EKAP NEDİR? Elektronik Kamu Alımları Platformu’nun kısaltmasıdır. İhalelerin internet üzerinden online (çevrimiçi) olarak yapılmasını sağlayacak olan bir yazılımdır.

Yasal Dayanak 20 Kasım 2008 tarihinde kabul edilen 5812 Sayılı Kanunla 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa eklenen EK-1’inci maddede; “ Kanun kapsamında yapılan ihalelerde; Kanunun 13 üncü maddesi hükümleri saklı kalmak üzere (ilan süreleri), ihale süreciyle ilgili aşamalar ile her türlü bildirimler kısmen veya tamamen, Kurum tarafından oluşturulan Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilebilir. Elektronik Kamu Alımları Platformunun kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde elektronik araçların kullanımına ilişkin esas ve usuller Kurum tarafından belirlenir.” Hükmü yer almaktadır.

Yasal Dayanak Elektronik Kamu Alımları Platformunun Kullanılmasına İlişkin 1 Nolu Tebliğ; 17.12.2010 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak 01.09.2010 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere yürürlüğe girmiştir. E-İhale Uygulama Yönetmeliğinin taslak çalışmaları ise devam etmektedir.

EKAP Uygulamaları * Bu kapsamda ; EKAP çalışmalarına 12 Mayıs 2009 tarihinde başlanmıştır. EKAP’ta idare ile gerçek ve tüzel kişi kayıtlarına 24 Şubat 2010 tarihi itibariyle başlanmıştır. EKAP’ın 01 Eylül 2010 tarihinde devreye alınacağı 15 Temmuz 2010 tarihinde yapılan duyuru ile açıklanmıştır.

EKAP Uygulamaları * Birinci Safhada (EKAP 1.0 Versiyonu) ; İhale işlemlerinde e-teklif gönderme öncesi işlemlerin (ihale dokümanı hazırlanması, görülmesi ve indirilmesi) elektronik ortama taşınması hedeflenmiştir. EKAP’ın 1 Eylül 2010 tarihinde devreye alınması ile birlikte 1.0 versiyonu hayata geçirilmiştir.

EKAP Uygulamaları * 1.0 Sürümü İle Birlikte ; - İhale dokümanlarının web tabanlı olarak internet ortamında hazırlanacağı bir modül oluşturulmuş, - İhale kayıt numarası (İKN), ihale dokümanının hazırlanması sürecinde EKAP üzerinden alınmaya başlanmış, Yeni yapılacak olan ihaleler için İKN almak isteyen idareler, bu işlemi sadece EKAP üzerinden yapabileceklerdir.

EKAP Uygulamaları * 1.0 Sürümü İle Birlikte ; İhale ilanları, EKAP üzerinde otomatik olarak oluşturularak modül üzerinden KİK’e gönderilmesine ve ilanın KİK tarafından incelenmesini müteakip Kamu İhale Bülteninde yayımlanmasına başlanmıştır. Yayınlanan ihalelere ilişkin dokümanların  (idari ve teknik şartnameler ve diğer belgeler) gerçek ve tüzel kişilerce ihaleyi yapan kuruma gidilmeksizin internet üzerinden görülebilmesine imkan sağlanmıştır. İhale Kayıt Numarası  (İKN)  Kamu Satınalma Platformundan (KSP)  alınan ihalelere ilişkin tüm iş ve işlemler  (çerçeve anlaşması KSP üzerinde yapılan münferit sözleşmeler  için İKN alma, ihale ilanı oluşturma, teyit, sonuç bildirimi, sözleşme devri bildirimi  gibi işlemler)  hali hazırda hizmetin yürütüldüğü KSP üzerinden yürütülmeye devam edecektir.

EKAP Uygulamaları (İdarelerin Protokol zorunluluğu) 1.0 Sürümü İle Birlikte ; İKN alma, ihale dokümanı oluşturma ve ihale ilanı hazırlama işlemleri EKAP üzerinde yapılacağından ihaleye çıkabilmek için bütün harcama birimlerinin kik.gov.tr  adresindeki EKAP sayfasından gerekli protokolü doldurup çıktısını aldıktan sonra bir suretini kendilerinde muhafaza etmeleri, bir suretini ise, harcama yetkilisi tarafından imzalanıp mühürlendikten sonra, KİK’e göndermeleri gerekmektedir. Doğrudan temin yoluyla yapılan alımlarda da, yapılan alım tutarları aylık olarak EKAP’a girilmek zorunda olduğundan, bu kayıtları yapabilmek için de protokol yaparak EKAP’a kayıt olmuş olmak gerekiyor.

EKAP Uygulamaları * İkinci Safhada (EKAP 1.1 Versiyonu); - Sosyal güvenlik prim borcu, vergi borcu, gelir tablosu ve bilanço gibi mali bilgilerin ilgili kuruluşlarla yapılan entegrasyonlarla EKAP üzerinden sorgulanması yapılabilmektedir. - EKAP 1.1 Versiyonu 1 Aralık 2010 itibarıyla devreye alınmıştır.

EKAP Uygulamaları 1.1 sürümü ile; - İdareler tarafından isteklilerin sosyal güvenlik prim borcu, vergi borcu, bilanço ve gelir tablosu bilgileri de EKAP üzerinden bilgi amaçlı olarak sorgulanabilmektedir. - EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler, İhale Kayıt Numarası 01.12.2010 tarihinden sonra alınan ihalelerin dokümanlarını firmaları adına imza atmaya yetkili kişi/kişilerin e-imzalarını kullanarak indirebileceklerdir. Konuya ilişkin mevzuat çalışmaları devam etmekte olup, mevzuat değişikliği yapıldığında e-imza kullanılarak ihale dokümanının indirilmesi durumunda istekli olabilecek sıfatı kazanılacak; isteklilere ilişkin bahsedilen sorgulamaların EKAP üzerinden yapılması zorunlu hale gelecek ve sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler tekliflerin değerlendirilmesinde ve ihalenin sonuçlandırılmasında kullanılacaktır. Kurum ile Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) arasında işbirliği protokolü yapılmış olup, bu işbirliği kapsamında kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu sorgulaması SGK tarafından sağlanacak web servis aracılığıyla gerçek kişi istekliler için TC kimlik numarası, tüzel kişi istekliler için ise vergi kimlik numarası kullanılarak idarelerce EKAP üzerinden yapılacaktır. Ancak, bunun için ihalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin SGK’da e-borcu yoktur aktivasyonunu yaptırması gerekmektedir. Aktivasyon için gerçek ve tüzel kişilerin bulundukları yerdeki Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğüne müracaat etmeleri gerekmektedir.

EKAP Uygulamaları * Üçüncü Safhada (EKAP 1.2 Versiyonu); - Tıbbi cihaz ve sarf malzemesi sektöründe pilot olarak belirlenen hastanelerde e-teklif ve e-teklif değerlendirme uygulamaları hayata geçirilecektir. Bu sektörde imalatçılık ve yetkili satıcılığa ilişkin bilgiler bu versiyonda sayısallaştırılmış olacaktır. Bu versiyonun 1 Mart 2011 tarihinde hayat geçirilmesi hedeflenmektedir.

EKAP Uygulamaları * 1.2 Sürümü İle Birlikte ; - İhale dokümanı, İKN alınması ve ihale ilanlarının yanında tekliflerin de elektronik olarak hazırlanması, - İstekliler tarafından tekliflerin EKAP üzerinden idarelere yollanması ve değerlendirilmesi ile birlikte e-ihale uygulamasının başlaması hedeflenmektedir. Tekliflerin de elektronik ortamda alınmasının yasal zemininin oluşturulması amacıyla Kamu İhale Kanunu’nda yapılması gerekli değişikliklere ilişkin kanun tasarısı TBMM’ye sunulmuştur.

EKAP Uygulamaları * Dördüncü Safhada (EKAP 2.0 Versiyonu) ; Pilot sektör ve pilot hastanelerdeki e-ihale uygulamasının diğer idareler ve sektörlerde hayata geçirilmesi, Dinamik alım sistemleri, çerçeve anlaşmalar, elektronik katalog gibi uygulamaların EKAP’a entegre edilmesi,

EKAP Uygulamaları * Dördüncü Safhada (EKAP 2.0 Versiyonu) ; Sanayi ve Ticaret Bakanlığı, Adli Sicil ve İstatistik Gn. Müd, TSE gibi kurum ve kuruluşlarla entegrasyonların hayata geçirilmesi planlanmaktadır. Bu versiyonun 2012 yılı içerisinde tamamlanması hedeflenmektedir.

EKAP Kapsamında Yapılan Kurumlar arası Entegrasyonlar

Entegrasyonlar * Muhasebat Genel Müdürlüğünden, İdare Kayıtlarının entegrasyonu, * Merkezi Nüfus İdaresi Sisteminden (MERNİS), Nüfus Bilgilerinin entegrasyonu, * TÜRKSAT’tan, e-Devlet Kapısı entegrasyonu, * Gelir İdaresi Başkanlığından, vergi borcu, bilanço ve gelir tablosu bilgilerinin entegrasyonu,

Entegrasyonlar Sosyal Güvenlik Kurumundan, prim borcu bilgilerinin entegrasyonu, * Sağlık Bakanlığı’ndan Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasının entegrasyonu, * Türkiye Bankalar Birliğinden, Geçici Teminat ve Banka Referans Mektuplarının entegrasyonu yapılmıştır. Geçici teminat mektupları ve banka referans mektuplarının elektronik olarak sorgulanması sadece e-teklif verilen ihaleler için geçerlidir.

e-İhaleden Beklenen Faydalar * Alım sürecinde standartlığın sağlanması, * Bilgi bütünlüğü, tutarlılık ve doğruluğun sağlanması, * İhale sürecine saydamlık ve hız kazandırılması, * Kamuoyu denetiminin sağlanması,

e-İhaleden Beklenen Faydalar * İhale, teklif hazırlık ve teklif değerlendirme sürecinde etkinlik ve verimlilik artışının sağlanması, * Kamu alım maliyetlerinde tasarruf sağlanmasıdır.

