktır. SH 1.2 2013 yılı sonuna kadar mevcut bilgi sistemlerimizin tümünün (ilsis, mebsis, e-okul, e-performans, e-personel, e-evrak) tek çatı altında toplanması sağlanacaktır. SH 1.3 Kurum çalışanlarının tümünün 2012 yılı sonuna kadar bilgi teknolojileri alanında sertifika sahibi olmasını sağlamak.

FAALİYET VE PROJELER

Faaliyet ve Projeler Beş yıllık süre içinde yapılacak olan faaliyet ve projelerdir. Çıktı yönelimlidir. Ölçülebilir ve somuttur. Yıllara göre belirlenebilir. Her sonuç için mutlaka eylem belirtmek gerekmiyor. Sadece en önemli faaliyet ve projeler eylem olarak belirlenir. 27

Faaliyet ve Projeler Performans hedeflerini gerçekleştirecek somut eylemlerdir. Eylemler ile faaliyet ve projeler arasında bir ilişki vardır. Faaliyet ve projeler, eylemlerin (çıktı ve sonuç hedeflerinin) bir yıllık süre başına düşen payını belirtir. Faaliyet ve projeler ortak nitelikte olabilir. 28

Faaliyet ve Projeler Hangi tür faaliyet ve projelerin yerine getirilmesi birinci derecede önemlidir? Kim karar verecek? Nasıl karar verecek? Beyin fırtınası, oylama? Önceliklerin belirlenmesi? Faaliyetin gerektiğinde yıllara dağıtılması. Cari yıl ve sari yıllar için bütçenin oluşturulması. Harcama birimi başkanına onaylatılması 29

Performans Göstergesi Projelendirme ve Maliyetlendirme STRATEJİK AMAÇ HEDEF Faaliyet 1 Faaliyet 2 Performans Göstergesi Girdi:................................. Çıktı:................................. Sonuçlar:........................... Verimlilik/etkinlik:................... Kalite:................................ Girdi:.................................... Çıktı:.................................... Sonuçlar:............................. Verimlilik/etkinlik:..................... Kalite:............................... Parametreler Projelendirme ve Maliyetlendirme Amaç ve hedeflere İle performans Göstergeleri ve Bütçe İlişkisi

1.………………………………………… …… …..Hizmetler Grubu Tema başlığı: Program Geliştirme Stratejik Amaç 1: Yurttaşlarımızın ilgi, istek ve ihtiyaçlarına, iş sektöründeki taleplere, gelişim, değişim ve araştırmalara paralel olarak mevcut eğitim programlarını güncellemek Stratejik Hedef 1.1. Program geliştirmede görev alan birim personeli ve öğretmenlerin program hazırlama kapasitelerini güçlendirmek Stratejik Hedef 1.2. Stratejik Hedef 1.3. Strateji ve politikalar: Amaç ve hedeflere ulaşmak için neler yapılabilir? Olası sorunlar nelerdir ve bu sorunları nasıl aşabiliriz? Amaç ve hedeflere ulaşmak için izlenebilecek alternatif yol ve yöntemler nelerdir? GT, GF ve ZT, ZF stratejileri. (Hedefler bazında değil, stratejik amaç ve hedeflerle, faaliyet ve projeler bir bütün olarak değerlendirilip yazılacaktır.) Bakanlığımızın politikası, ülkemizdeki Mesleki Eğitim merkezleriyle yerel yönetim ve STK işbirliğini geliştirmek suretiyle işgücü piyasasının ihtiyaçlarına göre eğitimin yapılması temel stratejimizdir. I. ……………………………………………………………… …………ANA HİZMETLER / YARDIMCI HİZMETLER A.………Eğitim Hizmetleri/ Eğitime Destek Hizmetler/ Danışma ve Denetim Hizmetleri/ İdari ve Mali Hizmetler 1.………………………………………… …… …..Hizmetler Grubu Performans Göstergeleri Program geliştirmeye yönelik planlanan eğitim sayısı Faaliyet ve Projeler: Performans Hedefi 1.1.1. Hazırlanan eğitim programlarına 2009 yılında %90 katılım sağlamak PH 1.1.2. 2009 yılında kişi başına 30 saat program geliştirme eğitimi vermek

Sorumlu Kişiler/Birimler Eylem Planları Bir stratejik amaca ait her bir hedef için gerekli olan uygulama stratejisi oluşturulurken, proje ve faaliyetleri gerçekleştirecek birimler, gerekli yetki ve sorumluluklar, süre ve kaynak gereksinimi doğru belirlenmelidir. Stratejik Amaç 1 Hedef 1.1 Faaliyet 1.1.1 Faaliyet/Proje Aşamaları Sorumlu Kişiler/Birimler Zaman Çizelgesi Gerekli Kaynaklar Aşama 1 Aşama 2

Stratejik plan unsurlarının organizasyonu

STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ Faaliyet / Proje Performans Hedefi 1.1.1 Maliyet Harcama Birimi A Faaliyet / Proje Performans Hedefi 1.1.2 Stratejik Hedef 1.1 Performans Hedefi 1.2.1 Faaliyet / Proje Harcama Birimi B Maliyet Performans Hedefi 1.2.2 Faaliyet / Proje Stratejik Amaç 1 T E M A Performans Hedefi 2.1.1 Faaliyet / Proje Harcama Birimi A Maliyet Performans Hedefi 2.1.2 Faaliyet / Proje Stratejik Hedef 1.2 Performans Hedefi 2.2.1 Faaliyet / Proje Harcama Birimi B Maliyet Performans Hedefi 2.2.2 Faaliyet / Proje Stratejik Plan Performans Programı Bütçe

Vİzyondan faalİyete