Türkiye’de Mesleki ve Teknik Eğitimin Kalitesinin Artırılması Hibe Programı PROJE TAM BAŞVURU FORMU HAZIRLAMA EĞİTİMİ MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI, FALİYET PLANI VE BÜTÇE Bu sunumun içeriğinden Konsorsiyum sorumlu olup hiçbir şekilde AB’nin görüşlerini yansıtmamaktadır.

Proje Teklifi Hazırlama Proje tanımını hatırlayalım! Belirli bir yerde, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, bir başlama ve bitiş noktasına sahip, hedeflenen belirli amaçlara ulaşılmasını sağlayacak olan faaliyetler topluluğu. Projeniz, Proje Yönetim Döngüsü prensipleri ile uyumlu olarak, Mantıksal Çerçeve yaklaşımı ile hazırlanmalıdır.

Mantıksal Çerçeve Matrisi ANALİZ EVRESİ PLANLAMA EVRESİ Sorun Analizi Paydaş Analizi Hedef Analizi Strateji Analizi OK Mantıksal Çerçeve Matrisi Faaliyet Planı Bütçe

Adım 5: Mantıksal Çerçeve Matrisi

Hedef Seviyeleri GENEL HEDEFLER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Projenizin katkıda bulunacağı yüksek seviyedeki hedefler Hedef gruplar için sürdürülebilir yarar sağlama açısından projenizin ana amacı Gerçekleştirilecek faaliyetlerin ürünleri Projenizin sonuçlarını üretmek için projenin parçası olarak uygulanacak görevler FAALİYETLER SONUÇLAR PROJENİN AMACI GENEL HEDEFLER İdeal durum- uzun dönemde gerçekleşir Projenizin sonucunda ulaşılır. Özgün, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi olan ve belli bir zaman ve yere bağlı olarak tanımlanmalıdır. Projenizin amacına ulaşılması için yerine getirmeniz gereken alt hedefler - ölçülebilir, gerçekleştirilebilir olarak tanımlanmalıdır. Belirli bir zamana ve bütçeye dayalı olarak kaynakların kullanılması ve proje amacına ulaşmanızı sağlayacak sonuçların üretilmesi

Varsayımlar Riskler: Projenizin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümüdür. Varsayımlar: Projenizin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir. Önkoşullar: Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır.

Varsayımların MÇM’ne Yerleştirilmesi Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Projenin Genel Hedefi Sonuçlar Faaliyetler Araçlar / Kaynaklar (opsiyonel) Maliyet / Bütçe (opsiyonel) Ön-koşullar Projenin Amacı Müdahale Mantığı-Projenin Kapsamı Copyright 2006. DeLeeuw International. All Rights Reserved.

Başarı Göstergeleri Nedir? Ne İşe Yararlar? Projenizin amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir. Ne İşe Yararlar? Genel Hedefin, Proje Amacının ve Sonuçların karakteristiklerini açıklığa kavuştururlar Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmenizi sağlarlar Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar

Doğrulama Kaynakları Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), Bilgiyi kimin sağlayacağı, Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.)

Faaliyet Planı ve Bütçe 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Bütçet Bütçe Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre 5000 5500 1250 1750 3750 4250 750 750 400 400 850 1100 2300 3100 Faaliyet PLanı Faaliyet Planı ve Bütçe Mantıksal Çerçeve

Faaliyet Planı Proje faaliyetlerinin analiz edildiği ve grafiksel olarak gösterildiği şekildir. Faaliyetlerin mantıksal dizinini, beklenen süresini, faaliyet arasındaki olası bağlılıkları belirlemeye yardımcı olur. Yönetim sorumluluğunun dağıtılmasına temel sağlar. Proje sonuçlarının elde edilmesiyle açıkça ilişkili olmalıdır. Faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli detayları tanımlar Faaliyetlerin sırasını, süresini ve önceliğini belirler Uygulama ve yönetim sorumluluklarını tayin eder Projenizde yapılacak satın almalarda ihale süreçleri varsa faaliyet planı bununla ilgili zamanlama da dikkate alınarak hazırlanmalıdır (Daha fazla bilgi için Ek 4-Satın Alma Kuralları’nı inceleyiniz).

