Sabancı Vakfı Hibe Programı Proje Hazırlık Aşamaları

Başvuru Kararının Alınması Kontrol edin: Kuruluşunuz hibe almak için uygun mu ? Öncelikleriniz Program hedefleri ile uyumlu mu? Temel faaliyetleriniz rehberde belirtilen faaliyet alanlarına uyuyor mu ? Nitelikli ve deneyimli personele sahip misiniz?

Başvuru Kararı hakkında daha fazla bilgi! Kuruluşunuz bir projeyi yürütebilmek için yeterli kaynaklara sahip mi? (Gönüllü çalışanlar, erişilebilir proje ekibi, kurum destekleri vb.) Projenizin başka projeleri kopyalamadığından emin misiniz? Başvuru yapmak için yeterli zaman var mı? Hevesli, iyimser ve sabırlı mısınız?

Proje Geliştirme Aşamaları Proje Tasarımı : ele alınacak sorunun tespiti ilgili faaliyetleri planlama beraber çalışılacak ortakları bulma Başvuru formunu hazırlama Başvuru

Ön Planlama Aşaması Projeyi tasarlayın: Temel proje hedeflerini tasarlayın. Proje faaliyetlerini yapılandırın. İhtiyacınız olan kaynakların tahminini yapın. (insan kaynakları, olanaklar, alınabilecek destekler vb.) Proje maliyetinin tahminini yapın. Potansiyel projenizin anahtar unsurlarının iki sayfalık özetini hazırlayın.

Ön Planlama Aşaması (devam) Proje tasarımınızı değerlendirin ve gerekliyse değişiklikler yapın. Aşağıdakileri kontrol edin: Hedefleriniz ve faaliyetleriniz Sabancı Vakfı Hibe Programı hedefleri ile uyumlu mu? Projeniz yerel ihtiyaçları ve öncelikleri karşılıyor mu? Projeniz herhangi bir diğer projenin birebir aynısı mı?

Ön Planlama Aşaması (devam) Uygun ortaklar bulun ve iletişime geçin. İlk ortak toplantısını düzenleyin, gerekli ortaklık taahhütlerini tespit edin. Ortaklarınızla sorumlulukların dağılımı, bütçeye katkı ve mali kurallar ve prosedüler üzerine anlaşın.

Başvurma Kararının Alınması Potansiyel ortakların güçlü ve zayıf yanlarını değerlendirin. Potansiyel ortakların kaynakları ve uzmanlıklarını değerlendirin. Ortakların potansiyel katkılarını değerlendirin. Ortakların sizinle çalışabilme istek ve taahhütlerini değerlendirin. Yapılan en büyük yanlışlardan bir tanesi ortakların gelişigüzel, bulunan coğrafya’da başka bir kuruluşla çalışılamayacağının endişesi ile seçilmesi ya da Projeye başvuru sahibi olamayacak bir kuruluşun ortaklık teklifinin kabul edilmesidir. Bu çeşit yanlış seçimler genelde daha sonra projenin başarısız olmasına sebep olur. O yüzden yukarıda sayılan özelliklere dikkat etmenizin önemle altını çizeriz.

İdeal Proje Koordinatörü Bu kişinin aşağıdaki özellikleri içermesi gerekir: Düzenli olmalıdır; zaman ve maliyet yönetimini bilmesi gerekir. Sorumluluk alabilmelidir. Kişileri yönetebilmelidir. Pazarlık edebilmelidir. Problem çözebilmelidir. Kişileri motive edebilmelidir. Proje yürütme konusunda deneyimli olmalıdır. Plan, yeniden plan, yeniden plan yapabilmelidir. Bu kadar özellik saydıktan sonra genelde suda yürüyebilmesi de gerekir deriz ama siz gene de bu özelliklere sahip birini bulma konusunda umudunuzu yitirmeyin.

Proje Başvurusunun Hazırlanması Yapılacak işleri belirleyin ve detaylı tasarım için bir zaman çizelgesi belirleyin : Proje ekibinin seçimi (ortaklar ve başvuran kurum) Faaliyetlerin ve hazırlanma takviminin detaylı çizilmesi Bütçe hazırlanması Destekleyicilerin bulunması Personel/ortaklar arasında görevlerin dağılımı

Proje Başvurusunun Hazırlanması (devam) Hazırladığınız proje özetinden yola çıkarak başvuru formunu doldurun. Doldurduğunuz başvuru formunu bir başkasına okutun ve gerekirse ilgili değişikler yapın; bunun için zaman ayırın. Proje bütçesini hazırlayın ve Başvuru Rehberinde belirtilen tüm özellikleri karşıladığından emin olun.

Son Kontroller Tüm belgelerin eksiksiz hazırlandığından emin olun: Başvuru Formu (hem CD’de, hem de basılı olarak) Bütçe (hem CD’de, hem de basılı olarak) Ortaklık Formu (sadece basılı) Proje Başvuru Kararı (sadece basılı) Tamamlanmış proje başvurusunu zamanında teslim edin. Son günü beklemeyin!