Masanın Karşı Tarafında Olmak Mustafa DÖNMEZ, PMP AKBANK T.A.Ş. Şube Hizm. ve Bilgi Yön. Müdürü Proje Yönetimi’nde Masanın Karşı Tarafında Olmak

«Karşı Taraf» Neresi?

İÇERİK. Akbank Hakkında İÇERİK * Akbank Hakkında * Projenin «Proje Yönetimi» Tarafında Beklentiler * Projenin «Müşteri» Tarafında Beklentiler * Proje Yönetimi ve Operasyon’da Başarı Kriterleri * Operasyon vs Proje * Öneriler / Tavsiyeler * Gelecek Proje Yönetiminde mi?

AKBANK Hakkında Ocak 1948’te kuruldu. Son 3 yıldır üst üste 3. kez «Türkiye’nin en değerli Banka Markası» seçildi. 2013 yılı içinde 4 uluslararası önemli kuruluş (The Banker, Euromoney, World Finance ve Global Banking & Finance Review) tarafından «Türkiye’nin en iyi Bankası» seçildi. Ortaklık Yapısı : %49 Sabancı Holding, %9.9 Citibank, %41 halka açık. 1.000’e yakın şube. 4.000’den fazla ATM. 16.500’den fazla Akbank’lı.

Projenin «Proje Yönetimi» Tarafında Beklentiler Projeye üst yönetim ve iş birimi desteği İsteklerin, ihtiyaçların «net» olarak iletilmesi Onay süreçlerinin hızlı olması, kapsam dokümanı, analiz dokümanı, test planı, proje yönetim planının «çok hızlı» onaylanması. Projede çalışacak olan kaynakların mümkünse «dedike» olması Proje planının bir kere yapılması, sapma ve revizyon olmaması Risklerin minimum olması

Projenin «Müşteri» Tarafında Beklentiler Yapılan projenin, ilgili birime ve kuruma sağlayacağı faydalar Verimlilik – işlem sürelerinde olumlu etki, süreçlerde iyileşme Kâr artışı Yeni Müşteri Kazancı FTE kazancı / tasarrufu Projenin zamanında bitmesi en kritik beklenti. Yapılan işin kaliteli olması ve kapsamın doğru anlaşılması da önemli. Harcanan efor bilgisi, hangi ekiplerin çalıştığı, süreçlerin nasıl uygulandığı gibi konular iş birimi ilgi alanının dışında  Dahili (inhouse) kaynaklarla yapılan projelerde bütçe ile ilgili herhangi bir beklenti yok. Proje yöneticisinin ve proje ekibinin işi bilmesi, talepleri ve ihtiyaçları anlayabilmesi. Proje Yöneticisi’nden proje için «orkestra şefliği» yapması.

Proje Yönetimi Başarı Kriterleri Proje Yönetimi Üçgeni : Kapsam Zaman Maliyet Kalite Verilen taahhütlere uyum Risk değerlendirmesinin doğru yapılması, risklerin doğru yönetilmesi Proje bitiminde müşteri memnuniyeti Projede alınan kararların, yaşanan değişikliklerin kayıtlı ve dokümante edilmiş olması

«Operasyon İş Birimi» Başarı Kriterleri Verimlilik Artışı – AKBANK’ta Yürütülen «İyileştirmeler Sizin İçin» programı 2013’te Stevie Ödül Törenlerinde gümüş madalya kazandı Tasarruf Sağlayıcı Öneriler – Hem iş birimi bazında, hem Banka genelinde yapılan projeden sağlanan FTE kazançları ölçümleniyor Kişi başı işlem adetlerinde artış – Yapılan proje ile doğrudan alakalı Operasyonel Mükemmellik – Hatasız işlem yapma ve sistemlerin stabil olması, kesintisiz çalışması Süreçlerin sürekli iyileştirilmesi – Proje Yönetimindeki «Progressive Elaboration» ve «KAİZEN» felsefelerine benzer şekilde