EKAP İle Süreçte Meydana Gelen Değişiklikler

Değişiklikler * İhtiyaçların elektronik ortamda platforma girişi yapılarak ihale sürecinin başlaması, * İhale dokümanının (İhtiyaç Listesi, İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı) elektronik ortamda hazırlanması, * İhale dokümanı hazırlık safhasında ihale gün ve saatinin belirlenmesi,

Değişiklikler * İhale dokümanı hazırlık safhasında ihale kaydının EKAP’a yapılması ve İhale Kayıt Numarasının (İKN) alınması, * İhale dokümanı hazırlık safhasında ihale ilanının idari şartname hazırlanmasını müteakiben otomatik olarak hazırlanması, * İdareler tarafından hazırlanan dokümanların istekli olabilecekler tarafından EKAP üzerinden görüntülenebilmesi.

EKAP İdare İşlem Aşamaları

İdare Kaydı 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca harcama birimi olarak belirlenen tüm idarelerin EKAP'a kayıt olması gerekmektedir. 5018 sayılı kanuna tabi olmayan idareler de eğer Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP'a kayıt olmaları gerekmektedir. Aynı idarenin farklı harcama birimleri ayrı kayıt yapmalı mı? (Kamu ve Döner Sermaye İşletmeleri için geçerlidir; Yerel İdareler için bir sonraki soruya bakınız.) EKAP üzerinden genel ve özel bütçeli kurumlar ile Döner Sermaye İşletmeleri için idare kaydı yapılırken Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından Kurumumuza sağlanan saymanlık ve kurumsal kodlar kullanılmaktadır. Aynı idarenin farklı harcama birimleri için farklı kurumsal kodlar mevcuttur. Eğer tüm alımlar bir daire başkanlığı ya da müdürlük tarafından yürütülüyorsa, sadece o daire başkanlığı/müdürlük adına kayıt açılması ve protokolünün onaylanması yeterli olacaktır. Eğer idare bünyesindeki harcama birimleri (daire başkanlıkları, şube müdürlükleri, v.s) alımlarını bizzat kendileri yapıyorsa ayrı ayrı idare kaydı oluşturabilirler. Alımı gerçekleştiren her bir harcama biriminin ayrı ayrı idare kaydı yapması farklı harcama birimleri tarafından yürütülen ihalelerin takip edilmemesini sağlar. Farklı harcama birimleri kendi platform sorumlularını ve kullanıcılarını oluşturabilirler. Ancak idare takdir ederse fiiliyatta işleri tek bir birim yürütse bile diğer daire başkanlıkları adına da kayıt açabilir ve hepsine aynı kişiyi Platform sorumlusu olarak tayin edebilir. Aynı yerel idarenin farklı harcama birimleri ayrı kayıt yapmalı mı? Yerel idarelerin tarafından elektronik ortamda kayıt oluşturulurken Muhasebat Genel Müdürlüğü'nün Kamu İhale Kurumuna sağladığı Kurum Kodları esas alınmıştır. Bu kod yerel idareler için tekil bir kod olup, ilgili idarenin farklı harcama birimleri için değişkenlik göstermemektedir. Birden fazla harcama birimi bulunan Yerel İdareler (Belediyeler, İl Özel İdareleri ve Mahalli İdare Birlikleri),eğer alımlarını bizzat kendileri yapıyorsa her bir harcama birimi 5 basamaklı Kurum Kodlarını girdikten sonra harcama birim adını elle yazarak (temizlik işleri şube müdürlüğü, destek hizmetleri şube müdürlüğü gibi) EKAP üzerinden idare kaydı oluşturabilirler. Tüm alımların bir daire başkanlığı ya da müdürlük tarafından yürütüldüğü idarelerde ise, o daire başkanlığı/müdürlük adına kayıt açılması ve protokolünün onaylanması yeterli olacaktır. Kamu Satınalma Platformunda kaydı bulunan idarelerin ve isteklilerin (gerçek ve tüzel kişilerin) EKAP'a tekrar kayıt yaptırması gerekmekte midir? Evet, bu idarelerin ve isteklilerin (gerçek ve tüzel kişilerin) EKAP'a kayıt yaptırması gerekmektedir. 5018 sayılı kanuna tabi olmayan idarelerin de EKAP'a kayıt yaptırması gerekmekte midir? 5018 sayılı kanuna tabi olmayan idareler eğer Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP'a kayıt olmaları gerekmektedir. 5018 sayılı kanun kapsamı dışındaki 25 idare EKAP kayıtları sırasında ilk menüden idare tipi olarak "5018 Kapsamı Dışındaki Diğer İdareler"i seçip kayıtlarını yapabilirler. Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmeleri'nin de ayrıca EKAP'a kayıt yaptırması gerekmekte midir? Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmeleri'nin de EKAP'a kayıt yaptırması gerekmektedir. Döner sermaye işletmelerinin hizmet verdiği idareye (örneğin üniversitelere ya da sağlık bakanlığına bağlı hastanelere) ait alımlar için döner sermaye işletme kaydı kesinlikle kullanılmayacaktır. Döner sermaye işletmelerinin hizmet verdiği idareler için gerçekleştirilecek olan alımlarda her idare için ayriyeten EKAP üzerinden kayıt yapılarak protokol oluşturulacak olup bu idareye ait alımlarda bu idareye ait bir kullanıcı ile EKAP'a giriş yapılacaktır. Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT) ve Belediye İktisadi Teşekkülleri (BİT) idare kayıtlarını yaptıktan sonra, EKAP üzerinden tüzel kişi (istekli) kaydı da yapabilir mi? Evet, yapabilirler. KİT ve BİT'ler Kamu İhale Kanunu kapsamındaki alımlarda EKAP'a idare olarak giriş yapacaklar ve ihale dokümanlarını EKAP aracılığı ile oluşturacaklardır. Aynı zamanda başka bir idarenin ihalesine istekli olarak teklif verebilecektir. Bu yüzden EKAP gerçek ve tüzel kişi kayıtlarında bu durumdaki BİT, KİT ve diğer kamu organizasyonları için "Kurum Kuruluş" seçeneği yer almaktadır. Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT) ve Belediye İktisadi Teşekkülleri (BİT) tüzel kişi olarak kayıtlarını yaptıklarında ek evrakları göndermeleri gerekmekte midir? Evet, tüzel kişi olarak kayıtlarının tamamlanabilmesi için istekli protokollerini ticari sicil kaydı, imza sirküsü gibi ek evraklarla birlikte Kuruma göndermeleri gereklidir.

İdare Kaydı İdareler EKAP’ı kullanabilmek için Kurumun internet adresinde yer alan ilgili sayfalar yardımı ile İdarelerin EKAP’ı Kullanımına İlişkin Protokolü hazırlayacak ve posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştıracaktır. (Tebliğ md. 3.1.1) Protokol idare adına sözleşme veya protokol imzalamaya yetkili idare yetkilisi veya yönetim kurulu üyelerince imzalanmalıdır. İdare kayıt ve protokol hazırlama işlemleri 5 adımdan oluşmaktadır: İdare tipinin seçilmesi İdare bilgilerinin girilmesi İletişim bilgilerinin girilmesi Platform sorumlusunun/sorumlularının bilgilerinin girilmesi Protokolün hazırlanması İdareler, EKAP üzerinden kayıtlarını gerçekleştirip protokolün çıktısını alacaklar, protokolü ıslak imzalı ve mühürlü olarak elden veya posta ile Kuruma ulaştıracaklardır. İdarelerin protokol dışında herhangi bir belge göndermelerine gerek bulunmamaktadır. İdarenin mührü yok ise bu husus “idaremize ait mühür bulunmamaktadır” ibaresi el ile imza sayfasına yazılmak suretiyle belirtilmesi gerekmektedir. Protokolün elektronik ortamda hazırlanmasını takiben 30 gün içinde protokolün ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak posta ile veya elden Kamu İhale Kurumuna ulaşmaması durumunda kayıtların tekrar yapılması gerekecektir. Not: Protokolde 3 imza yeri açılmış olup bu alanların hepsine imza atılması zorunlu değildir. İmza atması gereken kişilerin birer imza atması yeterlidir. Üçten az olması halinde diğer imza alanları boş bırakılabilir; üçten fazla olması halinde sayfadaki uygun boş alanlar kullanılabilir. İdare tipinin seçilmesi: 1- İdare türü “Kamu” olanlar: Kurumsal kodunuzu doğru girdiğinizden ve ekrana gelen bilgilerin idarenize ait olduğundan emin olduktan sonra bir sonraki adıma geçiniz. a. Bütçe türünüzü 5018 sayılı Kanuna göre seçmeniz gerekmektedir. Bu hususun herhangi bir ihalenizin finansman kaynağıyla bir bağlantısı bulunmamaktadır. İhalelerin finansman kaynağı bazı idareler için ilgili idarenin 5018’deki bütçe türünden farklı olabildiğinden, her bir ihale için İKN alınma aşamasında ilgili ihalenin finansman türünün ne olduğu ayrıca sorulacaktır. 2- İdare türü “Yerel İdareler” olanlar: Kurum kodunuzu bağlı bulunduğunuz muhasebe müdürlüğünden ya da ilçede iseniz mal müdürlüğünden öğreniniz/teyid ettiriniz. Kurumsal Kod nereden öğrenilebilecektir? Kurumsal kod, idarenin kendi saymanlık/muhasebe birim/birimlerinden ya da Strateji Geliştirme Başkanlıklarından öğrenilmelidir. Saymanlık kodu nereden öğrenilebilecektir? Saymanlık kodu, idarenin kendi saymanlık/muhasebe birim/birimlerinden ya da Strateji Geliştirme Başkanlıklarından öğrenilmelidir.

