6. Form Yönetimi, Dosyalama ve Arşivleme

6.1. Form Yönetimi Form, birtakım bilgilerin toplanması, kaydı, gruplandırılması, kullanılması, transferi yada yayınlanabilmesi vb. amaçlarla hazırlanan ve üzerinde sorular

ve bunların cevaplandırılmasıyla bazı kayıt, değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için boşluk bırakılan kağıt, defter ve kartonlardır.

Büro formları, yazılı iletişim ve kayıt sisteminin vazgeçilmez ve çok önemli araçlarıdır. Büro işini standardize etme ve basitleştirme, zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlama, etkin bir yazılı iletişim ağı kurulmasını sağlamada pek çok yarar sağlar.

Bu nedenle büro formlarının yönetimi büyük önem taşımaktadır Bu nedenle büro formlarının yönetimi büyük önem taşımaktadır. Eğer formlarının yönetimine gereken dikkat gösterilmez ise bu denli yararlı araç olan formlar, büro verimsizliğinin temel nedenlerinden biri olurlar.

6.2. Dosyalama Dosyalamanın amacı; evrakların arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde korunmasıdır. Büroların amacı büro sisteminin verilerini kaynaklarından toplamak, biriktirmek, süreçlemek, ilgili kişilere iletmektir.

Aynı zamanda beklemesi gereken bilgileri muhafaza etmek işlevlerini yerine getirmektir. Dosyalama, büroların bu işlevlerini etkin bir şekilde yerine getirmelerini sağlayacak bir süreçtir.

Dosyalama işlemlerine konu olan başlangıç birimi evraktır Dosyalama işlemlerine konu olan başlangıç birimi evraktır. Evrakın kayıt ve havale edilmesinden sonra, görmesi gereken işlem ve izleyen sevk olayından sonra, dosyalama işlemlerine sıra gelmektedir.

İşletmenin verimliliğini ve etkinliğini sağlayacak iyi bir dosyalama sistemi şu özellikleri taşımalıdır; Basitlik; Dosyalama sistemi,herkes tarafından kolaylıkla anlaşılır ve kullanılabilir olmalıdır.

Ussallık; Sistem kolay kavranabilmeli, başlıklar kolayca anlaşılabilir ve eksiz olmalıdır. Tutarlılık; Sistem kendi içinde tutarlı olmalıdır.

Kullanışlılık; Dosyalama sistemi çalışma ortamının ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamalıdır. Transfer kolaylığı; İncelenen bir olay dosya bir başkasına veya arşive devredilebilir. Buna transfer denir.

Ekonomiklik; dosyalama sistemi en az emek en az gider, en az yer gerektirmelidir. Sisteme uygun malzeme kullanılmalıdır. Sistem ihtiyaca göre genişleyebilmelidir.

6.2. Dosyalama Sistemleri Birbiri ile ilgili belgenin bir arada olması, belgenin kolaylıkla bulunması için dosyalama işlerinin belli bir düzen içinde yürütülmesi gerekir.

Dosyalama işlerinde değişik düzenlemeler yapılabilir Dosyalama işlerinde değişik düzenlemeler yapılabilir. Bunlara dosyalama sistemi denir.

Dosyalama sisteminin seçimi, kurum ve kuruluşun yapısı, vermiş olduğu hizmetin özelliği ve bu hizmetler neticesinde meydana gelen belgelerin niteliği dikkate alınarak bu hizmetlerden sorumlu bir birim tarafından yapılmalıdır. Bilinen dosyalama sistemleri:

Alfabetik dosyalama sistemi: Sistemin isminden de anlaşılacağı üzere sistemin esasını alfabetik sıra teşkil eder. Bu sistemin uygulanabilmesi için açılması gereken dosyaların isimlerle ilgili olması gerekir.

Sistem son derece basit ve güvenilirdir Sistem son derece basit ve güvenilirdir. Aranılan belgeyi direkt ve kolayca bulmak mümkündür. Yanlış dosyalama ve hata yapılma olasılığı minimumdur. Alfabe düzeni ve kullanımının çok yaygın olması sebebiyle kolaylıkla uygulanır.

Kronolojik (tarihsel) dosyalama sistemi: Bu sistemde tarihler ön plana çıkarılarak, dosyalar tarih sırasına göre dizilmektedir. Bu tür dosyalama da esas olan dosyaların tarihidir.

Tarih esasına göre kullanımı söz Tarih esasına göre kullanımı söz .konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler. Bu sistemde belgenin konusunun nereden geldiği veya nereye gittiği gibi unsurların herhangi bir önemi yoktur.

Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi: Sistem, kurum ve kuruşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır. Kurum veya kuruluşların iştigal ettiği alanlara yönelik olarak bölümlere ayrılır.

Nümerik dosyalama sistemi: Rakam esasına dayanan bu sistem serial ve desimal olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanır.

Serial nümerik dosyalama sistemi; bu sistemde dosyalara birden başlayarak sonsuza kadar takip eden numaralar verilir. Bu sistemin uygulanabilmesi için oluşan dosyaların sayılarla aranabilecek özellikler bulunması gerekir.

Desimal (ondalık) dosyalama sistemi; bu sistemde kuruluşun ilgilendiği işler onlu gruplara ayrılır. Onlu gruplar alt onlu gruplara ayrılır. Her yeni alt bölünmede yeni bir rakam eklenir.