Faaliyet Planı Hazırlama Aşamaları ANA FAALİYETLERİN LİSTELENMESİ Mantıksal çerçeve tablosundaki faaliyetler temel alınarak faaliyetler listelenir. FAALİYETLERİN DETAYLANDIRILMASI Faaliyetler kaynak ve içerik açısından detaylandırılır. Faaliyetlerin birbirleriyle olan ilişkileri belirlenir. Bir faaliyetin hangi faaliyeti izleyeceği, hangi faaliyetten önce gerçekleştirileceği belirlenir. FAALİYETLER ARASI İLİŞKİLERİN BELİRLENMESİ FAALİYETLERİN ZAMANLAMA ve SÜRELERİNİN BELİRLENMESİ Faaliyetlerin zamanlama ve süreleri belirlenir. Doğru zamanlama ve yeterli sürenin belirlenmesi önemlidir. GEREKLİ UZMANLIK ve BECERİLERİN TANIMLANMASI Faaliyetlerin hayata geçirilmesi için gereken uzmanlıklar belirlenir. Mevcut insan kaynağı değerlendirilir; eksiklikler varsa tamamlanır. İŞLERİN KİŞİLERE DAĞITIMI Faaliyetlerin uygulanması sırasında kimin hangi işi yapacağı belirlenir. İş dağıtımında kişilerin yetenek, deneyim ve kapasiteleri göz önünde bulundurulur.

Faaliyet Planı, örnek Faaliyet adı 1.ay 2.ay 3.ay 4.ay 5.ay 6.ay 1. Girişimcilik eğitimleri 1.1 Eğitim hazırlıkları 1.1.1 Eğitim müfredatı ve dokümanların hazırlanması 1.1.2 Eğitimcilerin seçilmesi 1.1.3 Lojistik hazırlıkların yapılması 1.1.4 Katılımcıların belirlenmesi 1.2 Eğitimlerin gerçekleştirilmesi 1.3 Eğitim değerlendirmesi

Bütçe, örnek Faaliyet Bütçesi1 Tüm Yıllar Giderler Birim Birim sayısı Birim maliyet (AVR) Maliyet (AVR) 1. İnsan Kaynakları   1.1 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yerel personel)3 1.1.1 Teknik Aylık 1.1.1.1 Eğitmen günlük 60 xxxxx 1.1.2 İdari / destek personeli 1.1.2.1 Proje Koordinatörü 12 xxxx 1.1.2.2 Asistan xxxxxx 1.1.2.3 Muhasebeci (yarı zamanlı) 6 1.2 Maaşlar (sosyal güvenlik ödemeleri ve ilgili diğer giderler de dahil olmak üzere brüt maaşlar, yabancı/uluslararası personel) 1.3 Görev/seyahat gündelikler5 1.3.1 Yurt dışı (proje personeli) (Almanya) (5 kişi 5 gün) Gündelik 25 1.3.2 Yerel (proje personeli) (İstanbul 2 gün 5 kişi) 10

Bütçe Bütçe, Faaliyet Planı’nda planlanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için vardır. Her bir bütçe kaleminin hangi faaliyet kapsamında ne şekilde kullanılacağını başvuru sahibi ve ortakları dikkatli biçimde kurgulamalıdır. Faaliyetlerle gerçekleştirilecek sonuçlar ve bunun için kullanılacak para orantılı olmalıdır. Başvuru sahibi ve ortakları olarak ulaşacağınız sonuçlar ile harcayacağınız fon miktarını teklif aşamasında mutlak suretle sorgulamalısınız. Örn: 20 kişinin eğitimi için 300.000 Avro harcayacağım? Örn: 200 kişinin eğitimi için 300.000 Avro harcayacağım? Fayda-maliyet etkinliğinin kontrolü için yardımcı olacak önemli bir araç da başarı göstergeleridir. Fayda-maliyet etkinliği değerlendirme aşamasında puanlanan önemli unsurlardan olacaktır.

Bütçe Başvuru Rehberi’ne yeniden bakış: Uygun maliyetlerin özellikleri: Faydalanıcı ve/veya ortak olarak, projenizin süresi içinde gerçekleşen maliyetlerdir. Projenizin toplam tahmini bütçesinde belirtilmiş olmalıdır. Projenizin uygulanması için zaruri olmalıdır. Tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır. Verimlilik ve ekonomiklik anlamında mantıklı, makul ve güçlü finansman yönetim gerekliliklerine uygun olmalıdır.