İdare Kaydı Kurum, kendisine ulaşan belgeleri ve EKAP kayıtlarını kontrol ederek idare kayıtlarına onay verecektir. Protokolün onaylandığı protokolde belirtilen platform sorumlusunun e-posta adresine gönderilen bir mesaj ile iletilir. Bu mesajda ayrıca kullanıcı hesabının aktif hale getirilebilmesi için bir aktivasyon linki gönderilir. Platform sorumluları onay işleminden sonra aktivasyon linkindeki adımları izleyerek şifrelerini belirlemeli ve kullanıcı hesaplarını aktif hale getirmelidirler. Daha sonra bu şifre ile EKAP'a giriş yapabilecekler ve yeni kullanıcı oluşturabileceklerdir. EKAP'ta ilgili kayıt bilgilerini girip çıktısını aldıktan sonra bazı bilgilerin eksik girildiğinin fark edilmesi durumunda protokol bilgileri güncellenebilecek midir? 1- Protokolün EKAP aracılığı ile hazırlanması ancak henüz Kuruma gönderilmemesi halinde, protokol EKAP’ta yeniden hazırlanıp Kuruma gönderilebilecek, 2- Protokolün Kuruma gönderilmesi ancak henüz Kurum tarafından onaylanmaması halinde, protokolün Kurum tarafından onaylanması beklenecek, (Onaylandıktan sonra EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılabilir.) 3- Protokolün Kurum tarafından onaylanması halinde, EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılabilecektir.

İdare Kaydı İdarelerce protokol hazırlanırken idare adına EKAP’ta yer alan iş ve işlemleri yürütecek en fazla iki platform sorumlusu da belirtilecektir. (Tebliğ md. 3.1.1) Platform sorumluları ihale sürecinde yer alacak tüm kullanıcı/kullanıcıları tanımlamaya ve bu kişilerin bilgilerinde değişiklik yapmaya yetkilidir. (Tebliğ md. 3.1.1) İdareler protokol sırasında en fazla iki kişiyi platform sorumlusu olarak belirleyebilirler. Platform sorumlusu: İdareler ve ihalelere katılacak olan gerçek veya tüzel kişi adına kullanıcı oluşturma, silme, yetki verme ve platformla ilgili diğer işlemleri gerçekleştirebilecek kullanıcı veya kullanıcılarını ifade eder. (Tebliğ md. 2) İdare bünyesinde ihale işlemlerini yürüten birimde çalışan bir personel (yetkili olması gerekmiyor) platform sorumlusu olarak belirlenebilir. İdare Protokol Sorumlusu olarak idare kayıt sırasından tanımlanan iki kişiden daha fazla kullanıcı tanımlanabilir mi, Platform Sorumlusu rolü başka kullanıcılara atanabilir mi? Evet, platform sorumluları tarafından yeni platform sorumlusu atanması yoluyla ikiden daha fazla Platform Sorumlusu tanımlanabilir.

İdare Kaydı (Tebliğ md. 3.1.1) Birden fazla platform sorumlusunun belirlendiği ve bunlardan birisinin değiştiği hallerde, değişen platform sorumlusu kendi yerine yeni bir platform sorumlusu tanımlayabileceği gibi, diğer platform sorumlusu tarafından da bu tanımlama yapılabilecektir. Platform sorumlularının ikisinin aynı anda değişmesi durumunda ise değişikliğe ilişkin belgeler posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştırılacaktır.* İdareler, Kuruma göndermiş oldukları protokollerin durumuna ilişkin bilgilere EKAP üzerinden erişebilecek, protokoldeki bilgilerin eksik olması durumunda yapılacak iş ve işlemlerin takibinden sorumlu olacaktır. *Burada kastedilen, her iki platform sorumlusunun da yerlerine platform sorumlusu tanımlamadan kendilerini devre dışı bırakmaları halidir. Bu durumda ortada platform sorumlusu kalmadığından ve buna bağlı olarak da platform sorumlusu tanımlayacak kimse kalmadığından yeni platform sorumlusu/sorumluları Kuruma başvuru yoluyla belirlenecektir. İdare ile gerçek veya tüzel kişilerin platform sorumlularının değişikliği, platform sorumlularına ait iletişim bilgilerinin değişikliği, e-posta adresinin değişikliği ve buna bağlı olarak aktivasyon e-postalarını alamamaları gibi durumlarda nasıl bir yol izlenmelidir? Platform sorumlularının değişikliği veya iletişim bilgilerinin değişmesi gibi işlemleri, idare ile gerçek veya tüzel kişiler EKAP devreye alındıktan sonra kendileri yapabileceklerdir. Bu konuda Kuruma yazılı başvuru yapılmaması rica olunur. E-posta adresinin değişikliği, e-posta adresinin yanlış girilmesi ve bunun sonucunda aktivasyon e-postalarını alamayan kullanıcılar için "İdare Protokol Durum İzleme" ve "Gerçek veya Tüzel Kişi Protokol Durum İzleme" ekranlarından e-posta adres değişikliğini kendileri yapabilecekler ve yeni oluşturdukları e-posta adreslerine aktivasyon e-postaları tekrar gönderilecektir. Bu şekilde EKAP'a giriş yapabilecekler. EKAP tarafından gönderilen aktivasyon e-postasının tarafıma ulaşmadığı durumlarda ne yapabilirim? Kamu İhale Kurumu tarafından protokolünüz onaylandıktan sonra kayıt sırasında girmiş olduğunuz platform sorumlularının e-posta adreslerine kullanıcı aktivasyon e-postası gönderilecektir. Eğer bu e-posta adreslerine gönderilen e-postaların kendinize ulaşmadığını düşünüyorsanız EKAP'ta Kayıt İşlemleri menüsü altındaki Protokol Durum İzleme ekranlarından e-posta adresinizi tekrar girerek aktivasyon e-postası gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

EKAP İHALE İŞLEMLERİ

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki ihaleler için ; Yeni İhtiyaç Raporu Oluştur İhale Kayıt İhale İşlemleri (ihalenin türü ve usulüne göre aşağıdaki adımlarda farklılıklar olabilir) 1-İKN Al 2-İhaleye İhtiyaç Raporu Bağla 3-Kısmi Teklif ve İhaleyle İlgili Diğer İşlemler 4-Teknik Şartname ve Diğer Belge İşlemleri 5-Ön Yeterlik/İdari Şartname/Çerçeve Anlaşma/Sözleşme Tasarısı İşlemleri 6-İhale Onay İlan Hazırlama Sevk ve İşlem Formu Gönderme (Pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde idarenin tercihine bağlı) İhale Komisyonu Oluşturma Doküman Satış İşlemleri Teklif Kabul İşlemleri Teklif Değerlendirme (İhale Komisyonu Tarafından) Teyit İşlemleri Sonuç İşlemleri

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamı dışı veya istisna bir ihaleye çıkacak olan idareler için; I.İhale Kayıt II. İhale İşlemleri a. İKN Al b.İhale Onay III. İlan Hazırlama IV. Sevk ve İşlem Formu Gönderme V. Teyit İşlemleri VI. Sonuç İşlemleri Kapsam dışı kuruluşlar eğer ilanını Bültende yayımlatmak istiyorsa İKN almak zorunda.

Tebliğ Geçici 1 inci Madde İhale kayıt numarası KSP’den alınan ihalelere ilişkin tüm iş ve işlemler hâlihazırda hizmetin yürütüldüğü KSP üzerinden yürütülmeye devam edilecek olup, münferit sözleşmelere ilişkin alımlar dışında KSP’den yeni İKN verilmeyecektir. Çerçeve anlaşması KSP üzerinden yapılan münferit sözleşmeler için İKN alma, teyit, sonuç bildirimi, sözleşme devri bildirimi işlemleri KSP üzerinden yürütülmeye devam edilecektir. Çerçeve anlaşma kapsamında yapılan münferit sözleşmeler için yeni alınacak İKN’lerde, çerçeve anlaşmanın İKN’sinin alınmış olduğu yıl esas alınarak o yıl için verilen son İKN’den devam eden numaralar kullanılacaktır.

Tebliğ Geçici 1 inci Madde İKN’si KSP üzerinden alınan 4734 sayılı Kanun kapsamındaki bütün ihalelere, istisna kapsamındaki ihalelere ve kapsam dışı ihalelere ilişkin ihale ilanı oluşturma, teyit, sonuç bildirimi, sözleşme devri bildirimi işlemleri KSP üzerinden yürütülmeye devam edilecektir. Tıbbi cihaz alımlarına ilişkin yapılmış ihale sonuçlarının bildirimlerinin hazırlanmasında, hâlihazırda uygulamada olan İhale Bildirim Yazılımının 1.1.1.0 sürümü kullanılmaya devam edilecektir. EKAP devreye alınmadan doğrudan temin yöntemi ile yapılmış olan tıbbi cihaz alımları dahil doğrudan teminle yapılan tüm alımlara ilişkin bildirimler KSP üzerinden yapılacaktır. Tıbbi cihaz alımlarına ilişkin yapılmış olan doğrudan temin bildirimlerinin hazırlanmasında, hâlihazırda uygulamada olan Doğrudan Alım Yazılımının 1.1.1.0 sürümü kullanılmaya devam edilecektir.

