OMOPHORUS Kalite Yönetim Sistemi Yazılımı ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ TEKNOLOJİ GELİŞTİRME BÖLGESİ ULUTEK AR-GE PROJESİ

Kalite Yönetim Sistemi Yazılımı Nedir? Kalite Yönetim Sistemi; gereklerinin yerine getirildiğinin kontrolü ve iyileştirmeye açık alanlarda yapılacak çalışmaların zamanında, basit ve kolay izlenmesini sağlayan bir yazılımdır.

Sağlık Sektörü için OMOPHORUS Sağlık Hizmeti sunan kurum ve kuruluşlar için bu yazılım; Sağlık Bakanlığı “Hizmet Kalite Standartları” ve Joint Commission International (JCI) “Uluslararası Hastane Akreditasyon Standartları”na uygun olarak tasarlanmıştır. Sistemin sürekliliğinin sağlanması, denetlenmesi ile iyileştirme çalışmalarının takibini sağlar.

Kalite Yönetim Sistemi Yazılımı ile Doküman sisteminizin takibi, Yeni doküman yaratma, revizyon takibi, Form oluşturma ve formlara veri girişi takibi, Kalite Yönetim Sisteminizin tüm gereklerinin takvim ve görevlendirme bazında takibi, İndikatör takibi, Risk Yönetimi, Şikayet Yönetimi, Memnuniyet Anketleri ve sonuçlarının takibi, Performans göstergeleri takibi, Personel bilgilerinin takibi;

Kalite Yönetim Sistemi Yazılımı ile Personel bilgilerinin takibi, Yetkilendirme Eğitimlerin takibi, Belge doğrulamalarının takibi, Görevlendirmelerin takibi, Kuruma ve göreve oryantasyonların durumu ile birlikte, İzin, yetkinlik, uygunluk durumu ile birlikte, Görevin kabul, başlama ve bitişi ile birlikte, Cihaz kalibrasyonlarının ve bakımlarının takibi, Denetleme ve raporlama takibi, E-posta ve/veya SMS ile bilgilendirme.

Kalite Doküman Takip Modülü Kurum içinde kullanılan tüm dokümanların elektronik ortamda takip edilmesine olanak sağlanır. Prosedür, talimat gibi sistem dokümanlarının web üzerinden yayınlanması, Kullanıcı tanımlı formların web üzerinden yayınlanması, Dokümanların gruplandırılması, Grup bazında doküman yetkilendirme, Dokümanlara kolay ulaşılması.

Dokümanların Tanımlanması

Doküman Takibi

Kalite Doküman Takip Modülü Dokümanların revizyonları takip edilebilir, Yetkilendirilmiş kişi/kişiler tarafından dokümanlar değiştirilebilir, basılabilir, doldurulabilir, Herhangi bir göreve ve performans göstergesine bağlı olmaksızın form girişi (Hasta Şikayet Formu vb.) yapılabilir, Kullanıcı tanımlı veri formları hazırlanabilir, Veri formlarının geriye yönelik olarak raporlanması sağlanabilir, Formlar aracılığı ile toplanan verilerle performans indikatörleri hesaplanabilir, Sistem sürekliliği için gerekli yapılacaklar (toplantılar, görevler vb) ve iyileştirmeler takvim takibi ile sağlanabilir.

Kalite Yönetim Sistemi Yazılımında Tanımlar Personel (Çalışan) Bölüm/Birim/Merkez Görev Cihaz-Alet Performans Göstergeleri (İndikatörler)

Personel (Çalışan) Tanımı Personel adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi, doğum yeri gibi bilgilerin yer aldığı; kimlik formu, Personel Dosyasında bulunması zorunlu belgelerin denetimi; eksiksiz mi? (seçimli), Belge doğrulama yapıldı mı? (seçimli), Görev alanları (çoklu seçim), Eğitim ve yetkinlikleri, Oryantasyon eksiksiz mi? Görev ve yetkinliği için gerekli eğitimleri tamamlanmış mı? Kullandıkları cihazlar-aletler

Personel Tanımı

Personel Planları Tüm personelin yazılım üzerinde kendi iş takvimini yapabilmesi, Takvim üzerinde izin takibi, Görevlendirmeler ve veri formları ile takvim kayıtlarının ilişkilendirilmesi, Takvim üzerinde bölüm sorumlusu mantığı ile yöneticilerin astı olan diğer personelin takvimini yönetimi, Yetkinlik filtrelemesi ile takvimde aranan kişinin daha kolay bulunabilmesi.

Personel Planı

Bölüm (Hizmet Birimi) Tanımı Bölüm (Hizmet Birimi) adı ve kodu verilen hizmetlerin tanımlanması (Göz, Radyoloji, Diş Poliklinikliği, Laboratuar gibi)

Görev Tanımları Görev adı ve kod tanımlanması. (Başhekim, Yoğun Bakım Sorumlusu, Hekim, Hemşire, Sekreter, Teknisyen ve İç tetkikçi, gibi)

Kullanılan Cihaz-Alet Tanımları Personel tanımında kullanılacak ve cihazlar bölümünde seçilecek cihazların tanımlanması (Cihaz kodu, adı, kalibrasyon ve kontrol sıklığı gibi bilgiler.)