Operasyon / Proje «Operasyon» ve «Proje» birbirinin zıddı kavramlar gibi görünüyor veya anlatılıyor olabilir. Oysa ki «Operasyon» ve «Proje» ler, kurumda aynı anda olan ve birbirini tamamlayan kavramlardır ve kurumun başarısı için bir arada devam etmelidir. Daha iyi operasyonel süreçler ve daha verimli kurum için «Operasyon Projeleri»ni ihmal etmeyin. Her zaman için gelir getirici, pazar payı veya müşteri kazandırıcı projeler yapmak yerine, «Operasyonel Süreçleri İyileştirecek» ve «Operasyonel Verimlilik Sağlayacak» projeler de gündeminizde olmalı.

«Haciz Otomasyon» Projesi 2013 Ekim – 2014 Mart arasında 6 ayda tamamlandı. Bilgi Teknolojileri – Operasyon Birimleri tüm süreçlerde dedike şekilde çalıştı. Proje Ekibi : 1 PY / 6 BT Uygulama Geliştirme / 4 Operasyon / 3 BT Sistem Test Geçiş 2 faz halinde yapıldı (Ocak 2014 / Mart 2014). İlk fazın geçişinde, ilk «baseline»a göre 1 aylık öteleme oldu, süreç proje yönetimi disiplini içinde kayıtlı ve onaylı olarak yürütüldü. Yaklaşık 750 test senaryosunun üzerinden tek tek geçilerek test yapıldı. Proje öncesi ve proje sonrası işlem sürelerinin ölçümleri yapıldı: Proje öncesi yazı başına ortalama 5 dk . Proje sonrası yazı başına ortalama süre 2 dk. Geçiş sonrası karşılaşılan kritik hata sayısı : 0. Projenin Akbank’a günlük 15 FTE civarında verimlilik kazandırdı. İkinci fazın geçiş ile birlikte, haciz yazılarının Sabancı Center – Gebze arasında gidip gelmesi ihtiyacı ortadan kalkmış oldu.

«Haciz Otomasyon» Projesinden Kareler Proje Öncesi Durum Proje Sonrası Durum

«Haciz Otomasyon» Projesi Başarıyla Tamamlanan Proje Ardından Mutlu Bir Ekip 

Öneriler / Tavsiyeler Sponsoru / sahibi olduğunuz projeler ile mutlaka ilgilenin : İşi proje yöneticisine ve proje ekibine bırakıp sonucun istediğiniz gibi olmasını beklemeyin. İletişim projenin başarısı için çok kritiktir : Projenin yaşam döngüsü boyunca, düzenli olarak proje yöneticisi ve proje ekibi ile toplantılar yapın, işi tamamen e-mail üzerinden yürütmeye çalışmayın. Projeler «belirsizlikler» içerir. Planlama yaparken ve taahhütlerinizi verirken, mutlaka öngörülemeyen durumları da hesaba katarak marjlı davranın. İşler kötü gidiyorsa, bilgi saklamayın ve aksiyon planları oluşturun.

Gelecek Proje Yönetiminde mi? Proje Yönetimi’nin önemi artarak devam ediyor. Proje Yönetim Ofisleri’ne (BT içi PMO veya Enterprise PMO) olan ihtiyaç ve ilgi devam edecek. Proje Yönetimi’nde değişimler ve yeni yaklaşımlar (Agile Proje Yönetimi benzeri) oluşabilir. Rekabetin yoğunlaşması ve hızlı hareket etme ihtiyacı nedeniyle, «tek seferde bir bütün halinde» tamamlanan projeler yerine, fazlar halinde, en önemli teslimatların en önce yapıldığı projeleri daha fazla görebiliriz. Büyük balık yerine «çevik balık» olmak artık daha önemli.

TEŞEKKÜRLER... Mustafa DÖNMEZ, PMP E-mail : mustafa.donmez@akbank.com Telefon : (262) 686 23 88