İhtiyaç Raporu Hazırlanması (Tebliğ md. 3.1.2) İdareler yapacakları ihalelere ilişkin iş ve işlemlere başlamadan önce EKAP tarafından sağlanacak sayfalar yardımı ile ihaleye temel teşkil edecek bir ihtiyaç raporu hazırlayacaktır. Hazırlanan ihtiyaç raporu daha sonra ihale dokümanının hazırlanmasında kullanılacaktır. Tıbbi cihaz alımlarına ilişkin ihtiyaç raporları hazırlanırken Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasında (TİTUBB) oluşturulmuş Branş Ağacındaki branş kodları kullanılacak olup belirlenen seviyedeki branş kodunun seçimine izin verilecektir. Daha önce Kamu Satınalma Platformunda (KSP) Branş Ağacında bulunmayan branş kodları için kullanılan 99 kodlu tanımlamaların kullanımı uygulamadan kaldırılmıştır. İhtiyaç raporu: İdarenin, ihalesini yapacağı mal veya hizmet alımı ya da yapım işinin niteliğini, türünü ve miktarını; ihalenin kısmi teklife açık yapılmasının öngörülmesi halinde kısımlarının; gerekli hallerde iş kalemlerinin tanımlandığı raporu ifade eder. (Tebliğ md. 2) İhtiyaç raporu oluşturulurken ihtiyaç tanımını içeren branş OKAS’da yoksa ne olacak? Branşın mutlaka girilmesi zorunlu olduğundan o ihtiyacı kapsayabilecek genel tanımı içeren üst branş seçilecek. İhtiyaç raporu oluşturulurken başta tıbbi cihaz seçildiyse tıbbi cihaz kodları da EKAP’ta görülüyor.

İhale Kaydı ve İKN Alınması (Tebliğ md. 3.1.2) İhtiyaç Raporu hazırlandıktan sonra EKAP’tan ihale kaydı yapılarak işlemler devam ettirilecektir. Kaydı yapılan ihaleye ilişkin işlemlerin takip edilebilmesi için geçici bir numara verilecektir. İhale onay işlemlerinin gerçekleştirilmesinden sonra EKAP’tan ihale kayıt numarası (İKN) alınarak daha önceden oluşturulmuş ihtiyaç raporu ile İKN ilişkilendirilecektir. Genel Tebliğ 29.1. …İstisna kapsamında yapılan ihaleler için de İKN alınacaktır. Ayrıca çerçeve anlaşma kapsamında yapılacak her bir münferit alım için de münferit sözleşme onay belgesi hazırlanmadan önce İKN alınacaktır. EKAP’ta ihale yetkilisi bilgileri girilmemektedir. İhale kayıt sırasında girilen ihalenin yaklaşık maliyeti idarede kimler tarafından görülebilmektedir? Bir ihalenin yaklaşık maliyeti İdare Satın Alma Sorumlusu ve İdare Platform Sorumlusu rolü sahipleri tarafından görülebilmektedir. Yaklaşık maliyet bilgisi EKAP'a şifrelenerek gelmekte ve şifreli olarak veri tabanında tutulmaktadır. İdarenin EKAP'a kayıtlı olduğu idare adı ile ihaleye çıkacağı idare adı arasında farklılık varsa nasıl bir yol izlenmelidir? "Ön Yeterlik Dokümanında" ya da "İdari Şartname"'de "Madde 1.1"'de "İdare Adı" alanı bulunmaktadır. Bu alandan idare ismi değiştirilebilmektedir. "İhale İlanına", "Ön Yeterlik Dokümanına" veya "İdari Şartname'"ye bu maddede girilen ad yansımaktadır.

İhale Dokümanının Hazırlanması (Tebliğ md. 3.1.2) Kanun kapsamındaki bütün ihalelere ilişkin dokümanların EKAP üzerinden hazırlanması zorunludur. İKN’si alınmış ve ihtiyaç raporu hazırlanmış ihale için İdari Şartname/Ön Yeterlik Şartnamesi ve Sözleşme Tasarısı hazırlama işlemleri EKAP’ın sunduğu bir sihirbaz yardımı ile yapılacaktır. Teknik şartname ve gerekli diğer dokümanlar da EKAP’ta dosya uzantıları belirtilen formatlarda EKAP’a yüklenecektir. İstisna kapsamındaki ihalelere ve kapsam dışı ihalelere ilişkin dokümanlar EKAP üzerinden hazırlanmayacaktır. İhale idare tarafından onaylandıktan sonra, ilan Kamu İhale Bülteninde yayımlanana kadar idarenin ihale dokümanı üzerinde değişiklik yapma ihtiyacı doğduğunda, idare nasıl bir yol izlemeli? -İhale ilanı Hazırlama, Sevk ve İşlem Formu Gönderme aşamalarında, idarenin İhale İşlemleri sayfasında "Onay Kaldır" ikonu aktif olacaktır. Bu ikon tıklanarak, ihalenin onayı kaldırılabilir. Bu durumda dokümanlar üzerinde gerekli değişiklikler yapılıp, ihaleye tekrar onay verdikten sonra, ihale ilanı tekrar hazırlanıp KİK'e kontrol için yeniden gönderilmelidir. -İhale ilanının durumu, "KİK tarafından İnceleniyor" veya "Yayıma Hazır" ise, KİK'e ilanının iadesi için bir dilekçe ile başvurulması gerekmektedir. İlan KİK tarafından iade edildikten sonra yukarıdaki adımlar izlenerek dokümanlar üzerinde gerekli değişiklikler yapılıp, ihaleye onay verdikten sonra, ihale ilanı tekrar hazırlanıp KİK'e kontrol için yeniden gönderilmelidir. -Özetle ihale ilanı gönderilene kadar ihale işlemleri sayfasından onay kaldırılarak doküman düzeltilebilir. İlan gönderildikten sonra ise ilanın yayımlanmasına kadar Kuruma dilekçe ile başvurularak ilan geri çekilip ihale işlemleri sayfasından onay kaldırılarak dokümanda değişiklikler yapılıp yeni ilan gönderilebilir. Ancak ilan yayımlandıktan sonra ancak gerekli şartları taşıyorsa zeyilname ile dokümanda değişiklik yapılabilir. -İlansız ihalelerde ise dokümanı tamamlayıp onayladıktan sonra artık geri dönüş imkanı yok. Doküman ancak zeyilname yolu ile değiştirilebiliyor. İlansız ihalelerinin ihale işlemlerinde sehven yanlış yapmış idarelerin dikkatine! 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun ilansız usulleri ile alım için İKN’si alındıktan sonra ihale dokümanı işlemlerini tamamlamayan (dokümanı hiç girmeyen veya eksik giren) idareler EKAP’taki ihale sürecinde sonraki adımlara (teklif değerlendirme, teyit vb) geçememektedirler. Bu durumdaki idarelerin EKAP’ta tüm ihale dokümanı işlemlerini tamamladıktan sonra (bu bilgiler ihale tarihinden sonra girildiği için ihale tarihi gerçek ihale tarihinden sonraki bir tarih olarak atanacaktır), sehven yanlış yapıldığına dair bir dilekçe (ihale bilgilerini de içeren) ile Kamu İhale Kurum’una yazılı olarak başvurması gerekmektedir. Kurum bu dilekçe üzerine ihale tarihini sistemden gerçek ihale tarihine çevirerek sonraki işlemlerin yapılmasına imkan sağlamaktadır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun diğer usullerindeki ihalelerinde ihale işlemlerinde sehven yanlış yapmış ve ilana çıkmış idarelerin ihalelerini iptal etmeleri veya yeterli süreleri varsa zeyilname yayımlamaları gerekmektedir. İdareler ihaleyi yanlışlıkla iptal ederse, uygulamada Kuruma verilen dilekçe üzerine bu iptal de geri alınabilmektedir.

İhale İlanının Hazırlanması (Tebliğ md. 3.1.2) Doküman hazırlama işlemleri tamamlanmış ihalelere ilişkin Kamu İhale Bülteninde yayımlanacak ilanlar EKAP tarafından otomatik olarak oluşturulacaktır. İstisna kapsamındaki ihalelere ve kapsam dışı ihalelere ilişkin ilanlar ise EKAP’ta otomatik olarak oluşturulmayacağından, idareler tarafından ilgili bilgilerin EKAP’a girilmesi suretiyle ilanlar hazırlanmış olacaktır. İlanın kaydedilip Kuruma gönderilmesi (elektronik olarak), durum izleme ekranından izlenmesi, ücretli ilanlar için ilan bedelinin yatırılması, Sevk ve İşlem Formunun gönderilmesi gibi adımların takibi ilgili idare tarafından yürütülecektir. Sevk ve işlem formunun tüm ilanlar için gönderilmesi gerekli midir? Hayır; sevk ve işlem formu aşağıdaki ilanlar için gönderilmelidir: Ön ilan İhale ilanı(ücretli,ücretsiz) Düzeltme ilanı İptal ilanı Sonuç ilanı için sevk ve işlem formunun gönderilmesi gerekmemektedir. İstisna ve kapsam dışı ihale ilanları için sevk ve işlem formu gönderilmeli mi? İdare, ilanını EKAP üzerinden yayımlayacaksa, istisna ve kapsam dışı ihalelerin ilan süreci, 4734 sayılı kanun kapsamındaki ihalelerin ilan süreci ile aynı olduğundan sevk ve işlem formu göndermelidir. Genel Tebliğ 30.2. …6. Diğer ilanlar: Kanun kapsamında olmayan idareler tarafından gerçekleştirilen ihaleler ile Kanun kapsamındaki idarelerin Kanuna tabi olmadan gerçekleştirdikleri ihalelerin ilanları ve bu ihalelere ilişkin düzeltme, iptal ve sonuç ilanlarıdır. Söz konusu ilanlar, 4734 sayılı Kanun kapsamında yapılan ilanlara ilişkin standart formlara uygun olma zorunluluğu aranmaksızın, (Ek-O.4)’de yer alan ilan formuna uygun olarak Kamu İhale Bülteninde yayımlanabilmektedir.