Cihaz Takip ve Kalibrasyon Kurumdaki cihazların cihaz kodu ve seri numarası ile takibi, Her cihazın birbirinden bağımsız kalibrasyon bilgileri takibi (planlanan ve gerçekleşen kalibrasyon tarihi, cihaz sorumlusu kişi, kalibrasyonu yapan firma), Planlanan kalibrasyon bilgilerinin takvimde görüntülenmesi ve e-posta ve/veya SMS ile ilgililerle paylaşım.

Cihaz Takip ve Kalibrasyon

Performans Göstergeleri (İndikatörlerin) Tanımı Kullanıcı Tasarımlı Formlardan, Hastane Bilgi Yönetim Sisteminden ve Laboratuvar İşletim Sisteminden toplanan verilerin, performans göstergesi tanımlarında belirlenen kriterlere göre değerlendirildiği ve karşılaştırıldığı bölüm.

Performans Göstergeleri Farklı form verileri ile performans göstergesi formülasyonları hazırlama, Kullanıcı tanımlı formlar üzerinden performans göstergesi hesaplama, Haftalık, aylık, 3 aylık, 6 aylık gibi zamanlar için performans göstergesi hesaplama, İndikatör sonuçlarının karşılaştırılması, tablo ve grafik biçiminde görüntülenmesi,

Performans Göstergelerinin Tanımlanması Ölçü birimi, ölçüm sıklığı, ölçme süreci, alt-üst değerler, hesaplama yöntemi gibi bilgilerin bu bölümde performans göstergeleri olarak tanımlanması

Hasta Kabul Süreci «Hastanın Hekime Ulaşma Süresi» Performans Göstergesi

İş-Görev Tanımları ve Aktivite Listesi Yeni iş-görev ve aktivite tanımlarının yapılması, İş-görev statüsü takibi (başlamadı, devam ediyor, tamamlandı, iptal), Personele ve bölüme iş-görev atama işlemi (oryantasyonu, izinleri, belge durumu kontrolü ), Performans göstergeleri ile görev ilişkisinin kurulması, Görev atanan personele ve bölüm sorumlularına e-posta ve/veya SMS ile bildirim yapılabilmesi, Görev değişiklikleri, Görev tarihçesinin kaydı ve raporlanması,

İş-Görev

Kalite Yönetim Sistemi Takvimi Tüm sistemin takvim üzerinden yapılacaklar için (görevler, toplantılar, denetimler vb.) takibi, Personele veya bölüme atanan görevlerin ilgili personelin takviminde görüntülenmesi, Takvim menüsünde atama yapılan görevlere ait formların çıktısının istendiğinde boş olarak alınabilmesi, Takvim menüsünden ilgili görev sonucu için formlar ile bilgi girişi,

Kalite Koordinatörü Takvimi

E-posta ve/veya SMS ile otomatik bilgilendirme Kullanıcı tanımlı kurallar ile e-posta ve/veya bilgilendirme sistemi Takvim modülünde yeni kayıt ve kayıt değişikliğinde bildirim Form veri girişinde yeni kayıt ekleme ve kayıt değişikliğinde bildirim Performans bilgilerinin bildirimi

E-posta ile Bilgilendirme

İzleme ve Raporlama Kalite Yönetim Sistemi, HBYS ve LİS’ten gelen veriler derlenerek; Kullanıcının kendi raporlarını yazabileceği ortamın sağlanabilmesi Görev atamalarının gerçekleşme oranlarının raporlanabilmesi Hedeflere ulaşılıp-ulaşılmadığının karşılaştırılarak raporlanabilmesi Sisteme girilen çeşitli bilgilerin raporlarının alınabilmesi

Rapor Teknolojisi Kullanıcıya özgü raporlar yapılabilmesi Tanımlanabilir filtreler / alanlar E-posta ile rapor gönderimi Office programları ile entegrasyon Pivot raporlama SQL view, prosedür ve fonksiyon desteği Rapor bazında yetkilendirme Grafiksel raporlama

İstenildiği Biçim ve Şekilde Raporlama

Yetkilendirme Kullanıcıların tanımlanabilmesi ve tanımlanan kullanıcılar için yetkilendirme yapılması. Form veri girişinde alan bazında yetkilendirme, Form görüntülemede yetkilendirme, Personel takviminde yetkilendirme, Performans indikatörü oluşturma için yetkilendirme, Rapor görüntüleme yetkilendirme.

HBYS’den ve LİS’ten Veri Aktarımı XML alt yapısı ile Hastane Bilgi Yönetim Sistemi ve/veya Laboratuvar İşletim Sisteminden verilerin alınması, Tanımlar Personel , bölüm vb. Personel İzin bilgileri Performans indikatörleri için gerekli değerler

Hedeflenen Faydalar Kalite Sisteminin Gereklerinin Yerine Getirildiğinin Kontrolü, İyileştirme Çalışmalarının Takibi ve İzlenebilirliğinin Sağlanması, Kalite verilerinin izlenmesi ile ilgili harcanacak zaman ve eforu minimize ederek hastanenin verimlilik artışına katkıdır.

Teşekkürler…