Konuya göre dosyalama sistemi; konuya göre dosyalama sisteminde, dosya planının hazırlanması gerekir. Dosya planının kuruluştaki bütün işleri kapsaması zorunludur. Evrakın konulacağı dosyanın belirlenmesi, kolaylıkla ve doğru olarak yerine getirir.

Karma dosyalama sistemi; bazı işletmeler için çoğunlukla tek bir dosyalama sistemi yeterli olmayabilir. Bu işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamak üzere birkaç dosyalama sistemini birlikte kullanmak gerekir.

6.2.3. Dosyalama Süreci Dosyalama süreci; indekslere hazırlama, dosyanın açılması, kodlanması ve etiketlenmesi, dosyanın arşivlenmesi ve dosyanın yok edilmesi işlemlerinden oluşur. Ayrıca bu aşamalar:

İndeks hazırlanması Dosya açılması Dosyanın kodlanması ve etiketlenmesi Dosyanın ödünç verilmesi Dosyanın izlenmesi Dosyanın kontrol edilmesi ve saklanması.

6.3. Arşivleme Gelecekte tekrar kullanılması düşünülen veya yasal olarak süresi doluncaya kadar saklanması zorunlu olan belgelerin korunması ve bu süre içinde kendilerinden yararlanma olanağı saplayan çalışmalara arşivleme denir.

Arşiv ise; Kurumların, gerçek yada tüzel kişilerin faaliyetleri sonucu oluşan bir amaçla saklanan dokümanlardır, Söz konusu dokümanlara bakan kurum, Buları barındıran yerlerdir.

Arşivler, kuruluşlardaki kayıt ve yazı işlerine bağlı olarak oluşa belgelerin dosyalanma gereksiniminin bir sonucu olarak ortaya çıkmaktadır.

6.4. Bilgisayarlarla Belge ve Bilgi Yönetimi Günümüzde bilgi en önemli olgu haline gelmiştir. Bilgiye doğru zamanda ve güvenilir olarak erişmek her zaman mümkün olmamaktadır. Klasik yöntemle tutulan dosya ve arşiv kayıtları erişim ve kullanılabilirlik sorunları çıkartmaktadır.

Bilgisayarların gelişmesiyle birlikte, bu sorunun çözülmesi beklenirken, eldeki belgelere bir de bilgisayarların ürettiği kullanıcıdan bağımsız belgeler eklenmiştir. İstenilen bilgi ya da belgeye zamanında erişmek bu karmaşanın içinde neredeyse imkansız hale gelmiştir.

Hiçbir zaman bulunamayan ya da kaybolan belgeleri de bunlara ekleyince, belgeye hızlı ve doğru bir teknoloji olan bilgisayarları kullandığımız halde, büyük bir problem olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bütün bu sorunları ortadan kaldırmak, bilgi yani belgeye hızlı ve doğru erişimi sağlamak için Belge Yönetim Sistemleri ortaya çıkmıştır.

Belge Yönetim Sistemlerini; belgelerinizi güvenli, hızlı erişebilirlik, aradığında rahatlıkla bulunabilir bir şekilde düzenlemenizi sağlayan bir araç olarak tanımlayabiliriz.

6.5. Belge Yönetim Sisteminin Yapısı ve İşleyişi Her türlü bilgiyi programa aktarmak, işleme tabi tutarak güvenli bir ortamda saklamak ve yeniden değerlendirilmek üzere çıktı almak için gerekli , saklama ve çıktı yapısının yapısı şöyle açıklanır:

Girdi Yönetimi: BYS’ler bilgisayar ortamına aktarılabilen her türlü bilgiyi sisteme girdi olarak kabul eder. Günlük hayatımızda kullandığımız her türlü döküman, bilgi, bilgisayar teknolojileri kullanılarak sisteme aktarılabilir.

Genel olarak bir BYS’nin kabul ettiği bilgi formatları şunlardır; Matbu doküman Kağıt, broşür, dergi, kitap vs. Elektronik doküman Word, Excel gibi uygulama dosyaları

Analog bilgi Ses, video, radar, data v.s. Bir bilgiyi BYS’ ye aktarabilmek için sisteme aktarılmak istenen bilgi, formatına göre farklı işlemlere tabi tutulmalıdır.

Veri Saklama Yöntemi BYS mantığında, bilgilerimizi belirli yerlere kayıt etmemizin nedeni, daha sonra o bilgilere hızlı bir biçimde erişme isteğidir. Belirli özeliklere sahip bilgilere erişmek için bir sorgulama-arama işlemi yapılmalıdır.

Bu yüzden BYS, bilgileri bir veri tabanı içerisinde saklar Bu yüzden BYS, bilgileri bir veri tabanı içerisinde saklar. İndeksler, anahtar kelimeler, full-text alanlarının hepsi, birden fazla veri tabanı tablosu içerisinde tutulur.

Bu veri tabanı tabloları kendi aralarında belirli kriterlere göre ilişkilendirerek yapılacak sorgulama işleminin daha hızlı bir şekilde sonuçlandırılmasını sağlar.

Çıktı Yönetimi Sisteme bilgilerin aktarılmasının en önemli nedeni, bir şekilde yeniden kullanıcının bu bilgileri kullanmasını sağlamaktır.

Bilgiyi kullanmanın yöntemi, ise kullanıcının ihtiyacı doğrultusunda bilgiyi sistemden dışarı çıkartmak veya sistem içinde dolaşımını sağlamaktır. Çıktı yönetimi bu işlemleri gerçekleştiren bir yapıdadır.