Bütçe Başvuru Rehberi’ne yeniden bakış: Uygun maliyetler nelerdir? Sosyal sigorta giderleri dahil, projenizde çalışan personelin brüt maaşları, işverenin katkı payı ve diğer masrafları kapsayan giderler, ÖNEMLİ: Projelerinizde mutlaka tam zamanlı bir proje koordinatörü, proje asistanı ve muhasebeci görevlendiriniz. Projenizde ek bölge ofisi kurulacaksa, burada görev alacak tam zamanlı bir yerel personel de görevlendirilmelidir. Projenizde görevli personel ve diğer kişilerin harcırah ve seyahat maliyetleri, Harcırah miktarlarına aşağıdaki web sitesinden ulaşılabilir: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

Bütçe Başvuru Rehberi’ne yeniden bakış: Uygun maliyetler nelerdir? Yeni ekipman ve malzeme alımı veya yeni/kullanılmış ekipman ve malzeme kiralanması ve hizmet alımı maliyetleri (doğrudan uygun maliyetlerin toplamının-bütçe kalemi no 9- en fazla %15’i) Sarf malzemelerine ilişkin giderler, Kanun ve düzenlemeler gereği iş kazası ve meslek hastalığı ve diğer sigorta giderleri, Sözleşmenin gerekliliklerinden kaynaklanan maliyetler (bilgi yayımı, projeye özel değerlendirmeler, denetim, çeviri, basım, sigorta vb.), Görünürlük maliyetleri.

Bütçe Başvuru Rehberi’ne yeniden bakış: İhtiyat Akçesi Doğrudan uygun giderlerin (bütçe kalemi no 9) %5ini aşmayan ihtiyat akçesi Projenizin bütçesine dâhil edilebilir, ancak bu, önceden yazılı izinle kullanılabilir. Uygun Dolaylı Maliyetler (İdari Giderler) Uygun doğrudan maliyetlerin %7’sini aşmamak üzere, götürü tutar, Projenizin bütçesine dâhil edilebilir. Bütçenizin bir başka kalemi altından karşılanabilen bir maliyeti içermediği sürece uygun kabul edilir.

Bütçe Başvuru Rehberi’ne yeniden bakış: Ayni Katkı Ayni katkılar gerçek harcama olarak değerlendirilmez, Hibe faydalanıcısı tarafından sağlanan eş-finansman olarak değerlendirilemez, Projenizde görevli personelin maliyeti ayni katkı değildir; bu maliyet ve hibe faydalanıcısı veya ortakları tarafından karşılanıyorsa, Proje bütçesinde eş-finansman olarak gösterilebilir

Bütçe Başvuru Rehberi’ne yeniden bakış: Bu teklif çağrısına başvuran ya da ortak olarak katılan yerel veya merkezi idarede görevli devlet memurları veya diğer kamu çalışanları, Projeye katkılarından ötürü halihazırda ilgili kuruluşlardan aldıkları mevcut maaşları dışında ücret alamaz. Ancak, yerel ve merkezi idarede görevli devlet memurları ve diğer kamu çalışanlarının maaşları hibe faydalanıcısı veya ortaklarının eş- finansman katkısı olarak gösterilebilir. KDV proje bütçesinde uygun maliyet değildir. Projenizin uygulamasında satın alımları KDV muafiyet formu ile yapabileceksiniz.

Bütçe Bütçe Başlığı 1 – İnsan Kaynakları Tüm maaşlar (saat/gün/ay bazında) bu başlık altında toplanmalıdır. Projenizde konaklama gerektiren seyahatlarde kullanaılacak “Harcırahlar” gece sayısı bazında bu başlık altındaki uygun kalem altında belirlenmelidir. İK altında maaşların belgelenmesi yalnızca iş sözleşmesi, zaman çizelgesi, bordro ve banka ödemeleri ile yapılmalıdır. Fatura belgeli hizmet alımına ilişkin maliyetler İnsan Kaynakları bütçe başlığı altında yer almamalıdır. Harcırahların belgelenmesinde konaklamaya ait otel faturası veya seyahatin gerçekleştiğine dair yolculuk biletleri sunulmalı, gerekmesi durumunda harcırah bordroları düzenlenerek harcamalar belgelendirilmelidir.