İhale İlanının Hazırlanması (Kanun md. 13) İlan elekt. araçlar ile hazırlanıp gönderilir ise açık ihale usulündeki 40 günlük ilan süresi 7 gün kısaltılabilir. (Bugünkü fiili durum bu şekildedir!!!) İhale ve ön yeterlik ilanı ile ihale ve ön yeterlik dokümanına Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden doğrudan erişimin temin edilmesi halinde, a) Açık ihale usulündeki 40 günlük ilan süresi, b) Belli istekliler arasındaki ihale usulündeki 40 günlük davet süresi 5 gün kısaltılabilir. Bu 5 günlük süre indiriminden yararlanabilmek için teknik şartnamenin tamamının EKAP’a yüklenmiş olması gereklidir.

İhale Komisyonunun Oluşturulması İhale yetkilisi tarafından yedekleriyle birlikte görevlendirilen ihale komisyonu başkan ve üyeleri, görevlendirildikleri ihaleyle sınırlı olarak idare platform sorumlusu tarafından EKAP’ta tanımlanır. (Tebliğ md. 3.1.2) Bir ihale için atanan ihale komisyonu üyeleri EKAP'ta "İhale Dokümanı Görüntüleme" ekranı üzerinden üye olarak atandığı ihalenin dokümanına erişebilir.

Doküman Satış İşlemleri (Tebliğ md. 3.1.2) İhale dokümanının idareden satın alınması durumunda doküman alan gerçek veya tüzel kişilere ilişkin bilgiler T.C. Kimlik veya Vergi Kimlik Numaraları üzerinden EKAP’a girilecektir. Ancak bu durumda, dokümanı almaya bizzat gelen kişinin değil ihaleye teklif verecek olan gerçek veya tüzel kişinin T.C. Kimlik veya Vergi Kimlik numarası girilerek doküman satış işlemi yapılacaktır. * İdareler satın alınan veya EKAP üzerinden indirilen doküman sayılarına ilişkin bilgilere ulaşabilecek ve T.C. Kimlik veya Vergi Kimlik Numaraları üzerinden sorgulama yapabilecektir. Yapılan sorgulamalara ilişkin bilgiler EKAP tarafından kayıt altına alınacaktır. *Aksi takdirde tekliflerin EKAP üzerinden kabulü esnasında teklif vermek isteyen firma istekli olabilecekler arasında gözükmeyeceği için teklifi kabul edilmeyecektir. Doküman satın alanlara ilişkin bilgilerin girilmesi şu an itibariyle zorunlu değil. Mevzuat değişikliği tamamlandığında e-imza ile doküman indirenler istekli sıfatına sahip olduğu zaman, idare EKAP’tan indirilen doküman sayılarına ulaşabilecektir. Ancak bu bilgi sadece indirilen doküman sayısıyla sınırlı olacaktır. İdare, doküman satın alanların kimlik bilgilerine ulaşamayacaktır. Sadece dokumana şikayet ve teklif verme aşamasında o kişinin kimlik bilgilerini girerek, o kişinin doküman satın alıp almadığını sorgulayabilecektir.

Zeyilname Düzenlenmesi İdare tarafından zeyilname düzenlenmesi halinde, zeyilnameye ve ihale dokümanının son haline EKAP üzerinden erişilebilecektir. Düzenlenen zeyilnameyle ilgili olarak Kanunun 65 inci maddesindeki tebligat hükümlerine ve Kanunun öngördüğü sürelere uyulması zorunludur. (Tebliğ md. 3.1.2) İhale ilanı yayımlandıktan sonra idarenin ihale dokümanı üzerinde değişiklik yapma ihtiyacı doğduğunda, idare nasıl bir yol izlemeli? Eğer, düzeltilmek istenen maddeler, ihale ilanında yer alan maddelerden en az birini içeriyorsa, idare zeyilname düzenlemek zorundadır. Süreç şu şekilde işlemektedir: İhale İşlemleri sayfasındaki "Zeyilname Düzenle" ikonu tıklanır. Düzeltmeye ilişkin kısa bir açıklama bilgisi ve zeyilnamenin hazırlandığı tarih bilgileri bu ekrandan girilip, "Hazırla" tıklandığında, "İhale İşlemleri" sayfasına yönlendirme yapılır. Açılan İhale İşlemleri sayfasında, dokümanlarda gerekli düzenlemelerin yapılabilmesi için, ihale onayının kaldırılmış olduğu görülür. Bu aşamada, idare değişiklik yapmak istediği dokümanın onayını kaldırıp, değişiklikleri yapabilir. Bu işlemlerin sonrasında, yeniden dokümanlara onay verilir. Yapılan değişiklikleri içeren "Zeyilname Fark Dokümanı" idare tarafından hazırlanır. İhale onayını gerçekleştirmek üzere, "İhale İşlemleri" altındaki "Onayla" düğmesi tıklandığında "Zeyilname Onaylama" ekranı açılacaktır. Ekrandaki "Gözat" düğmesi tıklanarak "Zeyilname Fark Dokümanı" dosya ekranından seçilir. Zeyilname Fark Dokümanını yüklemek ve ihale onayını vermek için ekrandaki "Onayla" düğmesi tıklanır. Böylelikle zeyilname hazırlanmış olur. Bu işlemleri müteakiben, düzeltme ilanı, İlan Hazırlama sayfasından ihale ilanı hazırlama sürecindeki adımlar izlenerek hazırlanır. Zeyilname hazırlandıktan sonra, yeni oluşan ihale dokümanına nereden ulaşabilir? "İhale İşlemleri" ekranından "İhale İşlemleri" başlığı altındaki "Doküman İndir" ikonu tıklandığında açılan listeden zeyilname düzenlenme tarihi ile ilişkilendirilmiş "indir" bağlantısı tıklanarak ulaşılabilecektir. İhale ilanı yayımlandıktan sonra, ilanda yer almayan maddeler üzerinde değişiklik yapılması gerektiğinde, idare nasıl bir yol izlemelidir? Sadece zeyilnamenin yapılması yeterlidir. Yukarıdaki maddede zeyilnamenin yapılması için izlenmesi gereken yol belirtilmiştir.

Teklif kabul işlemleri Teklif zarflarının kabulü işlemleri EKAP’ta ihale öncesi işlemler menüsü altında yapılmaktadır. İdareye teslim edilen teklif zarflarının teslim tarihi ve zarfın üzerinde yer alan bilgiler idare satınalma sorumlusu tarafından Teklif Kabul İşlemleri altında EKAP’a girilecektir. (Tebliğ md. 3.1.2) Bu bilgilerin girilmesinden sonra aynı yerden teklif zarflarının kabulüne ilişkin tutanak oluşturulabilir.

Tekliflerin değerlendirilmesi (Tebliğ md. 3.1.3) İhale komisyonu tarafından teklif zarflarının Kanunun 30 uncu maddesine uygunluğu yönünden incelenmesinden sonra tekliflerin değerlendirilmesi aşamasına geçilir. Kanunun tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin hükümlerine göre tesis edilen işlemlere ait ihale komisyonu tutanak ve kararlarından EKAP’a kaydedilmesi gerekenler EKAP’a girilir.

Tekliflerin değerlendirilmesi Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında işlem sırası; -Teklif zarfı değerlendirme (geçerli olup olmadığı) -Geçerli teklif zarflarına istekli atama (gerçek-tüzel kişi veya iş ortaklığı olarak) -Teklif fiyatlarının girilmesi -Gelir tablosu/bilanço sorgulama (bilgi amaçlı) -Teklifleri değerlendirme dışı bırakma -Teklif sonuç (1 inci ve 2 nci istekliyi kaydederek ihale komisyon karar tutanağını çıkarma) şeklindedir. ***Yukarıdaki tüm işlemleri gerçekleştirmek zorunludur. İhale komisyonu tarafından yapılan "Teklif Değerlendirme" aşamasında girilen bir teklif silinebilir mi? Evet, silinebilir. "Teklif İşlemleri" menüsünden "Teklif Değerlendirme" sekmesine tıklayarak ulaştığınız "Teklif Giriş" sayfasında satır başındaki ok tuşu tıklanarak o teklife ilişkin detay bilgiler görülebilir. Teklif bilgileri, ilgili teklifin sağındaki "Sil" ikonuna tıklanarak silinebilir.   Belli istekliler ve pazarlık usullerinde teklif değerlendirme nasıl yapılmalıdır? Belli istekliler ve pazarlık usullerinde teklif değerlendirme işlemi 2 aşamalı olarak yapıldığından, "Teklif Giriş" ekranından girilmesi gereken teklifler, isteklilerin verdiği 2. teklifler olmalıdır.

Tekliflerin değerlendirilmesi Tıbbi cihaz alımlarına ilişkin teklif bilgileri girilirken isteklilerin teklif zarflarının içinde bulunan ve İhale Bildirim Yazılımı (EKAP için hazırlanan) tarafından hazırlanmış teklif dosyaları da (KIK uzantılı XML dosyası) EKAP’a yüklenir. (Tebliğ md. 3.1.3) İdareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere EKAP sürüm 1.0 kapsamında EKAP üzerinden de bildirim yapılabilecektir.* Ancak, EKAP üzerinden yapılacak bildirimin yanında mevzuatta öngörülen diğer tebligat usullerinden birinin de kullanılması zorunludur. (Tebliğ md. 3.1.2) Tıbbi cihaz alımlarında doğrudan temin işlemlerinde EKAP için hangi program kullanılmalıdır? Doğrudan Temin Programı Sürüm 1.0.0.7 kullanılmalıdır. Bu programa http://www.huap.org.tr sayfasından "KİK Yazılımları" bölümünden ulaşılabilir.   Tıbbi cihaz alımlarında teklif değerlendirme aşamasında EKAP'a yüklenen dokümanın oluşturulabilmesi için hangi program kullanılmalıdır? IBY Sürüm 1.0.0.7 kullanılmalıdır.Bu programa http://www.huap.org.tr sayfasından "KİK Yazılımları" bölümünden ulaşılabilir. *Halihazırda EKAP’ta bildirim için bir menü yok.

Sözleşme öncesi işlemler (Teyit işlemleri) İhale komisyonu kararı üzerine, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi adına Teyit İşlemleri menüsü altında yasaklılık teyidi alınır. (Tebliğ md. 3.1.4) Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, ihale üzerinde kalan istekli için yasaklılık teyidi alma işlemi tekrarlanır. (Tebliğ md. 3.1.4) Yasaklılık teyidi için sözleşme öncesi işlemler menüsü altında yer alan teyit formu doldurma sekmesinden sorgulanacak kişinin bilgileri doldurularak teyit formu gönderilir. Gönderilen teyit formunun cevabı ise sözleşme öncesi işlemler menüsü altında yer alan teyit formu sorgulama sekmesinden kontrol edilir. Teyit alındıktan sonra 30 gün içerisinde sonuç bilgileri gönderilmezse sistem idarenin daha sonra yapacağı ihalelerde İKN numarası vermiyor. Genel Tebliğ 31.3. 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesi uyarınca istisna kapsamında yapılan alımlarda da aynı şekilde ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı Kurumdan teyit ettirilecektir. 31.4. 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesi uyarınca doğrudan temin yoluyla alım yapılması halinde alım yapılacak kişi ya da firmanın ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı teyit ettirilmeyecektir. Ancak, anılan Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendinde belirtilen parasal limit dahilinde yapılan alımlarda, alım yapılacak gerçek veya tüzel kişinin Kurumun internet sayfasındaki yasaklılar listesinde bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi ve yasaklı olduğunun belirlenmesi durumunda, söz konusu kişiden alım yapılmaması gerekmektedir. (Sorgulama vatandaş sayfasındaki yasaklı sorgulama menüsünden yapılacaktır.)

Sözleşme öncesi işlemler (SGK ve vergi borcu kontrol işlemleri) SGK ve vergi borcu kontrolü sadece ihale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli için yapılabilir. SGK ve vergi borcu kontrolü için sözleşme öncesi işlemler menüsü altında yer alan SGK ve vergi borcu kontrolü seçenekleri sırayla tıklanarak açılan sayfalara sorgulanacak kişilerin ilgili olduğu ihalenin İKN’si girilir. İKN girildiğinde ilk iki teklif sahibi otomatik olarak ekrana gelecektir. Her ismin başında yer alan ok işareti tıklandığında gelen sorgula butonundan sorgulama işlemi gerçekleştirilir.

Sözleşme öncesi işlemler (Mevzuat uyum kontrol işlemleri) Sözleşme öncesi işlemler menüsü altında yer alan “mevzuat uyum kontrol” seçeneğinden; Teyit onay tarihinden 30 ve üzeri gün geçip İhale Sonuç Formu gönderilmeyen ihaleler, 21 inci maddenin b,c,f fıkralarına göre alım yapılıp davet edilen aday sayısı 3'ün altında olan ihaleler, 21 inci maddenin a,d,e fıkralarına göre alım yapılıp teklif sayısı 3'ün altında olan ihaleler, OnBindeBeş (KİK Payı ) ödenmemiş İhaleler, kontrol edilebilir.

Sonuç işlemleri (Tebliğ md. 3.1.5) Sözleşmenin imzalanması ile birlikte sözleşme imzalanan yüklenici ve sözleşmeye ilişkin bilgiler EKAP’a girilir. Sözleşmenin yürütülmesi sırasında gerçekleşen sözleşme devirlerine ilişkin bilgiler EKAP’tan alınan teyit bilgileri ile birlikte EKAP’a girilir. Tıbbi cihaz alımlarında idareler tarafından yüklenen bilgiler otomatik olarak Sosyal Güvenlik Kurumunun sistemine aktarılır. İhalesi EKAP üzerinden yapılan çerçeve anlaşma kapsamındaki münferit sözleşmelerin hazırlanması ve ilgili diğer işlemler (ihtiyaç raporu oluşturma, İKN alma, vb.) EKAP üzerinden gerçekleştirilecektir. Doğrudan temin sonuç formu gönderme EKAP'ta nasıl olacak? EKAP'ta doğrudan temin yoluyla yapılan alımlarda, sadece yapılan alım tutarları EKAP’a girilmek zorunda. Bunun dışında Tıbbi cihaz alımlarında alım yapılan kalemlere ilişkin dosya da EKAP’a yükleniyor. Belli istekliler arasında ihalede ön yeterlik sonuçları şu anda EKAP’a işlenmemektedir. Genel Tebliğ 33.2. İdareler, 4734 sayılı Kanunla istisna kapsamına alınmış ihalelere ilişkin ihale sonuç formlarını da aynı usulde Kuruma ulaştıracaklardır. -Sözleşme devirleri idare sayfasındaki sonuç işlemleri menüsünde yer alan sözleşme devir işlemleri kısmından EKAP’a girilerek Kuruma bildiriliyor.

Yardım işlemleri (Tebliğ md. 3.1.6) İdare ve isteklilere yardımcı olması amacıyla EKAP’ın kullanımına ilişkin videolar hazırlanmış olup bu videolar EKAP üzerinden indirilebilecektir. İdare ve isteklilerin EKAP’ta karşılaşabileceği soru ve sorunlara ilişkin Sıkça Sorulan Sorular sayfası oluşturulmuş ve EKAP üzerinden yayımlanmıştır. İdare ve isteklilerin EKAP’ta karşılaştığı ve Sıkça Sorulan Sorular arasında bulamadığı soru ve sorunların çözümüne yönelik bir Çağrı Merkezi oluşturulmuştur. Çağrı Merkezine Türkiye’nin her yerinden alan kodu çevirmeden şehir içi tarife ile 444 0 545 (444 0 KİK) numarasından, hafta içi 09:00 - 12:30 ile 13:30 – 18:00 saatleri arasında ulaşılabilmektedir.

Kullanıcı işlemleri (Tebliğ md. 3.1.7) Platform sorumluları ve diğer kullanıcılar, EKAP’ta birden fazla idare ve/veya gerçek veya tüzel kişi bünyesinde kullanıcı yetkisine sahip olabilmektedir. Bu tür kişiler için T.C. Kimlik Numaraları ve şifreleri ile erişebilecekleri tek bir kullanıcı tanımlanmış olup EKAP’a giriş yaptıktan sonra hangi Organizasyona ilişkin işlem yapacağı seçtirilmektedir. Kullanıcı EKAP’tan çıkış yapmadan Organizasyon değişikliği yaparak diğer bir Organizasyona ilişkin iş ve işlemlerini yürütebilecektir. Organizasyon: Birden fazla idare ve/veya gerçek ve tüzel kişi bünyesinde aynı kullanıcı adı ve şifresiyle tanımlı kullanıcıların, yetkilerini kullanarak iş ve işlem yapabilecekleri her bir idare ve/veya gerçek ve tüzel kişiyi ifade eder. (Tebliğ md. 2)

Kullanıcı işlemleri (Tebliğ md. 3.1.7) EKAP’a yeni eklenecek kullanıcıların tanımlanmaları, gerekli yetki ve rollerinin atanması işlemleri platform sorumlusu tarafından yapılacaktır. Kullanıcıların EKAP’ta belirlemiş oldukları şifreler kimse tarafından görülemez olup sadece kullanıcının kendisi tarafından değiştirilebilecektir. Kullanıcı, belirlemiş olduğu şifre ile yapmış olduğu iş ve işlemlerden sorumlu olduğu gibi, şifresinin gizliliğinden ve güvenliğinden de sorumlu olacaktır. Tanımlanmış olan şifrelere hiçbir şekilde erişim olmadığından, kullanıcıların şifrelerini unutması durumunda Çağrı Merkezi aracılığı ile şifreler sadece sıfırlanabilecektir. Şifre sıfırlama işleminden sonra kullanıcılar şifre belirleme işlemlerini yeniden gerçekleştirecektir.

Kullanıcı rolleri ROL YETKİ İdare Platform Sorumlusu İdare Satın Alma Sorumlusunun yetkileri ve Platform İşlemleri. İdare Platform Sorumlusunun idarelerde satın almadan sorumlu kişiler (daire başkanı, şube müdürü vb) olması önerilmektedir. İdare Standart Kullanıcı İlan Durum İzleme İdare Satın Alma Sorumlusu İhale Öncesi İşlemler (İhtiyaç Raporu İşlemleri, İhale Kayıt, İhale İşlemleri, İhale Dokümanı Görüntüleme, İlan İşlemleri, Teklif Kabul İşlemleri, İhale Komisyonu İşlemleri, Doküman Satış İşlemleri, Münferit Sözleşme İşlemleri, Tebligat İşlemleri, Şartname Havuzu), Teyit İşlemleri, Sonuç İşlemleri İhale Komisyonu Üyesi İhale Dokümanı Görüntüleme ve Teklif Değerlendirme İhale komisyonu üyesi olarak tanımlanabilmek için kişinin öncelikle platform sorumlusu tarafından sisteme kullanıcı olarak atanması gereklidir. Satın alma sorumlusu da platform sorumlusunca sisteme kullanıcı olarak atananlar arasından işlemlerini yürüttüğü ihaleye komisyon üyesi tanımlayabilir.