Bütçe Bütçe Başlığı 2 – Seyahat Projenizde faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli seyahat masraflarıyla ilgili bilet harcamaları bu başlık altında girilmelidir. Biletler uçuş başına veya seyahat başına olarak girilebilir. Buna ek olarak yurt içi seyahatler için ay bazında toplam bir tutar da girilebilir. Bu harcamalarda bilet kopyası, biniş kartları, faturalar belge olarak sunulmalıdır.

Bütçe Bütçe Başlığı 3 – Ekipman ve Malzeme Projenizde faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli tüm ekipman ve malzeme alımları/kiralamasına ilişkin harcamalar bu başlık altında girilmelidir. Bu harcamalarda faturalar belge olarak sunulmalıdır. İhale gerektiren alımlarda ihale dokümantasyonu ve alım sözleşmesi; 2000 TL.yi aşan alımlarda ise tedarik sözleşmeleri belge olarak sunulmalıdır.

Bütçe Bütçe Başlığı 4 – Yerel Ofis Projenizde gerekli ayrı bir ofis/mekan kullanılacak ve buna ilişkin ayrı harcamalar söz konusu olacaksa bunlar yerel ofis başlığı altında girilmelidir. Harcamalar ay bazında girilmeli ve ilgili faturalarla belgelendirilmelidir. Hali hazırda bir ofis kullanılacaksa buna ilişkin harcamalar İdari Giderler’den temin edilmelidir. Projenizde bir araç kiralama sözkonusu ise aracın yakıt ve bakım masrafları bu kalem altında tanımlanabilir. Bu durumda harcanan yakıtlara ait mali belgeler ve takip çizelgeleri mutlaka projeniz tarafından tutulmalıdır. Elektrik, Telefon, İnternet bağlantısı gibi proje uygulama süresi içerisinde kullanılması gereken alt yapı hizmetlerinin maliyetleri bu bütçe başlığı altında karşılanabilir. Proje faaliyetleriniz süresince yapılacak faaliyetler için gerekli olan tüm kırtasiye malzemesinin temini de yine bu bütçe başlığı altında maliyetlendirilmelidir. Tüm harcama kalemleri uygun harcama belgeleri ile mali raporlarda ispatlanmak zorundadır.

Bütçe Bütçe Başlığı 5– Diğer Giderler Bu bütçe başlığında projenizde yer alan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli tüm hizmet alımlarına ilişkin harcamalar yer almalıdır. Hizmet alımlarından bazıları ihale gerektirebilir. Bu gibi durumlarda tüm ihale belgeleri, sözleşme ve faturası; ihale eşik değerinin altında ama 2000 TL’nin üzerindeki tüm alımlarda ise bir tedarik sözleşmesi ve ödemenin yapılmış olduğunu gösterir faturayı HF olarak sağlamanız gerekir. Sözleşmeden doğan gerekliliklerle ilgili harcamalar da bu başlık altında girilmelidir. Bu kalem altındaki tüm harcamalar için faturalar belge olarak sunulmalıdır. YMM’nin olması gerektiği durumlarda fatura’ya ek olarak YMM için TÜRMOB Tasdikli sözleşme, güncel YMM faaliyet belgesi ‘de HF tarafından sunulmak durumundadır.

Bütçe Bütçe Başlığı 6 – Diğer Projenizde gerekli ve üstteki bütçe başlıklarının altına girmeyen diğer harcamalar “Diğer” bütçe başlığı altında girilmelidir. Bütçenizdeki (1-6) tüm harcamalar banka aracılığıyla yapılmalı ve banka hesap hareketlerinden takip edilebilmelidir.

Bütçe Gider gerekçeleri Beklenen fon kaynakları Bütçenizde girilen her bir maliyet için ayrı ayrı hangi faaliyetle ilişkili olduğu ve neden gerekli olduğu bilgileri verilmelidir. Beklenen fon kaynakları Başvuru sahibi katkısı ve AB katkı miktarı ve yüzdesi ayrı ayrı verilmelidir.

Öğleden sonra görüşmek üzere  Bu sunumla Hibe Başvuru Rehberi arasında uyumsuzluk olması halinde Başvuru Rehberi’nin İngilizce versiyonu geçerli olacaktır.