EKAP İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler tarafından gerçekleştirilecek iş ve işlemler

EKAP’a kayıt işlemleri Gerçek veya tüzel kişilerin; ihale dokümanını eskiden olduğu gibi idareden satın alabilmeleri, kağıt bazlı tekliflerini zarf içinde ilgili idareye verebilmeleri, ihaleyi kazanmaları halinde haklarında idarelerce EKAP'tan teyit alınabilmesi, için EKAP'a kayıt olmaları zorunlu değildir.

EKAP’a kayıt işlemleri (Tebliğ md. 3.2.1) İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler EKAP’ı kullanabilmek için Kurumun internet adresinde yer alan ilgili sayfalar yardımı ile İhalelere Katılacak Gerçek ve Tüzel Kişilerin EKAP’ı Kullanımına İlişkin Protokolü imzalayarak, ekinde istenilen belgelerle birlikte posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştıracaktır. Bu kişiler tarafından protokol hazırlanırken EKAP’ta yer alan iş ve işlemleri yürütecek platform sorumluları da belirtilecektir. Platform sorumluları ihale sürecinde yer alacak bütün kullanıcıları tanımlamaya ve bu kişilerin bilgilerinde değişiklik yapmaya yetkilidir.

EKAP’a kayıt işlemleri Gerçek ve tüzel kişilerde; platform sorumlusu olarak belirlenecek kişinin gerçek veya tüzel kişi adına imza yetkisine sahip olması zorunlu olmayıp, bu kişinin gerçek veya tüzel kişi bünyesinde ihale işlemlerini yürütmesi yeterli görülmektedir. Protokol hazırlama işlemleri 4 adımdan oluşmaktadır: Gerçek veya tüzel kişi seçeneklerinden birisinin seçilmesi ve kimlik bilgilerinin girilmesi, İletişim ve adres bilgilerinin girilmesi, Platform sorumlusunun/sorumlularının ve imza atmaya yetkili kişi(ler)in bilgilerinin girilmesi, Protokolün hazırlanması IP adreslerinin girilmesi zorunlu değil.

EKAP’a kayıt işlemleri Son adımda protokol oluşacaktır. Kuruma istenen bilgilerin girildiği ekran çıktıları değil, bu bilgilerin tamamı girildikten ve kaydedildikten sonra oluşan protokolün gönderilmesi gerekmektedir. Kayıt işleminin tamamlanması sonunda 2 nüsha olarak çıktısı alınacak protokolün, bir nüshasının muhafaza edilmesi, diğer nüshanın ise firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanıp kaşelenerek Kamu İhale Kurumuna elden veya posta yolu ile ulaştırılması gerekmektedir. Protokolün şirket adına imza atmaya yetkili olduğu belirtilen kişi/kişiler veya bu yetkili kişi/kişiler veya yetkili kişi/kişiler tarafından vekâletname ile yetkilendirilen kişi/kişiler tarafından imzalanması zorunludur. Kaşe tüzel kişilerde zorunludur, gerçek kişiler ise kaşeleri varsa protokolü kaşeleyeceklerdir. Not: Protokolde 3 imza yeri açılmış olup bu alanların hepsine imza atılması zorunlu değildir. İmza atması gereken kişilerin birer imza atması yeterlidir. Üçten az olması halinde diğer imza alanları boş bırakılabilir; üçten fazla olması halinde sayfadaki uygun boş alanlar kullanılabilir. Protokollerin en kısa zamanda ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak Kamu İhale Kurumu'na posta yolu ile veya elden ulaştırılması gerekmektedir. Protokolün elektronik ortamda hazırlanmasını takiben 30 gün içinde protokolün ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak posta ile veya elden Kamu İhale Kurumuna ulaşmaması durumunda kayıtların tekrar yapılması gerekecektir. EKAP'ta ilgili kayıt bilgilerini girip çıktısını aldıktan sonra bazı bilgilerin eksik girildiğinin fark edilmesi durumunda protokol bilgileri güncellenebilecek midir? 1- Protokolün EKAP aracılığı ile hazırlanması ancak henüz Kuruma gönderilmemesi halinde, protokol EKAP’ta yeniden hazırlanıp Kuruma gönderilebilecek, 2- Protokolün Kuruma gönderilmesi ancak henüz Kurum tarafından onaylanmaması halinde, protokolün Kurum tarafından onaylanması beklenecek, (Onaylandıktan sonra EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılabilir.) 3- Protokolün Kurum tarafından onaylanması halinde, EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılabilecektir.

EKAP’a kayıt işlemleri Protokole eklenecek yetki belgeleri Gerçek kişi olması halinde; 1) Kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da esnaf ve sânatkar odasından veya ilgili meslek odasından protokol kaydının yapıldığı yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin aslı veya noterce onaylı örneği, 2) Noter tasdikli imza beyannamesi, 3) Eğer protokol vekil tarafından imzalanmış ise vekil adına düzenlenmiş noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi Tüzel kişi olması halinde; 1) İlgili mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından protokol kaydının yapıldığı yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin aslı veya noterce onaylı örneği, 2) Tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri, 3) Eğer protokol vekil tarafından imzalanmış ise, vekil adına düzenlenmiş noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi. Gerçek ve tüzel kişi kayıtlarında iletilecek olan vekâletnamelerde EKAP için imza yetkisi verilmiştir ibaresinin eklenmesine gerek var mıdır? Şu anda Kamu İhale Kanunu kapsamındaki ihalelere teklif verme yetkisi varsa bu yeterli olacaktır. Ayrıca EKAP için yetki verilmesine gerek yoktur. *Protokol ekinde sunulan yetki belgelerinden imza sirküleri ve/veya vekâletnamelerin genel yetki içermediği hallerde, temsile yetkili kişilerin, “Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilecek tüm iş ve işlemlerde sınırsız olarak (konu, yetki limiti olmaksızın) münferiden yetkili kılındığı” açıkça belirtilecek, söz konusu yetkinin süre yönünden kısıtlanması durumunda sürenin başlangıç ve bitiş tarihleri açıkça gösterilecektir.

EKAP’a kayıt işlemleri Platform sorumlularının değişikliği veya iletişim bilgilerinin değişmesi gibi işlemleri, idare ile gerçek veya tüzel kişiler EKAP devreye alındıktan sonra kendileri yapabileceklerdir. Platform sorumlularının ikisinin de aynı anda değişmesi durumunda değişikliğe ilişkin belgeler posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştırılacaktır. (Tebliğ md. 3.2.1) İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler Kuruma göndermiş oldukları protokollerin durumuna ilişkin bilgilere EKAP üzerinden erişebilecek, protokol ve ekindeki bilgi ve belgelerin eksik olması durumunda yapılacak iş ve işlemlerin takibinden sorumlu olacaktır. (Tebliğ md. 3.2.1) İdare ile gerçek veya tüzel kişilerin platform sorumlularının değişikliği, platform sorumlularına ait iletişim bilgilerinin değişikliği, e-posta adresinin değişikliği ve buna bağlı olarak aktivasyon e-postalarını alamamaları gibi durumlarda nasıl bir yol izlenmelidir? Platform sorumlularının değişikliği veya iletişim bilgilerinin değişmesi gibi işlemleri, idare ile gerçek veya tüzel kişiler EKAP devreye alındıktan sonra kendileri yapabileceklerdir. Bu konuda Kuruma yazılı başvuru yapılmaması rica olunur. E-posta adresinin değişikliği, e-posta adresinin yanlış girilmesi ve bunun sonucunda aktivasyon e-postalarını alamayan kullanıcılar için "İdare Protokol Durum İzleme" ve "Gerçek veya Tüzel Kişi Protokol Durum İzleme" ekranlarından e-posta adres değişikliğini kendileri yapabilecekler ve yeni oluşturdukları e-posta adreslerine aktivasyon e-postaları tekrar gönderilecektir. Bu şekilde EKAP'a giriş yapabilecekler. EKAP tarafından gönderilen aktivasyon e-postasının tarafıma ulaşmadığı durumlarda ne yapabilirim? Kamu İhale Kurumu tarafından protokolünüz onaylandıktan sonra kayıt sırasında girmiş olduğunuz platform sorumlularının e-posta adreslerine kullanıcı aktivasyon e-postası gönderilecektir. Eğer bu e-posta adreslerine gönderilen e-postaların kendinize ulaşmadığını düşünüyorsanız EKAP'ta Kayıt İşlemleri menüsü altındaki Protokol Durum İzleme ekranlarından e-posta adresinizi tekrar girerek aktivasyon e-postası gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

İhale takip işlemleri İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, EKAP’ta oluşturulan ihalelere ilişkin belirlenen kriterlere göre arama yapabilecek ve arama sonucunda istedikleri ihalenin detaylı bilgilerine erişebilecektir. İhale ilanı yayımlanan ihalelerin ilanlarına da bu sayfadan erişilebilecektir. (Tebliğ md. 3.2.2) İhale dokümanı, bedel ödenmeksizin EKAP üzerinden indirilebilecektir. Bununla birlikte dokümanın bu şekilde indirilmesi, indirene istekli olabilecek sıfatını kazandırmayacaktır. (Tebliğ md. 3.2.2) İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, ilgilendikleri ihalelere ilişkin kriterleri EKAP’a girerek belirledikleri kriterlere uygun ihale ilanlarından e-posta aracılığı ile haberdar olabileceklerdir. (Tebliğ md. 3.2.2) EKAP’a kayıt olan gerçek veya tüzel kişiler, il bazında ve iş kolu bazında arama yaparak ihale sorgulaması yapılabilmektedirler. Sistemde artık vatandaşlar da il bazında arama yapabiliyor. İhale arama sayfasında ihale seçip ihale bilgileri görüntülendiğinde, ihale bilgileri ekranında sadece var olanlar gözüküyor, örneğin ihaleye şikayet yoksa ihale bilgileri sayfasında şikayet bilgileri kısmı çıkmıyor. İhale dokümanına, ihale bilgileri ekranından ilanı açtığımızda ilan sayfasının sol üst köşesinden ulaşılıyor.

İhale ilanlarına erişim İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, EKAP’ta yayımlanan Ön İlan, İhale İlanı, Düzeltme İlanı, İptal İlanı, Sonuç İlanı ile İstisna ve Kapsam Dışı İhale İlanlarına ilişkin belirlenen kriterlere göre arama yapabilecek ve ilana ulaşabileceklerdir. (Tebliğ md. 3.2.3) Ayrıca, açılan ilan sayfasından ihale dokümanlarına erişebilecek ve ilana daha sonra hızlı erişebilmek için EKAP’ta oluşturulmuş İhale Ajandalarına ilgili ilanın linkini ekleyebileceklerdir. (Tebliğ md. 3.2.3) Vatandaş kısmında ilan arama yok, vatandaş istediği ihalenin ilanına ihale aramada ihale seçtikten sonra seçtiği ihalenin ihale bilgileri ekranından ulaşılabiliyor. Vatandaş bülten kısmına girdiğinde karşısına günlük bülten indirme sekmesi çıkıyor, bu sekmeye girdikten sonra mal, hizmet, yapım, dan. seçeneklerine girebiliyorlar, protokol yapanlar ise bülten kısmına girdiğinde karşısına doğrudan bugünkü mal ihaleleri, bugünkü hizmet ihaleleri vs. sekmeleri çıkıyor.

Duyuru ve mesaj işlemleri İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, EKAP’tan yayımlanan duyurulara EKAP’a giriş yaptıklarında ulaşabileceklerdir. (Tebliğ md. 3.2.4) EKAP tarafından ihalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişilere özel mesaj ve bildirimler gönderilebilmekte olup bu mesaj ve duyuruların takibi EKAP’a kayıt olan gerçek veya tüzel kişiler tarafından yapılacaktır. (Tebliğ md. 3.2.4)

İhale ajandası ve ihale izleme işlemleri İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, ihale ilanlarını incelerken ihale ajandalarına eklemiş oldukları ihalelere İhale Ajandası üzerinden aylık, haftalık veya günlük bazda erişebilecektir. (Tebliğ md. 3.2.5) EKAP’ta kaydı yapılan ihalelere ve EKAP’a sonucu bildirilen ihalelere İhale İzleme İşlemleri altından anlık olarak erişilebilecek ve ihalelere ilişkin detaylı bilgilere ulaşılabilecektir. (Tebliğ md. 3.2.5) EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler, ihale işlemleri menüsünden ihale bilgi servisine girerek haberdar olmak istedikleri ihalelerle ilgili sektör, il ve tür bilgilerini ve bu ihalelerden ihaleye kaç gün kala haberdar olmak istediklerini seçmeleri durumunda, seçtikleri ihalelerle ilgili bilgiler mail ortamında kendilerine gönderilmektedir.

Kullanıcı işlemleri EKAP’a yeni eklenecek kullanıcıların tanımlanmaları, gerekli yetki ve rollerinin atanması işlemleri platform sorumluları tarafından yapılacaktır. (Tebliğ md. 3.2.6) Dolayısıyla platform sorumlularının bu sıfatlarıyla başka kişileri kullanıcı olarak atayabilmeleri mümkündür. Ancak bu husus yanlış anlaşılmamalıdır. Zira, özel sektörde faaliyet gösteren bir isteklinin platform sorumlusunun atadığı ve imza yetkisine sahip olmayan kişi sistemde basit işlemleri yapabilecek, e-imza ile doküman indirme gibi hukuki sonuç yaratacak işlemleri yürütemeyecektir. Protokol imzalanırken belirtilen imza yetkilisi ise (e-imzaya sahip olabilen kişi) EKAP üzerinden değiştirilemiyor. Protokolde belirtilen imza yetkilisinin değiştirilebilmesi için Kuruma gerekli yetki belgeleriyle başvurmak gerekiyor.

Kullanıcı işlemleri Kullanıcıların EKAP’ta belirlemiş oldukları şifreler kimse tarafından görülemez olup sadece kullanıcının kendisi tarafından değiştirilebilecektir. Kullanıcı, belirlemiş olduğu şifre ile yapmış olduğu iş ve işlemlerden sorumlu olduğu gibi, şifresinin gizliliğinden ve güvenliğinden de sorumlu olacaktır. (Tebliğ md. 3.2.6) Tanımlanmış olan şifrelere hiçbir şekilde erişim olmadığından, kullanıcıların şifrelerini unutması durumunda çağrı merkezi aracılığı ile şifreler sadece sıfırlanabilecektir. Şifre sıfırlama işleminden sonra kullanıcılar şifre belirleme işlemlerini yeniden gerçekleştireceklerdir. (Tebliğ md. 3.2.6)

Güvenli elektronik imza İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, EKAP’a kayıt olarak ihale dokümanı indirilebilecektir. Ancak istekli olabilecek sıfatının kazanılması ihale dokümanının mevcut uygulamada olduğu gibi ihaleyi yapan idareden satın alınması ile mümkün olacaktır. Yasal düzenlemenin yapıldıktan sonra, ihale dokümanının Güvenli Elektronik İmza kullanılarak indirilmesi halinde de istekli olabilecek sıfatı kazanılacaktır. Ancak, sistem şu anda teknik şartnamelerde 40 MB’a kadar yükleme izni verdiğinden, ihale dokümanının Güvenli Elektronik İmza kullanılarak indirilmesi ile istekli olabilecek sıfatının kazanılması için ayrıca teknik şartnamenin tamamının sisteme yüklenmiş olması şartı aranacaktır.

Güvenli elektronik imza Güvenli Elektronik İmzanın gerçek veya tüzel kişi adına teklif vermeye yetkili olan ve Kurumla yapılacak olan protokolde belirtilen ortak ve/veya yönetici ve/veya çalışan adına alınması gerekmektedir. Diğer bir ifadeyle, güvenli elektronik imzayı, şu anda Kamu İhale Kanunu kapsamında düzenlenen ihalelere teklif verirken ıslak imza atan şirket (genel müdürler veya vekâlet verilen satış müdürleri gibi) yetkilileri almalıdır. Ancak; İhale işlemlerinde ve doküman indirmede şirket yetkisinin birlikte kullanılacağına dair belgelerle başvuru yapılmaması gerekmektedir. Bu yetkinin ayrı ayrı kişilere verilmesi ve her birinin sistem üzerinden ayrı ayrı doküman indirmesine olanak sağlanması gerekmektedir.

Güvenli elektronik imza Mevcut EKAP sürümünde tekliflerin elektronik ortamda verilmesi mümkün olmamakla birlikte, 2011 yılının 3. ayından sonra tekliflerin elektronik ortamda verilmesi öngörülmektedir. Bu nedenle isteklilerin e-imza teminine yönelik hazırlıklarını ve işlemlerini tamamlamaları gerekmektedir. Diğer taraftan, 10 adet bankayla protokol yapılmış olup, kısa bir süre sonra banka referans mektubu ile geçici teminat mektuplarının sisteme elektronik ortamda iletilmesi uygulamasına geçilmesi öngörülmektedir. Güvenli Elektronik İmza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında yetkilendirilmiş Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarından (ESHS) veya mobil iletişim (GSM) operatörlerinden temin edilebilir.

Vatandaşlar tarafından (EKAP’a kayıt yaptırmadan) gerçekleştirilebilecek iş ve işlemler

İhale takip işlemleri Vatandaşlar, EKAP üzerinden, ihalelere ilişkin belirledikleri kriterlere göre arama yapabilecekler ve arama sonucunda istedikleri ihaleye ilişkin detaylı bilgilere erişebileceklerdir. (Tebliğ md. 3.3.1) İhaleye ait ilan yayımlanmış ise ilgili ihalenin ilanlarına, ihalelere ilişkin şikâyet bedellerine ve ihale dokümanlarına seçilen ihaleye ait detay sayfasından ulaşılabilecektir. (Tebliğ md. 3.3.1) EKAP’ta yayımlanan Elektronik Kamu İhale Bültenine, ihale türü bazında veya tarih sorgulaması yapılarak erişilebilecektir. (Tebliğ md. 3.3.2)

Sorgulama işlemleri (Tebliğ md. 3.3.3) Vatandaşlar, EKAP üzerinden; Yasaklılar listesine ulaşabilecek, belirlenen kriterlere göre sorgulamalarını buradan yapabileceklerdir. İtirazen şikâyet başvuruları üzerine Kamu İhale Kurulu tarafından alınan kararlara ulaşabilecek, belirlenen kriterlere göre sorgulamalarını buradan yapabileceklerdir. İtirazen şikâyet başvurularının durumlarına ilişkin bilgilere ulaşabilecek, belirlenen kriterlere göre sorgulamalarını buradan yapabileceklerdir.

Sorgulama işlemleri (Tebliğ md. 3.3.3) Vatandaşlar, EKAP üzerinden; İtirazen şikâyet başvuruları üzerine Kamu İhale Kurulu tarafından alınan kararların tutanaklarına Kurul toplantı tarihinin ertesi gününden itibaren ulaşabilecek, tarih bazında sorgulama yaparak tutanakları görebileceklerdir. Sözleşme devri sorgulama işlemlerine ulaşabileceklerdir. Sözleşme devri yapmak isteyen veya sözleşme devir alacak gerçek veya tüzel kişilere ilişkin sorgulama işlemlerini bu sayfalar aracılığı ile gerçekleştirilebileceklerdir.

TEŞEKKÜR EDERİZ!